Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng là một chuỗi các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng như thế nào? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn dễ hiểu hơn.
Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng
1. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng là gì?
Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng là một chuỗi các hoạt động liên quan đến việc tạo lập, xử lý, kiểm tra và lưu trữ các chứng từ phát sinh từ hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ trong doanh nghiệp.
Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo tính minh bạch, chính xác, và tuân thủ các quy định pháp lý, cũng như quản lý hiệu quả các nguồn lực và chi phí. Quy trình này liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp như bộ phận mua hàng, kế toán, kho, và quản lý, cùng với các bước thực hiện chi tiết nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.
2. Các bước trong quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng
Bước 1: Yêu cầu mua hàng
Bộ phận có nhu cầu mua hàng sẽ lập Phiếu Yêu cầu mua hàng (bao gồm 2 liên). Một liên sẽ được gửi tới bộ phận mua hàng để bắt đầu quy trình.
Bước 2: Xây dựng và phê duyệt kế hoạch nhập hàng
Dựa trên Phiếu Yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ lập Kế hoạch nhập hàng và trình Ban Giám đốc để phê duyệt.
Bước 3: Xử lý kế hoạch nhập hàng
– Trường hợp 1: Kế hoạch được duyệt
- Bộ phận mua hàng gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp.
- Nhà cung cấp gửi báo giá về cho bộ phận mua hàng.
- Bộ phận mua hàng đánh giá báo giá, lựa chọn nhà cung cấp và soạn Đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sau đó được gửi đến Ban Giám đốc để phê duyệt.
- Sau khi được duyệt, Đơn đặt hàng được gửi cho nhà cung cấp.
– Trường hợp 2: Kế hoạch không được duyệt: Nếu kế hoạch không được phê duyệt, bộ phận mua hàng không tiếp tục quy trình mua hàng và việc mua hàng sẽ không thực hiện.
Bước 4: Nhận hàng và chứng từ
Nhà cung cấp chuẩn bị hàng hóa cùng với các chứng từ cần thiết như Phiếu giao hàng và Hóa đơn GTGT và gửi đến bộ phận kho của công ty.
Bước 5: Nhập kho và xác nhận thanh toán
Bộ phận kho nhận hàng và lập Phiếu nhập kho. Nhà cung cấp gửi Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng đến bộ phận mua hàng để thanh toán. Nếu thanh toán ngay, bộ phận mua hàng sẽ lập giấy đề nghị thanh toán.
Bước 6: Gửi chứng từ đến kế toán
Bộ phận mua hàng gửi toàn bộ chứng từ bao gồm: yêu cầu mua hàng, báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) và đề nghị thanh toán tới bộ phận kế toán. Bộ phận kho cũng gửi phiếu nhập kho đến phòng kế toán.
Bước 7: Kiểm tra và ghi nhận nợ
Phòng kế toán tiến hành kiểm tra các chứng từ và ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp vào hệ thống kế toán.
Bước 8: Lập phiếu cho hoặc ủy nhiệm chi
Kế toán sẽ lập Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng) và chuyển cho Thủ quỹ.
Bước 9: Thanh toán và hoàn tất quy trình
Thủ quỹ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng hoặc tiền mặt, hoàn tất quy trình mua hàng.
Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng
3. Những lưu ý khi thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng
Cần xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận tham gia vào quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, bao gồm bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận kiểm tra nội bộ…
Doanh nghiệp cần sử dụng đồng bộ các mẫu chứng từ bán hàng theo quy định của pháp luật và phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Việc sử dụng đồng bộ các mẫu chứng từ sẽ giúp cho việc lập, kiểm tra, hạch toán chứng từ được dễ dàng và chính xác hơn.
Trưởng bộ phận kinh doanh hoặc người được ủy quyền cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ bán hàng trước khi phê duyệt, đảm bảo:
- Chứng từ hợp lệ về mặt hình thức và nội dung
- Hàng hóa xuất kho đúng theo số lượng, chất lượng đã ký hợp đồng
- Số tiền thanh toán được ghi nhận đúng theo quy định
Kế toán cần hạch toán chứng từ bán hàng kịp thời sau khi nhận được chứng từ đã được phê duyệt. Việc hạch toán kịp thời sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính chính xác và phản ánh đúng kết quả hoạt động kinh doanh.
4. Một số câu hỏi liên quan
Tại sao bước lập Phiếu Yêu cầu mua hàng lại quan trọng trong quy trình luân chuyển chứng từ?
Phiếu Yêu cầu mua hàng đóng vai trò quan trọng vì nó xác định nhu cầu mua hàng chính thức từ bộ phận cần thiết. Đây là bước đầu tiên trong quy trình và là cơ sở để các bước tiếp theo được thực hiện chính xác và minh bạch.
Vai trò của bộ phận kế toán trong quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng là gì?
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra và xác nhận tất cả các chứng từ liên quan đến giao dịch mua hàng. Sau khi kiểm tra, kế toán ghi nhận nợ phải trả và lập các chứng từ thanh toán, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trong quy trình thanh toán.
Điều gì xảy ra nếu kế hoạch nhập hàng không được Ban Giám đốc phê duyệt trong quy trình?
Nếu kế hoạch nhập hàng không được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ không tiếp tục các bước tiếp theo. Điều này có nghĩa là quá trình mua hàng sẽ kết thúc mà hàng hóa không được đặt mua, đảm bảo rằng chỉ những nhu cầu thực sự cần thiết mới được tiến hành.
Trên đây là một số thông tin về quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng hiện nay. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
