Biên bản điều chỉnh hóa đơn là bắt buộc trong các trường hợp trên. Việc không lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc lập không đúng quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Vậy Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất hiện nay như thế nào ? Hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là một văn bản được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để sử dụng khi hóa đơn có những sai sót về ngày, số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung hóa đơn. Căn cứ của điều chỉnh hóa đơn chính là việc phát hành hóa đơn.
2. Khi nào phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ?
Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, những nội dung ghi sai phải gạch chéo, xác nhận sai sót và ký, ghi rõ họ tên của người lập, người ký (nếu có) bên cạnh bên sai sót. Biên bản hoặc văn bản thỏa thuận phải có chữ ký của hai bên, trừ trường hợp hóa đơn chỉ lập cho một bên.
Như vậy, chỉ khi hóa đơn đã lập có sai sót thì mới phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Sai sót trên hóa đơn có thể bao gồm các lỗi sau:
- Sai tên, địa chỉ của người bán hoặc người mua;
- Sai số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế GTGT, tiền thanh toán;
- Sai ngày tháng năm lập hóa đơn;
- Sai nội dung của hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua thực hiện theo quy định tại Điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:
- Trường hợp sai sót liên quan đến số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế GTGT thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập.
- Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua hoặc người bán, ngày tháng năm lập hóa đơn thì người bán và người mua lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Trường hợp sai sót do lỗi kỹ thuật thì người bán và người mua chỉ cần xác nhận sai sót của hóa đơn bằng cách gạch chéo phần sai và ký xác nhận bên cạnh.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ của người bán, người mua;
- Số hóa đơn, ký hiệu, số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, tiền thuế GTGT của hóa đơn đã lập;
- Số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, tiền thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh;
- Lý do điều chỉnh;
- Ngày, tháng, năm lập biên bản điều chỉnh;
- Chữ ký của người bán, người mua.
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn hiện nay
Biên bản điều chỉnh hóa đơn hiện nay được quy định tại Điều 20 Thông tư 78/2021/TT-BTC, bao gồm các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ của người bán và người mua.
- Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Nội dung điều chỉnh, cụ thể:
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế.
- Lý do điều chỉnh.
- Chữ ký của hai bên.
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn có sai sót về tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế.
- Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ hoặc giao không đúng với hóa đơn.
- Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người mua đã thanh toán nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ hoặc giao không đúng với hóa đơn.
- Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người mua đã thanh toán, hàng hóa, dịch vụ đã giao cho người mua nhưng chưa thực hiện kê khai thuế.
4. Một số vấn đề cần lưu ý khi làm biên bản hóa đơn
Biên bản hóa đơn là một loại văn bản được lập để ghi nhận lại việc sai sót hay lý do nào khác dẫn đến việc phải hủy hóa đơn. Từ đó hai bên sẽ cam kết không kê khai thuế đối với các hóa đơn đã viết sai này.
Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý khi làm biên bản hóa đơn:
Mục đích lập biên bản
Biên bản hóa đơn được lập với mục đích chính là ghi nhận lại việc sai sót hay lý do nào khác dẫn đến việc phải hủy hóa đơn. Do đó, cần nêu rõ mục đích lập biên bản trong biên bản.
Nội dung biên bản
Biên bản cần ghi rõ các thông tin sau:
- Tên doanh nghiệp, bộ phận lập biên bản.
- Tên văn bản.
- Ngày, tháng, năm lập biên bản.
- Họ tên, chức vụ của đại diện bên bán và bên mua.
- Nội dung sai sót của hóa đơn.
- Lý do hủy hóa đơn.
- Cam kết của bên bán và bên mua về việc không sử dụng hóa đơn đã lập sai để kê khai thuế.
Trình tự lập biên bản
Biên bản hóa đơn được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
Hiệu lực của biên bản
Biên bản hóa đơn có hiệu lực kể từ ngày lập.
Dưới đây là một số ví dụ về các trường hợp cần lập biên bản hóa đơn:
- Hóa đơn đã lập sai về mã số thuế, số tiền, địa chỉ, hoặc nội dung.
- Hóa đơn đã lập cho hàng hóa, dịch vụ không có thật.
- Hóa đơn đã lập cho hàng hóa, dịch vụ đã được kê khai thuế.
- Hóa đơn đã lập cho hàng hóa, dịch vụ đã được xuất bán nhưng không có hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
Trên đây là một số thông tin về Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất hiện nay. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
