Xuất kho công cụ dụng cụ là quá trình bàn giao công cụ dụng cụ từ kho cho người sử dụng. Việc hạch toán xuất kho công cụ dụng cụ cũng là bài toán khó cho kế toán kho. Việc này đòi hòi phải có nhiều kiến thức, cẩn trọng và tỉ mỉ để tránh các sai sót không đáng có. Bài viết này, công ty Kế toán Kiểm toán ACC sẽ hướng dẫn chi tiết các bước hạch toán xuất kho công cụ dụng cụ dễ dàng, chính xác nhất nhé.
1. Công cụ dụng cụ là gì ?
Khái niệm công cụ dụng cụ (CCDC) được hiểu là tư liệu lao động của công ty, doanh nghiệp tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà những tư liệu này có giá trị dưới 30.000.000đ hoặc có thời gian sử dụng ngắn (thường <1 năm). Được thể hiện thông qua hợp đồng mua bán, hóa đơn đầu vào, giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng.
Dựa trên quy định hiện hành, những tư liệu dưới đây được xem là công cụ dụng cụ ( CCDC) nếu như không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ):
- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp.
- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì.
- Công cụ, dụng cụ bao bì luân chuyển.
- Đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.
- Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ
- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng,
- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,…
Ví dụ minh họa cụ thể:
VD1: Công ty xây dựng RH mua 200 khuôn mẫu đúc sẵn có trị giá là 20 triệu đồng dùng cho một dự án A.
VD2: Công ty xây dựng RH mua 200 khuôn mẫu đúc sẵn có trị giá là 31 triệu đồng dùng cho một dự án B, trong thời gian 9 tháng.
Ở cả 2 ví dụ trên đều được xem là công cụ, dụng cụ.
2. Quy trình xuất kho công cụ dụng cụ
Xuất kho công cụ dụng cụ là quá trình bàn giao công cụ dụng cụ từ kho cho người sử dụng. Quá trình này bao gồm các bước sau:
Chuẩn bị:
- Xác định loại công cụ dụng cụ cần xuất kho, số lượng và lý do xuất kho.
- Kiểm tra số lượng tồn kho để đảm bảo đủ số lượng cần xuất.
- Lập phiếu xuất kho ghi đầy đủ thông tin về công cụ dụng cụ xuất kho, số lượng, giá trị, lý do xuất kho và người nhận.
Xuất kho:
Giao công cụ dụng cụ cho người nhận và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký nhận.
Cập nhật sổ sách kế toán ghi nhận việc xuất kho công cụ dụng cụ.
Lưu trữ chứng từ:
- Lưu trữ phiếu xuất kho cẩn thận để làm bằng chứng cho việc xuất kho công cụ dụng cụ.
- Lưu trữ các chứng từ liên quan đến việc xuất kho công cụ dụng cụ như hóa đơn, chứng từ thanh toán,…
Có hai loại xuất kho công cụ dụng cụ chính:
Xuất kho để sử dụng: Công cụ dụng cụ được xuất kho để sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh, sửa chữa, bảo trì,…
Xuất kho để bán: Công cụ dụng cụ được xuất kho để bán cho khách hàng.
3. Cách hạch toán xuất kho công cụ dụng cụ
Có hai phương pháp hạch toán xuất kho công cụ dụng cụ phổ biến:
- Phương pháp giá trị còn lại:
Sử dụng tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” để theo dõi giá trị còn lại của công cụ dụng cụ trong kho.
Khi xuất kho công cụ dụng cụ, ghi Nợ tài khoản 621 “Chi phí sản xuất kinh doanh” hoặc 631 “Chi phí bán hàng” và Có tài khoản 153.
Ví dụ: Doanh nghiệp xuất kho 1 bộ cờ lê với giá trị còn lại là 1.000.000 đồng để sử dụng cho sản xuất.
Hạch toán:
Nợ TK 621: 1.000.000 đồng
Có TK 153: 1.000.000 đồng
- Phương pháp giá trị đầu vào:
Sử dụng tài khoản 154 “Công cụ dụng cụ đang sử dụng” để theo dõi giá trị đầu vào của công cụ dụng cụ đã xuất kho.
Khi xuất kho công cụ dụng cụ, ghi Nợ tài khoản 154 và Có tài khoản 153.
Ví dụ: Doanh nghiệp xuất kho 1 bộ cờ lê với giá trị đầu vào là 2.000.000 đồng để sử dụng cho sản xuất.
Hạch toán:
Nợ TK 154: 2.000.000 đồng
Có TK 153: 2.000.000 đồng
Lựa chọn phương pháp hạch toán:
Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp với nhu cầu quản lý và tình hình thực tế của mình.
Phương pháp giá trị còn lại đơn giản và dễ sử dụng, nhưng không phản ánh chính xác giá trị thực tế của công cụ dụng cụ đang sử dụng.
Phương pháp giá trị đầu vào phức tạp hơn, nhưng phản ánh chính xác giá trị thực tế của công cụ dụng cụ đang sử dụng.
4. Một số lưu ý khi hạch toán xuất kho công cụ dụng cụ
Đối với trường hợp xuất kho công cụ dụng cụ để sử dụng cho sản xuất kinh doanh:
- Cần có phiếu yêu cầu xuất kho của bộ phận sử dụng.
- Cần có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Đối với trường hợp xuất kho công cụ dụng cụ để cho thuê:
- Cần có hợp đồng cho thuê công cụ dụng cụ.
- Cần có phiếu xuất kho ghi rõ thông tin về công cụ dụng cụ cho thuê, số lượng, giá trị, thời hạn thuê và người thuê.
Đối với trường hợp xuất kho công cụ dụng cụ để bán:
- Cần có hóa đơn bán hàng.
- Cần có phiếu xuất kho ghi rõ thông tin về công cụ dụng cụ bán, số lượng, giá trị và người mua.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hạch toán xuất kho công cụ dụng cụ một cách chính xác và hiệu quả.
