Hướng dẫn tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay, việc quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một phần quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và sự tồn tại của các doanh nghiệp. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, đặc biệt đối với các ngành sản xuất công nghiệp và xây dựng cơ bản. Trong bài viết này, công ty kế toán kiểm toán thuế ACC sẽ tìm hiểu về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và cách quản lý chúng trong kế toán tài chính và kế toán quản trị.

1. Tài khoản 621 là gì?

Tài khoản 621 là Tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đây là tài khoản dùng để ghi nhận chi phí liên quan đến nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp vào quá trình sản xuất hoặc thi công công trình, bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu mua vào để phục vụ sản xuất.
• Chi phí vận chuyển, bảo quản nguyên vật liệu.
• Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến nguyên vật liệu dùng cho công trình hoặc sản phẩm.

Tài khoản này giúp doanh nghiệp theo dõi và tính toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất hoặc thi công.

2. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là gì?

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất hoặc thi công công trình, tạo ra sản phẩm hoặc công trình hoàn chỉnh. Đây là một phần quan trọng trong việc xác định chi phí sản xuất của doanh nghiệp.

2.1 Khái niệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

2.2 Phân loại chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:

– Chi phí nguyên vật liệu chính: Chi phí này bao gồm những nguyên liệu, vật liệu, nửa thành phẩm mua từ bên ngoài, vật liệu kết cấu và các thành phần cấu thành chính của sản phẩm. Chi phí này thường được xác định dựa trên các định mức chi phí và được quản lý theo định mức. Khi tính chi phí nguyên vật liệu chính vào chi phí sản xuất, cần xem xét giá trị thực tế của nguyên liệu chính sử dụng vào sản xuất. Việc quản lý chi phí này cần xem xét việc sử dụng thực tế của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất.

– Chi phí vật liệu phụ (vật liệu khác): Chi phí này bao gồm các vật liệu bổ sung mà khi kết hợp với nguyên liệu chính, thay đổi màu sắc, hình dáng hoặc chất lượng của sản phẩm, hoặc đảm bảo hoạt động sản xuất suôn sẻ. Các vật liệu này có thể cải thiện tính thẩm mỹ của sản phẩm hoặc phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật công nghệ hoặc bảo quản sản phẩm.

– Chi phí nhiên liệu: Chi phí nhiên liệu liên quan đến các loại vật liệu được sử dụng để cung cấp năng lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm. Thường xảy ra ở các doanh nghiệp sản xuất đặc thù như xây dựng công trình giao thông, nơi chi phí nhiên liệu có thể bao gồm than củi hoặc nhiên liệu khác để nấu nhựa và xây dựng đường.

3. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi hạch toán tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, cần tuân theo một số nguyên tắc kế toán sau:

a) Tài khoản này được sử dụng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ trong nhiều ngành công nghiệp như nông nghiệp, giao thông, dịch vụ khách sạn, du lịch và nhiều ngành khác.

b) Chỉ hạch toán vào tài khoản 621 các chi phí nguyên liệu, vật liệu (bao gồm cả nguyên liệu chính và vật liệu phụ) được sử dụng trực tiếp cho sản xuất và kinh doanh trong kỳ. Chi phí nguyên liệu và vật liệu cần được tính theo giá thực tế khi sử dụng.

c) Trong quá trình ghi chép, chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp được hạch toán vào tài khoản 621 theo từng đối tượng sử dụng trực tiếp (nếu có) hoặc tổng hợp cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ (nếu không thể xác định rõ từng đối tượng sử dụng).

d) Cuối kỳ kế toán, chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt quá mức bình thường sẽ không tính vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ mà phải được kết chuyển vào tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.

Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và chế biến. Nguyên tắc kế toán của tài khoản này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và kiểm soát các chi phí liên quan đến nguyên liệu và vật liệu trực tiếp sử dụng trong quá trình sản xuất.

Ngoài ra, tài khoản 621 còn có các nguyên tắc sau:

Ghi nhận chi phí chính xác: Khi có bất kỳ mua sắm nào của nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí này phải được ghi nhận ngay lập tức vào tài khoản 621. Điều này giúp đảm bảo rằng toàn bộ chi phí liên quan đến nguyên liệu và vật liệu trực tiếp được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ.

Phân biệt giữa nguyên liệu và vật liệu trực tiếp và gián tiếp: Nguyên liệu và vật liệu trực tiếp là những yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất. Nguyên tắc kế toán yêu cầu phải có sự phân biệt rõ ràng giữa nguyên liệu và vật liệu trực tiếp so với vật liệu gián tiếp. Chỉ những chi phí trực tiếp mới được ghi nhận trong tài khoản 621.

Kiểm soát tồn kho: Việc kiểm soát tồn kho nguyên liệu và vật liệu trực tiếp là rất quan trọng. Nguyên tắc kế toán này đòi hỏi sự đồng bộ giữa tài khoản 621 và hệ thống quản lý tồn kho để đảm bảo rằng thông tin về số lượng và giá trị tồn kho là chính xác.

