Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, việc hạch toán mua hàng là một phần quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán. Dưới đây, chúng ta sẽ đi vào chi tiết về các nghiệp vụ hạch toán mua hàng phổ biến và quy định quy trình cụ thể.
1. Mua Hàng Nhập Kho
Khi doanh nghiệp mua hàng và nhận được hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), quá trình hạch toán bao gồm:
- Nợ TK 152, 156: Ghi nhận giá trị hàng nhập.
- Nợ TK 1331: Ghi nhận tiền thuế GTGT.
- Có TK 111/112/131: Ghi nhận tổng giá trị thanh toán.
2. Hạch Toán Mua Hàng Không Qua Nhập Kho
Trường hợp mua hàng để sử dụng ngay hoặc chuyển bán cho khách hàng mà không cần nhập kho, việc hạch toán như sau:
- Mua Nguyên Vật Liệu, Hàng Hóa Sử Dụng Hoặc Chuyển Bán Ngay:
- Nợ TK 621/632: Giá mua chưa thuế GTGT.
- Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT.
- Có TK 111/112/331: Tổng tiền thanh toán.
- Mua Công Cụ Sử Dụng Ngay:
- Nợ TK 242: Giá trị công cụ.
- Nợ TK 641/642: Giá trị công cụ phân bổ.
- Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT.
- Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán.
3. Hạch Toán Mua Hàng Về Trước, Hóa Đơn Có Sau
Trong trường hợp mua hàng và nhận được hóa đơn GTGT sau khi nhập kho, việc hạch toán làm như sau:
- Khi nhập kho:
- Nợ các TK 156, 153, 152: Giá ước tính.
- Có TK 331: Giá ước tính.
- Sau khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp:
- Nợ TK 133.
- Có TK 331.
4 Mua Hàng Có Hóa Đơn Về Trước, Hàng Về Sau
Trong trường hợp đã nhận được hóa đơn GTGT nhưng hàng hóa vẫn chưa về, việc hạch toán được thực hiện như sau:
Khi có hóa đơn:
- Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường.
- Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT.
- Có TK 111, TK 112, TK 331: Tổng giá thanh toán.
Khi hàng về và nhập kho:
- Nợ TK 152/156/1561: Hàng nhập kho.
- Có TK 151: Hàng mua đi đường.
5. Hạch Toán Mua Hàng Có Phát Sinh Chi Phí Mua Hàng
Khi mua hàng có phát sinh các chi phí liên quan như bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho bãi, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, việc hạch toán như sau:
Đối với vật tư, hàng hóa, dịch vụ:
- Nợ TK 152, 153, 156, 641, 642…
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ, nếu có).
- Có TK 111, 112, 331…
Đối với chi phí phát sinh khi mua hàng:
- Nợ TK 152, 156, 641, 642… (Chi phí mua hàng).
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ, nếu có).
- Có TK 111, 112, 331… (Tổng giá thanh toán).
6 Hạch Toán Trả Lại Hàng Mua
Trường hợp phải trả lại hàng mua vì không đúng quy cách, phẩm chất, việc hạch toán bao gồm:
- Nợ các TK 111, 112,… đã thanh toán và được người bán trả lại tiền.
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán nếu chưa thanh toán.
- Có TK 156, 152, 153 – Hàng hóa.
- Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
7 Hạch Toán Mua Hàng Trả Chậm, Trả Góp
Khi thanh toán mua hàng trả chậm hoặc trả góp, việc hạch toán như sau:
- Nợ TK 156, 152, 153… – Hàng hóa theo giá mua trả tiền ngay.
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ nếu có.
- Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ Giá mua trả tiền ngay trừ thuế GTGT, nếu được khấu trừ).
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định kế toán, các doanh nghiệp nên thực hiện nghiêm túc các quy trình hạch toán mua hàng theo đúng nghiệp vụ quy định.
