Chi phí vận chuyển không hóa đơn là chi phí vận chuyển hàng hóa mà doanh nghiệp không có hóa đơn chứng từ để chứng minh. Doanh nghiệp cần xử lý chi phí này một cách khéo léo và chính xác để tránh các sai sót không đáng có. Bài viết dưới đây, ACC sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý chi phí vận chuyển không có hóa đơn dễ dàng và chi tiết nhất.
1. Chi phí vận chuyển là gì?
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, người mua hoặc người bán phải trả một khoản chi phí nhất định cho bên thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa theo những điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng vận chuyển. Đó được gọi là Phí vận chuyển.
Thông thường phí vận chuyển bao gồm hai phần: phí vận chuyển cơ bản và phí vận chuyển phụ thêm. Phí vận chuyển cơ bản là khoản tiền không thay đổi đã được ấn định trong hợp đồng; phí vận chuyển phụ thêm là khoản tiền mà người thuê vận chuyển trả thêm cho người vận chuyển, khoản phụ thêm này có thể thay đổi phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: trọng lượng hàng quá tải, vận chuyển vượt quá độ dài của quãng đường mà các bên đã thỏa thuận, phụ thêm vì đồng tiền mất giá…
2. Trường hợp không có hóa đơn được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào
Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm: Các trường hợp không có hoá đơn được lâp bảng kê 01/TNDN:
– Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
3. Cách xử lý chi phí vận chuyển không có hóa đơn
Theo Công văn Số 2019/CT-TTHT ngày 09/3/2015 của Cục thuế TP.HCM:
– Trường hợp Công ty thuê xe ba gác, xe ôm của cá nhân để vận chuyển hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty nếu mức chi trả từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần hoặc tháng trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước để kê khai nộp vào NSNN. Căn cứ vào hợp đồng, chứng từ chi tiền, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, Công ty lập bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Như vậy: để chi phí vận chuyển không có hoá đơn là chi phí hợp lý thì bạn cần đảm bảo những điều kiện sau:
– Hợp đồng vận chuyển.
– Chứng từ thanh toán.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Nếu mức chi trả > 2tr/lần hoặc tháng)
– Bảng kê 01/TNDN.
Hoặc:
– Ký hợp đồng lao động thời vụ hoặc Hợp đồng giao khoán.
3.1. Trường hợp thuê dịch vụ vận chuyển như xe ôm hay xe ba gác cá nhân
Trong tình huống này, các bạn hãy khéo léo biến chi phí này thành chi phí nhân công hợp lý của doanh nghiệp.
Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ của cá nhân có giá trị nhỏ hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:
Bước 1: Ký HĐLĐ thời vụ dưới 3 tháng, kèm theo CMT của người cung cấp dịch vụ.
Bước 2: Thanh toán chi phí thông qua thanh toán tiền lương. Tiền lương của nhân viên vận chuyển, bốc dỡ này sẽ được đưa vào bảng lương của DN.
Bước 3: Chi trả lương, lấy chữ ký của họ trên bảng thanh toán lương của doanh nghiệp.
Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ của cá nhân có giá trị lớn hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:
Khoản thu nhập này của người vận chuyển, bốc dỡ theo quy định phải nộp Thuế TNCN, vì thế để vừa có thể tính chi phí hợp lý cho DN, vừa thực hiện nghĩa vụ nộp thuế TNCN của cá nhân cung cấp dịch vụ cho DN, các bạn làm như sau:
Từ bước 1 đến bước 3: Thực hiện như trường hợp trên
Bước 4: Khấu trừ thuế TNCN 10%, phần còn lại chi trả cho người cung cấp dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ. Sau đó cung cấp cho họ bản chứng từ khấu trừ thuế TNCN để họ thực hiện quyết toán Thuế về sau. Lưu ý: Chứng từ khấu trừ Thuế này, doanh nghiệp có thể đăng ký đặt in hoặc mua của cơ quan Thuế.
Hoặc: không khấu trừ thuế TNCN 10%, chi trả cho họ 100% chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Trong trường hợp này, DN phải làm MST cho họ, và yêu cầu họ làm cam kết tổng thu nhập trong năm không nằm trong diện thu nhập phải nộp thuế TNCN (cam kết 23).
Kinh nghiệm xử lý trong trường hợp này là các bạn nên khấu trừ 10% thuế TNCN của người cung cấp dịch vụ.
3.2. Trường hợp thuê xe ô tô hoặc xe máy, xe ủi, máy xúc,.. của cá nhân (có giá trị lớn)
Khuyến nghị xử lý trong trường hợp này là các bạn có thể chuyển sang ký hợp đồng khoán việc với cá nhân cho thuê.
Hồ sơ gồm:
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản nghiệm thu công việc
- Chứng minh thư pho tô của cá nhân cho thuê
Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) hoặc giấy báo nợ (thanh toán chuyển khoản). Các bạn ghi nhớ nếu giá trị thanh toán lớn hơn 20 triệu thì phải thanh toán qua chuyển khoản từ tài khoản đăng ký với cơ quan thuế của doanh nghiệp đến tài khoản của cá nhân người cung cấp dịch vụ.
Hoá đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp (Cụ thể: Cá nhân cho thuê xe sẽ phải mang những giấy tờ sau để lên cơ quan thuế để nộp thuế: Hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc, chứng từ thanh toán, CMT photo. Sau khi nộp thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp cho 1 hoá đơn bán lẻ để đưa cho DN)
Sau khi xử lý chi phí này thành chi phí hợp lý, bạn cần phải hạch toán và phân bổ chi phí này cho đúng.
4. Lưu ý khi xử lý chi phí vận chuyển không hóa đơn
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn hạch toán kế toán đối với tổ chức, doanh nghiệp.
- Công văn số 3512/TCT-CS của Tổng cục Thuế hướng dẫn về việc hạch toán chi phí vận chuyển.
Chứng từ, bằng chứng:
Cần có đầy đủ chứng từ, bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp của khoản chi phí:
- Hợp đồng vận chuyển
- Biên bản nghiệm thu vận chuyển
- Phiếu chi thanh toán
- Biên bản ghi chép chi phí vận chuyển (trong trường hợp không có hóa đơn)
Cần lưu trữ đầy đủ chứng từ, bằng chứng theo quy định của pháp luật:
- Lưu trữ tại trụ sở chính hoặc chi nhánh của doanh nghiệp
- Lưu trữ trong thời gian tối thiểu 05 năm
Khai báo thuế:
- Cần khai báo đầy đủ, chính xác các khoản chi phí vận chuyển trong tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp:
- Kê khai chi phí vận chuyển trong bảng kê chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
- Ghi rõ nội dung chi phí, số tiền chi phí, ngày tháng, năm phát sinh
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN