Chi phí không hợp lý hạch toán vào đâu? Bài viết này sẽ đưa ra một vài các khoản chi không được trừ khi Quyết toán Thuế TNDN mà các bạn hay gặp phải, và hướng dẫn chi tiết các bạn cách hạch toán thế nào? Quyết toán thuế ra làm sao trong trường hợp đó.
1. Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện sau
– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp.
– Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
– Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (Giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Bao gồm hóa đơn bán hàng, hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp).
2. Chi phí không hợp lý hạch toán vào đâu?
Tình huống: DN A đi mua hàng với giá trị nhỏ, mua của các cửa hàng (Không có hóa đơn tài chính) mà chỉ có hóa đơn bán lẻ; Tổng giá trị mua trong năm là 6.000.000 => Các bạn xử lý như nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo số thực tế đã chi
Nợ TK 642 = 6.000.000
Có TK 111 = 6.000.000
Và kết chuyển lên Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 = 6.000.000
Có TK 642 = 6.000.000
– Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ (Không có hóa đơn tài chính).
=> Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
Phần trích khấu hao tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (Trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn, ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô). Phần trích khấu hao đối với Tài sản cố định là tàu bay dân dụng và du thuyền không sử dụng cho mục dích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, khách du lịch.
Tình huống: DN A hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kế toán có mua một ô tô 4 chỗ ngồi trị giá 2 tỷ đồng, thuế GTGT 10%. Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, tài sản này trích khấu hao từ 6 ÷ 10 năm, Giám đốc quyết định trích khấu hao Tài sản này trong 8 năm => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo thực tế
Nợ TK 211 = 2.000.000.000 + 40.000.000
Nợ TK 133 = 160.000.000
Có TK 331 = 2.200.000.000
(Số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ là 40.000.000 cộng vào nguyên giá TSCĐ)
+ Hàng năm, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng:
Mức khấu hao năm = 2.040.000.000/8 = 255.000.000
+ Hạch toán chi phí khấu hao hàng năm:
Nợ TK 642 = 255.000.000
Có TK 214 = 255.000.000
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK911 = 255.000.000
Có TK642 = 255.000.000
– Theo chính sách thuế: Chỉ được tính vào chi phí khoản chi phí khấu hao trên nguyên giá 1.600.000.000 đồng.
Mức khấu hao năm = 1.600.000.000/8 = 200.000.000
– Khấu hao năm theo chế độ kế toán là 255.000.000 đồng; Theo chính sách thuế là 200.000.000 đồng; Chênh lệch 55.000.000 => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý.
* Ví dụ Tình huống 3: DN A xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư là 500 triệu đồng; Kế toán vẫn hạch toán vào TK 621, cuối kỳ kết chuyển vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Chi phí vật tư vượt định mức, DN không được hach toán vào TK 621 để tập hợp tính giá thành sản phẩm, mà phải hạch toán vào TK 632 “Giá vốn hàng bán” => Lên Báo cáo tài chính.
+ Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:
Nợ TK 632 = 500.000.000
Có TK 152 = 500.000.000
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 = 500.000.000
Có TK 632 = 500.000.000
– Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 500.000.000 đồng vượt định mức tiêu hao => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
Tiền lương, tiền công của Chủ DN tư nhân, Chủ DN TNHH Một thành viên (Do một cá nhân làm chủ); Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh
* Ví dụ Tình huống: DN A là DN TNHH Một thành viên trong năm có chi lương cho Giám đốc là 200.000.000 đồng => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Khi tính lương cho Giám đốc kế toán hạch toán
Nợ TK 642 = 200.000.000
Có TK 334 = 200.000.000
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 = 200.000.000
Có TK 642 = 200.000.000
– Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ 200.000.000 đồng => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
* Thảo luận trong Tình huống này: Ngày 16/10/2014, Tổng Cục Thuế ra Công văn số 4568/TCT-TNCN; Trong công văn có nói: ‘‘Trường hợp DN TNHH Một thành viên trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao cho Chủ sở hữu DN là Giám đốc trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh thì được tính vào Chi phí sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp”
=> Theo công văn trên, phần lớn các bạn đưa ra một kết luận: Nếu Giám đốc DN TNHH Mộ thành viên mà có tham gia điều hành sản xuất thì chi phí tiền lương đó vẫn được tính vào chi phí được trừ khi Quyết toán Thuế TNDN. Và cũng có một vài ý kiến khác phản bác lại.
* Thực chất: Chi phí tiền lương, tiền công trả cho Giám đốc DN TNHH Mộ thành viên không được tính vào chi phí được trừ khi Quyết toán Thuế TNDN bởi 2 nguyên nhân:
– Thứ nhất: Công văn này là công văn hướng dẫn về chính sách Thuế TNCN không phải hướng dẫn về chính sách thuế TNDN
– Thứ hai: Trong công văn có nói là được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp chứ không phải Chi phí được trừ
Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm vay
* Ví dụ Tình huống: Năm 2015 DN A vay 1 tỷ của anh B để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi suất là 15%/năm (Biết rằng lãi suất cơ bản do ngân hàng nhà nước Việt nam công bố là 9%/năm) chi phí lãi vay năm 2013 là 1.000.000.000×15% = 150.000.000 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Khi trả lãi vay kế toán hạch toán
Nợ TK 635 = 150.000.000
Có TK 112 =150.000.000
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 = 150.000.000
Có TK 635 = 150.000.000
– Theo chính sách thuế chỉ được tính vào chi phi được trừ phần lãi vay không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố (Tức 9% x 150 = 13,5%).
=> Chi phí lãi vay được tính vào Chi phí được trừ là: 1.000.000.000 × 13,5% = 135.000.000
– Chi phí lãi vay theo chế độ kế toán là: 150.000.000 đồng; Theo chính sách thuế là: 135.000.000 đồng => Chênh lệch là 15.000.000 đồng => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
Chi trả tiền lãi vay vốn tương ứng với phần vốn điều lệ (Đối với Doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của Doanh nghiệp kể cả trường hợp Doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh.
* Ví dụ Tình huống: DN A là công ty TNHH; Trong điều lệ DN, các thành viên sáng lập cam kết góp vốn trong thời hạn 36 tháng. Tính đến tháng 12/2015, DN đã thành lập được 48 tháng, nhưng góp vốn điều lệ còn thiếu 1 tỷ đồng. Năm 2016, DN vay ngân hàng 2 tỷ đồng, lãi suất là 10%/năm. Chi phí lãi vay năm 2016 là: 2.000.000.000 x 10% = 200.000.000 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Khi trả lãi tiền vay, kế toán hạch toán
Nợ TK 635 = 200.000.000
Có TK 112 = 200.000.000
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911 = 200.000.000
Có TK 635 = 200.000.000
– Theo chính sách thuế: Phần chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được tính vào chi phí được trừ là: 1.000.000.000 x 10% = 100.000.000 => Chênh lệch là 100.000.000 đồng => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
Phần chi trang phục bằng tiền, bằng hiện vật cho người lao động vượt quá 05 (Năm) triệu đồng/người/năm
* Ví dụ Tình huống: DN A trong năm 2015 chi trang phục cho người lao động tổng cộng là 55.000.000 đồng (10 lao động). Trang phục trong năm chi cho 1 người là 5.500.000 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Khi chi tiền trang phục cho nhân viên, kế toán hạch toán
Nợ TK 642 = 55.000.000
Có TK 112 = 55.000.000
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 = 55.000.000
Có TK 642 = 55.000.000
– Theo chính sách thuế: Chỉ được tính vào chi phí phần chi trang phục trong năm cho một người lao động là 5.000.000 đồng => Chênh lệch 500.000 × 10 = 5.000.000
=> Chi phí trang phục theo chế độ kế toán là 55.000.000 đồng; Theo chính sách thuế là: 50.000.000 đồng => Chênh lệch 5.000.000 đồng => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế bao gồm chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm là: Tiền mặtt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ (Trừ lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế)
* Ví dụ Tình huống: Cuối năm 2015 có một khoản công nợ phải thu của khách hàng TK 131 là 100.000 USD tương ứng 2.205.000.000 (Tỷ giá 22.050). Tỷ giá đánh giá cuối năm 2015 là 22.036 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Kế toán hạch toán đánh giá lại cuối năm 2015 của khoản phải thu có gốc ngoại tệ theo tỷ giá 22.036
Nợ TK 413 = 1.400.000
Có TK 131: 1.400.000
Nợ TK635 = 1.400.000
Có TK 413 = 1.400.000
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 = 1.400.000
Có TK635 = 1.400.000
– Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ khi Quyết toán Thuế TNDN.
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: Vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của luật quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.
