Thư xác nhận nợ phải thu là một loại tài liệu hoặc thông điệp được gửi từ doanh nghiệp đến khách hàng để xác nhận sự tồn tại và số lượng tiền mà khách hàng cần thanh toán. Vậy nên bài viết này Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn bạn về việc gửi thư xác nhận nợ phải thu trong kiểm toán được thực hiện như thế nào, cùng xem qua bài viết nhé!
1. Thư xác nhận là gì?
Thư xác nhận là một văn bản được lập và gửi giữa doanh nghiệp với các bên liên quan (nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng…) nhằm xác minh tính chính xác của các khoản mục trên báo cáo tài chính.
Trong quá trình kiểm toán, doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện thủ tục lập và gửi thư xác nhận để đối chiếu số liệu với các đối tác. Nội dung thư xác nhận thường liên quan đến:
- Các khoản nợ phải thu, phải trả, bao gồm số tiền còn nợ hoặc đã ứng trước.
- Số dư tài khoản ngân hàng hoặc các khoản tiền gửi, vay nợ.
- Vốn góp của các cổ đông hoặc chủ sở hữu theo sổ sách kế toán.
Thư xác nhận giúp đảm bảo số liệu tài chính được trình bày trung thực, giảm thiểu rủi ro sai sót và tạo độ tin cậy cho báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
2. Phân loại thư xác nhận
Thư xác nhận được chia làm 5 loại cơ bản như sau:
- Thư xác nhận các khoản phải trả: Xác nhận số dư nợ phải trả của doanh nghiệp với nhà cung cấp hoặc các bên liên quan khác.
- Thư xác nhận các khoản phải thu: Xác nhận số dư công nợ phải thu từ khách hàng hoặc đối tác.
- Thư xác nhận số dư ngân hàng: Xác nhận số dư tiền gửi, tiền vay và các giao dịch khác với ngân hàng tại thời điểm báo cáo tài chính.
- Thư xác nhận nợ vay: Xác nhận số dư vay nợ, lãi suất, kỳ hạn và các điều khoản liên quan giữa doanh nghiệp và tổ chức cho vay.
- Thư xác nhận phần vốn góp: Xác nhận số vốn góp của các cổ đông, thành viên góp vốn vào doanh nghiệp.
>>> Xem thêm Thời điểm lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cùng ACC nhé!
3. Đối tượng gửi thư
Kiểm toán viên (KiTV) cần lựa chọn đối tượng gửi thư xác nhận một cách hợp lý, đảm bảo thu thập được thông tin chính xác và đáng tin cậy. Việc lựa chọn này dựa trên các tiêu chí sau:
- Những đối tác có số dư công nợ lớn, ảnh hưởng trọng yếu đến số liệu tài chính cuối kỳ.
- Các khoản nợ lâu chưa thanh toán, có dấu hiệu rủi ro hoặc cần xác minh lại tính chính xác.
- Các khoản đã ứng trước nhưng chưa có hàng về, có thể phát sinh vấn đề trong công tác kế toán hoặc quản lý công nợ.
Trong trường hợp số lượng đối tác quá lớn, KiTV sẽ ưu tiên lựa chọn các bên có số dư ảnh hưởng trọng yếu, thay vì gửi thư xác nhận cho tất cả các đối tượng liên quan. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian kiểm toán và đảm bảo kết quả xác nhận công nợ phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
4. Hình thức thư xác nhận nợ phải thu
Thư xác nhận có thể được lập dưới các dạng sau:
#1. Thư xác nhận dạng khẳng định (positive confirmation request)
Đặc điểm: bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho kiểm toán viên, trong đó nêu rõ bên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận, hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận;
Ưu điểm: Phản hồi loại này thường cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy. Nhược điểm: Rủi ro là bên xác nhận có thể trả lời thư xác nhận mà không xác minh thông tin là chính xác hay không. Để giảm thiểu rủi ro này, KiTV có thể sử dụng thư xác nhận dạng khẳng định nhưng không ghi rõ số liệu (hoặc các thông tin khác) trên thư, và yêu cầu bên xác nhận điền số liệu hoặc cung cấp các thông tin khác. Tuy nhiên, thư xác nhận “trống” này có thể làm giảm tỷ lệ phúc đáp do yêu cầu bên xác nhận phải bỏ ra nhiều công sức hơn để trả lời.
