Hướng dẫn rút sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc? Bạn vừa nghỉ việc và muốn rút sổ bảo hiểm xã hội (BHXH)? Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một chính sách an sinh xã hội quan trọng, mang lại nhiều quyền lợi cho người tham gia như trợ cấp ốm đau, thai sản, mất sức lao động, hưu trí…Khi nghỉ việc, bạn có quyền lựa chọn tiếp tục tham gia BHXH tự nguyện hoặc rút sổ BHXH để nhận một lần. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước về thủ tục, hồ sơ cần thiết và thời gian giải quyết khi rút sổ BHXH.
1. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, cụ thể như sau:
“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả”.
Theo quy định trên, việc giải quyết, thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Nếu bạn muốn rút sổ để tham gia đóng bảo hiểm xã hội ở công ty mới (nhưng công ty cố tình chưa trả sổ bảo hiểm cho bạn) thì bạn có thể chỉ cần thông báo mã số sổ bảo hiểm cho bên công ty mới để công ty kê khai bảo hiểm với cơ quan Bảo hiểm xã hội và nộp tiếp bảo hiểm cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn rút sổ bảo hiểm vì những lý do khác và có nhu cầu được hưởng tiền trợ cấp thất nghiệp thì bạn có thể làm đơn gửi tới ban giám đốc công ty để yêu cầu họ trả sổ bảo hiểm theo đúng quy định trên (chậm nhất là 30 ngày) để bạn có thể kịp thời gian hoàn thiện việc nộp hồ sơ hưởng tiền trợ cấp thất nghiệp. Nếu công ty cố tình không trả, bạn có thể làm đơn gửi ra phòng lao động thương binh xã hội nơi công ty đang đặt trụ sở để yêu cầu giải quyết và bảo vệ quyền lợi cho bạn.
2. Hướng dẫn rút sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc
2.1 Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội
Người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người lao động nghỉ việc, điều này được quy định cụ thể tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 và Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, cụ thể như sau:
“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động
Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.
2.2 Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, cụ thể như sau:
– Bước 1: Chuẩn bị các hồ sơ để chốt sổ bảo hiểm xã hội
Để tiến hành chốt sổ, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.
01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý).
Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.
– Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan bảo hiểm xã hội
Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ Bảo hiểm y tế còn hạn) cho Cơ quan Bảo hiểm xã hội đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.
2.3 Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 quy định trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động người sử dụng lao động có nghĩa vụ báo giảm cho người lao động. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên trong một số các trường hợp đặc biệt thì thời gian này có thể kéo dài hơn nhưng không được quá 30 ngày.
Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.
3. Mức phạt đối với trường hợp không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Theo quy định đã được nêu ở trên thì trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thuộc về công ty (người sử dụng lao động) và đây được coi là trách nhiệm bắt buộc do đó trong những trường hợp người sử dụng lao động cố tình không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận và phải trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Mức phạt đối với hành vi không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định số 28/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:
“Điều 11. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi quá một lần thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục hợp đồng lao động hoặc khi sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục hợp đồng lao động làm thay đổi loại hợp đồng lao động đã giao kết trừ trường hợp kéo dài thời hạn hợp đồng lao động với người lao động cao tuổi và người lao động là cán bộ công đoàn không chuyên trách quy định tại khoản 6 Điều 192 của Bộ luật Lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền bồi thường cho người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Cho thôi việc từ 02 người lao động trở lên mà không trao đối với tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở hoặc không thông báo bằng văn bản trước 30 ngày cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
b) Không lập phương án sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.
Biện pháp khắc phục hậu quả
a) Buộc trả đủ tiền trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho người lao động cộng với khoản tiền lãi của số tiền chưa trả tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho người lao động quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Buộc hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận, trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động quy định tại khoản 1 Điều này”.
4. Thời gian giải quyết khi rút sổ BHXH:
Theo quy định hiện hành, thời gian giải quyết hồ sơ rút sổ BHXH như sau:
- Hồ sơ hợp lệ:
Trường hợp nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH: Trong vòng 10 ngày làm việc.
Trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính công ích: Trong vòng 15 ngày làm việc.
- Hồ sơ không hợp lệ:
Cơ quan BHXH sẽ thông báo cho bạn trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ để bổ sung, sửa đổi.
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ được tính như trường hợp hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý:
Thời gian giải quyết hồ sơ có thể kéo dài hơn trong trường hợp cần phải thẩm tra, xác minh thông tin.
Bạn có thể theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ trực tuyến trên website của BHXH Việt Nam hoặc qua ứng dụng VssID.
Hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH nơi đã nộp hồ sơ để được giải đáp.
