Sổ sách kế toán trường mầm non cần được lập đầy đủ, ghi chép rõ ràng, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc quản lý, điều hành hoạt động của trường. Vậy cách lập sổ sách kế toán trường mầm non là gì ? Hãy để bài viết dưới đây của Kế toán Kiểm toán Thuế ACC giúp bạn hiểu rõ hơn.
1. Đặc điểm và vai trò của sổ sách kế toán trường mầm non
Sổ sách kế toán là công cụ quan trọng trong việc quản lý tài chính, ghi nhận các hoạt động kinh tế và tình hình tài chính của trường mầm non. Đặc điểm và vai trò của sổ sách kế toán trường mầm non có những điểm đặc biệt cần được quan tâm để đảm bảo hoạt động tài chính của cơ sở giáo dục này được minh bạch, hợp lý và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.
Đặc điểm của sổ sách kế toán trường mầm non
Sổ sách kế toán trường mầm non là hệ thống các sổ sách kế toán được sử dụng để ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của trường mầm non.
Sổ sách kế toán trường mầm non có những đặc điểm sau:
– Chịu sự điều chỉnh của chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp
– Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp là chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp, bao gồm cả trường mầm non. Do đó, sổ sách kế toán trường mầm non phải được lập và sử dụng theo đúng quy định của chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
– Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù của trường mầm non
– Ngoài các nghiệp vụ kinh tế, tài chính chung của các doanh nghiệp, trường mầm non còn phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù như:
- Các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, thu nhập của giáo viên, nhân viên
- Các nghiệp vụ liên quan đến học phí, các khoản thu khác của học sinh
- Các nghiệp vụ liên quan đến tài sản, vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập
– Phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của trường mầm non
– Sổ sách kế toán trường mầm non là công cụ quan trọng giúp nhà trường quản lý, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính của nhà trường. Thông qua sổ sách kế toán, nhà trường có thể nắm bắt tình hình tài chính, kinh doanh của nhà trường để đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
Vai trò của sổ sách kế toán trường mầm non
Sổ sách kế toán trường mầm non có vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, cụ thể:
Vai trò trong quản lý, điều hành
– Sổ sách kế toán trường mầm non giúp nhà trường:
- Nắm bắt tình hình tài chính, kinh doanh của nhà trường
- Xây dựng kế hoạch tài chính, kinh doanh của nhà trường
- Kiểm soát chi tiêu, sử dụng tài sản của nhà trường
Vai trò trong cung cấp thông tin
– Sổ sách kế toán trường mầm non là căn cứ để:
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước
- Kiểm tra, giám sát hoạt động của nhà trường
- Ra quyết định đầu tư, mua sắm, tài trợ của các tổ chức, cá nhân
Yêu cầu về lập và sử dụng sổ sách kế toán trường mầm non
– Sổ sách kế toán trường mầm non phải được lập và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể:
Lập sổ sách kế toán:
- Sổ sách kế toán phải được lập theo đúng mẫu quy định
- Sổ sách kế toán phải được lập đầy đủ, chính xác, kịp thời, trung thực và có hệ thống
Sử dụng sổ sách kế toán:
- Sổ sách kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, đúng quy định
- Sổ sách kế toán phải được sử dụng đúng mục đích, không được làm sai lệch thông tin kế toán
>>> Mời bạn tham khảo cách hạch toán kế toán công ty dịch vụ giáo dục tại Kế toán Kiểm toán Thuế ACC.
2. Nguyên tắc về sổ sách kế toán trường mầm non
Các trường mầm non thuộc đối tượng bắt buộc phải thực hiện kế toán theo quy định của pháp luật. Việc lập, ghi chép sổ sách kế toán trường mầm non cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Nguyên tắc ghi chép đầy đủ: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong trường mầm non phải được ghi chép đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời vào sổ sách kế toán, theo đúng nội dung, nguyên tắc ghi sổ kế toán.
– Nguyên tắc ghi chép theo trình tự thời gian: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được ghi chép vào sổ sách kế toán theo trình tự thời gian phát sinh, đảm bảo tính liên tục, nhất quán của thông tin kế toán.
– Nguyên tắc ghi chép theo hệ thống tài khoản: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được phân loại, hệ thống hóa theo các tài khoản kế toán, đảm bảo tính logic, khoa học của thông tin kế toán.
– Nguyên tắc ghi chép một lần: Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ được ghi vào sổ sách kế toán một lần, ghi Nợ hoặc Có đối ứng với từng tài khoản, đảm bảo tính nhất quán, chính xác của thông tin kế toán.
– Nguyên tắc ghi chép cẩn thận, chính xác: Việc ghi chép sổ sách kế toán phải được thực hiện cẩn thận, chính xác, không được tẩy xóa, sửa chữa, đảm bảo tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán.
Loại sổ sách kế toán trường mầm non:
Các trường mầm non cần mở đầy đủ các loại sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật, bao gồm:
– Sổ kế toán tổng hợp:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái
– Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
- Sổ kế toán chi tiền mặt
- Sổ kế toán chi tiền gửi ngân hàng
- Sổ kế toán bán hàng
- Sổ kế toán mua hàng
- Sổ kế toán vật tư, hàng hóa
- Sổ kế toán tài sản cố định
- Sổ kế toán công nợ phải thu
- Sổ kế toán công nợ phải trả
- Sổ kế toán chi phí sản xuất, kinh doanh
- Sổ kế toán doanh thu, thu nhập khác
- Sổ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Sổ kế toán kết quả kinh doanh
- Kỹ thuật ghi chép sổ sách kế toán trường mầm non
Để ghi chép sổ sách kế toán trường mầm non một cách chính xác, trung thực, kịp thời, kế toán cần nắm vững các kỹ thuật sau:
– Trước khi ghi sổ, kế toán cần kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp.
– Kế toán cần xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh dựa trên các thông tin trên chứng từ.
– Kế toán cần xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh dựa trên nội dung nghiệp vụ.
– Kế toán cần điền đầy đủ các thông tin vào sổ kế toán theo đúng mẫu quy định, bao gồm:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ
- Số hiệu chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Tài khoản Nợ và số tiền Nợ
- Tài khoản Có và số tiền Có
– Kế toán cần kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với số liệu trên chứng từ kế toán và báo cáo tài chính.
>>> Xem thêm về bài viết có bắt buộc in và lưu trữ sổ sách kế toán hay không? tại Kế toán Kiểm toán ACC.
3. Hướng dẫn cách lập sổ sách kế toán trường mầm non
Cách lập sổ sách kế toán trường mầm non được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập kế hoạch lập sổ sách kế toán
Kế hoạch lập sổ sách kế toán cần xác định rõ các nội dung sau:
- Loại hình sổ sách kế toán cần lập
- Số lượng sổ sách kế toán cần lập
- Nội dung ghi chép của từng sổ sách kế toán
- Phương pháp ghi chép của từng sổ sách kế toán
Bước 2: Lập sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán cần được lập theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính. Trường mầm non có thể sử dụng các mẫu sổ sách kế toán theo quy định chung hoặc tự xây dựng mẫu sổ sách kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị.
Bước 3: Ghi chép sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán cần được ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, theo đúng nguyên tắc kế toán.
Bước 4: Kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán cần được kiểm tra, đối chiếu thường xuyên để đảm bảo tính chính xác, trung thực của số liệu.
Dưới đây là một số sổ sách kế toán thường được sử dụng trong trường mầm non:
– Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán theo trình tự thời gian, theo nguyên tắc đối ứng tài khoản.
– Sổ Cái: Sổ Cái là sổ kế toán dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng tài khoản kế toán.
– Sổ chi tiết: Sổ chi tiết là sổ kế toán dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến một đối tượng kế toán cụ thể.
Ngoài ra, trường mầm non có thể sử dụng thêm một số sổ sách kế toán khác như:
– Sổ theo dõi thu, chi tài chính: dùng để ghi chép chi tiết tình hình thu, chi tài chính của trường mầm non.
– Sổ theo dõi tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp: dùng để ghi chép chi tiết tình hình trả lương, thưởng, phụ cấp cho giáo viên, nhân viên của trường mầm non.
– Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả: dùng để ghi chép chi tiết tình hình công nợ phải thu, phải trả của trường mầm non.
4. Lưu ý khi lập sổ sách kế toán trường mầm non
Lập sổ sách kế toán trong trường mầm non cần đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để quản lý kế toán trường mầm non hiệu quả:
Xác định đúng chế độ kế toán áp dụng
Trường mầm non có thể áp dụng Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hoặc Chế độ kế toán doanh nghiệp tùy theo loại hình hoạt động (công lập hoặc tư thục). Việc xác định đúng chế độ kế toán giúp đảm bảo việc hạch toán phù hợp với quy định hiện hành.
Hạch toán đầy đủ nguồn thu và các khoản chi phí
Nguồn thu của trường mầm non có thể bao gồm học phí, tiền ăn, các khoản hỗ trợ từ ngân sách nhà nước (đối với trường công lập) hoặc tài trợ từ cá nhân, tổ chức. Mọi khoản thu cần được ghi nhận rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và phục vụ báo cáo tài chính.
Các khoản chi phí như tiền lương giáo viên, nhân viên, tiền mua sắm trang thiết bị, chi phí điện nước, thực phẩm cho trẻ cần được theo dõi chi tiết theo từng danh mục để kiểm soát ngân sách hiệu quả.
Quản lý chặt chẽ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Cần theo dõi chi tiết các khoản thu – chi bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, đảm bảo ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán. Việc kiểm tra định kỳ giúp hạn chế rủi ro thất thoát và sai sót trong quản lý tài chính.
Lập bảng lương và trích nộp bảo hiểm đầy đủ
Kế toán cần tính toán chính xác tiền lương, phụ cấp cho giáo viên, nhân viên theo hợp đồng lao động, đồng thời thực hiện đầy đủ các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
Theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Các tài sản như bàn ghế, đồ chơi, thiết bị dạy học cần được ghi nhận đầy đủ và phân loại theo tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ. Việc kiểm kê định kỳ giúp đảm bảo tài sản được sử dụng hiệu quả và tránh thất thoát.
Lập báo cáo tài chính và quyết toán đúng thời hạn
Cuối kỳ, kế toán phải lập báo cáo tài chính và quyết toán thu – chi theo quy định. Đối với trường công lập, cần lập quyết toán ngân sách gửi cơ quan quản lý. Đối với trường tư thục, báo cáo tài chính phải đầy đủ để phục vụ công tác thuế và quản lý tài chính nội bộ.
Đảm bảo lưu trữ chứng từ kế toán
Tất cả hóa đơn, chứng từ liên quan đến thu – chi, lương, bảo hiểm, hợp đồng lao động phải được lưu trữ đầy đủ theo quy định để phục vụ kiểm tra, quyết toán và báo cáo.
Việc tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc kế toán giúp trường mầm non quản lý tài chính hiệu quả, tránh sai sót và đảm bảo minh bạch trong hoạt động thu – chi.
5. Các câu hỏi thường gặp
Kế toán trường mầm non cần chú ý những kỹ thuật nào khi ghi sổ?
- Kiểm tra chứng từ kế toán đầy đủ và hợp lệ.
- Xác định rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Đối chiếu và kiểm tra số liệu trong sổ sách kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính.
Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán trong trường mầm non?
Kế toán trường mầm non cần kiểm tra chứng từ kế toán để đảm bảo rằng chứng từ hợp lệ và hợp pháp. Điều này bao gồm kiểm tra các yếu tố như:
- Đảm bảo chứng từ có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra thông tin trong chứng từ có khớp với nghiệp vụ phát sinh.
- Xác minh tính hợp pháp của chứng từ đối với các quy định của pháp luật.
Kế toán trường mầm non cần lưu trữ sổ sách kế toán trong bao lâu?
Theo quy định của pháp luật, kế toán trường mầm non cần lưu trữ sổ sách kế toán tối thiểu trong 10 năm. Các sổ sách kế toán này phải được bảo quản an toàn, dễ dàng truy cứu khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước hoặc kiểm toán.
Trên đây là một số thông tin về Hướng dẫn lập sổ sách cho kế toán trường mầm non. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN