Chênh lệch thuế GTGT trên tờ khai và sổ sách là gì?

Chênh lệch thuế GTGT trên tờ khai và sổ sách là một vấn đề thường gặp trong quá trình kê khai thuế của các doanh nghiệp. Đây là sự khác biệt giữa số thuế GTGT ghi nhận trên tờ khai và số thuế ghi nhận trong sổ sách kế toán, có thể gây ra sự nhầm lẫn trong việc xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp các giải pháp và hướng dẫn cụ thể.

1. Sai sót phổ biến khi kê khai thuế GTGT và cách khắc phục

Kê khai thuế GTGT là một phần quan trọng trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp phải sai sót trong quá trình này, dẫn đến việc bị xử phạt hoặc phải bổ sung, điều chỉnh lại tờ khai thuế. Dưới đây là những sai sót thường gặp và cách để hạn chế những lỗi này.

• Thiếu chỉ tiêu thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang
  Doanh nghiệp có thể bỏ sót chỉ tiêu này trong tờ khai thuế, khiến số thuế phải nộp bị tính sai.
• Kê khai hóa đơn không hợp lệ
  Một số lỗi thường gặp như sai mã số thuế (MST), tên doanh nghiệp, địa chỉ, hoặc hóa đơn bị sửa, xóa cũng sẽ dẫn đến việc kê khai không chính xác.
• Cấn trừ thuế phát sinh âm kỳ này với nợ thuế GTGT chưa nộp của kỳ trước
  Doanh nghiệp cần phải phân biệt rõ giữa thuế phát sinh và nợ thuế để kê khai chính xác.
• Kê khai thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa nhập khẩu khi chưa nộp thuế
  Điều này xảy ra khi doanh nghiệp chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu nhưng vẫn đưa vào kê khai.
• Không ghi chú thời hạn thanh toán khi hóa đơn GTGT đầu vào trên 20 triệu đồng
  Theo quy định, đối với hóa đơn GTGT có giá trị trên 20 triệu, doanh nghiệp phải ghi rõ thời gian thanh toán trên hóa đơn.
• Không kê khai PL01-3/GTGT đối với doanh nghiệp kinh doanh xe gắn máy, ô tô
  Một số doanh nghiệp hoạt động trong ngành xe cộ có thể quên kê khai mẫu này, gây thiếu sót trong tờ khai thuế.
• Thiếu thông tin doanh nghiệp trong tờ khai
  Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng tất cả các thông tin cần thiết đều được điền đầy đủ và chính xác.
• Không đóng dấu giáp lai tờ khai thuế GTGT hàng tháng
  Đây là một lỗi nhỏ nhưng cũng có thể khiến tờ khai bị từ chối hoặc phải bổ sung lại.
• Hạch toán và kê khai không đúng thời gian
  Doanh nghiệp cần lưu ý không kê khai khấu trừ thuế GTGT sau thời hạn quy định (quá 6 tháng), vì sẽ không được chấp nhận.

Những sai sót này có thể dễ dàng tránh được nếu doanh nghiệp chú ý hơn trong việc kiểm tra và đối chiếu thông tin trước khi nộp tờ khai. Việc này sẽ giúp đảm bảo kê khai thuế đúng hạn và chính xác, tránh những rắc rối pháp lý sau này.

>> Xem thêm bài viết sau do Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp: Hướng dẫn lập tờ khai thuế GTGT theo đúng luật

2. Nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa thuế GTGT trên tờ khai và sổ sách

Sự chênh lệch thuế GTGT giữa tờ khai và sổ sách kế toán là vấn đề phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Điều này có thể ảnh hưởng đến quá trình tính toán và kê khai thuế, dẫn đến những sai sót trong báo cáo tài chính. Những nguyên nhân chính gây ra sự chênh lệch này bao gồm sự khác biệt giữa quy định thuế và ghi nhận của kế toán, cũng như các yếu tố liên quan đến thời gian kê khai và ghi sổ.

Chênh lệch do sự khác biệt về quy định thuế và ghi nhận kế toán tài chính

Theo quy định của Luật thuế GTGT ngày 03/06/2008 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế GTGT ngày 19/06/2013, các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT chỉ được phép khấu trừ thuế nếu chứng từ kế toán thỏa mãn đầy đủ các điều kiện. Cụ thể, hóa đơn phải sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức, nội dung hợp pháp của hóa đơn. Đặc biệt, đối với các hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán phải thực hiện qua ngân hàng, không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều hóa đơn không đáp ứng đủ các yêu cầu này và không đủ điều kiện khấu trừ thuế. Dù vậy, kế toán vẫn có thể ghi nhận các hóa đơn này do một số lý do sau:

• Không phân chia rõ ràng thuế khấu trừ cho các mục đích kinh doanh chịu thuế và không chịu thuế GTGT.
• Không phát hiện kịp thời các hóa đơn bất hợp pháp hoặc không đủ điều kiện khấu trừ.
• Không điều chỉnh giảm thuế khi vi phạm nguyên tắc thanh toán qua ngân hàng.
• Do cố ý của kế toán để tối ưu hóa việc khấu trừ thuế.

Chính những sự khác biệt này tạo ra sự chênh lệch giữa số liệu thuế GTGT ghi nhận trong sổ sách kế toán và số thuế GTGT được kê khai trên tờ khai thuế. Đây là vấn đề cố hữu, gắn liền với sự khác biệt giữa quy định của kế toán tài chính và kế toán thuế.

Chênh lệch do thời gian kê khai và thời gian ghi sổ

Bên cạnh sự khác biệt về điều kiện hóa đơn, chênh lệch thuế GTGT còn phát sinh từ sự khác biệt về thời gian ghi nhận giao dịch trên sổ sách và thời gian kê khai thuế. Theo quy định, kế toán thường ghi nhận các giao dịch hoặc sự kiện theo thời gian phát sinh trên chứng từ, trong khi đó, thời gian kê khai thuế có thể xảy ra sau ngày phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp cũng có thể kê khai bổ sung thuế GTGT trước khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra.

Sự chênh lệch này thường chỉ mang tính tạm thời, xảy ra giữa các kỳ kê khai (tháng, quý) và có thể được điều chỉnh, thống nhất trong kỳ kế toán năm.

Một số nguyên nhân khác

Ngoài những nguyên nhân cơ bản đã nêu, còn có một số lỗi khác từ phía kế toán cũng dẫn đến sự chênh lệch về thuế GTGT giữa sổ sách và tờ khai, chẳng hạn như:

• Lỗi hạch toán hoặc kê khai bỏ sót: Các nghiệp vụ không được ghi nhận đầy đủ hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu.
• Lỗi trùng lặp: Một số khoản thuế bị kê khai hoặc hạch toán hai lần.
• Định khoản sai: Kế toán ghi nhận sai các khoản thuế vào các mục không chính xác.

Những yếu tố này làm cho số thuế GTGT trên sổ sách kế toán và tờ khai thuế không khớp, gây khó khăn trong việc kiểm tra và đối chiếu với cơ quan thuế.

Chênh lệch thuế GTGT giữa tờ khai và sổ sách kế toán là một vấn đề phổ biến trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Để giảm thiểu những sai sót này, các doanh nghiệp cần chú trọng vào việc đảm bảo tính chính xác của chứng từ kế toán, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thanh toán và kê khai thuế. Đồng thời, việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên giữa các số liệu kế toán và tờ khai thuế sẽ giúp hạn chế tối đa sự chênh lệch này.

3. Cách xử lý chênh lệch thuế GTGT trên tờ khai và sổ sách kế toán

Khi phát sinh chênh lệch thuế GTGT giữa tờ khai và sổ sách kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp kiểm tra, điều chỉnh và theo dõi chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định của pháp luật. Dưới đây là các bước hướng dẫn xử lý khi gặp phải tình huống này.

Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn và hồ sơ kế toán

• Kiểm tra hóa đơn ngay khi nhận được: Đảm bảo rằng hóa đơn và các chứng từ kế toán đầy đủ, hợp pháp về hình thức như tên đơn vị, mã số thuế, chữ ký, và các thông tin khác.
• Kiểm tra tính hợp pháp của đơn vị xuất hóa đơn: Truy cập vào website http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra tính hợp pháp của đơn vị xuất hóa đơn. Sau khi kiểm tra, in giao diện màn hình để làm bằng chứng về tính hợp pháp của chứng từ.

Phân loại thuế GTGT khấu trừ theo mục đích kinh doanh

• Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế GTGT, kế toán cần mở một khoản mục chi tiết riêng biệt để theo dõi thuế GTGT được khấu trừ tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ.
• Nếu không thể phân tách riêng được, kế toán phải dựa trên tiêu thức phân bổ và kỳ phân bổ đúng quy định, ví dụ như phân bổ theo tỷ lệ doanh thu và kỳ kê khai thuế.

Lưu ý đối với hóa đơn mua vào có giá trị lớn

• Đặc biệt chú ý đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải đảm bảo rằng thanh toán không được thực hiện bằng tiền mặt để tránh vi phạm quy định về thanh toán.
• Đối với các hóa đơn chưa thanh toán đến cuối năm tài chính, kế toán cần lập Biên bản đối chiếu công nợ với người bán để đảm bảo tính chính xác trong việc kê khai và thanh toán thuế.

Kiểm tra đối chiếu tờ khai thuế và sổ chi tiết tài khoản thuế

• Kiểm tra đối chiếu hàng tháng hoặc quý giữa tờ khai thuế GTGT và các sổ chi tiết tài khoản thuế GTGT, bao gồm:
  • TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ)
  • TK 3331 (thuế GTGT phải nộp)
• Thực hiện bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ và điều chỉnh tờ khai cùng sổ sách kịp thời khi phát hiện chênh lệch.

Các bút toán cần lưu ý với kế toán thuế GTGT

Dưới đây là các bút toán quan trọng cần thực hiện khi xử lý thuế GTGT:

• Điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ do vi phạm các nguyên tắc khấu trừ:
  • Nợ TK 152, 153, 156, 211: Tăng giá trị nguyên liệu, CCDC, hàng hóa, tài sản.
  • Nợ TK 632: Tăng giá vốn (nếu hàng đã bán).
  • Có TK 133: Giảm thuế GTGT được khấu trừ.
• Cuối tháng (hoặc quý), kết chuyển số thuế GTGT được khấu trừ:
  • Nợ TK 333(1): Số thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có TK 133.
• Bị truy thu thuế GTGT sau quyết toán: Nếu cơ quan thuế quyết định truy thu thuế, kế toán thực hiện bút toán ghi nhận:
  • Nợ TK 4211: Số thuế GTGT bị truy thu.
  • Có TK 3331.

Điều chỉnh tờ khai và sổ sách kịp thời

Khi phát hiện có sự chênh lệch giữa tờ khai và sổ sách, kế toán cần thực hiện điều chỉnh kịp thời để đảm bảo rằng số liệu thuế GTGT được kê khai chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối pháp lý và giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt.

Việc xử lý chênh lệch thuế GTGT giữa tờ khai và sổ sách kế toán đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết trong quá trình ghi nhận và kê khai thuế. Do đó, kế toán cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh các số liệu liên quan để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định của pháp luật. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các sai sót trong kê khai thuế mà còn đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch và hợp pháp.

>> Đọc thêm bài viết sau để biết thêm thông tin: Hướng dẫn làm tờ khai thuế tncn quý

4. Các câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có thể kê khai thuế GTGT bằng hình thức nào?

Doanh nghiệp có thể kê khai thuế GTGT theo hình thức kê khai tháng hoặc kê khai quý. Cách thức kê khai này phụ thuộc vào doanh thu hàng năm của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có doanh thu dưới 1 tỷ đồng trong năm tài chính có thể kê khai theo quý, trong khi doanh nghiệp có doanh thu trên 1 tỷ đồng phải kê khai theo tháng.

Doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT trong những trường hợp nào?

Doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT khi có hóa đơn hợp pháp và các chứng từ đủ điều kiện để khấu trừ. Các hóa đơn này phải liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Đồng thời, các hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng để hợp lệ.

Thời gian để điều chỉnh tờ khai thuế GTGT là bao lâu?

Theo quy định, nếu phát hiện có sai sót trong tờ khai thuế GTGT, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tờ khai trong khoảng thời gian trước khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra. Nếu đã hết hạn kê khai, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh lại vào kỳ sau hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Chênh lệch thuế GTGT trên tờ khai và sổ sách không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn có thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể tham khảo các chuyên gia từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, đơn vị sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình kê khai thuế và tránh được các sai sót không đáng có.