Báo cáo thực tập kế toán công nợ phải thu khách hàng

2. Kế toán các khoản công nợ phải thu khách hàng

a) Khái niệm

Các khoản phải thu khách hàng là khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp do mua hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán.

b) Chứng từ sử dụng

• Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thường.
• Phiếu thu.
• Giấy báo có ngân hàng.
• Hóa đơn vận chuyển kiêm phiếu xuất kho nội bộ.
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa.
• Biên bản kiểm kê quỹ.
• Biên bản xử lý tài sản thiếu.

c) Tài khoản sử dụng

Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng

d) Nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu khách hàng

• Phản ánh nợ phải thu và tình hình thanh toán đối với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, khoản đầu tư tài chính, dịch vụ cung cấp.
• Theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, từng nội dung phải thu, phân loại nợ theo thời gian thu hồi (trên hoặc dưới 12 tháng).
• Không phản ánh các khoản thu tiền ngay vào tài khoản này.
• Ghi nhận khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu đối với hàng xuất khẩu.
• Phân loại khoản nợ để đánh giá khả năng thu hồi, trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
• Xử lý trường hợp khách hàng yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng khi sản phẩm không đúng hợp đồng.

Hạch toán các khoản phải thu bằng ngoại tệ

• Khi phát sinh khoản phải thu: Quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại tại thời điểm giao dịch.
• Khi thu hồi khoản phải thu: Quy đổi theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc tỷ giá bình quân gia quyền di động.
• Đánh giá lại khoản phải thu bằng ngoại tệ khi lập báo cáo tài chính theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán.

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu từ nhiều ngân hàng, có thể chọn tỷ giá từ một ngân hàng thương mại thường xuyên giao dịch. Nếu là đơn vị thuộc tập đoàn, có thể áp dụng tỷ giá do công ty mẹ quy định (phù hợp với tỷ giá giao dịch thực tế).

>>>> Tham khảo Mẫu báo cáo thực tập kế toán công ty thương mại tại đây.

3. Báo cáo thực tập kế toán công nợ phải thu khách hàng

Dưới đây là gợi ý về nội dung bạn có thể tham khảo để viết báo cáo thực tập về kế toán công nợ phải thu khách hàng. Nội dung này sẽ bao gồm các phần chính của một báo cáo thực tập kế toán, được thiết kế phù hợp với yêu cầu về công nợ phải thu khách hàng.

– Giới thiệu về đơn vị thực tập

Tên công ty: [Tên công ty bạn thực tập]

Địa chỉ: [Địa chỉ công ty]

Lĩnh vực hoạt động: [Mô tả về ngành nghề và lĩnh vực hoạt động của công ty]

Thời gian thực tập: [Thời gian thực tập]

– Mục tiêu và nội dung thực tập

Mục tiêu thực tập: Tìm hiểu, nghiên cứu và hỗ trợ các hoạt động kế toán công nợ phải thu khách hàng tại công ty, bao gồm việc xác nhận, kiểm tra, lập báo cáo và các quy trình hạch toán liên quan đến công nợ phải thu.

Nội dung thực tập: Trong suốt quá trình thực tập, tôi đã được giao các công việc cụ thể như:

• Hạch toán các khoản phải thu khách hàng.
• Kiểm tra tình hình công nợ phải thu.
• Phân tích công nợ và lập báo cáo liên quan.
• Hỗ trợ công tác thu hồi nợ và xử lý các khoản nợ khó đòi.

