087.790.7790

Các loại hoá đơn, chứng từ mới nhất hiện nay

Trong quá trình nhập dữ liệu tờ khai hải quan để xử lý kế toán, chúng ta thường gặp phải những thắc mắc về hóa đơn là gì và hóa đơn đó có hợp lệ hay không. Hãy để Công ty Kế toán và Kiểm toán ACC giải đáp thắc mắc giúp bạn về các loại hoá đơn, chứng từ hiện nay nhé ! 

1. Sơ lược về hoá đơn, chứng từ 

        1.1 Hoá đơn là gì ?

Hóa đơn là một chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. 

Theo TT 39/2014/TT-BTC và 119/2014/TT-BTC quy định các loại hoá đơn trong doanh nghiệp hiện nay gồm : Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vẩn chuyển nội bộ, phiếu ghi xuất kho hàng kiêm vận chuyển đại lý và tem, vé, thẻ

        1.2 Chứng từ là gì? 

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP chứng từ được giải thích : 

“4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”.

Có 2 loại chứng từ trong doanh nghiệp hiện nay : chứng từ ghi nhận các khoản thuế được khấu trừ và chứng từ ghi nhận  các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước

2. Các loại hoá đơn, chứng từ

         2.1 Hoá đơn có bao nhiêu hình thức ?

       Hiện nay, có ba hình thức hóa đơn chính được sử dụng tại Việt Nam

 2.1.1 Hóa đơn đặt in:

  • Loại hình thức truyền thống, được các doanh nghiệp đặt in theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
  • Hóa đơn được in trên giấy có sẵn thông tin về doanh nghiệp và được đóng dấu, ký tên bởi người có thẩm quyền.
  • Phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn thường xuyên và có lượng hóa đơn lớn.

2.1.2 Hóa đơn điện tử:

  • Loại hình thức hiện đại, được phát hành và quản lý bằng hệ thống điện tử.
  • Hóa đơn được tạo lập, lưu trữ và truyền tải dưới dạng dữ liệu điện tử.
  • Có hai loại hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế do cơ quan thuế cấp mã cho doanh nghiệp trước khi sử dụng. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế do doanh nghiệp tự phát hành và chịu trách nhiệm quản lý.
  • Phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn thường xuyên, muốn tiết kiệm chi phí và thời gian in ấn, quản lý hóa đơn.

2.1.3 Hóa đơn tự in:

  • Loại hình thức mới được áp dụng từ năm 2020, cho phép doanh nghiệp tự in hóa đơn theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
  • Hóa đơn được in trên giấy do doanh nghiệp tự mua, có thông tin về doanh nghiệp và được đóng dấu, ký tên bởi người có thẩm quyền.
  • Phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn ít, muốn tiết kiệm chi phí in ấn.

        2.2 Các loại hoá đơn hiện nay 

2.2.1 Hóa đơn giá trị gia tăng : 

Hình 1: Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng
  • Là loại hóa đơn được sử dụng để ghi chép, xác định giá trị hàng hóa, dịch vụ được cung cấp và số thuế giá trị gia tăng (VAT) phải nộp
  • Hóa đơn GTGT đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế VAT, thanh toán và hạch toán kế toán cho các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh chịu thuế VAT.
  • Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa

– Hoạt động vận tải quốc tế

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu

– Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

  • Đặc điểm của hóa đơn GTGT: Hoá đơn gồm 2 liên, liên đỏ dùng để nộp cho cơ quan thuế còn liên tím dùng để lưu giữ.
  • Cần được lập đầy đủ, chính xác và hợp lệ theo quy định của pháp luật thuế.
  • Phải ghi rõ các thông tin sau: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua ; tên, số lượng, đơn giá, giá trị hàng hóa, dịch vụ; tỷ lệ thuế VAT và số thuế VAT phải nộp và cuối cùng là ký tên, đóng dấu của bên bán.

2.2.2 Hóa đơn bán hàng

Hình 2: Mẫu hoá đơn bán hàng

 

Hình 3’ll Mẫu hoá đơn bán hàng
  • Là loại hóa đơn được sử dụng để ghi chép, xác định giá trị hàng hóa, dịch vụ được cung cấp. 
  • Hóa đơn bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu, chi phí và hạch toán kế toán cho các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh.
  • Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dùng để bán hàng hóa, dịch vụ dùng cho các đối tượng sau:

– Doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu,…

Doanh nghiệp trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

  • Có hai loại hóa đơn bán hàng phổ biến:

Hóa đơn bán hàng thông thường: Loại hóa đơn phổ biến nhất, được sử dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng (VAT).Có thể được lập thành một liên hoặc hai liên.Không bắt buộc phải lập theo quy định của pháp luật thuế.

– Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu thu: Loại hóa đơn đặc biệt, được sử dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị nhỏ lẻ (dưới 200.000 đồng). Có một liên, đóng vai trò vừa là hóa đơn bán hàng vừa là phiếu thu tiền. Cũng không bắt buộc phải lập theo quy định của pháp luật thuế.

2.2.3 Hoá đơn khác : tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

Hình Mẫu vé xe buýt năm 2019
  • Là một loại hoá đơn được sử dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ không thuộc loại hoá đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT) và hoá đơn bán hàng. 
  • Loại hoá đơn này bao gồm các loại tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
  • Dưới đây là một số ví dụ về hoá đơn khác:
  • Tem: Tem bưu điện, tem thu phí,…
  • : Vé máy bay, vé tàu hỏa, vé xe buýt, vé xem phim,…
  • Thẻ: Thẻ cào điện thoại, thẻ game, thẻ ATM,…
  • Phiếu thu tiền bảo hiểm: Phiếu thu tiền bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm phi nhân thọ,…
  • Đặc điểm của hoá đơn khác: Đối với loại hoá đơn này chúng ta có thể lập thành một liên hoặc hai liên, nó không bắt buộc phải có đầy đủ các thông tin như hoá đơn GTGT và hoá đơn bán hàng. Tuy nhiên, chúng vẫn phải cần ghi rõ các thông tin cơ bản như: Tên, địa chỉ của bên bán ; Tên, số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ; Ngày tháng năm lập hoá đơn.

2.2.4 Phiếu thu tiền :

Mẫu phiếu thu tiền
  • Là chứng từ được sử dụng để ghi lại các khoản tiền thu được từ khách hàng, đối tác. 
  • Phiếu thu tiền đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thu chi, theo dõi tình hình công nợ và hạch toán kế toán cho các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh.
  • Phiếu thu cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
  • Có hai loại phiếu thu tiền phổ biến : Phiếu thu tiền mặt dùng để ghi lại các khoản tiền thu được bằng tiền mặt. Phiếu thu tiền chuyển khoản dùng để ghi lại các khoản tiền thu được bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng.

    2.3 Chứng từ có bao nhiêu hình thức ? 

Chứng từ gồm 2 hình thức : 

  • Chứng từ điện tử: Bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
  • Chứng từ đặt in, tự in: Bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi khấu trừ thuế, khi thu thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Ngoài chứng từ được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP như trên thì Luật Kế toán 2015 cũng có giải thích về chứng từ kế toán như sau:

“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”.

     2.4 Các loại chứng từ kế toán cần biết 

 Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

  • Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy tờ, văn bản cấp cho cá nhân được khấu trừ thuế thu nhập theo quy định của pháp luật. Đây là giấy tờ quan trọng với nội dung chính là ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế và số thuế đã khấu trừ.

  • Biên lai

Trong đó, biên lai được chia thành các loại như sau: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá ; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá và biên lai thu thuế, phí, lệ phí.Các loại chứng từ khác trong quản lý thuế, phí, lệ phí trong trường hợp có yêu cầu khác (loại chứng từ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định và hướng dẫn thực hiện).

3.Những thông tin nào bắt buộc phải có trong hoá đơn, chứng từ ?

Hoá đơn và chứng từ là những tài liệu quan trọng được sử dụng để ghi lại các giao dịch kinh tế, tài chính. Do đó, việc đảm bảo các thông tin trong hoá đơn, chứng từ đầy đủ, chính xác và hợp lệ là vô cùng cần thiết.

Đối với hoá đơn, những thông tin bắt buộc phải có bao gồm:

  • Tên loại hóa đơn;
  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
  • Số hóa đơn;
  • Thông tin về người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế);
  • Thông tin về hàng hóa, dịch vụ (tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền);
  • Thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có);
  • Tổng cộng tiền thanh toán;
  • Ngày tháng năm lập hóa đơn;
  • Chữ ký của người bán và người mua (nếu có).

Đối với chứng từ, các thông tin bắt buộc bao gồm:

  • Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân lập chứng từ;
  • Nội dung giao dịch;
  • Số tiền thanh toán;
  • Ngày tháng năm lập chứng từ;
  • Chữ ký và đóng dấu của tổ chức, cá nhân lập chứng từ.

Ngoài ra, tùy vào loại hóa đơn/chứng từ mà có thể có thêm một số thông tin khác như:

  • Mã số thuế của đơn vị bán hàng/cung cấp dịch vụ và người mua hàng/nhận dịch vụ.
  • Số hiệu hóa đơn/chứng từ.
  • Hình thức thanh toán.

4.Các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CPquy định về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ như sau:

4.1 Đối với công chức thuế

Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ.Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp và nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

4.2 Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan

Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ. Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ. Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Với những thông tin được cung cấp trong bài viết, hy vọng bạn đã có được cái nhìn tổng quan về các loại hoá đơn chứng từ, bao gồm định nghĩa, phân loại và lưu ý khi sử dụng. Việc sử dụng hoá đơn chứng từ đúng mục đích, hợp lệ và tuân thủ các quy định của pháp luật là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

087.790.7790
0
YOUR CART
  • Không có sản phẩm trong giỏ hàng