Bảo hành là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tăng uy tín và thu hút khách hàng. Tuy nhiên, chi phí bảo hành sản phẩm cũng là một khoản chi phí đáng kể ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tối ưu chi phí bảo hành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ? Bài viết dưới đây, ACC sẽ cung cấp cho bạn các thông tin khái niệm của chi phí bảo hành và cách hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm theo thông tư 200.
1. Tìm hiểu chung về các khoản dự phòng bảo hành
1.1. Các khoản dự phòng bảo hành
Trước khi tìm hiểu về cách hạch toán chi phí bảo hành, các bạn sẽ cần nắm rõ được một số thông tin liên quan đến các khoản dự phòng bảo hành.
Cụ thể hiện nay có 4 tài khoản cấp 2 bao gồm:- Tài khoản 3521 – đây là tài khoản dự phòng về bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Tài khoản này sẽ được sử dụng để phản ánh về số dự phòng bảo hành sản phẩm, số lượng của sản phẩm, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ trong thời kỳ nhất định.
– Tài khoản 3522 – đây là tài khoản dự phòng bảo hành công trình xây dựng. Tài khoản này sẽ được sử dụng để phản ánh về số dự phòng bảo hành công trình xây dựng đối với các công trình và hạng mục đã hoàn thành, đã bàn giao lại trong thời kỳ nhất định.
– Tài khoản 3523 – đây là tài khoản dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp. Tài khoản này sẽ được sử dụng để phản ánh về số dự phòng cần phải trả cho các hoạt động tái cơ cấu doanh nghiệp như là chi phí di dời các địa điểm, chi phí hỗ trợ cho người lao động,…
– Tài khoản 3524 – tài khoản dự phòng phải trả khác. Tài khoản này sẽ được sử dụng để phản ánh về các khoản dự phòng cần phải trả khác theo như quy định của pháp luật bên cạnh 3 tài khoản đã được nêu trên. Ví dụ như là chi phí cho tài nguyên môi trường, chi phí khôi phục, hoàn trả mặt bằng, chi phí thu dọn, dự phòng trợ cấp thôi việc,…
1.2. Một số lưu ý liên quan đến các khoản dự phòng bảo hành
Riêng đối với các tài khoản dự phòng bảo hành này thì kế toán viên sẽ cần lưu ý về một số vấn đề như sau:
– Khi lập dự phòng phải trả thì doanh nghiệp sẽ được ghi nhận vào chi phí cho quản lý doanh nghiệp.
– Đối với các khoản dự phòng phải trả liên quan đến bảo hành sản phẩm, hàng hóa thì sẽ được ghi nhận vào chi phí bán hàng.
– Các khoản dự phòng phải trả liên quan đến chi phí bảo hành công trình xây lắp sẽ được ghi nhận vào chi phí sản xuất chung.
– Các khoản dự phòng phải trả sẽ được lập tại thời điểm lập báo cáo về tài chính. Trường hợp mà số dự phòng phải trả càn lập ở kỳ kế toán này lại lớn hơn so với kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch đó sẽ được ghi nhận vào chi phí cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Còn trường hợp mà số dự phòng phải trả ở kỳ này nhỏ hơn so với kỳ trước thì số chênh lệch này sẽ được hoàn nhập ghi giảm chi phí cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của kỳ đó.
– Riêng với dự phòng phải trả bảo hành công trình xây lắp thì sẽ được lập cho từng công trình và thực hiện ở cuối kỳ kế toán năm hoặc là giữa niên độ. Đối với trường hợp số dự phòng phải trả về để bảo hành công trình xây lắp lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch đó sẽ được hoàn nhập ghi vào tài khoản 711 – tài khoản thu nhập khác.
2. Cách hạch toán chi phí bảo hành chuẩn nhất theo thông tư 200
2.1. Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa
Cách để hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa sẽ được thực hiện như sau:
Trường hợp 1
Trường hợp mà doanh nghiệp bán hàng cho khách có kèm theo các giấy tờ bảo hành để sửa chữa khi bị hỏng hóc do lỗi từ nhà sản xuất, được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hóa thì các doanh nghiệp sẽ ước tính chi phí bảo hành dựa trên số lượng của các sản phẩm đã xác định là tiêu thụ trong thời kỳ đó.
Và khi lập dự phòng cho các chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã được bán ra thì sẽ hạch toán nợ tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng, có tài khoản 3521 – tài khoản dự phòng phải trả.
Trường hợp 2
Trường hợp có phát sinh các khoản chi phí liên quan đến vấn đề bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã được lập ra từ ban đầu như là các chi phí nguyên liệu, chi phí nhân công, khấu hao tài sản cố định, chi phí các dịch vụ mua ngoài,… thì việc hạch toán chi phí bảo hành sẽ được thực hiện theo các trường hợp sau:
– Nếu như không có bộ phận độc lập về bảo hành các sản phẩm, hàng hóa thì việc hạch toán chi phí bảo hành sẽ là:
+ Khi phát sinh các khoản chi phí có liên quan đến vấn đề bảo hành các hàng hóa, sản phẩm thì ghi nợ tài khoản 621, 622, 627,…, nợ tài khoản 133 – tài khoản VAT được khấu trừ, có các tài khoản 111, 112, 152, 214, 311, 334, 338,…
+ Cuối kỳ, khi kết chuyển chi phí bảo hành cho các sản phẩm, hàng hóa thực tế phát sinh trong kỳ thì sẽ ghi là nợ tài khoản 154 – tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, có các tài khoản 621, 622, 627,…
+ Khi sửa chữa, bảo hành các sản phẩm, hàng hóa hoàn thành và bàn giao cho khách hàng thì sẽ ghi nợ tài khoản 352 – khoản dự phòng phải trả, nợ tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng, có tài khoản 154 – tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
– Còn trường hợp nếu như có bộ phận độc lập về bảo hành các sản phẩm, hàng hóa, số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành liên quan đến chi phí sản phẩm, hàng hóa sau khi hoàn thành, bàn giao cho khách hàng sẽ ghi là nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, nợ tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng, có tài khoản 336 – tài khoản phải trả nội bộ.
Trường hợp 3
Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp sẽ cần phải xác định chính xác về số dự phòng bảo hành của sản phẩm, hàng hóa cần phải trích lập.
– Trường hợp có số dự phòng cần lập ở kỳ này mà lớn hơn kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch này sẽ ghi là nợ tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng, có tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả.
– Trường hợp mà số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn so với kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch này sẽ hoàn nhập và ghi giảm chi phí là nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, có tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng.
2.2. Hạch toán chi phí bảo hành công trình xây dựng
Đối với việc hạch toán chi phí bảo hành công trình xây dựng thì việc hạch toán chi phí này sẽ được thực hiện theo các trường hợp sau:
Trường hợp 1
Vấn đề trích lập dự phòng bảo hành công trình được thực hiện dành cho từng công trình, hạng mục đã hoàn thành và bàn giao trong kỳ. Khi đó đã xác định được số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây dựng thì sẽ ghi là nợ tài khoản 627 – tài khoản chi phí sản xuất chung, có tài khoản 252 – tài khoản dự phòng phải trả.
Trường hợp 2
Khi mà phát sinh những tài khoản chi phí có liên quan đến các khoản dự phòng phải trả về bảo hành các công trình xây dựng đã lập ra ban đầu như các chi phí về nhân công trực tiếp, chi phí về khấu hao tài sản cố định, nguyên vật liệu,… thì sẽ phân chia theo từng trường hợp cụ thể sau:
– Trường hợp các doanh nghiệp tự thực hiện bảo hành công trình xây dựng:
+ Đối với các khoản phát sinh về chi phí liên quan đến vấn đề bảo hành sẽ ghi nợ các tài khoản 621, 622, 627,…, nợ tài khoản 133 – tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, có các tài khoản 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
+ Cuối kỳ, khi kết chuyển các chi phí bảo hành thực tế có phát sinh trong thời kỳ thì sẽ ghi nợ tài khoản 154 – tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, có các tài khoản 621, 622, 627,…
+ Đối với việc sửa chữa bảo hành cho các công trình đã hoàn thành và bàn giao cho khách hàng thì sẽ ghi nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, nợ tài khoản 632 – tài khoản giá vốn bán hàng, có tài khoản 154 – tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
– Trường hợp doanh nghiệp giao cho các đơn vị trực thuộc hoặc là thuê bên ngoài để thực hiện việc bảo hành cho công trình xây dựng thì sẽ ghi nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, nợ tài khoản 632 – tài khoản giá vốn bán hàng, có các tài khoản 331, 336,…
Trường hợp 3
Đối với trường hợp hết thời hạn bảo hành cho các công trình xây dựng thì nếu công trình không cần phải bảo hành hay số dự phòng phải trả liên quan đến bảo hành công trình lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch đó sẽ cần phải hoàn nhập và ghi là nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, có tài khoản 711 – tài khoản thu nhập khác.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán chi phí bảo hành chuẩn nhất theo thông tư hiện nay. Hy vọng rằng bài viết trên đây sẽ hữu ích và giúp cho các kế toán viên có thể thực hiện cũng như hoàn thành thật tốt các nhiệm vụ trong công việc của mình nhé.
3. Chi phí bảo hành sản phẩm có phải xuất hóa đơn?
Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp được xuất hóa đơn như sau:
“Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)”
Như vậy, trường hợp xuất hàng, linh kiện bảo hành sản phẩm hàng hóa không thuộc các trường hợp nêu trên, do vậy doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn khi thực hiện bảo hành sản phẩm; bởi bảo hành mang tính hoàn thiện sản phẩm, chỉ xảy ra khi sản phẩm bị lỗi trong thời hạn còn bảo hành. Cần phân biệt bảo hành thay mới sản phẩm bị lỗi và bảo hành xuất linh kiện, phụ tùng sửa chữa:
– Hình thức bảo hành xuất linh kiện thay thế, sửa chữa:
Trường hợp bảo hành sản phẩm bị lỗi là sửa chữa, thay thế các bộ phận (xuất linh kiện, phụ tùng) trong sản phẩm, hàng hóa thì bên bán để đưa chi phí bảo hành vào chi phí hợp lý thì sử dụng các chứng từ sau để hạch toán:
– Phiếu xuất kho linh kiện, phụ tùng thay thế kèm theo Hợp đồng mua bán,
– Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa (Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn).
– Hình thức bảo hành sản phẩm theo dạng đổi hàng:
Tại điểm 2.4, phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:
“Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).
Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”
Đây là trường hợp hàng bán trả lại và bên bán xuất sản phẩm khác thay thế. Nếu hợp đồng có qui định về bảo hành, khi hàng hóa bị hư hỏng không sửa chữa được, phải xuất đổi lại hàng thì mua xuất hóa đơn trả hàng (nếu là cá nhân không có hóa đơn thì bên bán thu hồi hóa đơn); đồng thời bên bán khi xuất hàng mới thay thế thì phải xuất kèm hóa đơn (tương ứng với sản phẩm mới) theo đúng quy định.
Hai bên căn cứ hóa đơn trả hàng, hóa đơn mới để kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT trong ký kê khai thuế kế tiếp và điều chỉnh số tiền thanh toán (nếu giá trị sản phẩm mới không tương đồng).
