Hướng dẫn cách định khoản chi phí tiếp khách

Chi phí tiếp khách được hiểu đơn giản là những khoản phí cho hoạt động giao lưu, tiếp đón khách hàng của doanh nghiệp trên thực tế. Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, việc hiểu rõ về chi phí tiếp khách là một yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa tài chính, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chi phí tiếp khách và cách quản lý nó để đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả.

1. Chi phí tiếp khách trong kinh doanh là gì?

Chi phí tiếp khách trong kinh doanh là các khoản chi phí mà một doanh nghiệp hoặc tổ chức phải chi trả để tiếp đón và làm hài lòng khách hàng, đối tác hoặc những người tham gia sự kiện hoặc cuộc họp kinh doanh. Chi phí này có thể bao gồm một loạt các khoản như sau:

1. Chi phí ẩm thực: Đây bao gồm chi phí cho các bữa ăn, đồ uống và phục vụ thực phẩm trong các cuộc họp, cuộc gặp gỡ hoặc sự kiện kinh doanh. Điều này có thể là chi phí ăn trưa, tiệc tối, tiệc mừng hoặc cung cấp thực phẩm và đồ uống trong các buổi họp.
2. Chi phí vận chuyển và chỗ ở: Nếu việc tiếp đón khách yêu cầu họ đến từ xa hoặc cần chỗ ở tại nơi khách hàng hoặc sự kiện diễn ra, thì chi phí vận chuyển và chỗ ở cũng được tính vào chi phí tiếp khách.
3. Chi phí làm sạch và trang trí: Bao gồm chi phí dọn dẹp và trang trí không gian tiếp đón, cung cấp thiết bị hội nghị hoặc trang trí sự kiện để làm cho không gian thu hút và thoải mái.
4. Chi phí giải trí: Bao gồm việc tổ chức các hoạt động giải trí như biểu diễn âm nhạc, sự kiện thể thao, chương trình giải trí, hoặc các hoạt động vui chơi giải trí khác để giữ khách hàng tham gia và thoải mái.
5. Chi phí quà tặng và phần thưởng: Nếu doanh nghiệp tặng quà hoặc phần thưởng cho khách hàng hoặc đối tác, chi phí này cũng được tính vào chi phí tiếp khách.

Các khoản chi phí tiếp khách thường được coi là một phần quan trọng của chi phí kinh doanh để duy trì mối quan hệ và xây dựng lòng tin với khách hàng và đối tác kinh doanh.

2. Quy định liên quan đến chi phí tiếp khách

Căn cứ Luật số 71/2014/QH13, ngày 26/11/2014 của Quốc hội khóa XIII sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 32/2013/QH13 quy định:

“Bãi bỏ điểm m khoản 2 Điều 9”.

m) Phần chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh vượt quá 15% tổng số chi được trừ. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra.

Do vậy, chi phí tiếp khách không bị khống chế về định mức nữa. Điều này mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc quản lý chi phí tiếp khách.

Để chi phí tiếp khách được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ cho mục đích tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện sau:

• DN có đủ chứng từ chứng minh cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình: Điều này đảm bảo tính minh bạch và sự thỏa thuận của doanh nghiệp với cơ quan thuế.
• DN phải đảm bảo được mục đích sử dụng của khoản chi phí tiếp khách đó: Cụ thể, chi phí tiếp khách phải được sử dụng cho các hoạt động liên quan đến sản xuất và kinh doanh, không được sử dụng cho mục đích cá nhân.
• DN đảm bảo được quyền lợi và nghĩa vụ tương ứng của mình: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng chi phí tiếp khách được sử dụng đúng mục đích và đảm bảo tính hợp lý trong quản lý tài chính.
• DN có hồ sơ chứng từ phù hợp cho chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: Điều này bao gồm việc lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, phiếu xác nhận dịch vụ, và các giấy tờ liên quan khác.

Việc xem xét chi phí tiếp khách là một phần quan trọng trong quản lý kinh doanh và dịch vụ khách hàng. Để đảm bảo rằng chi phí này được xem là hợp lý, có một số điều kiện quan trọng cần được đáp ứng.

1. Chất lượng Dịch Vụ:
   • Chất lượng dịch vụ là yếu tố quyết định quan trọng trong việc xác định chi phí tiếp khách có đáng giá hay không. Nếu khách hàng nhận được một dịch vụ xuất sắc và đáp ứng đúng mong đợi, thì chi phí này sẽ được coi là hợp lý.
2. Tiện Ích Được Cung Cấp:
   • Nếu chi phí tiếp khách đi kèm với các tiện ích bổ sung như wifi miễn phí, đồ uống hoặc ưu đãi đặc biệt, đây có thể là một yếu tố tích cực giúp xác định tính hợp lý của chi phí.
3. Mức Độ Phổ Biến của Dịch Vụ:
   • Nếu dịch vụ được cung cấp là độc đáo và không phổ biến, việc áp đặt một chi phí cao hơn có thể được chấp nhận hơn so với các dịch vụ phổ biến và dễ tìm thấy ở nơi khác.
4. Phản Hồi Từ Khách Hàng:
   • Phản hồi từ khách hàng là một chỉ số quan trọng để đánh giá xem chi phí tiếp khách có xứng đáng hay không. Nếu đa số khách hàng hài lòng và cho rằng giá trị tương xứng với chi phí, điều này có thể chứng tỏ tính hợp lý.
5. Chi Phí So Với Thị Trường:
   • So sánh chi phí với các đối thủ trong ngành là quan trọng để đảm bảo rằng mức giá không quá cao so với cung cấp và chất lượng dịch vụ.
6. Dịch Vụ Hỗ Trợ và Linh Hoạt:
   • Sự linh hoạt trong việc cung cấp các gói dịch vụ và hỗ trợ có thể làm tăng giá trị của chi phí tiếp khách, giúp nó trở nên hợp lý đối với nhiều đối tượng khách hàng.

Tổng cộng, để chi phí tiếp khách được xem là hợp lý, cần phải cân nhắc và đáp ứng đúng nhu cầu và mong đợi của khách hàng, đồng thời duy trì một mức chi phí phù hợp với chất lượng và tiện ích mà doanh nghiệp cung cấp.

4. Hồ sơ

Để hạch toán chi phí tiếp khách một cách chính xác, doanh nghiệp cần sắp xếp và lưu trữ hồ sơ liên quan, bao gồm:

• Bill thanh toán + order đi kèm: Đây là bằng chứng về việc thanh toán cho dịch vụ tiếp khách. Đối với những trường hợp không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ, bill thanh toán sẽ là tài liệu quan trọng.
• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng: Điều này đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của chi phí tiếp khách.
• Bảng kê chi tiết món ăn: Nếu chi phí tiếp khách liên quan đến việc cung cấp thực phẩm và đồ uống, bảng kê chi tiết món ăn cũng cần được lưu trữ.
• Phiếu xác nhận dịch vụ, hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước: Điều này chứng minh rằng việc tiếp khách đã được thỏa thuận và đảm bảo tính hợp lệ của chi phí.
• Biên bản thanh lý hợp đồng: Trong trường hợp hợp đồng kết thúc hoặc không được thực hiện, biên bản thanh lý hợp đồng cần được tạo ra để ghi nhận sự thay đổi trong chi phí tiếp khách.
• Phiếu thu tiền: Nếu thanh toán ngay tiền mặt hoặc qua thẻ, phiếu thu tiền là tài liệu quan trọng để chứng minh việc thanh toán.

5. Hướng dẫn cách định khoản chi phí tiếp khách

Theo pháp luật, chi phí tiếp khách được hạch toán vào Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Bên nợ gồm có chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ trên thực tế và số dự phòng phải trả, phải thu khó đòi. Bên có gồm có các tài khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, hoàn nhập dự phòng phải trả và dự phòng phải thu khó đòi. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 “xác định kết quả kinh doanh”.

5.1 Hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc hạch toán chi phí tiếp khách bao gồm các bước sau:

Nợ TK 642/641: Chi phí quản lý Doanh nghiệp

Trước tiên, doanh nghiệp cần hạch toán chi phí tiếp khách bằng cách nợ tài khoản 642 hoặc 641, tùy theo loại chi phí cụ thể. Tài khoản 642 thường được sử dụng cho chi phí ăn uống và tiếp khách trong các cuộc họp công tác, trong khi tài khoản 641 thường áp dụng cho các loại chi phí tiếp khách khác như chi phí đi lại, truyền thông, hoặc quà tặng.

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Doanh nghiệp cần hạch toán thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được khấu trừ tại tài khoản 1331. Điều này đảm bảo rằng các khoản thuế GTGT đã nộp cho các mặt hàng và dịch vụ liên quan đến tiếp khách sẽ được khấu trừ khỏi tổng chi phí.

Có TK 111/112/331: Tổng số tiền thanh toán

Sau khi hạch toán nợ tài khoản 642/641 và 1331, doanh nghiệp sẽ có một ghi chép ở tài khoản 111 (nếu sử dụng hình thức tiền mặt), 112 (nếu sử dụng hình thức chuyển khoản), hoặc 331 (nếu sử dụng hình thức chi phí liên quan đến ngân hàng).

5.2 Hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Thông tư 133/2016/TT-BTC cũng quy định việc hạch toán chi phí tiếp khách tương tự như Thông tư 200/2014/TT-BTC. Cụ thể, các bước hạch toán chi phí tiếp khách bao gồm:

Nợ TK 642/641: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tương tự, doanh nghiệp nợ tài khoản 642 hoặc 641 để hạch toán chi phí tiếp khách dựa trên loại chi phí cụ thể.

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Việc hạch toán thuế GTGT đầu vào tại tài khoản 1331 vẫn là bước quan trọng trong quy trình này.

Có TK 111/112/331: Tổng số tiền thanh toán

Sau khi hoàn thành việc nợ tài khoản 642/641 và 1331, doanh nghiệp ghi chép số tiền thanh toán ở tài khoản 111, 112, hoặc 331, tùy theo hình thức thanh toán.

5.3 Hạch toán chi phí tiếp khách dựa trên hoạt động cụ thể

Việc hạch toán chi phí tiếp khách có thể thay đổi tùy thuộc vào hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Một số tài khoản khác của doanh nghiệp có thể được sử dụng trong quy trình hạch toán này dựa trên nhu cầu kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định cơ bản về hạch toán chi phí tiếp khách được xác định trong các Thông tư đã nêu trên.

5.4 Văn bản pháp luật liên quan

Các văn bản pháp luật có liên quan đến việc hạch toán chi phí tiếp khách bao gồm:

• Thông tư 96/2015/TT-BTC “Hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp”.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC “Hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp”.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC “Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa”.

6. Một số lưu ý

• Nếu hóa đơn liên quan đến chi phí tiếp khách là hóa đơn giấy, nó phải đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn giấy theo Thông tư 39.
• Nếu hóa đơn liên quan đến chi phí tiếp khách là hóa đơn điện tử, hóa đơn đó phải đáp ứng đầy đủ quy định tại Thông tư 32.
• Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ, chi tiết, rõ ràng các nội dung cơ bản liên quan đến chi phí tiếp khách như: các mặt hàng, dịch vụ ăn uống kèm theo bảng liệt kê chi tiết đính kèm hóa đơn.

Nắm rõ về chi phí tiếp khách và cách hạch toán nó sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa tài chính. Hãy thực hiện quy trình hạch toán chi phí tiếp khách một cách chính xác để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Trên đây là thông tin từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp đến bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về kế toán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và đáng tin cậy.