– Tổng quan về kế toán công nợ phải thu khách hàng

Định nghĩa công nợ phải thu: Công nợ phải thu khách hàng là số tiền mà doanh nghiệp còn phải thu từ khách hàng sau khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Quy trình kế toán công nợ phải thu khách hàng:

• Ghi nhận nợ phải thu: Khi có phát sinh khoản nợ phải thu, kế toán sẽ ghi nhận vào sổ sách kế toán, căn cứ vào hợp đồng hoặc hóa đơn bán hàng.
• Kiểm tra công nợ: Định kỳ kiểm tra, rà soát tình hình công nợ phải thu để phát hiện nợ quá hạn hoặc có khả năng không thu hồi được.
• Hạch toán dự phòng nợ khó đòi: Đối với những khoản nợ có khả năng không thu hồi, kế toán phải trích lập dự phòng tổn thất.
• Thu hồi nợ: Theo dõi các khoản nợ đến hạn, đồng thời thực hiện các biện pháp thu hồi nợ nếu có.

– Các nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu khách hàng

Ghi nhận khoản phải thu:

Khi công ty bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kế toán sẽ ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng vào tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng.

Hạch toán:

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng.
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.

Cập nhật công nợ phải thu:

Cập nhật tình hình thu hồi công nợ của từng khách hàng.

Kiểm tra tính chính xác của các khoản phải thu và các hóa đơn chưa thanh toán.

Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi:

Trường hợp các khoản nợ có khả năng không thu hồi được, kế toán sẽ thực hiện trích lập dự phòng tổn thất tài sản:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Có TK 2293 – Dự phòng tổn thất tài sản (dự phòng nợ khó đòi).

Xử lý nợ khó đòi:

Nếu khoản nợ xác định không thể thu hồi được, kế toán sẽ hạch toán xóa nợ:

• Nợ TK 111, 112, 331… (tuỳ theo tình huống cụ thể).
• Nợ TK 2293 – Dự phòng tổn thất tài sản.
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

– Quy trình kiểm soát công nợ phải thu khách hàng

Phân loại công nợ: Công nợ phải thu cần được phân loại theo hạn mức, ví dụ: nợ dưới 30 ngày, nợ từ 30 đến 60 ngày, nợ trên 60 ngày, v.v.

Theo dõi công nợ: Định kỳ rà soát, đối chiếu công nợ, gửi thông báo nhắc nợ cho khách hàng. Sử dụng các công cụ quản lý phần mềm kế toán để theo dõi tình hình thu hồi nợ.

Biện pháp thu hồi nợ: Đối với các khoản nợ quá hạn, công ty cần chủ động liên hệ với khách hàng qua điện thoại, email, hoặc gửi thông báo chính thức về việc thanh toán nợ.

Dự phòng nợ khó đòi: Cần trích lập dự phòng cho các khoản nợ có khả năng không thu hồi được theo tỉ lệ nhất định, căn cứ vào tình hình thực tế và các chính sách kế toán của công ty.

– Kết quả đạt được trong quá trình thực tập

Học hỏi được quy trình kế toán công nợ: Trong quá trình thực tập, tôi đã nắm vững quy trình ghi nhận, theo dõi và thu hồi công nợ phải thu khách hàng.

Ứng dụng các kỹ năng thực tế: Tôi đã tham gia trực tiếp vào công tác kiểm tra công nợ, xử lý các khoản nợ quá hạn, và thực hiện các nghiệp vụ hạch toán liên quan đến công nợ.

Hoàn thiện báo cáo công nợ: Tôi đã hỗ trợ lập báo cáo công nợ phải thu hàng tháng, báo cáo dự phòng nợ khó đòi, và các báo cáo tài chính có liên quan.

– Những khó khăn và giải pháp

Khó khăn: Một số khoản nợ phải thu không rõ ràng về hạn thanh toán, dẫn đến việc theo dõi và thu hồi gặp khó khăn.

Giải pháp: Tôi đã cùng với đội ngũ kế toán đề xuất việc phân loại công nợ chi tiết hơn và sử dụng phần mềm kế toán để quản lý công nợ hiệu quả hơn.

– Kết luận và đề xuất

Kết luận: Qua quá trình thực tập, tôi đã học hỏi được nhiều kiến thức thực tiễn về công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng. Các công việc này không chỉ giúp nâng cao hiểu biết về quy trình hạch toán mà còn góp phần vào việc duy trì tình hình tài chính ổn định của công ty.

