Các loại sổ sách cần in cuối năm và cách sắp xếp hợp lý 2024

Bạn phân vân về các loại sổ sách cần in cuối năm và cách sắp xếp hợp lý? Sổ sách kế toán cuối năm là một công việc quan trọng của kế toán. Sổ sách kế toán sau khi in phải được đóng dấu giáp lai của doanh nghiệp và lưu trữ đầy đủ, an toàn. Vậy các loại sổ sách kế toán cuối năm gồm những loại sổ sách nào ? Hãy cùng ACC giúp bạn tìm hiểu về các loại sổ sách cần in cuối năm và cách sắp xếp hợp lý thông qua bài viết dưới đây 

1. Các loại sổ sách cần in cuối năm 

1.1. Hồ sơ pháp lý công ty

Hồ sơ pháp lý công ty là một tập hợp các giấy tờ, văn bản có giá trị pháp lý, được lập ra để chứng minh tư cách pháp nhân của công ty, bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Đây là giấy tờ quan trọng nhất, xác nhận tư cách pháp nhân của công ty, bao gồm tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, số vốn điều lệ, loại hình doanh nghiệp,…
• Điều lệ công ty: Đây là văn bản pháp lý quy định về cơ cấu tổ chức, quản lý, điều hành của công ty.
• Danh sách thành viên, cổ đông: Đây là văn bản ghi chép danh sách các thành viên, cổ đông của công ty, bao gồm họ tên, địa chỉ, số lượng vốn góp,…
• Bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên, cổ đông: Đây là bản sao các giấy tờ chứng minh nhân thân, năng lực hành vi dân sự của thành viên, cổ đông.
• Sổ đăng ký thành viên, cổ đông: Đây là sổ ghi chép các thông tin về thành viên, cổ đông của công ty.
• Sổ đăng ký thay đổi thành viên, cổ đông: Đây là sổ ghi chép các thông tin về việc thay đổi thành viên, cổ đông của công ty.
• Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế: Đây là giấy tờ chứng nhận mã số thuế của công ty.
• Giấy chứng nhận đăng ký chữ ký số: Đây là giấy tờ chứng nhận chữ ký số của công ty.
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu: Đây là giấy tờ chứng nhận mẫu con dấu của công ty.

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của công ty, có thể cần thêm các giấy tờ khác như:

• Giấy phép kinh doanh: Đây là giấy tờ cho phép công ty kinh doanh một số ngành, nghề nhất định.
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Đây là giấy tờ chứng nhận quyền sử dụng đất của công ty.
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng: Đây là giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng của công ty.
• Giấy phép xây dựng: Đây là giấy tờ cho phép công ty xây dựng công trình.
• Giấy phép khai thác khoáng sản: Đây là giấy tờ cho phép công ty khai thác khoáng sản.
• Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu: Đây là giấy tờ cho phép công ty xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa.

Hồ sơ pháp lý công ty có vai trò quan trọng đối với hoạt động của công ty, bao gồm:

• Chứng minh tư cách pháp nhân của công ty: Hồ sơ pháp lý công ty là giấy tờ quan trọng nhất, chứng minh tư cách pháp nhân của công ty, là cơ sở để công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong quá trình hoạt động.
• Giải quyết các vấn đề pháp lý: Hồ sơ pháp lý công ty là căn cứ để giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến công ty, chẳng hạn như tranh chấp kinh doanh, giải thể, phá sản,…
• Thực hiện các thủ tục hành chính: Hồ sơ pháp lý công ty là căn cứ để công ty thực hiện các thủ tục hành chính, chẳng hạn như xin cấp phép kinh doanh, xin cấp giấy phép xây dựng,…

1.2. Quyết toán năm 

Quyết toán năm là việc tổng hợp, hệ thống hóa các thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Quyết toán năm được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Thời hạn quyết toán năm

Thời hạn quyết toán năm là ngày cuối cùng của tháng thứ 9 của năm sau năm tài chính.

Hồ sơ quyết toán năm

Hồ sơ quyết toán năm bao gồm:

• Báo cáo tài chính năm
• Bản thuyết minh báo cáo tài chính năm
• Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm
• Báo cáo quyết toán thuế giá trị gia tăng năm
• Các chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong năm tài chính

Trách nhiệm quyết toán năm

Trách nhiệm quyết toán năm thuộc về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Cách thức quyết toán năm

• Quyết toán năm được thực hiện theo các bước sau:
• Tổng hợp, hệ thống hóa các thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính.
• Lập báo cáo tài chính năm, bản thuyết minh báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm, báo cáo quyết toán thuế giá trị gia tăng năm.
• Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trong báo cáo tài chính, bản thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo quyết toán thuế giá trị gia tăng.
• Ký và đóng dấu báo cáo tài chính, bản thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo quyết toán thuế giá trị gia tăng.
• Nộp báo cáo tài chính, bản thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo quyết toán thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế.