Phản ánh đúng giá trị sản xuất: Tài khoản 621 cũng phản ánh chi phí nguyên liệu và vật liệu trực tiếp vào giá trị sản xuất. Điều này quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cuối cùng.

Thực hiện theo các quy định pháp luật: Các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định pháp luật về kế toán và báo cáo tài chính liên quan đến tài khoản 621. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

4. Kết cấu và nội dung của tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Dưới đây là kết cấu và nội dung chi tiết của tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, một tài khoản quan trọng trong việc theo dõi và tính toán chi phí sản xuất, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các yếu tố chi phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

Bên Nợ:

Trị giá thực tế của nguyên liệu và vật liệu đã sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ trong kỳ hạch toán.

Bên Có:

• Kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu thực tế sử dụng vào tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang hoặc tài khoản 631 – Giá thành sản xuất để tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt quá mức bình thường vào tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
• Trường hợp nguyên liệu và vật liệu trực tiếp chưa sử dụng hết sẽ được nhập lại kho.

Kết cấu tài khoản 621:

– Mã số tài khoản: 621.

– Tên tài khoản: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

– Loại tài khoản: Là tài khoản lỗ (là tài khoản chi phí, giả sử có số dư âm).

– Nhóm tài khoản: Thuộc nhóm 6 – Chi phí hoạt động kinh doanh.

Nội dung của tài khoản 621:

– Chi phí nguyên liệu:

• Bao gồm chi phí liên quan đến việc mua và sử dụng nguyên liệu trực tiếp trong quá trình sản xuất.
• Các chi phí này có thể bao gồm giá mua nguyên liệu, chi phí vận chuyển, và các chi phí liên quan đến việc kiểm soát và bảo quản nguyên liệu.

Chi phí vật liệu trực tiếp:

• Liên quan đến chi phí mua và sử dụng vật liệu trực tiếp trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
• Bao gồm giá mua vật liệu, chi phí vận chuyển, và các chi phí khác liên quan đến việc sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.

Phân loại chi phí:

• Chi phí nguyên liệu và chi phí vật liệu trực tiếp thường được phân loại rõ ràng để giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chi phí một cách hiệu quả.
• Việc này giúp quản lý đưa ra quyết định chính xác về việc tối ưu hóa quá trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí.

Theo dõi chi phí:

• Thông tin từ tài khoản 621 được sử dụng để tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Các số liệu từ tài khoản này cũng có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất sản xuất và tìm kiếm cơ hội để cải thiện quy trình kinh doanh.

Liên kết với các tài khoản khác:

• Tài khoản 621 thường liên kết với các tài khoản khác như tài khoản 611 – Nguyên vật liệu, tài khoản 622 – Chi phí lao động trực tiếp, để tạo thành bức tranh đầy đủ về chi phí sản xuất.

Thông qua việc theo dõi và quản lý tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp một cách chặt chẽ, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các chi phí sản xuất được theo dõi một cách chính xác, giúp họ đưa ra các quyết định chiến lược để tối ưu hóa hiệu suất và lợi nhuận.

5. Phương pháp hạch toán kế toán

Căn cứ vào nguyên tắc kế toán của tài khoản 621 và các tài khoản liên quan, chúng ta có một số phương pháp hạch toán kế toán quan trọng:

5.1. Khi xuất nguyên liệu và vật liệu sử dụng cho sản xuất hoặc dịch vụ trong kỳ:

• Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (chi tiết theo từng đối tượng – nếu có).
• Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

5.2. Trường hợp mua nguyên liệu và vật liệu sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho sản xuất hoặc dịch vụ và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (chi tiết theo từng đối tượng – nếu có) (giá chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
• Có các tài khoản liên quan khác.

Lưu ý: Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ hoặc doanh nghiệp nộp thuế trực tiếp, ghi:

• Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (chi tiết theo từng đối tượng – nếu có) (giá bao gồm thuế GTGT).
• Có các tài khoản liên quan khác.

5.3. Trường hợp nguyên liệu và vật liệu xuất ra không sử dụng hết và được nhập lại kho:

• Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
• Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (chi tiết theo từng đối tượng – nếu có).

5.4. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt quá mức bình thường hoặc hao hụt:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
• Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (chi tiết theo từng đối tượng – nếu có).

5.5. Đối với chi phí nguyên liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh:

• Khi phát sinh chi phí nguyên liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan, ghi:
• Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (chi tiết từng hợp đồng).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
• Có các tài khoản liên quan khác.
• Định kỳ, kế toán lập Bảng phân bổ chi phí chung và xuất hoá đơn GTGT để phân bổ chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh cho các bên, ghi:
• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (chi tiết cho từng đối tác).
• Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

Trường hợp khi phân bổ chi phí không phải xuất hóa đơn GTGT, kế toán ghi giảm thuế GTGT đầu vào bằng cách ghi Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một phần quan trọng trong quản lý chi phí của một doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về khái niệm, phân loại, và quy trình kế toán của chi phí này là rất quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Nắm vững nguyên tắc kế toán và áp dụng chúng đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và quản lý tài chính hiệu quả. Trên đây là thông tin từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp đến bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về kế toán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và đáng tin cậy.