Đề xuất: Công ty nên cải thiện hệ thống quản lý công nợ để tối ưu hóa việc thu hồi nợ và giảm thiểu nợ xấu.

4. Kế toán thuế giá trị gia tăng đầu vào

a) Chứng từ sử dụng

• Hóa đơn thuế GTGT; Hóa đơn thông thường.
• Phiếu thu.
• Giấy báo có ngân hàng.
• Hóa đơn vận chuyển kiêm phiếu xuất kho nội bộ.
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa.
• Biên bản kiểm kê quỷ.
• Biên bản xử lý tài sản thiếu.

b) Tài khoản sử dụng

Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ, gồm 2 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua ngoài dùng trong sản xuất, kinh doanh.
• Tài khoản 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định: Phản ánh thuế GTGT đầu vào trong quá trình đầu tư, mua sắm tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

c) Nguyên tắc hạch toán thuế GTGT đầu vào

• Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ.
• Hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ. Trường hợp không hạch toán riêng được, thuế GTGT đầu vào được tạm thời hạch toán vào TK 133 và xác định cuối kỳ.
• Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ tính vào giá trị tài sản, giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh tùy trường hợp.
• Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán và nộp thuế phải tuân thủ theo quy định pháp luật.

5. Kế toán các khoản phải thu nội bộ

a) Khái niệm

Kế toán các khoản phải thu nội bộ phản ánh tình hình nợ và thanh toán các khoản công nợ giữa các đơn vị trong cùng một hệ thống doanh nghiệp. Các khoản này có thể phát sinh giữa doanh nghiệp và đơn vị cấp trên, giữa các đơn vị trực thuộc hoặc đơn vị phụ thuộc trong cùng một doanh nghiệp độc lập, và giữa các doanh nghiệp độc lập trong cùng một tổng công ty.

Các khoản phải thu nội bộ giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác các giao dịch và dòng tiền giữa các đơn vị, từ đó đảm bảo sự minh bạch trong tài chính và duy trì hoạt động tài chính ổn định.

Các khoản phải thu nội bộ bao gồm:

• Khoản vay mượn: Đây là các khoản tiền mà một đơn vị trong doanh nghiệp vay từ đơn vị khác trong cùng hệ thống, có thể là giữa công ty mẹ và công ty con hoặc giữa các chi nhánh với nhau. Khoản vay này thường có thỏa thuận về thời gian trả nợ và lãi suất.
• Khoản chi hộ, trả hộ, thu hộ: Các khoản này phát sinh khi một đơn vị trong hệ thống doanh nghiệp thực hiện việc chi hộ hoặc trả hộ cho một đơn vị khác. Việc thu hộ là khi một đơn vị nhận tiền thay cho một đơn vị khác trong cùng hệ thống và sẽ phải hoàn trả lại số tiền này sau một thời gian nhất định.
• Các khoản mà doanh nghiệp cấp dưới có nghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới: Đây là các khoản nợ phát sinh giữa doanh nghiệp cấp dưới và cấp trên, có thể là các khoản thuế, phí, tiền thưởng, hoặc các khoản thanh toán khác mà cấp dưới phải nộp lên cấp trên, hoặc ngược lại, cấp trên cần phải cấp cho cấp dưới theo thỏa thuận hoặc quy định pháp lý.

b) Chứng từ sử dụng

• Phiếu thu, phiếu chi.
• Giấy tạm ứng.
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa.
• Biên bản kiểm kê quỹ.
• Biên bản xử lý tài sản thiếu.

