Hướng dẫn cách định khoản chi phí tiếp khách

Chi phí tiếp khách được hiểu đơn giản là những khoản phí cho hoạt động giao lưu, tiếp đón khách hàng của doanh nghiệp trên thực tế. Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, việc hiểu rõ về chi phí tiếp khách là một yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa tài chính, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Bài viết này Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định khoản chi phí tiếp khách và cách quản lý nó để đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả.

1. Chi phí tiếp khách trong kinh doanh là gì?

Chi phí tiếp khách trong kinh doanh là các khoản chi mà doanh nghiệp sử dụng để tiếp đón, duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác hoặc những người tham gia sự kiện, cuộc họp kinh doanh. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng cường kết nối với đối tác.

Các khoản chi phí này có thể bao gồm:

• Chi phí ẩm thực: Gồm chi phí ăn uống, đồ uống trong các cuộc họp, hội nghị, tiếp đón khách hàng hoặc đối tác.
• Chi phí vận chuyển và chỗ ở: Nếu khách hàng hoặc đối tác đến từ xa, doanh nghiệp có thể chi trả phí di chuyển, khách sạn.
• Chi phí tổ chức sự kiện: Bao gồm trang trí, thuê địa điểm, thiết bị hội nghị để tạo không gian tiếp đón chuyên nghiệp.
• Chi phí giải trí: Các hoạt động như biểu diễn nghệ thuật, sự kiện thể thao, chương trình giải trí nhằm tăng cường sự gắn kết.
• Chi phí quà tặng và phần thưởng: Tặng quà hoặc phần thưởng cho khách hàng, đối tác trong các dịp đặc biệt.

Chi phí tiếp khách đóng vai trò quan trọng trong chiến lược xây dựng quan hệ kinh doanh, góp phần duy trì sự hợp tác lâu dài và tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp.

2. Quy định liên quan đến chi phí tiếp khách

Căn cứ Luật số 71/2014/QH13, ngày 26/11/2014 của Quốc hội khóa XIII sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 32/2013/QH13 quy định:

“Bãi bỏ điểm m khoản 2 Điều 9”.

m) Phần chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh vượt quá 15% tổng số chi được trừ. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra.

Do vậy, chi phí tiếp khách không bị khống chế về định mức nữa. Điều này mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc quản lý chi phí tiếp khách.

Để chi phí tiếp khách được chấp nhận là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

4.1. Điều kiện theo quy định pháp luật

Có đầy đủ chứng từ hợp lệ: Bao gồm hóa đơn, hợp đồng, phiếu xác nhận dịch vụ hoặc các giấy tờ chứng minh khoản chi thực tế phục vụ hoạt động kinh doanh.

Phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh: Chi phí tiếp khách phải liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không được sử dụng cho mục đích cá nhân.

Tuân thủ quy định về nghĩa vụ thuế: Khoản chi cần đảm bảo tính hợp lệ theo luật thuế, tránh bị loại trừ khi quyết toán.

Thanh toán đúng quy định: Nếu giá trị trên 20 triệu đồng, doanh nghiệp phải thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT.

4.2. Các yếu tố đánh giá tính hợp lý của chi phí tiếp khách

Chất lượng dịch vụ: Nếu dịch vụ tiếp khách đáp ứng mong đợi và mang lại lợi ích thực sự cho doanh nghiệp, chi phí này được coi là hợp lý.

Tiện ích đi kèm: Các tiện ích như không gian họp, wifi, đồ uống miễn phí có thể là yếu tố hợp lý hóa chi phí.

So sánh với thị trường: Mức chi phí không nên quá cao so với mặt bằng chung để tránh bị coi là không hợp lý.

Phản hồi từ khách hàng, đối tác: Nếu việc tiếp khách giúp tăng cường mối quan hệ và mang lại lợi ích kinh doanh, đây cũng là cơ sở để chứng minh tính hợp lý.

Tính linh hoạt của dịch vụ: Việc doanh nghiệp có chính sách chi tiêu phù hợp, tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả sẽ giúp khoản chi này dễ dàng được chấp nhận hơn.

Việc đảm bảo chi phí tiếp khách hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế mà còn góp phần tối ưu chi tiêu, nâng cao hiệu quả tài chính.

5. Một số lưu ý đối với định khoản chi phí tiếp khách

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ khi định khoản chi phí tiếp khách để đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và tuân thủ đúng các quy định kế toán – thuế hiện hành:

Hóa đơn giấy: Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy cho các khoản chi phí tiếp khách, cần đảm bảo rằng hóa đơn đáp ứng đầy đủ các quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Nội dung hóa đơn phải rõ ràng, hợp lệ và có đầy đủ các thông tin bắt buộc.

– Hóa đơn điện tử: Trường hợp doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử, cần tuân thủ đúng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, đảm bảo tính pháp lý và khả năng sử dụng trong kê khai thuế.

– Nội dung trên hóa đơn: Để tránh tranh chấp hoặc bị loại trừ khi quyết toán thuế, hóa đơn chi phí tiếp khách cần ghi rõ các mặt hàng, dịch vụ đã sử dụng. Nếu là chi phí ăn uống, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp đính kèm bảng kê chi tiết nhằm đảm bảo tính minh bạch.

– Kê khai thuế: Chi phí tiếp khách chỉ được tính vào chi phí hợp lệ khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu không đáp ứng các yêu cầu theo quy định thuế, khoản chi này có thể bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

– Chứng từ thanh toán: Theo quy định, nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, thanh toán phải thực hiện qua ngân hàng để đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí hợp lý.

– Ghi nhận kế toán: Khi hạch toán chi phí tiếp khách, doanh nghiệp cần phân loại đúng tài khoản, chẳng hạn:

• Nếu phục vụ cho hoạt động chung của doanh nghiệp: Hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Nếu liên quan đến hoạt động bán hàng, tiếp thị: Hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng.

Nắm rõ và tuân thủ các quy định trên không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí tiếp khách mà còn hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế với cơ quan chức năng.

>>> Xem thêm Hướng dẫn cách định khoản kế toán mới nhất

6. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn chi phí tiếp khách có bắt buộc phải là hóa đơn VAT không?

Không. Có thể là hóa đơn VAT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, miễn là hợp lệ.

Có cần bảng kê danh sách người tham gia tiếp khách để hạch toán không?

Có. Doanh nghiệp cần có bảng kê danh sách khách mời để chứng minh tính hợp lý của chi phí.

Có thể hạch toán chi phí tiếp khách vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) không?

Có. Nếu chi phí tiếp khách liên quan đến hoạt động bán hàng, có thể hạch toán vào tài khoản 641.

Chi phí tiếp khách có thể được ghi nhận vào tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) không?

Có. Nếu chi phí tiếp khách phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp, có thể hạch toán vào tài khoản 642.

Nắm rõ về định khoản chi phí tiếp khách và cách hạch toán nó sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa tài chính. Hãy thực hiện quy trình hạch toán chi phí tiếp khách một cách chính xác để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Trên đây là thông tin từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp đến bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về kế toán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và đáng tin cậy.