* Ví dụ Tình huống: DN A bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế là 100.000.000 đồng, và đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Căn cứ vào quyết định xử phạt hành chính và giấy nộp tiền hạch toán
Nợ TK 811 = 100.000.000
Có TK 3339 = 100.000.000
Nợ TK 3339: 100.000.000
Có TK 112 = 100.000.000
Và kết chuyển lên TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK911 = 100.000.000
Có TK811 = 100.000.000
– Theo chính sách thuế: Khoản chi này không được tính vào Chi phí được trừ => Đây là sự khác biệt giữa kế toán và thuế
– Chênh lệch vĩnh viễn xử lý khoản chênh lệch này trên Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
Hướng dẫn loại Chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN:
– Trong năm tính thuế, kế toán tự xác định các khoản chi phí không được trừ và loại ra khi Quyết toán Thuế TNDN.
– Trong các tình huống trên, với mỗi một tình huống, về chế độ kế toán, các bạn đều ghi nhận vào Tài khoản chi phí, và cuối kỳ kết chuyển lên Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Về chính sách thuế, các khoản chi phí đó không được tính vào Chi phí được trừ khi Quyết toán Thuế TNDN, và sẽ phải loại ra khi Quyết toán Thuế TNDN.
* Ví dụ Tình huống: Trong năm 2015, DN A có Doanh thu là 400.000.000 đồng; Chi phí là 275.000.000 đồng (Trong đó chi phí không đươc khấu trừ khi Quyết toán Thuế TNDN là 85.000.000 đồng)
Lợi nhuận trước thuế = Doanh thu – Chi phí = 400.000.000 – 275.000.000 = 125.000.000
Thu nhập tính thuế = Doanh thu – Chi phí được trừ = 400.000.000 – (275.000.000 -85.000.000) = 210.000.000 (Đã loại bỏ 85.000.000 là Chi phí không được trừ khi Quyết toán Thuế TNDN)
Số thuế TNDN phải nộp = 210.000.000 x 22% = 46.200.000 (Xác định trên thu nhập tính thuế)
Lợi nhuận sau thuế là: 125.000.000 – 46.200.000 = 78.800.000
Tại Tờ khai quyết toán thuế, chi phí không được trừ: 85.000.000 điều chỉnh vào Chỉ tiêu (B4) – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu Thuế TNDN theo quy định của Luật thuế TNDN.
3. Một số lưu ý chi tiết về hạch toán chi phí không hợp lý:
Phân biệt rõ ràng các loại chi phí:
- Chi phí không hợp lý: Không đáp ứng đủ các điều kiện để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Chi phí không được trừ: Bị cấm trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo quy định của pháp luật thuế.
- Chi phí được trừ: Đáp ứng đủ các điều kiện để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Cập nhật thường xuyên các quy định:
- Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, Luật thuế thu nhập cá nhân, Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành.
- Các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế.
Tham khảo ý kiến chuyên gia:
Kế toán, luật sư thuế để đảm bảo hạch toán chi phí chính xác, hợp lý.
Lưu ý về chứng từ, hóa đơn:
- Giữ đầy đủ, hợp lệ theo quy định của pháp luật về kế toán, thuế.
- Nên có hóa đơn điện tử để tăng tính minh bạch, chính xác.
Hạch toán chi phí đúng kỳ kế toán:
- Phân bổ hợp lý chi phí cho từng kỳ kế toán.
- Tránh hạch toán chi phí dồn vào một kỳ.
Lưu ý một số trường hợp cụ thể:
- Chi phí quà tặng, tiếp thị, quảng cáo: Không quá 2% doanh thu.
- Chi phí trích lập dự phòng: Có căn cứ hợp lý, phù hợp với quy định.
- Chi phí liên quan đến tài sản cố định không được khấu hao: Không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Sử dụng phần mềm kế toán:
- Giúp hạch toán chi phí tự động, chính xác, hiệu quả.
- Cập nhật thường xuyên các quy định về thuế.
Theo dõi, kiểm tra định kỳ:
- Rà soát, đánh giá tính hợp lý của các khoản chi phí đã hạch toán.
- Sửa chữa, điều chỉnh kịp thời các sai sót.
Tuân thủ các quy định của pháp luật thuế:
- Hạch toán chi phí đúng quy định, đầy đủ chứng từ.
- Khai báo thuế trung thực, chính xác.
Nâng cao kiến thức về thuế:
- Tham gia các khóa học, hội thảo về thuế.
- Trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác.
Việc hạch toán chi phí hợp lý, tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.
- Tránh được các rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
- Nâng cao uy tín và thương hiệu.
Hy vọng những thông tin trên hữu ích cho bạn!
