Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán là một đoạn văn ngắn giúp người đọc hiểu rõ mục đích và nội dung của sơ đồ.
1. Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán là gì?
Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán (AIS flowchart) là một phương pháp trực quan hóa quy trình làm việc của hệ thống thông tin kế toán. Sơ đồ này giúp người dùng hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống, bao gồm các bước, dữ liệu và các nguồn lực cần thiết.
Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm các thành phần sau:
- Các bước của quy trình: Sơ đồ sẽ biểu diễn các bước của quy trình làm việc của hệ thống thông tin kế toán bằng các biểu tượng nhất định. Các biểu tượng thường được sử dụng trong sơ đồ hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
- Biểu tượng hình chữ nhật: Biểu diễn một bước xử lý dữ liệu.
- Biểu tượng hình tròn: Biểu diễn một sự kiện bắt đầu hoặc kết thúc quy trình.
- Biểu tượng hình mũi tên: Biểu diễn mối quan hệ giữa các bước.
- Dữ liệu: Sơ đồ sẽ biểu diễn dữ liệu cần thiết cho mỗi bước của quy trình bằng các biểu tượng hoặc bằng cách viết tên dữ liệu bên cạnh biểu tượng bước xử lý.
- Các nguồn lực: Sơ đồ sẽ biểu diễn các nguồn lực cần thiết cho mỗi bước của quy trình bằng các biểu tượng khác nhau, tùy thuộc vào loại nguồn lực.
- Lời dẫn: Lời dẫn cho sơ đồ hệ thống thông tin kế toán là một đoạn văn ngắn giúp người đọc hiểu rõ mục đích và nội dung của sơ đồ. Lời dẫn thường bao gồm các thông tin sau:
- Tên sơ đồ: Tên sơ đồ nên ngắn gọn và dễ hiểu, giúp người đọc dễ dàng xác định sơ đồ đang mô tả quy trình nào.
- Mục đích của sơ đồ: Lời dẫn cần nêu rõ mục đích của việc tạo ra sơ đồ, chẳng hạn như để tài liệu hóa quy trình, kiểm tra và đánh giá hệ thống, hoặc trình bày hệ thống cho các bên liên quan.
- Phạm vi của sơ đồ: Lời dẫn cần nêu rõ phạm vi của sơ đồ, chẳng hạn như mô tả toàn bộ quy trình hoặc chỉ mô tả một phần của quy trình.
- Các biểu tượng được sử dụng trong sơ đồ: Lời dẫn cần giải thích các biểu tượng được sử dụng trong sơ đồ để người đọc có thể hiểu rõ ý nghĩa của các bước trong quy trình.
Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán là một công cụ hữu ích để hiểu và cải thiện hệ thống thông tin kế toán. Sơ đồ có thể được sử dụng cho các mục đích sau:
- Tài liệu hóa quy trình làm việc của hệ thống thông tin kế toán.
- Kiểm tra và đánh giá hệ thống thông tin kế toán.
- Thiết kế và phát triển hệ thống thông tin kế toán mới.
- Trình bày hệ thống thông tin kế toán cho các bên liên quan.
2. Cách vẽ sơ đồ hệ thống thông tin kế toán
Cách vẽ sơ đồ hệ thống thông tin kế toán (AIS) phụ thuộc vào loại sơ đồ mà bạn muốn vẽ. Có ba loại sơ đồ AIS chính:
- Sơ đồ phân cấp: Sơ đồ phân cấp thể hiện hệ thống AIS theo từng cấp độ, từ tổng quan đến chi tiết.
- Sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu tập trung vào luồng dữ liệu trong hệ thống AIS.
- Sơ đồ chức năng: Sơ đồ chức năng tập trung vào các chức năng của hệ thống AIS.
Dưới đây là các bước chung để vẽ sơ đồ AIS:
- Xác định mục tiêu của sơ đồ: Bạn cần xác định rõ mục tiêu của sơ đồ là gì. Điều này sẽ giúp bạn xác định loại sơ đồ và mức độ chi tiết của sơ đồ.
- Thu thập thông tin: Bạn cần thu thập thông tin về hệ thống AIS của doanh nghiệp, bao gồm:
- Các thành phần của hệ thống AIS
- Các chức năng của hệ thống AIS
- Luồng dữ liệu trong hệ thống AIS
- Xây dựng sơ đồ: Bạn có thể sử dụng các phần mềm vẽ sơ đồ hoặc vẽ thủ công. Khi vẽ sơ đồ, bạn cần sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn để thể hiện các thành phần, chức năng và luồng dữ liệu trong hệ thống AIS.
Các ký hiệu tiêu chuẩn thường được sử dụng trong sơ đồ AIS:
- Hoạt động: Các hoạt động là các công việc được thực hiện trong hệ thống AIS. Các hoạt động thường được biểu diễn bằng các hình chữ nhật.
- Dữ liệu: Dữ liệu là thông tin được sử dụng trong hệ thống AIS. Dữ liệu thường được biểu diễn bằng các hình tròn.
- Luồng thông tin: Luồng thông tin là cách thức dữ liệu được truyền giữa các hoạt động. Luồng thông tin thường được biểu diễn bằng các mũi tên.
Ví dụ về sơ đồ AIS:
Dưới đây là một ví dụ về sơ đồ phân cấp của hệ thống AIS:
Hệ thống thông tin kế toán
|
|
|
|
|
+– Thu thập dữ liệu
|
+– Xử lý dữ liệu
|
+– Lưu trữ dữ liệu
|
+– Báo cáo thông tin
Ví dụ này thể hiện hệ thống AIS gồm bốn chức năng chính: thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và báo cáo thông tin.
Lưu ý khi vẽ sơ đồ AIS:
- Sơ đồ AIS cần thể hiện đầy đủ thông tin về hệ thống AIS, nhưng không nên quá chi tiết.
- Sơ đồ AIS cần sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn để dễ hiểu và dễ truyền đạt.
- Sơ đồ AIS cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi của hệ thống AIS.
Trên đây là một số thông tin về sơ đồ hệ thống thông tin kế toán. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