Một số lưu ý khi quyết toán năm

• Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về lập báo cáo tài chính, bản thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo quyết toán thuế giá trị gia tăng.
• Doanh nghiệp cần kiểm tra, đối chiếu các thông tin trong báo cáo tài chính, bản thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo quyết toán thuế giá trị gia tăng để đảm bảo tính chính xác, trung thực.
• Doanh nghiệp cần nộp báo cáo tài chính, bản thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo quyết toán thuế giá trị gia tăng đúng thời hạn quy định.

1.3. Hồ sơ lao động

Hồ sơ lao động là một tập hợp các giấy tờ, tài liệu quan trọng, phản ánh quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp. Hồ sơ lao động được lưu giữ tại doanh nghiệp và được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Tuyển dụng, bổ nhiệm, thăng tiến, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ việc, nghỉ hưu, tử tuất, giải quyết quyền lợi cho người lao động
• Trả lời các yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước, người sử dụng lao động, tổ chức công đoàn và người lao động
• Lập báo cáo thống kê về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệ
• Các loại giấy tờ, tài liệu cần có trong hồ sơ lao động
• Hồ sơ lao động của người lao động thường bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu sau:
• Các giấy tờ nhân thân: Chứng minh nhân dân/căn cước công dân, hộ khẩu, giấy khai sinh, lý lịch trích ngang. 
• Các giấy tờ học tập, đào tạo: Bằng cấp, chứng chỉ, chứng nhận. 
• Các giấy tờ sức khỏe: Giấy khám sức khỏe. 
• Các giấy tờ liên quan đến việc làm: Hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, quyết định bổ nhiệm, thăng tiến, khen thưởng, kỷ luật, quyết định nghỉ việc, nghỉ hưu, tử tuất,… 

Trách nhiệm lập, lưu trữ hồ sơ lao động

Trách nhiệm lập, lưu trữ hồ sơ lao động thuộc về người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ lao động cho người lao động ngay sau khi ký kết hợp đồng lao động. Hồ sơ lao động phải được lưu giữ tại doanh nghiệp và bảo quản theo quy định của pháp luật.

Quyền của người lao động đối với hồ sơ lao động

Người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp, bổ sung, điều chỉnh, ghi chép lại các thông tin trong hồ sơ lao động của mình. Người lao động cũng có quyền yêu cầu người sử dụng lao động trả lại hồ sơ lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Trách nhiệm của người lao động đối với hồ sơ lao động

Người lao động có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết cho người sử dụng lao động để lập hồ sơ lao động. Người lao động cũng có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản hồ sơ lao động của mình.

1.4. In sổ kế toán

In sổ kế toán là việc thể hiện toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp đã được ghi chép trên các sổ kế toán bằng các phương tiện in ấn. In sổ kế toán là một công việc bắt buộc đối với các doanh nghiệp, được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Điều 32 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, sổ kế toán phải được in ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Sổ kế toán sau khi in ra phải được ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Việc in sổ kế toán được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu các sổ kế toán đã ghi chép trên máy tính với chứng từ kế toán.

Bước 2:Xuất dữ liệu từ máy tính ra file in.

Bước 3: Chọn mẫu sổ kế toán phù hợp để in.

Bước 4: In sổ kế toán theo đúng số lượng, định dạng và nội dung quy định.

Bước 5: Ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Sổ kế toán sau khi in ra phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Dưới đây là một số lưu ý khi in sổ kế toán:

• Sổ kế toán phải được in ra giấy có chất lượng tốt, đảm bảo độ bền, dễ bảo quản.
• Sổ kế toán phải được in ra đúng mẫu quy định.
• Sổ kế toán phải được in ra đầy đủ, chính xác, trung thực.
• Sổ kế toán sau khi in ra phải được ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

In sổ kế toán là một công việc quan trọng, cần được thực hiện đúng quy định. Việc in sổ kế toán đúng quy định sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán, từ đó giúp cho việc lập báo cáo tài chính được chính xác và đáng tin cậy.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để in sổ kế toán. Phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp in sổ kế toán một cách nhanh chóng, chính xác và dễ dàng.

2. Hướng dẫn cách sắp xếp sổ sách kế toán

Sắp xếp chứng từ kế toán là một công việc quan trọng trong quá trình kế toán. Chứng từ kế toán được sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ giúp việc lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng chứng từ được dễ dàng, thuận tiện.

Chứng từ kế toán được sắp xếp theo các tiêu chí sau:

• Theo thời gian: Chứng từ kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh, từ chứng từ mới nhất đến chứng từ cũ nhất.
• Theo loại chứng từ: Chứng từ kế toán được sắp xếp theo từng loại chứng từ, ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,…
• Theo nội dung kinh tế: Chứng từ kế toán được sắp xếp theo nội dung kinh tế phản ánh, ví dụ: chứng từ mua hàng, chứng từ bán hàng, chứng từ thu tiền, chứng từ chi tiền,…

Ngoài ra, chứng từ kế toán cũng có thể được sắp xếp theo các tiêu chí khác như: theo đơn vị phát hành, theo đối tượng giao dịch,…

Trong quá trình sắp xếp chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:

• Chứng từ kế toán phải được sắp xếp đầy đủ, chính xác, không thiếu, không sót.
• Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự hợp lý, dễ tìm kiếm, dễ sử dụng.
• Chứng từ kế toán phải được bảo quản cẩn thận, tránh bị thất lạc, hư hỏng.

Việc sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, hợp lý sẽ giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình thực hiện công việc. Đồng thời, việc sắp xếp chứng từ kế toán khoa học cũng giúp đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan chức năng.

3. Một số lưu ý cho sổ sách cần in cuối năm và cách sắp xếp hợp lý

Dưới đây là một số lưu ý cho sổ sách cần in cuối năm và cách sắp xếp hợp lý:

3.1 Lưu ý cho sổ sách cần in cuối năm

Lựa chọn loại giấy in phù hợp với mục đích sử dụng: Giấy in sổ sách cần có độ bền cao, không bị ố vàng, nhòe mực khi sử dụng trong thời gian dài.Đảm bảo chất lượng in sắc nét, rõ ràng: Sổ sách cần được in sắc nét, rõ ràng để dễ dàng theo dõi và sử dụng.In đầy đủ các thông tin cần thiết trên sổ sách: Các thông tin cần thiết cần được in đầy đủ trên sổ sách, bao gồm:

• Tên doanh nghiệp, tổ chức
• Tên sổ sách
• Số sổ
• Kỳ kế toán
• Ngày bắt đầu và kết thúc kỳ kế toán
• Nội dung sổ sách

Sắp xếp các loại sổ sách gọn gàng, ngăn nắp: Sổ sách cần được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.

3.2 Cách sắp xếp các loại sổ sách cần in cuối năm hợp lý

Có nhiều cách sắp xếp các loại sổ sách cần in cuối năm hợp lý, tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, nhìn chung, các loại sổ sách thường được sắp xếp theo thứ tự sau:

• Theo thứ tự thời gian phát sinh: Sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Theo thứ tự tài khoản: Sắp xếp theo thứ tự tài khoản kế toán.
• Theo thứ tự nội dung: Sắp xếp theo thứ tự nội dung của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Theo thứ tự đối tượng: Sắp xếp theo thứ tự đối tượng của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Ngoài ra, doanh nghiệp, tổ chức cũng có thể sắp xếp các loại sổ sách cần in cuối năm theo thứ tự sau:

• Sổ nhật ký chung
• Sổ nhật ký chi tiền
• Sổ nhật ký thu tiền
• Sổ cái các tài khoản
• Sổ chi tiết các tài khoản
• Sổ kế toán tổng hợp
• Sổ theo dõi tình hình tài chính
• Sổ theo dõi tình hình vật tư
• Sổ theo dõi tình hình nhân sự
• Sổ theo dõi tình hình sản xuất

3.3 Lưu ý khi sắp xếp các loại sổ sách cần in cuối năm

Khi sắp xếp các loại sổ sách cần in cuối năm, cần lưu ý các vấn đề sau:

• Sắp xếp các loại sổ sách theo thứ tự logic, dễ tìm kiếm.
• Sử dụng các ký hiệu, nhãn dán để phân loại các loại sổ sách.
• Đánh số thứ tự các loại sổ sách để dễ dàng theo dõi.
• Ghi rõ ngày tháng in sổ sách trên mỗi cuốn sổ.

Việc sắp xếp các loại sổ sách hợp lý sẽ giúp cho việc lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng các loại sổ sách được thuận tiện và dễ dàng hơn. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp, tổ chức dễ dàng thực hiện các công tác kế toán, tài chính và quyết toán thuế.

4. Quy trình in sổ sách kế toán cuối năm