Hướng dẫn cách đóng sổ sách kế toán cập nhật năm 2024? Đóng sổ sách kế toán là công việc cuối cùng của một kỳ kế toán, nhằm tổng hợp, kiểm tra, xác nhận số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính. Vậy cách đóng sổ sách kế toán là gì ? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn hiểu hơn
1. Quy trình thực hiện đóng sổ sách kế toán
Quy trình thực hiện đóng sổ sách kế toán được quy định tại Điều 33 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp. Theo đó, quy trình thực hiện đóng sổ sách kế toán bao gồm các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán
Kế toán cần thực hiện kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán để đảm bảo các sổ sách kế toán được lập đầy đủ, đúng mẫu, số liệu ghi chép chính xác, trung thực và khớp đúng với báo cáo tài chính.
Bước 2: Ghi bút toán điều chỉnh
Trường hợp phát hiện sai sót trong sổ sách kế toán, kế toán cần lập bút toán điều chỉnh để đảm bảo số liệu kế toán khớp đúng với thực tế.
Bước 3: Lập báo cáo tài chính
Kế toán lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.
Bước 4: In sổ sách kế toán
Kế toán in sổ sách kế toán theo mẫu quy định của Bộ Tài chính hoặc mẫu tự thiết kế nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.
Bước 5: Đóng dấu giáp lai
Kế toán đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán vào trang đầu và trang cuối của từng quyển sổ sách kế toán.
Bước 6: Lưu trữ sổ sách kế toán
Kế toán lưu trữ sổ sách kế toán đầy đủ, an toàn tại đơn vị kế toán.
Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán
Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán được quy định tại Điều 32 Thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:
Đối với doanh nghiệp:
- Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế và các tài liệu kế toán khác của doanh nghiệp phải được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày hết thời hạn ghi sổ kế toán.
- Đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp:
- Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách và các tài liệu kế toán khác của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp phải được lưu trữ ít nhất 20 năm kể từ ngày hết thời hạn ghi sổ kế toán.
Kế toán cần lưu ý một số điểm sau khi thực hiện đóng sổ sách kế toán:
- Sổ sách kế toán phải được đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán trước khi lưu trữ.
- Sổ sách kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn tại đơn vị kế toán.
- Sổ sách kế toán phải được lưu trữ đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
2. Cách chuẩn bị file mềm
Cách chuẩn bị file mềm phụ thuộc vào mục đích sử dụng file đó. Tuy nhiên, nhìn chung, có thể chia thành các bước sau:
2.1. Xác định mục đích sử dụng file
Bước đầu tiên là xác định mục đích sử dụng file. Điều này sẽ giúp bạn xác định được các thông tin cần thiết cần có trong file, cũng như định dạng file phù hợp.
Ví dụ, nếu bạn cần chuẩn bị file để gửi cho khách hàng, bạn cần đảm bảo file được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và có đầy đủ các thông tin cần thiết. Nếu bạn cần chuẩn bị file để lưu trữ, bạn có thể sử dụng định dạng file dễ dàng mở và chỉnh sửa, chẳng hạn như PDF, Word, Excel,…
2.2. Thu thập thông tin
Sau khi đã xác định được mục đích sử dụng file, bạn cần thu thập các thông tin cần thiết để đưa vào file. Các thông tin này có thể bao gồm:
- Thông tin chung: Tên file, ngày tháng tạo file,…
- Thông tin cụ thể: Nội dung chính của file, chẳng hạn như bảng biểu, số liệu, văn bản,…
Trình bày thông tin
Tiếp theo, bạn cần trình bày các thông tin đã thu thập một cách rõ ràng, dễ hiểu. Điều này sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được nội dung của file.
Khi trình bày thông tin, bạn cần lưu ý các vấn đề sau:
- Sử dụng font chữ dễ đọc, kích thước chữ phù hợp.
- Sử dụng màu sắc hài hòa, dễ nhìn.
- Sử dụng các tiêu đề, chú thích rõ ràng.
Kiểm tra file
Sau khi đã trình bày thông tin, bạn cần kiểm tra file một cách kỹ lưỡng để đảm bảo file không có lỗi sai. Các lỗi sai thường gặp bao gồm:
- Lỗi chính tả: Lỗi chính tả là lỗi phổ biến nhất trong các file mềm. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng file để đảm bảo không có lỗi chính tả.
- Lỗi số liệu: Lỗi số liệu có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu trong file để đảm bảo tính chính xác.
- Lỗi định dạng: Lỗi định dạng có thể khiến file trở nên khó đọc, khó hiểu. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng định dạng file để đảm bảo file được trình bày đúng cách.
Lưu trữ file
Sau khi đã kiểm tra file, bạn cần lưu trữ file ở một vị trí an toàn. Bạn có thể lưu trữ file trên máy tính, máy chủ hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây.
Dưới đây là một số lưu ý khi chuẩn bị file mềm:
- Sử dụng các công cụ, phần mềm phù hợp: Tùy thuộc vào mục đích sử dụng file, bạn cần sử dụng các công cụ, phần mềm phù hợp. Ví dụ, nếu bạn cần chuẩn bị file để trình chiếu, bạn có thể sử dụng PowerPoint.
- Kiểm tra kỹ lưỡng file trước khi gửi: Trước khi gửi file cho người khác, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng file để đảm bảo file không có lỗi sai.
3. Cách in và tập hợp chứng từ
Có hai cách in chứng từ kế toán:
- In bằng máy tính
Để in chứng từ bằng máy tính, kế toán cần cài đặt phần mềm kế toán và thiết lập kết nối với máy in. Sau đó, kế toán cần mở chứng từ cần in và tiến hành in theo hướng dẫn của phần mềm.
- In bằng máy in hóa đơn
Để in chứng từ bằng máy in hóa đơn, kế toán cần chuẩn bị mẫu chứng từ và cài đặt máy in hóa đơn. Sau đó, kế toán cần nhập thông tin vào chứng từ và tiến hành in.
- Cách tập hợp chứng từ
Chứng từ kế toán được tập hợp theo các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc thời gian phát sinh
Chứng từ kế toán được tập hợp theo trình tự thời gian phát sinh, từ ngày đầu tiên của kỳ kế toán đến ngày cuối cùng của kỳ kế toán.
- Nguyên tắc nội dung kinh tế
Chứng từ kế toán được tập hợp theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Nguyên tắc địa điểm phát sinh
Chứng từ kế toán được tập hợp theo địa điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Các bước tập hợp chứng từ
Có thể chia tập hợp chứng từ thành các bước sau:
Bước 1: Lập danh sách chứng từ
Kế toán lập danh sách chứng từ cần tập hợp theo các nguyên tắc trên.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi tập hợp.
Bước 3: Tập hợp chứng từ
Kế toán tập hợp chứng từ theo các nguyên tắc trên.
Bước 4: Lập báo cáo chứng từ
Kế toán lập báo cáo chứng từ để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Một số lưu ý khi in và tập hợp chứng từ
- Chứng từ in ra phải rõ ràng, đầy đủ nội dung và có chữ ký của người lập chứng từ, người duyệt chứng từ và người giao nhận chứng từ.
- Chứng từ được tập hợp phải được sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh, nội dung kinh tế và địa điểm phát sinh.
- Chứng từ tập hợp phải được lưu trữ an toàn, tránh hư hỏng, mất mát.
4. Cách đóng ghép hồ sơ kế toán thuế
Hồ sơ kế toán thuế là tập hợp các tài liệu kế toán, tài liệu liên quan đến thuế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Hồ sơ kế toán thuế được lưu giữ tại doanh nghiệp và được sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành, kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.
Các loại hồ sơ kế toán thuế
Hồ sơ kế toán thuế bao gồm các loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ kế toán
- Sổ sách kế toán
- Chứng từ kế toán
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo quyết toán thuế
- Hồ sơ thuế
- Tờ khai thuế
- Quyết định xử lý vi phạm hành chính về thuế
- Quyết định miễn, giảm, gia hạn nộp thuế
- Các văn bản khác liên quan đến thuế
- Cách đóng ghép hồ sơ kế toán thuế
Để đóng ghép hồ sơ kế toán thuế, kế toán cần thực hiện các bước sau:
Chuẩn bị hồ sơ
Kế toán cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ kế toán thuế cần đóng ghép. Các hồ sơ cần được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh, theo loại hồ sơ và theo nội dung kinh tế.
Lập danh mục hồ sơ
Kế toán cần lập danh mục hồ sơ kế toán thuế, bao gồm các thông tin sau:
- Tên loại hồ sơ
- Số lượng hồ sơ
- Thời gian phát sinh
- Nội dung kinh tế
Đóng dấu, ký xác nhận
Trên mỗi bộ hồ sơ kế toán thuế cần được đóng dấu của doanh nghiệp và ký xác nhận của kế toán trưởng.
Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ kế toán thuế sau khi được đóng ghép cần được lưu trữ tại doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Một số lưu ý khi đóng ghép hồ sơ kế toán thuế
- Hồ sơ kế toán thuế cần được đóng ghép cẩn thận, chắc chắn, tránh bị thất lạc, hư hỏng.
- Hồ sơ kế toán thuế cần được lưu trữ ở nơi khô ráo, sạch sẽ, tránh ánh sáng trực tiếp.
- Hồ sơ kế toán thuế cần được kiểm tra định kỳ để đảm bảo an toàn và đầy đủ.
Trên đây là một số thông tin về Hướng dẫn cách đóng sổ sách kế toán cập nhật năm 2023. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
