Hướng dẫn hạch toán chi phí đăng ký nhãn hiệu

Chi phí đăng ký nhãn hiệu là yếu tố thiết yếu trong việc bảo vệ tài sản trí tuệ của doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác các khoản chi này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch tài chính. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình hạch toán chi phí đăng ký nhãn hiệu nhằm giúp nâng cao giá trị thương hiệu của bạn.

1. Tài khoản hạch toán chi phí đăng ký nhãn hiệu 

Các chi phí liên quan đến việc tạo ra nhãn hiệu và quyền sở hữu công nghiệp khác sẽ được xem như tài sản cố định vô hình và được hạch toán vào các tài khoản sau:

• Tài khoản 2134 – Nhãn hiệu, tên thương mại: Tài khoản này phản ánh giá trị của tài sản cố định vô hình, bao gồm các chi phí thực tế liên quan trực tiếp đến việc mua nhãn hiệu hàng hóa.
• Tài khoản 2143 – Hao mòn tài sản cố định vô hình: Tài khoản này phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định vô hình trong quá trình sử dụng, bao gồm việc trích khấu hao và các khoản làm tăng hoặc giảm giá trị hao mòn khác của tài sản cố định vô hình.

2. Cách hạch toán chi phí đăng ký nhãn hiệu

2.1 Mua tài sản cố định vô hình

Trường hợp mua tài sản cố định vô hình dùng trong sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 141 – Tạm ứng
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

Trường hợp mua tài sản cố định vô hình dùng trong sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT:

• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (tổng giá thanh toán)
• Có TK 112, 331,…(tổng giá thanh toán).

2.2 Mua tài sản cố định vô hình theo phương thức trả chậm hoặc trả góp

Khi mua tài sản cố định vô hình phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá mua trả tiền ngay chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm, trả góp tính bằng số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ giá mua trả tiền ngay và thuế GTGT đầu vào, nếu có)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
• Có các TK 111, 112
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

Khi mua tài sản cố định vô hình dùng trong sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (theo giá mua trả tiền ngay đã bao gồm thuế GTGT)
• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (lãi trả chậm, trả góp tính bằng số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ giá mua trả tiền ngay)
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Hàng kỳ, để tính số lãi phải trả về việc mua tài sản cố định vô hình theo phương thức trả chậm, trả góp, ghi:

• Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
• Có TK 242 – Chi phí trả trước.

Khi thanh toán tiền cho người bán, ghi:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
• Có các TK 111, 112,…

2.3 Mua tài sản cố định vô hình dưới hình thức trao đổi 

Trường hợp trao đổi hai tài sản cố định vô hình tương tự: Khi nhận tài sản cố định vô hình tương tự thông qua trao đổi với một tài sản cố định vô hình tương tự khác và đưa vào sử dụng ngay cho sản xuất, ghi:

• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (nguyên giá tài sản cố định vô hình nhận về theo giá trị còn lại của tài sản đưa đi trao đổi)
• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2143) (số đã khấu hao tài sản cố định đưa đi trao đổi)
• Có TK 213 – TSCĐ vô hình (nguyên giá của tài sản cố định đưa đi trao đổi).

Trường hợp trao đổi hai tài sản cố định vô hình không tương tự:

Ghi giảm tài sản cố định vô hình đưa đi trao đổi, ghi:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị đã khấu hao)
• Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại của tài sản cố định đưa đi trao đổi)
• Có TK 213 – TSCĐ vô hình (nguyên giá).

Đồng thời phản ánh số thu nhập từ việc trao đổi tài sản cố định, ghi:

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
• Có TK 711 – Thu nhập khác (giá trị hợp lý của tài sản cố định đưa đi trao đổi)
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).

Ghi tăng tài sản cố định vô hình nhận được từ trao đổi, ghi:

• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá trị hợp lý của tài sản cố định nhận về)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có)
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán).

2.4 Khi tài sản cố định vô hình hình thành từ việc trao đổi thanh toán bằng chứng từ liên quan đến quyền sở hữu vốn của các công ty cổ phần

Nguyên giá của tài sản cố định vô hình được xác định bằng giá trị hợp lý của các chứng từ phát hành liên quan đến quyền sở hữu vốn. Ghi nhận như sau:

• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
• Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.

2.5 Khi doanh nghiệp nhận tài trợ, biếu, tặng tài sản cố định vô hình và đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

Khi nhận tài sản cố định vô hình được tài trợ, biếu, tặng, ghi:

• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
• Có TK 711 – Thu nhập khác.

Chi phí phát sinh liên quan đến tài sản cố định vô hình nhận tài trợ, biếu, tặng, ghi:

• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
• Có TK 111, 112,…

2.6 Khi đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết dưới hình thức góp vốn bằng tài sản cố định vô hình

Trường hợp giá đánh giá lại xác định là vốn góp nhỏ hơn giá trị còn lại của tài sản cố định vô hình đem đi góp vốn:

• Nợ các TK 221, 222 (theo giá trị đánh giá lại)
• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2143) (số khấu hao đã trích)
• Nợ TK 811 – Chi phí khác (số chênh lệch giữa giá đánh giá lại và giá trị còn lại của TSCĐ vô hình)
• Có TK 213 – TSCĐ vô hình (nguyên giá).

Trường hợp giá đánh giá lại xác định là vốn góp lớn hơn giá trị còn lại của tài sản cố định vô hình đem đi góp vốn:

• Nợ các TK 221, 222 (theo giá trị đánh giá lại)
• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2143) (số khấu hao đã trích)
• Có TK 213 – TSCĐ vô hình (nguyên giá)
• Có TK 711 – Thu nhập khác (số chênh lệch giữa giá đánh giá lại và giá trị còn lại của TSCĐ vô hình).

>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí kiểm tra chất lượng sản phẩm

3. Khấu hao chi phí đăng ký nhãn hiệu

Định kỳ tính và trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí khác:

• Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 811
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (TK cấp 2 phù hợp).

Khi tài sản cố định đã sử dụng được điều chuyển trong nội bộ doanh nghiệp giữa các đơn vị không có tư cách pháp nhân:

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
• Có các TK 336, 411 (giá trị còn lại)
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn).

Định kỳ tính và trích khấu hao bất động sản đầu tư đang cho thuê:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết chi phí kinh doanh BĐS đầu tư)
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2147).

Khi giảm tài sản cố định hoặc bất động sản đầu tư: Ghi nhận đồng thời giảm nguyên giá TSCĐ và giá trị đã hao mòn của TSCĐ, theo hướng dẫn hạch toán các TK 211, 213, 217.

Đối với tài sản cố định dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án:

Khi tính hao mòn vào thời điểm cuối năm tài chính:

• Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

Đối với tài sản cố định dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi:

Khi tính hao mòn vào thời điểm cuối năm tài chính:

• Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

Khi doanh nghiệp xem xét lại thời gian và phương pháp khấu hao:

Nếu mức khấu hao tăng:

• Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (số chênh lệch khấu hao tăng)
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (TK cấp 2 phù hợp).

Nếu mức khấu hao giảm:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (TK cấp 2 phù hợp)
• Có các TK 623, 627, 641, 642 (số chênh lệch khấu hao giảm).

Kế toán giá trị tài sản cố định hữu hình được đánh giá lại khi xác định giá trị doanh nghiệp:

Trường hợp đánh giá lại có giá trị cao hơn giá trị ghi sổ:

• Nợ TK 211 – Nguyên giá TSCĐ (phần đánh giá tăng)
• Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (giá trị tài sản tăng thêm)
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đánh giá tăng).

Trường hợp đánh giá lại có giá trị thấp hơn giá trị ghi sổ:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đánh giá giảm)
• Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (phần giá trị tài sản giảm)
• Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ (phần đánh giá giảm).

Doanh nghiệp sẽ trích khấu hao TSCĐ theo nguyên giá mới sau khi điều chỉnh giá trị do đánh giá lại. Thời điểm trích khấu hao của TSCĐ được đánh giá lại sẽ là thời điểm doanh nghiệp cổ phần hóa được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thành công ty cổ phần.

Khi cổ phần hóa đơn vị hạch toán phụ thuộc của công ty nhà nước độc lập:

Khi bàn giao tài sản cố định cho công ty cổ phần, căn cứ vào biên bản bàn giao tài sản và các chứng từ liên quan:

• Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (giá trị còn lại)
• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đã hao mòn)
• Có các TK 211, 213 (nguyên giá).

>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên

4. Chi phí liên quan đến sở hữu công nghiệp

Căn cứ theo Điều 32 của Nghị định số 103/2006/NĐ-CP ban hành ngày 22/09/2006, quy định các chi phí phục vụ cho các mục đích dưới đây sẽ được xem là chi phí hợp lý của doanh nghiệp:

• Chi phí liên quan đến việc phát triển sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí; chi phí thiết kế mẫu nhãn hiệu và biểu tượng (logo) của doanh nghiệp;
• Chi phí cho việc thực hiện các thủ tục đăng ký, duy trì, và gia hạn quyền sở hữu đối với sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý, bao gồm cả thủ tục tại nước ngoài;
•  Chi phí thực hiện các biện pháp bảo mật thông tin bí mật kinh doanh và bảo vệ quyền sở hữu đối với sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý;
• Chi phí thanh toán thù lao cho các tác giả;
• Chi phí mua quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí, nhãn hiệu và bí mật kinh doanh.

Đồng thời, các tài sản trí tuệ như sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí, nhãn hiệu, tên thương mại, bí mật kinh doanh, cùng các quyền sở hữu công nghiệp liên quan mà doanh nghiệp tạo ra, hoặc được chuyển nhượng, chuyển giao đều là tài sản của doanh nghiệp và sẽ được tính vào tổng tài sản của doanh nghiệp.

