bàn giao sổ sách kế toán như thế nào? Biên bản bàn giao công việc kế toán là văn bản ghi nhận việc bàn giao công việc kế toán giữa kế toán cũ và kế toán mới. Vậy mẫu biên bản bàn giao kế toán là gì ? Hãy cùng ACC tìm hiểu về vấn đề này thông qua bài viết dưới đây
1. Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán là gì?
Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán là một văn bản được lập ra để ghi nhận việc bàn giao công việc kế toán giữa kế toán cũ và kế toán mới. Mẫu biên bản này cần được lập chi tiết, đầy đủ và trung thực để đảm bảo cho kế toán mới có thể nắm bắt được toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp.
Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán thường bao gồm các nội dung sau:
- Tên biên bản: Biên bản bàn giao công việc kế toán
- Thời gian và địa điểm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm và địa điểm lập biên bản.
- Các bên tham gia: Ghi rõ họ tên, chức vụ của các bên tham gia bàn giao.
- Nội dung bàn giao: Ghi rõ các nội dung công việc kế toán cần được bàn giao, bao gồm:
Tình hình tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm bàn giao.
Các hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán.
Các quy định, quy trình kế toán của doanh nghiệp.
Các công việc kế toán đang thực hiện dở dang.
Các vấn đề cần lưu ý khi tiếp nhận công việc.
- Kết luận: Ghi rõ kết luận của hai bên tham gia bàn giao.
Biên bản bàn giao công việc kế toán cần được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Biên bản này có giá trị pháp lý và được sử dụng làm căn cứ để kế toán mới tiếp nhận và thực hiện công việc kế toán của doanh nghiệp.
Khi lập biên bản bàn giao công việc kế toán, cần lưu ý các vấn đề sau:
- Biên bản cần được lập đầy đủ và chi tiết, tránh bỏ sót các nội dung quan trọng.
- Nội dung bàn giao cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu.
- Biên bản cần được ký xác nhận của hai bên tham gia bàn giao.
2. Vai trò biên bản bàn giao công việc kế toán
Biên bản bàn giao công việc kế toán là một văn bản quan trọng trong quá trình chuyển giao công việc kế toán giữa kế toán cũ và kế toán mới. Biên bản này có vai trò quan trọng sau:
- Giúp kế toán kế nhiệm dễ dàng nắm bắt tình hình công việc kế toán. Biên bản bàn giao công việc kế toán sẽ tổng hợp đầy đủ các thông tin liên quan đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp, bao gồm:
Hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán
Tình hình tài chính của doanh nghiệp
Các công việc kế toán đang thực hiện
Các vấn đề cần lưu ý
Kế toán kế nhiệm có thể dựa vào biên bản bàn giao để nắm bắt tình hình công việc kế toán một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó có thể tiếp nhận công việc một cách suôn sẻ và hiệu quả.
- Giảm thiểu rủi ro sai sót trong công tác kế toán. Biên bản bàn giao công việc kế toán sẽ giúp kế toán kế nhiệm xác định rõ trách nhiệm của mình đối với các vấn đề kế toán. Điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong công tác kế toán, từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các báo cáo tài chính.
- Giải quyết tranh chấp trong quá trình chuyển giao công việc kế toán. Biên bản bàn giao công việc kế toán có giá trị pháp lý, giúp bảo vệ quyền lợi của các bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Nhìn chung, biên bản bàn giao công việc kế toán là một văn bản quan trọng, cần được thực hiện đầy đủ và chính xác trong quá trình chuyển giao công việc kế toán.
Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện biên bản bàn giao công việc kế toán:
- Biên bản bàn giao cần được lập thành văn bản, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
- Nội dung biên bản cần được lập một cách đầy đủ, chính xác, bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến công tác kế toán của doanh nghiệp.
- Biên bản bàn giao cần được thực hiện một cách kịp thời, tránh để tình trạng chuyển giao công việc kế toán bị gián đoạn.
3. Công tác thực hiện và nội dung bàn giao công việc kế toán là gì ?
3.1 Công tác thực hiện bàn giao công việc, chứng từ kế toán
Công tác bàn giao công việc, chứng từ kế toán là một công tác quan trọng, cần được thực hiện một cách nghiêm túc và đầy đủ. Công tác này nhằm đảm bảo cho kế toán kế nhiệm có thể tiếp nhận công việc một cách thuận lợi và chính xác, tránh những sai sót có thể xảy ra.
3.1.1.Nội dung bàn giao
Công tác bàn giao công việc, chứng từ kế toán bao gồm các nội dung sau:
Sổ sách, chứng từ kế toán:
- Sổ sách kế toán: bao gồm sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán Nhật ký chung, sổ kế toán Nhật ký chứng từ, sổ kế toán Nhật ký đặc biệt,…
- Chứng từ kế toán: bao gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, chứng từ tổng hợp.
Tài sản, tiền quỹ:
- Tài sản cố định: bao gồm số lượng, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị hiện tại,…
- Tài sản lưu động: bao gồm số lượng, giá trị,…
- Tiền quỹ: bao gồm số lượng, giá trị,…
Các khoản nợ phải thu, phải trả:
- Các khoản nợ phải thu: bao gồm tên đối tượng, số tiền, thời hạn thu,…
- Các khoản nợ phải trả: bao gồm tên đối tượng, số tiền, thời hạn trả,…
Các công việc kế toán hiện tại:
- Các công việc kế toán đang thực hiện: bao gồm nội dung công việc, thời gian thực hiện,…
- Các công việc kế toán cần hoàn thành: bao gồm nội dung công việc, thời hạn hoàn thành,…
3.1.2. Trình tự bàn giao
Trình tự bàn giao công việc, chứng từ kế toán được thực hiện như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch bàn giao
Kế hoạch bàn giao cần xác định rõ nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham gia,…
Bước 2: Thực hiện bàn giao
Kế toán cũ thực hiện bàn giao cho kế toán kế nhiệm theo nội dung đã được kế hoạch.
Bước 3: Kiểm tra kết quả bàn giao
Kế toán kế nhiệm kiểm tra kết quả bàn giao để đảm bảo rằng đã nắm được đầy đủ các nội dung cần bàn giao.
Bước 4: Lập biên bản bàn giao
Biên bản bàn giao là văn bản ghi nhận lại kết quả bàn giao. Biên bản cần có đầy đủ chữ ký của kế toán cũ, kế toán kế nhiệm và người giám sát bàn giao.
3.1.3. Một số lưu ý khi thực hiện giao
Khi thực hiện bàn giao công việc, chứng từ kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Cần có sự chuẩn bị chu đáo: Kế toán cũ cần chuẩn bị đầy đủ các nội dung cần bàn giao, kế toán kế nhiệm cần chuẩn bị tinh thần và kiến thức để tiếp nhận công việc.
- Cần thực hiện bàn giao một cách nghiêm túc: Kế toán cũ cần giải thích rõ ràng, chi tiết các nội dung cần bàn giao, kế toán kế nhiệm cần ghi chép đầy đủ và cẩn thận.
- Cần kiểm tra kết quả bàn giao: Việc kiểm tra kết quả bàn giao giúp đảm bảo rằng kế toán kế nhiệm đã nắm được đầy đủ các nội dung cần bàn giao.
3.1.4. Vai trò của công tác bàn giao công việc, chứng từ kế toán
Công tác bàn giao công việc, chứng từ kế toán có vai trò quan trọng, giúp đảm bảo cho kế toán kế nhiệm có thể tiếp nhận công việc một cách thuận lợi và chính xác. Cụ thể, công tác này có những vai trò sau:
- Giúp kế toán kế nhiệm nắm được đầy đủ các nội dung cần thiết để thực hiện công việc kế toán: Thông qua công tác bàn giao, kế toán kế nhiệm sẽ nắm được tình hình tài chính, kế toán của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kế toán đã thực hiện, các công việc kế toán cần hoàn thành,…
- Giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra: Khi kế toán kế nhiệm nắm được đầy đủ các nội dung cần thiết, họ sẽ có thể thực hiện công việc một cách chính xác, tránh những sai sót có thể xảy ra.
- Tạo sự ổn định cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp: Khi có sự chuẩn bị tốt cho kế toán kế nhiệm, hoạt động kế toán của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo ổn định, không bị gián đoạn.
3.2 Nội dung bàn giao công việc kế toán
Bàn giao công việc kế toán là một hoạt động quan trọng trong quá trình thay đổi nhân sự kế toán của doanh nghiệp. Nội dung bàn giao công việc kế toán bao gồm các thông tin và hồ sơ liên quan đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp từ thời điểm trước khi bàn giao đến thời điểm hiện tại.
Nội dung bàn giao công việc kế toán cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ, đảm bảo cho kế toán mới có thể tiếp nhận công việc một cách thuận lợi và chính xác. Các nội dung cần được bàn giao bao gồm:
Hồ sơ kế toán
Hồ sơ kế toán là tài liệu quan trọng nhất trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Hồ sơ kế toán cần được bàn giao đầy đủ, có thứ tự và được kiểm tra kỹ lưỡng về tính chính xác, hợp lệ. Các loại hồ sơ kế toán cần được bàn giao bao gồm:
- Sổ sách kế toán: Sổ kế toán là phương tiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Các loại sổ kế toán cần được bàn giao bao gồm: sổ cái, sổ chi tiết, sổ tổng hợp,…
- Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép vào sổ kế toán. Các loại chứng từ kế toán cần được bàn giao bao gồm: hóa đơn, chứng từ thu, chi, chứng từ bán hàng, mua hàng,…
- Báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán. Các loại báo cáo kế toán cần được bàn giao bao gồm: báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu,…
Thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, đối tác, thị trường,… Các thông tin này cần được cung cấp cho kế toán mới để kế toán mới có thể nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó thực hiện công việc kế toán một cách chính xác và hiệu quả.
Các công việc kế toán đang thực hiện
Các công việc kế toán đang thực hiện cần được bàn giao đầy đủ cho kế toán mới. Các công việc kế toán cần được bàn giao bao gồm:
- Các công việc kế toán liên quan đến báo cáo tài chính
- Các công việc kế toán liên quan đến thuế
- Các công việc kế toán liên quan đến thanh toán
- Các công việc kế toán liên quan đến tài sản
- Các công việc kế toán liên quan đến nhân sự
Các vấn đề cần lưu ý
Các vấn đề cần lưu ý trong quá trình thực hiện công việc kế toán cũng cần được bàn giao cho kế toán mới. Các vấn đề cần lưu ý bao gồm:
- Các quy định về kế toán của doanh nghiệp
- Các quy định về thuế của nhà nước
- Các quy định về tài chính của nhà nước
- Các quy định về nhân sự của doanh nghiệp
Quá trình bàn giao công việc kế toán cần được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ lưỡng. Kế toán cũ cần cung cấp đầy đủ thông tin và hồ sơ cho kế toán mới. Kế toán mới cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin và hồ sơ được bàn giao để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
Sau khi bàn giao công việc kế toán, kế toán cũ cần ký xác nhận vào biên bản bàn giao công việc kế toán. Biên bản bàn giao công việc kế toán là căn cứ để xác định trách nhiệm của kế toán cũ và kế toán mới trong quá trình thực hiện công việc kế toán.
4. Hướng dẫn làm biên bản bàn giao công việc kế toán
Biên bản bàn giao công việc kế toán là một văn bản quan trọng, giúp kế toán kế nhiệm nắm được toàn bộ công việc kế toán hiện tại của doanh nghiệp. Biên bản này cần được lập đầy đủ và chính xác, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
4.1. Mục đích của biên bản giao bàn công việc kế toán
Biên bản bàn giao công việc kế toán có các mục đích chính sau:
- Giúp kế toán kế nhiệm nắm được toàn bộ công việc kế toán hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm các sổ sách, chứng từ, tài liệu, quy trình, chính sách,…
- Đảm bảo tính chính xác, minh bạch của công việc kế toán
- Hạn chế xảy ra tranh chấp trong quá trình chuyển giao
4.2. Nội dung của biên bản bàn giao công việc kế toán
Biên bản bàn giao công việc kế toán cần bao gồm các nội dung chính sau:
- Thông tin chung
- Tên doanh nghiệp
- Địa chỉ
- Người lập biên bản
- Ngày lập biên bản
- Nội dung bàn giao
- Các sổ sách, chứng từ, tài liệu kế toán
- Quy trình, chính sách kế toán
- Các công việc kế toán hiện tại
- Kết luận
4.3. Cách lập biên bản bàn giao công việc kế toán
Để lập biên bản bàn giao công việc kế toán, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
- Chuẩn bị hồ sơ cần bàn giao
Kế toán cũ cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, chứng từ, tài liệu kế toán cần bàn giao cho kế toán kế nhiệm. Các hồ sơ này cần được sắp xếp gọn gàng, khoa học để kế toán kế nhiệm dễ dàng tìm kiếm.
- Lập biên bản bàn giao
Biên bản bàn giao công việc kế toán có thể được lập theo mẫu có sẵn hoặc tự soạn. Biên bản cần được lập thành hai bản, một bản lưu tại doanh nghiệp, một bản giao cho kế toán kế nhiệm.
Khi lập biên bản, bạn cần lưu ý các nội dung sau:
Ghi đầy đủ thông tin chung của doanh nghiệp, người lập biên bản, ngày lập biên bản.
Mô tả chi tiết các sổ sách, chứng từ, tài liệu kế toán cần bàn giao.
Nêu rõ quy trình, chính sách kế toán đang áp dụng tại doanh nghiệp.
Ghi rõ các công việc kế toán hiện tại.
- Ký biên bản bàn giao
Sau khi lập biên bản, kế toán cũ và kế toán kế nhiệm cần ký xác nhận vào biên bản.
4.4. Lưu trữ biên bản bàn giao
Biên bản bàn giao công việc kế toán là một văn bản quan trọng, cần được lưu trữ cẩn thận tại doanh nghiệp. Biên bản này sẽ được sử dụng làm căn cứ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kế toán kế nhiệm thực hiện công việc.
5. Một số lưu ý khi lập biên bản bàn giao giao công việc kế toán
– Kiểm tra độ chính xác trên các bảng kê thuế như: hóa đơn chứng từ đầu ra phù hợp với doanh thu trong kỳ, trên bảng kết quả kinh doanh đã lập; hóa đơn đầu vào được kê khai đầy đủ đúng bằng số tiền trên hóa đơn chứng từ gốc hoặc chứng từ thay thế (nếu có)…
– Chú ý đến các mẫu như: Mẫu 08-MST, mẫu 06/GTGT, bản giấy phép đăng ký kinh doanh…
– Những công văn, văn bản cơ quan thuế, bảo hiểm, sở lao động gửi trực tiếp cho doanh nghiệp
– Những file mềm kế toán như: sổ sách trên Excel, trên phần mềm kế toán
– Lưu ý kĩ đến số tiền còn lại trong quỹ, trong tài khoản ngân hàng
– 1 vài lưu ý khác như:
+ Đối tượng người bàn giao: Chuẩn bị trước phương án trong trường hợp DN gây khó dễ khi nghỉ việc, nhất là việc thanh toán tiền lương của tháng cuối cùng sau khi đã bàn giao xong mọi hồ sơ sổ sách kế toán.
+ Đối tượng người nhận bàn giao: Kiểm tra thật kỹ số lượng chứng từ và độ đúng, sai của những việc kế toán cũ đã làm, khi thấy có sai sót cần ghi chú trong biên bản bàn giao để trình giám đốc tránh trường hợp bị khiển trách sau này.
cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