c) Tài khoản sử dụng

Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ, gồm 4 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc
  • Dùng để phản ánh số vốn kinh doanh hiện có ở các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc do doanh nghiệp cấp trên giao.
  • Không phản ánh vốn đầu tư vào công ty con hoặc đơn vị trực thuộc có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập (được phản ánh vào TK 221 – Đầu tư vào công ty con).
• Tài khoản 1362 – Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá
  • Áp dụng với các doanh nghiệp là chủ đầu tư có thành lập Ban Quản lý Dự án (BQLDA).
  • Dùng để phản ánh khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh từ BQLDA chuyển lên.
• Tài khoản 1363 – Phải thu nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện vốn hoá
  • Áp dụng với các doanh nghiệp là chủ đầu tư có thành lập BQLDA.
  • Dùng để phản ánh khoản chi phí đi vay được vốn hóa phát sinh tại BQLDA.
• Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ khác
  • Phản ánh các khoản phải thu nội bộ khác giữa các đơn vị trong doanh nghiệp.

d) Nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu nội bộ

Phạm vi phản ánh

• Tài khoản này ghi nhận các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc (chi nhánh, xí nghiệp, Ban quản lý dự án…).
• Quan hệ thanh toán với công ty thành viên, xí nghiệp có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập sẽ không phản ánh vào tài khoản này mà được hạch toán như với công ty con.

Nội dung khoản phải thu nội bộ phản ánh vào tài khoản 136

• Ở doanh nghiệp cấp trên:
  • Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã cấp cho cấp dưới.
  • Các khoản cấp dưới phải nộp lên theo quy định.
  • Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ.
  • Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp dưới.
  • Giá trị giao khoán nội bộ.
  • Các khoản phải thu nội bộ vãng lai khác.
• Ở đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân:
  • Khoản được cấp trên cấp nhưng chưa nhận được.
  • Giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chuyển cho cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác để bán.
  • Doanh thu từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị nội bộ.
  • Khoản nhờ doanh nghiệp cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thu hộ.
  • Khoản đã chi, trả hộ doanh nghiệp cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác.
  • Các khoản phải thu nội bộ vãng lai khác.

Hạch toán chi tiết và theo dõi công nợ:

Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết công nợ phải thu nội bộ theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh toán. Việc theo dõi này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình công nợ giữa các đơn vị, đảm bảo việc thu hồi nợ được thực hiện đúng hạn và hiệu quả.

Doanh nghiệp cần xây dựng các biện pháp đôn đốc và giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong kỳ kế toán. Điều này không chỉ giúp duy trì tính thanh khoản mà còn giảm thiểu tình trạng nợ xấu hoặc nợ khó đòi giữa các đơn vị trong hệ thống. Các biện pháp có thể bao gồm việc thông báo, nhắc nhở thanh toán, và nếu cần thiết, áp dụng các biện pháp xử lý nghiêm ngặt đối với các khoản nợ quá hạn.

Kiểm tra, đối chiếu cuối kỳ:

Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra và đối chiếu số phát sinh và số dư của tài khoản 136 – Phải thu nội bộ với tài khoản 336 – Phải trả nội bộ theo từng đơn vị cấp dưới. Việc đối chiếu này giúp xác nhận tính chính xác của các khoản phải thu và phải trả giữa các đơn vị trong doanh nghiệp, từ đó đảm bảo sự minh bạch trong việc quản lý công nợ nội bộ.

• Thanh toán bù trừ: Sau khi đối chiếu, doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán bù trừ giữa hai tài khoản 136 và 336 theo từng khoản mục cụ thể. Việc này giúp giảm thiểu công nợ còn lại và đảm bảo rằng các khoản phải thu và phải trả được cân đối chính xác.
• Điều chỉnh chênh lệch: Nếu trong quá trình đối chiếu có phát sinh chênh lệch giữa các số dư của tài khoản 136 và 336, doanh nghiệp cần phải xác định nguyên nhân của sự chênh lệch đó. Nguyên nhân có thể là do sai sót trong ghi chép, thanh toán chưa hoàn tất, hoặc có sự nhầm lẫn trong việc phân loại công nợ. Sau khi xác định nguyên nhân, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh kịp thời để đảm bảo số liệu tài chính chính xác.

6. Kế toán các khoản phải thu khác

a) Khái niệm

Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu nằm ngoài phạm vi của các tài khoản phải thu khác như:

• Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng.
• Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
• Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ.

Ngoài ra, tài khoản này cũng ghi nhận tình hình thanh toán đối với các khoản phải thu này.

b) Chứng từ sử dụng

• Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thường.
• Phiếu thu.
• Giấy báo có ngân hàng.
• Hóa đơn vận chuyển kiêm phiếu xuất kho nội bộ.
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa.
• Biên bản kiểm kê quỹ.
• Biên bản xử lý tài sản thiếu.

c) Tài khoản sử dụng

Tài khoản 138 – Phải thu khác gồm 3 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
  • Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định được nguyên nhân, đang chờ quyết định xử lý.
  • Khi phát hiện thiếu tài sản, doanh nghiệp phải tìm nguyên nhân và người chịu trách nhiệm để có biện pháp xử lý.
  • Chỉ hạch toán vào tài khoản 1381 khi chưa xác định được nguyên nhân.
  • Nếu nguyên nhân đã được xác định và có biên bản xử lý trong kỳ, thì hạch toán ngay vào các tài khoản liên quan, không qua tài khoản 1381.
• Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa
  • Phản ánh các khoản phải thu phát sinh từ quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp, bao gồm:
  • Chi phí cổ phần hóa.
  • Trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc.
  • Hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa.
• Tài khoản 1388 – Phải thu khác
  • Phản ánh các khoản phải thu khác ngoài các khoản đã ghi nhận ở tài khoản 131, 133, 136, 1381, 1385, như:
  • Phải thu cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi từ các khoản đầu tư tài chính.
  • Phải thu các khoản bồi thường do mất mát tài sản, hàng hóa.
  • Các khoản phải thu khác phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

d) Nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu khác

Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi của tài khoản 131 và 136, bao gồm:

Giá trị tài sản thiếu đã phát hiện nhưng chưa xác định nguyên nhân, phải chờ xử lý.

Các khoản phải thu về bồi thường vật chất

• Ghi nhận các khoản bồi thường do cá nhân, tập thể (trong hoặc ngoài doanh nghiệp) gây ra như:
  • Mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn.
  • Các khoản tổn thất đã được xử lý và yêu cầu bồi thường.

Các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ: Nếu doanh nghiệp cho mượn bằng tiền, phải hạch toán vào tài khoản 1283 – Cho vay.

Các khoản chi nhưng không được phê duyệt, phải thu hồi: Bao gồm các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, chi đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB), chi sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Các khoản chi hộ phải thu hồi

• Phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác… mà bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu đã chi hộ bên giao ủy thác.
• Các khoản thuế và chi phí khác cần được hoàn lại.

Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước

• Chi phí cổ phần hóa.
• Trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc.
• Hỗ trợ đào tạo lại lao động.

Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các khoản đầu tư tài chính.

Các khoản phải thu khác không thuộc các danh mục trên.

>>>> Xem thêm Gợi ý các đề tài báo cáo thực tập kế toán phổ biến tại đây.

7. Câu hỏi thường gặp

Có thể sử dụng số liệu giả định trong báo cáo thực tập không?

Có, nếu không có số liệu thực tế, có thể sử dụng số liệu giả định nhưng cần hợp lý và phù hợp với tình huống thực tế.

Báo cáo thực tập kế toán phải thu khách hàng có cần trình bày các quy trình kế toán không?

Có, phần quy trình giúp làm rõ cách doanh nghiệp hạch toán và quản lý công nợ.

Có cần phân tích tình hình công nợ khách hàng trong báo cáo thực tập không?

Có, vì phân tích giúp đánh giá hiệu quả thu hồi công nợ và đưa ra đề xuất cải thiện.