Bộ Tài chính sẽ chủ trì, phối hợp với Bộ Khoa học và Công nghệ để hướng dẫn cách thức hạch toán các chi phí liên quan đến sở hữu công nghiệp và cách định giá tài sản trí tuệ theo quy định trên.

5. Phương pháp và thời hạn khấu hao chi phí đăng ký nhãn hiệu

Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), có thể nêu rõ một số điểm quan trọng như sau:

• Khoản 1 Điều 11 quy định về việc xác định thời gian trích khấu hao của tài sản cố định vô hình: “Doanh nghiệp có quyền tự quyết định thời gian trích khấu hao cho tài sản cố định vô hình, nhưng không vượt quá 20 năm.”
• Khoản 3, 4 Điều 13 nêu rõ về phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: “Doanh nghiệp có quyền tự chọn phương pháp trích khấu hao cũng như thời gian khấu hao tài sản cố định theo quy định của Thông tư này và phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thực hiện.
• Phương pháp đã chọn cho từng tài sản cố định cần phải được thực hiện một cách nhất quán trong toàn bộ thời gian sử dụng. 
• Trong trường hợp cần thiết phải thay đổi phương pháp trích khấu hao, doanh nghiệp phải cung cấp lý do cụ thể liên quan đến cách sử dụng tài sản cố định nhằm mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. 
• Mỗi tài sản cố định chỉ được phép thay đổi phương pháp khấu hao một lần trong suốt thời gian sử dụng và cần phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Như vậy, thời gian khấu hao tài sản cố định vô hình không được vượt quá khung thời gian trích khấu hao các loại tài sản cố định được quy định tại Phụ lục I của Thông tư số 45/2013/TT-BTC.

6. Vì sao phải hạch toán chi phí đăng ký nhãn hiệu?

Hạch toán chi phí đăng ký nhãn hiệu là một bước quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do vì sao cần hạch toán chi phí này:

• Việc hạch toán đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế. Điều này giúp doanh nghiệp minh bạch trong hoạt động tài chính, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý khi bị kiểm tra hoặc thanh tra.
• Nhãn hiệu, sau khi đăng ký thành công, được coi là tài sản vô hình của doanh nghiệp. Hạch toán chi phí đăng ký giúp ghi nhận chính xác giá trị đầu tư ban đầu vào tài sản này, hỗ trợ trong việc định giá tài sản doanh nghiệp.
• Việc ghi nhận chi phí đăng ký nhãn hiệu giúp doanh nghiệp theo dõi và phân bổ nguồn lực tài chính hợp lý. Đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vào bảo hộ nhãn hiệu.
• Hạch toán chi phí đăng ký nhãn hiệu cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính tốt hơn, đặc biệt khi nhãn hiệu có giá trị chiến lược trong kinh doanh.
• Chi phí đăng ký nhãn hiệu thường được phân bổ dần qua các năm dưới dạng chi phí khấu hao (nếu được ghi nhận là tài sản vô hình). Điều này giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng tài chính trong một kỳ nhất định và tối ưu hóa lợi nhuận.
• Khi doanh nghiệp muốn bán, chuyển nhượng hoặc thế chấp nhãn hiệu, việc hạch toán chi phí liên quan sẽ giúp xác định giá trị nhãn hiệu rõ ràng, hỗ trợ cho các giao dịch thương mại.

7. Câu hỏi thường gặp

Nếu doanh nghiệp chuyển nhượng nhãn hiệu, thì bút toán hạch toán như thế nào?

Trả lời: Khi chuyển nhượng nhãn hiệu, doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu và hạch toán giảm giá trị tài sản cố định vô hình. Cụ thể:

• Nợ tài khoản 112 (Khách hàng)
• Có tài khoản 511 (Doanh thu)
• Có tài khoản 2134 (Nhãn hiệu, tên thương mại)

Các chi phí phát sinh trong quá trình bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của nhãn hiệu có được hạch toán vào tài khoản 2134 không?

Trả lời: Các chi phí phát sinh trong quá trình bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của nhãn hiệu, như chi phí kiện tụng, chi phí luật sư, cũng được hạch toán vào tài khoản 2134.

Có những tài liệu gì cần lưu trữ để chứng minh cho các bút toán hạch toán liên quan đến nhãn hiệu?

Trả lời: Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các tài liệu sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
• Hóa đơn chứng từ chi phí đăng ký, bảo vệ nhãn hiệu.
• Các hợp đồng chuyển nhượng, cấp phép sử dụng nhãn hiệu (nếu có).
• Các báo cáo đánh giá giá trị nhãn hiệu (nếu có).

Hy vọng với những thông tin Kế toán Kiểm toán ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn nắm được cách hạch toán chi phí đăng ký nhãn hiệu. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. Kế toán Kiểm toán ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.