#2. Thư xác nhận dạng phủ định (negative confirmation request)
Đặc điểm: bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho KiTV chỉ khi bên xác nhận không đồng ý với thông tin được nêu trong thư xác nhận;
Xác nhận dạng phủ định cung cấp bằng chứng kiểm toán ít thuyết phục hơn xác nhận dạng khẳng định. Do đó, khi phát hiện rủi ro có sai sót trọng yếu đã đánh giá ở cấp độ cơ sở dẫn liệu, KiTV không được phép chỉ sử dụng thư xác nhận dạng phủ định dưới vai trò là thử nghiệm cơ bản duy nhất để xử lý rủi ro, trừ khi thỏa mãn tất cả các trường hợp sau:
- KiTV đã đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu là thấp và đã thu thập đầy đủ BCKiT thích hợp về tính hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát có liên quan đến cơ sở dẫn liệu;
- Các thông tin cần xác nhận qua thư xác nhận dạng phủ định bao gồm tập hợp các tài khoản có số dư nhỏ, giao dịch nhỏ, hoặc điều kiện đồng nhất;
- Tỷ lệ ngoại lệ dự kiến rất thấp;
- KiTV không biết về các trường hợp khiến người nhận thư xác nhận dạng phủ định không quan tâm đến yêu cầu xác nhận.
Cần chú ý, trong một số trường hợp, việc bên xác nhận không phản hồi lại cho kiểm toán viên không đồng nghĩa với việc thông tin xác minh trên thư xác nhận là chính xác, ví dụ thư xác nhận khoản phải thu có số dư trên thư nhỏ hơn số dư thực tế, bên xác nhận có thể gian lận trong việc coi như số dư đó là đúng và không phúc đáp lại thư xác nhận.
5. Trách nhiệm của các bên liên quan
5.1. Kiểm toán viên
Trước khi lập thư xác nhận:
- Thiết kế mẫu thư phù hợp với từng loại công nợ cần xác nhận.
- Đối chiếu lại số liệu trên thư xác nhận với đơn vị được kiểm toán trước khi gửi.
Sau khi lập thư xác nhận:
Trường hợp 1: Đơn vị được kiểm toán không cho phép gửi thư xác nhận
- Xác minh lý do từ chối và thu thập bằng chứng chứng minh lý do hợp lý.
- Đánh giá ảnh hưởng đến mức độ rủi ro sai sót trọng yếu.
- Áp dụng các thủ tục kiểm toán thay thế:
- Kiểm tra phiếu thu, vận đơn, doanh thu bán hàng gần kỳ kế toán đối với khoản phải thu.
- Kiểm tra phiếu chi, thư từ xác nhận từ bên thứ ba đối với khoản phải trả.
- Kiểm tra sao kê, sổ phụ ngân hàng tại ngày kết thúc kỳ kế toán đối với tiền gửi ngân hàng.
Trường hợp 2: Nhận được thư phản hồi nhưng có dấu hiệu không đáng tin cậy
- Xem xét lại rủi ro sai sót trọng yếu và điều chỉnh thủ tục kiểm toán.
- Đánh giá khả năng sai sót do gian lận hoặc do lỗi ghi chép, định lượng.
Trường hợp 3: Không nhận được phản hồi từ bên nhận thư
- Gửi thư xác nhận lần tiếp theo trong thời gian hợp lý.
- Nếu bên nhận thư cố tình không phản hồi, thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế.
5.2. Đơn vị được kiểm toán
Hợp tác với KiTV, cung cấp dữ liệu chính xác để lập thư xác nhận.
Hỗ trợ gửi thư xác nhận đúng quy trình theo yêu cầu.
Nếu không thể gửi thư xác nhận, cần trình bày lý do hợp lý với KiTV.
Không tác động đến bên nhận thư theo hướng ảnh hưởng đến đánh giá kiểm toán.
5.3. Bên nhận thư xác nhận
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu trong thư xác nhận.
- Hoàn thành thông tin cần thiết đối với thư xác nhận trống.
- Gửi phản hồi trực tiếp cho KiTV trong thời hạn quy định.
6. Thư xác nhận các khoản phải trả
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên (KiTV) sẽ căn cứ vào sổ chi tiết mua hàng hoặc tổng hợp công nợ phát sinh theo từng nhà cung cấp để xác định các đối tượng cần gửi thư xác nhận. Những nhà cung cấp được chọn để gửi thư xác nhận thường thuộc các trường hợp sau:
- Khoản nợ lâu không thanh toán, có thể phát sinh rủi ro tài chính.
- Khoản ứng trước trong thời gian dài nhưng chưa nhận được hàng.
- Các khoản có số dư trọng yếu, ảnh hưởng đến số liệu cuối kỳ của khoản phải trả người bán.
Nội dung thư xác nhận công nợ
- Thông tin về số dư công nợ còn nợ hoặc khoản đã ứng trước tính đến thời điểm xác định (ví dụ: ngày 31/12/2019).
- Chi tiết các khoản chênh lệch, nếu có, giữa số liệu của doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Nhà cung cấp sau khi xác nhận sẽ gửi lại thư xác nhận đến đơn vị kiểm toán theo địa chỉ được cung cấp.
Việc gửi thư xác nhận công nợ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý công nợ hiệu quả.
>>> Tham khảo Hướng dẫn hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi
7. Thư xác nhận các khoản phải thu
Tương tự như thư xác nhận các khoản phải trả, sau khi chọn ra danh sách khách hàng cần xác minh, KiTV lập thư xác nhận các khoản phải thu theo mẫu:
[Ngày] [Kích động đơn vị] [Địa chỉ]Chủ đề: Thư Xác Nhận Các Khoản Phải Thu
Kính gửi [Tên và Địa chỉ của Khách Hàng],
Chúng tôi xin gửi lời chào trân trọng đến Quý khách hàng và cảm ơn sự hợp tác lâu dài của Quý khách hàng với [Tên Công Ty].
Theo bảng tổng hợp công nợ và ghi chú tài chính của chúng tôi, chúng tôi xác nhận sự tồn tại và số lượng các khoản phải thu từ Quý khách hàng. Các chi tiết về các khoản này được mô tả chi tiết như sau:
1. **Mã số hóa đơn hoặc giao dịch:** [Mã số hoặc thông tin chi tiết khác để xác định giao dịch]
2. **Ngày phát sinh:** [Ngày mà khoản phải thu được tạo ra]
3. **Số tiền phải thu:** [Số tiền cụ thể]
Chúng tôi xác nhận rằng các thông tin trên là chính xác và phản ánh đầy đủ nghĩa vụ tài chính của Quý khách hàng đối với chúng tôi.
Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ hoặc nếu Quý khách hàng cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với bộ phận kế toán của chúng tôi theo địa chỉ [Thông tin liên lạc của Bộ phận Kế toán].
Chúng tôi rất trân trọng sự hỗ trợ và hợp tác tích cực của Quý khách hàng và mong muốn tiếp tục duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp.
Trân trọng,
[Chữ ký] [Tên và Chức vụ] [Tên Công Ty] [Thông tin liên lạc của Công Ty]Trên đây là cách lập và gửi thư xác nhận đối với 2 mẫu thư tiêu biểu
8. Câu hỏi thường gặp
Nếu khách hàng từ chối xác nhận nợ, kiểm toán viên có thể sử dụng biện pháp khác không?
Có. Kiểm toán viên có thể sử dụng các bằng chứng thay thế như đối chiếu chứng từ kế toán.
Có cần lưu trữ thư xác nhận nợ đã gửi và phản hồi từ khách hàng không?
Có. Đây là bằng chứng kiểm toán quan trọng và cần lưu trữ để đối chiếu khi cần.
Nếu khách hàng phản hồi số dư khác với số liệu kế toán, có cần điều chỉnh không?
Có. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại sổ sách và điều chỉnh nếu có sai lệch.
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Hướng dẫn gửi thư xác nhận nợ phải thu trong kiểm toán. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN