Hạch toán mua trả góp, trả chậm là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp theo dõi và kiểm soát các khoản chi phí dài hạn. Việc ghi nhận chính xác các khoản này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán mua trả góp, trả chậm theo quy định hiện hành.
1. Mua trả góp, trả chậm là gì?
Mua trả góp và trả chậm là hai phương thức thanh toán phổ biến trong giao dịch mua bán hàng hóa, cho phép người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp không cần thanh toán toàn bộ số tiền ngay tại thời điểm mua hàng.
2. Cách hạch toán mua trả góp, trả chậm
2.1 Nguyên tắc hạch toán mua trả góp, trả chậm
Theo nguyên tắc kế toán, việc mua hàng trả góp hoặc trả chậm được xử lý như một giao dịch mua hàng trả chậm. Các bước hạch toán cần bao gồm:
- Ghi nhận hàng hóa mua trả góp vào kho, dựa trên số lượng, loại hàng và giá trị thực tế của chúng.
- Hạch toán thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Ghi nhận lãi suất trả chậm theo kỳ hạn đã thỏa thuận.
2.2 Hạch toán mua trả góp, trả chậm theo Thông tư 200
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy trình hạch toán thực hiện như sau:
Ghi nhận hàng hóa vào kho theo số lượng, chủng loại, và giá trị thực tế, bao gồm cả giá trị hàng hóa và lãi suất trả chậm.
Các bút toán hạch toán cụ thể:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (tương ứng với giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT phát sinh)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (với tổng số tiền cần thanh toán)
Ghi nhận chi phí lãi suất trả chậm:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (phần lãi suất trả chậm)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (lãi suất trả chậm)
Ví dụ: Công ty B mua 50 chiếc điện thoại từ nhà cung cấp C với tổng giá trị hàng hóa là 200 triệu đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty B thỏa thuận thanh toán trong vòng 12 tháng, với lãi suất trả chậm là 6% trên tổng giá trị hàng hóa.
Ghi nhận hàng hóa vào kho:
- Giá trị hàng hóa: 200 triệu đồng
- Thuế GTGT: 10% x 200 triệu đồng = 20 triệu đồng
- Tổng số tiền phải trả: 200 triệu đồng + 20 triệu đồng (thuế GTGT) = 220 triệu đồng
Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa: 200 triệu đồng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 20 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 220 triệu đồng
Ghi nhận lãi suất trả chậm:
- Lãi suất trả chậm: 6% x 200 triệu đồng = 12 triệu đồng
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính: 12 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 12 triệu đồng
2.3 Hạch toán mua trả góp, trả chậm theo Thông tư 133
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, các bước hạch toán thực hiện như sau:
Ghi nhận hàng hóa vào kho theo số lượng, loại hàng và giá trị thực tế, bao gồm cả giá trị hàng hóa và lãi suất trả chậm.
Các bút toán cụ thể:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (nếu là công cụ, dụng cụ)
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT phát sinh)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng số tiền thanh toán)
Ghi nhận chi phí lãi suất trả chậm:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi suất trả chậm)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (lãi suất trả chậm)
Ví dụ: Công ty D mua 200 tấn thép từ nhà cung cấp E với tổng giá trị hàng hóa là 400 triệu đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty D thỏa thuận thanh toán trong vòng 6 tháng, với lãi suất trả chậm là 3% trên tổng giá trị hàng hóa.
Ghi nhận hàng hóa vào kho:
- Giá trị nguyên liệu: 400 triệu đồng
- Thuế GTGT: 10% x 400 triệu đồng = 40 triệu đồng
- Tổng số tiền phải trả: 400 triệu đồng + 40 triệu đồng (thuế GTGT) = 440 triệu đồng
Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: 400 triệu đồng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 40 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 440 triệu đồng
Ghi nhận lãi suất trả chậm:
- Lãi suất trả chậm: 3% x 400 triệu đồng = 12 triệu đồng
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính: 12 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 12 triệu đồng
>>> Xem thêm: Cách hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt chi tiết
3. Quy định về thuế GTGT đối với hàng trả góp, trả chậm
Theo khoản 7, Điều 7 của Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định đối với hàng hóa bán theo phương thức trả góp hoặc trả chậm, giá tính thuế GTGT là giá bán chưa bao gồm thuế GTGT của hàng hóa đó, không bao gồm phần lãi suất trả góp hoặc trả chậm.
Ví dụ: Một công ty kinh doanh điện thoại bán điện thoại X với mức giá trả góp chưa bao gồm thuế GTGT là 15,4 triệu đồng/chiếc (trong đó, giá gốc của điện thoại là 15 triệu đồng và lãi suất trả góp là 0,4 triệu đồng). Như vậy, giá tính thuế GTGT chỉ là 15 triệu đồng.
4. Hàng trả góp, trả chậm có điều kiện khấu trừ thuế GTGT thế nào?
Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa trả góp hoặc trả chậm, cần đáp ứng các điều kiện như sau:
– Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua
– Có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt cho các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả hàng nhập khẩu) với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Theo khoản 10, Điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, quy định về việc khấu trừ thuế GTGT cho hàng hóa trả góp như sau:
– Doanh nghiệp cần có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua vào, hoặc có chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.
– Ngoài ra, có thể là chứng từ nộp thuế GTGT thay cho tổ chức nước ngoài theo hướng dẫn từ Bộ Tài chính, áp dụng cho các tổ chức không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài có hoạt động kinh doanh hoặc thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
– Cần có chứng từ thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt cho các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ (kể cả nhập khẩu) có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
– Trừ các trường hợp như hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 20 triệu đồng hoặc các lần mua hàng hóa, dịch vụ theo hóa đơn dưới 20 triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT.
– Các trường hợp quà biếu, quà tặng nhập khẩu từ tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài cũng không bắt buộc áp dụng.
Như vậy, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa trả góp, trả chậm, doanh nghiệp cần đảm bảo có hóa đơn GTGT hợp lệ và thanh toán qua phương thức không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.
>>> Xem thêm: Cách định khoản hạch toán mua hàng
5. Những lưu ý khi hạch toán mua trả góp, trả chậm
Khi hạch toán mua hàng trả góp, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo việc ghi nhận và quản lý tài chính đúng đắn:
– Khi mua hàng trả góp, hạch toán giá trị hàng hóa và thuế GTGT cần dựa trên giá trị ghi trong hợp đồng và hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp phải ghi nhận toàn bộ giá trị hàng hóa vào sổ sách kế toán khi nhận hàng, không phân chia theo từng đợt trả góp.
– Khoản phải trả cho bên bán hàng được phân loại vào các tài khoản nợ phải trả, như “Nợ phải trả dài hạn” hoặc “Nợ phải trả ngắn hạn” tùy thuộc vào thời gian thanh toán. Điều này giúp theo dõi và quản lý các khoản nợ dễ dàng hơn.
– Nếu hợp đồng trả góp bao gồm phần lãi vay, doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí lãi vay vào tài khoản chi phí tài chính. Chi phí này phải được phân bổ theo kỳ hạn trả góp.
– Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống theo dõi các kỳ hạn trả góp và đảm bảo thanh toán đúng hạn. Việc thanh toán cần phải được ghi nhận vào tài khoản ngân hàng và cập nhật vào sổ sách kế toán.
– Cần có các biện pháp kiểm soát rủi ro để đảm bảo việc trả góp được thực hiện đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ thanh toán và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.
6. Một số câu hỏi liên quan
Khi mua trả góp, trả chậm, doanh nghiệp có cần ghi nhận lãi trả chậm ngay từ đầu không?
Có, doanh nghiệp cần ghi nhận lãi trả chậm từ thời điểm ghi nhận hàng hóa vào sổ sách, sau đó phân bổ lãi này vào chi phí tài chính theo từng kỳ thanh toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Nếu hàng hóa mua trả góp không đạt chất lượng, doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?
Doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT nếu hóa đơn và chứng từ thanh toán hợp lệ, nhưng cần kiểm tra và xử lý việc đổi trả hoặc điều chỉnh chứng từ liên quan để phản ánh đúng thực trạng hàng hóa.
Lãi trả chậm có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Lãi trả chậm được tính vào chi phí tài chính và có thể được xem là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có đủ chứng từ và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
