Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa gửi cho khách hàng, đại lý, hoặc doanh nghiệp nhận hàng ký gửi, việc hạch toán đúng cách là rất quan trọng. Trong bài viết này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn cách định khoản xuất kho hàng hóa theo các trường hợp khác nhau, nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định kế toán.
1. Định khoản xuất kho hàng hóa gửi cho khách hàng, đại lý
Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể xuất kho hàng hóa để gửi đến khách hàng hoặc đại lý theo các hình thức như ký gửi, ủy thác hoặc chào hàng. Việc hạch toán đúng đắn giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, đồng thời phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho và doanh thu bán hàng.
Hạch toán khi xuất kho hàng hóa gửi khách hàng, đại lý
Khi xuất kho hàng hóa để gửi cho khách hàng hoặc đại lý nhưng chưa được ghi nhận là doanh thu, kế toán ghi nhận hàng hóa này vào tài khoản hàng gửi đi bán (TK 157). Cách hạch toán cụ thể như sau:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán: Trị giá hàng hóa xuất kho.
Có TK 156 – Hàng hóa: Trị giá hàng hóa xuất kho.
Việc ghi nhận vào tài khoản 157 giúp doanh nghiệp theo dõi lượng hàng hóa đang được gửi đi nhưng chưa tiêu thụ, tránh tình trạng nhầm lẫn với hàng hóa tồn kho tại doanh nghiệp.
Hạch toán khi khách hàng hoặc đại lý tiêu thụ hàng hóa
Khi khách hàng hoặc đại lý đã bán hết số hàng hóa gửi đi và có xác nhận thanh toán, doanh nghiệp thực hiện ghi nhận doanh thu và giá vốn như sau:
Ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (hoặc TK 111, 112 nếu đã thu tiền)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Kết chuyển giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 157 – Hàng gửi đi bán
Việc hạch toán chính xác các nghiệp vụ xuất kho hàng hóa gửi đi bán giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hàng hóa, tránh thất thoát và phản ánh đúng tình hình tài chính.
2. Định khoản xuất kho hàng hóa dùng cho tiêu dùng nội bộ
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể xuất kho hàng hóa để sử dụng cho các mục đích nội bộ như phục vụ hoạt động quản lý, bán hàng hoặc các chương trình khuyến mãi, quảng cáo. Việc hạch toán chính xác giúp doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho và chi phí phát sinh.
2.1. Trường hợp hàng hóa xuất kho phục vụ hoạt động bán hàng, quản lý
Khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa cho các bộ phận như phòng kinh doanh, phòng hành chính hoặc phục vụ hoạt động chung, giá trị hàng hóa này được ghi nhận vào chi phí:
Nợ 641 – Chi phí bán hàng (nếu hàng hóa dùng cho hoạt động bán hàng, khuyến mãi)
Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu hàng hóa dùng cho hoạt động quản lý, vận hành)
Có 156 – Hàng hóa (phản ánh giá trị hàng hóa xuất kho)
2.2. Trường hợp hàng hóa xuất kho dùng cho sản xuất nội bộ
Nếu doanh nghiệp xuất hàng hóa để sử dụng trong sản xuất nội bộ, giá trị hàng hóa sẽ được ghi nhận vào chi phí sản xuất, cụ thể:
Nợ 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (nếu hàng hóa là nguyên liệu đầu vào cho sản xuất)
Có 156 – Hàng hóa
2.3. Trường hợp hàng hóa xuất kho không phục vụ sản xuất kinh doanh
Nếu hàng hóa xuất dùng cho mục đích không liên quan đến hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp (như tặng biếu, cho nhân viên hoặc mục đích khác), cần ghi nhận chi phí khác:
Nợ 811 – Chi phí khác
Có 156 – Hàng hóa
Xuất kho hàng hóa dùng cho tiêu dùng nội bộ là một nghiệp vụ quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Việc ghi nhận chính xác không chỉ giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí và hàng tồn kho hiệu quả.
.>>>> Tìm hiểu Cách hạch toán chi phí hoa hồng môi giới chi tiết
3. Định khoản xuất kho hàng hóa dùng cho khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng
Doanh nghiệp thường sử dụng hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo hoặc biếu tặng nhằm thu hút khách hàng, gia tăng nhận diện thương hiệu hoặc tạo động lực cho nhân viên. Việc hạch toán đúng các khoản này giúp phản ánh chính xác chi phí và doanh thu của doanh nghiệp.
3.1. Hạch toán hàng hóa dùng cho khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng không thu tiền
Nếu hàng hóa được sử dụng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo hoặc biếu tặng mà không thu tiền từ khách hàng, giá trị hàng hóa sẽ được ghi nhận vào chi phí bán hàng.
Theo Thông tư 200:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: Trị giá hàng hóa sử dụng.
Có TK 156 – Hàng hóa: Trị giá hàng hóa xuất kho.
Theo Thông tư 133:
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng: Trị giá hàng hóa sử dụng.
Có TK 156 – Hàng hóa: Trị giá hàng hóa xuất kho.
3.2. Hạch toán hàng hóa khuyến mại có điều kiện đi kèm
Trong trường hợp khách hàng chỉ nhận được hàng khuyến mại khi mua sản phẩm hoặc hàng hóa (ví dụ: mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm), doanh nghiệp phải ghi nhận giá vốn và doanh thu theo quy định.
Ghi nhận giá vốn hàng khuyến mại:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: Giá trị hàng hóa dùng để khuyến mại.
Có TK 156 – Hàng hóa: Giá trị hàng hóa xuất kho.
Ghi nhận doanh thu của hàng khuyến mại (bao gồm cả giá trị hàng hóa bán và hàng khuyến mại):
Nợ TK 111, 112, 131… – Tiền thu được từ khách hàng.
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra (nếu có).
3.3. Hạch toán xuất kho hàng hóa dùng để biếu tặng công nhân viên
Khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để biếu tặng cho công nhân viên thông qua quỹ khen thưởng hoặc phúc lợi, cần ghi nhận giá vốn và doanh thu tương ứng.
Ghi nhận giá vốn hàng hóa tặng nhân viên:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: Giá trị hàng hóa biếu tặng.
Có TK 156 – Hàng hóa: Giá trị hàng hóa xuất kho.
Ghi nhận doanh thu được chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi: Tổng giá trị hàng hóa tặng.
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra (nếu có).
Việc hạch toán chính xác các trường hợp xuất kho hàng hóa khuyến mại, quảng cáo và biếu tặng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, đảm bảo tính hợp lệ trong báo cáo tài chính và tránh các sai sót liên quan đến thuế.
4. Định khoản xuất kho hàng hóa dùng để góp vốn đầu tư
Khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để góp vốn vào công ty khác, việc hạch toán phải dựa trên các chứng từ hợp lệ như biên bản góp vốn, hợp đồng liên doanh, liên kết và biên bản định giá tài sản. Quá trình này giúp phản ánh chính xác giá trị vốn góp cũng như chênh lệch giữa giá ghi sổ và giá định giá.
4.1. Hạch toán góp vốn theo giá trị hợp đồng liên doanh
Theo Thông tư 200:
Nợ TK 221 – Đầu tư vào công ty con (nếu góp vào công ty con).
Nợ TK 222 – Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết (nếu góp vào công ty liên doanh, liên kết).
Nợ TK 228 – Đầu tư khác (nếu góp vốn vào tổ chức không thuộc hai nhóm trên).
Nợ TK 881 – Chi phí khác (nếu giá trị góp vốn thấp hơn giá ghi sổ).
Có TK 156 – Hàng hóa: Giá trị hàng hóa xuất kho.
Có TK 711 – Thu nhập khác (nếu giá trị góp vốn cao hơn giá ghi sổ).
Theo Thông tư 133:
Nợ TK 2281 – Đầu tư vào công ty con (nếu góp vốn vào công ty con).
Nợ TK 2282 – Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết (nếu góp vốn vào công ty liên doanh, liên kết).
Nợ TK 881 – Chi phí khác (nếu có chênh lệch lỗ).
Có TK 156 – Hàng hóa: Giá trị hàng hóa xuất kho.
Có TK 711 – Thu nhập khác (nếu có chênh lệch lãi).
Hạch toán chính xác giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả đầu tư, phản ánh đúng giá trị tài sản góp vốn và tránh các sai sót trong báo cáo tài chính.
5. Định khoản xuất kho hàng hóa mang đi gia công, chế biến.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể xuất kho hàng hóa để mang đi gia công, chế biến nhằm tạo ra sản phẩm có giá trị cao hơn. Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và hàng tồn kho, đồng thời phản ánh chính xác tình hình tài chính.
5.1. Hạch toán xuất kho hàng hóa mang đi gia công, chế biến
Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa để mang đi gia công, chế biến, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (phản ánh giá trị hàng hóa đang trong quá trình gia công)
Có TK 156 – Hàng hóa (giảm giá trị hàng hóa xuất kho)
5.2. Hạch toán chi phí gia công, chế biến
Sau khi hàng hóa được gia công, doanh nghiệp có thể phải thanh toán chi phí dịch vụ gia công cho đơn vị thực hiện. Khi nhận hóa đơn từ đơn vị gia công, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (giá trị gia công tăng thêm)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp (nếu thanh toán sau)
Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (nếu thanh toán ngay)
5.3. Hạch toán nhập kho hàng hóa sau gia công
Sau khi hoàn thành quá trình gia công, doanh nghiệp nhập lại hàng hóa và ghi nhận giá trị mới:
Nợ TK 156 – Hàng hóa (tổng giá trị sau gia công, gồm cả chi phí gia công)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (chuyển giá trị từ tài khoản tạm thời)
Hạch toán đúng nghiệp vụ xuất kho hàng hóa đi gia công giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, tối ưu giá trị hàng hóa và đảm bảo tính minh bạch trong kế toán.
>>>> Tham khảo Hạch toán chi phí xăng xe công ty vào tài khoản nào?
6. Câu hỏi thường gặp
Xuất kho hàng hóa để bán có phải ghi nhận giá vốn hàng bán không?
Có. Khi xuất kho hàng hóa để bán, doanh nghiệp phải ghi nhận giá vốn hàng bán vào tài khoản 632.
Xuất kho hàng hóa để sử dụng nội bộ có được coi là tiêu thụ không?
Không. Xuất kho hàng hóa để sử dụng nội bộ không được coi là tiêu thụ và không ghi nhận doanh thu.
Xuất kho hàng hóa để khuyến mại có phải ghi nhận doanh thu không?
Không. Theo Thông tư 200 và Thông tư 133, xuất kho hàng hóa để khuyến mại không phải ghi nhận doanh thu nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
Việc định khoản xuất kho hàng hóa theo Thông tư 133 và Thông tư 200 đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, giúp ghi nhận chính xác giá trị hàng hóa, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình kinh doanh. Doanh nghiệp cần áp dụng đúng hướng dẫn để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định kế toán hiện hành, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Hy vọng Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp đến bạn các thông tin hữu ích nhé!
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN