Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc cung cấp đầy đủ và chính xác các chứng từ khấu trừ thuế là một yêu cầu bắt buộc. Vậy trong trường hợp không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN, người nộp thuế có được phép thực hiện quyết toán thuế hay không? Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này, cung cấp những thông tin cần thiết và giải pháp hiệu quả để bạn có thể hoàn thành việc quyết toán thuế một cách hợp pháp và thuận lợi.
1. Khái niệm chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ bao gồm chứng từ khấu trừ thuế TNCN, biên lai thuế, phí, lệ phí và có thể được thể hiện dưới hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
Hiện tại, không có định nghĩa cụ thể về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong các văn bản pháp luật. Tuy nhiên, thông qua định nghĩa về chứng từ và các quy định liên quan, có thể hiểu rằng:
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN, ghi nhận thông tin về thuế TNCN đã khấu trừ.
Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh rằng công ty hoặc cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ một khoản tiền từ thu nhập của mình để nộp thuế TNCN. Do đó, chứng từ này cần được giữ gìn cẩn thận để sử dụng khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc kê khai thuế.
2. Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm các nội dung sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).
- Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam).
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký là chữ ký số).
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể được lập dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định đã nêu trên.
3. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo quy định tại Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ thuế TNCN được quy định như sau:
- Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN: Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải lập chứng từ và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.
- Tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí: Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập biên lai và giao cho người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Mặc dù thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ thuế TNCN có thể khác nhau, nhưng việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập là dựa trên nhu cầu của cá nhân. Cụ thể:
- Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cho mình. Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu này.
Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập tại thời điểm khấu trừ thuế nhưng có thể được cấp cho cá nhân tại bất kỳ thời điểm nào sau đó, khi cá nhân có nhu cầu và gửi yêu cầu đến tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập.
4. Không có chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có được quyết toán thuế không?
Theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC, người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mà không cần chứng từ khấu trừ thuế trong một số trường hợp sau:
Cơ quan trả thu nhập không phát hành chứng từ khấu trừ thuế: Nếu cơ quan trả thu nhập không cung cấp chứng từ khấu trừ thuế, người nộp thuế vẫn có thể quyết toán thuế.
Chứng từ khấu trừ thuế bị mất, bị hỏng, bị tiêu hủy: Trong trường hợp chứng từ khấu trừ thuế bị mất, hỏng hoặc tiêu hủy, người nộp thuế vẫn được quyền quyết toán thuế.
Người nộp thuế làm việc không theo hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba tháng: Những người làm việc theo dạng này cũng có thể quyết toán thuế mà không cần chứng từ khấu trừ.
Người nộp thuế là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài: Trong trường hợp này, cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài vẫn có thể quyết toán thuế mà không cần chứng từ khấu trừ thuế.
Trong trường hợp này, người nộp thuế cần lập Tờ khai thuế TNCN mẫu số 02/KK-TNCN.
5. Trình tự thực hiện quyết toán thuế TNCN không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Người nộp thuế cần thực hiện các bước sau để quyết toán thuế TNCN mà không có chứng từ khấu trừ thuế:
- Lập Tờ khai thuế TNCN mẫu số 02/KK-TNCN: Người nộp thuế phải điền đầy đủ thông tin vào tờ khai này.
- Nộp Tờ khai thuế TNCN mẫu số 02/KK-TNCN cho cơ quan thuế: Sau khi hoàn thiện tờ khai, người nộp thuế cần nộp cho cơ quan thuế quản lý.
- Cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế TNCN: Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác.
- Quyết toán thuế TNCN: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiến hành quyết toán thuế cho người nộp thuế.
Lưu ý quan trọng: Người nộp thuế cần lưu trữ các hồ sơ chứng minh thu nhập để phục vụ cho việc quyết toán thuế. Nếu không có hồ sơ chứng minh thu nhập, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào các thông tin có sẵn trong cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xác định số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn trả cho người nộp thuế.
Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp người nộp thuế có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN một cách chính xác và thuận lợi, ngay cả khi không có chứng từ khấu trừ thuế.
Việc thiếu chứng từ khấu trừ thuế TNCN không hẳn là một trở ngại không thể vượt qua trong quá trình quyết toán thuế. Với sự hướng dẫn và hỗ trợ chuyên nghiệp từ Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, bạn có thể tìm được những giải pháp phù hợp để đảm bảo quyền lợi của mình và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Đừng ngần ngại liên hệ với ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tận tình trong mọi vấn đề liên quan.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN