Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng là một chuỗi các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng như thế nào? Bài viết dưới đây của Kế toán kiểm toán ACC sẽ giúp bạn dễ hiểu hơn.
Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng
1. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng là gì?
Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng là một chuỗi các hoạt động liên quan đến việc tạo lập, xử lý, kiểm tra và lưu trữ các chứng từ phát sinh từ hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ trong doanh nghiệp.
Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo tính minh bạch, chính xác, và tuân thủ các quy định pháp lý, cũng như quản lý hiệu quả các nguồn lực và chi phí. Quy trình này liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp như bộ phận mua hàng, kế toán, kho, và quản lý, cùng với các bước thực hiện chi tiết nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.
2. Nội dung cơ bản của chứng từ và các loại chứng từ bán hàng
Quy định của pháp luật về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán đóng vai trò trung tâm trong hệ thống kế toán, được pháp luật quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Theo Khoản 3, Điều 3 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (gọi tắt là “Luật Kế toán”), chứng từ kế toán được định nghĩa như sau:
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”
Điều này có nghĩa, chứng từ kế toán không chỉ đơn thuần là các giấy tờ vật lý mà còn bao gồm cả các thông tin điện tử hợp lệ phản ánh chính xác các giao dịch kinh tế tài chính đã thực hiện. Chứng từ kế toán là nền tảng để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và phục vụ cho công tác kiểm toán, thanh tra.
Nội dung cơ bản của chứng từ kế toán
Mỗi chứng từ kế toán, bất kể dạng thức nào, đều cần tuân thủ các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật, bao gồm:
– Tên và số hiệu của chứng từ: Mỗi chứng từ phải có tên gọi rõ ràng (ví dụ: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu xuất kho) và số hiệu để dễ dàng quản lý và tra cứu.
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ: Phản ánh thời điểm chứng từ được tạo lập, làm căn cứ xác định thời gian phát sinh giao dịch.
– Tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu có) của các bên liên quan: Bao gồm thông tin của bên bán và bên mua hoặc các đối tượng khác tham gia giao dịch.
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Trình bày rõ ràng lý do, bản chất của giao dịch, như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hoặc các giao dịch tài chính khác.
– Số lượng, đơn giá và thành tiền: Đối với các giao dịch liên quan đến hàng hóa, dịch vụ, cần ghi rõ số lượng, đơn giá và tổng giá trị. Nếu có thuế, cần tách riêng các khoản thuế.
– Chữ ký của người lập, người duyệt và các bên liên quan: Chứng từ chỉ hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký theo quy định, đảm bảo tính trách nhiệm và minh bạch.
– Con dấu (nếu cần): Đối với một số loại chứng từ, con dấu là yếu tố bắt buộc để hợp thức hóa.
Các loại chứng từ bán hàng
Trong hoạt động kinh doanh, chứng từ bán hàng được sử dụng để ghi nhận và quản lý các giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ. Dưới đây là một số loại chứng từ phổ biến:
– Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn GTGT (Giá trị gia tăng): Sử dụng cho các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn bán hàng thông thường: Áp dụng cho doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
– Phiếu xuất kho: Dùng để ghi nhận việc xuất kho hàng hóa, vật tư phục vụ cho hoạt động bán hàng.
– Phiếu thu: Ghi nhận số tiền mặt mà doanh nghiệp nhận được khi khách hàng thanh toán trực tiếp.
– Biên lai thu tiền: Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hoặc thu các khoản phí.
– Hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ:Là căn cứ pháp lý để ghi nhận các giao dịch bán hàng lớn hoặc cung cấp dịch vụ trong thời gian dài.
– Chứng từ thanh toán: Bao gồm các phiếu chi, ủy nhiệm chi, hoặc các biên lai ghi nhận thanh toán qua ngân hàng, đảm bảo chứng minh giao dịch đã hoàn tất.
– Biên bản giao hàng: Dùng để xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa đã giao cho khách hàng.
– Chứng từ khuyến mại, giảm giá: Ghi nhận các chương trình khuyến mại, chiết khấu thương mại hoặc giảm giá được áp dụng trong giao dịch bán hàng.
Tầm quan trọng của chứng từ bán hàng
Chứng từ bán hàng không chỉ là căn cứ pháp lý cho các giao dịch mà còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp:
Quản lý tài chính hiệu quả: Đảm bảo ghi nhận đầy đủ, chính xác doanh thu và các khoản phải thu từ khách hàng.
Hỗ trợ kiểm toán và thanh tra: Cung cấp bằng chứng rõ ràng, minh bạch cho cơ quan chức năng khi cần kiểm tra hoặc xác minh.
Lập báo cáo tài chính: Là nền tảng để tổng hợp thông tin, đảm bảo các báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình kinh doanh.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng hiện nay
Bước 1: Yêu cầu mua hàng
Bộ phận có nhu cầu mua hàng sẽ lập Phiếu Yêu cầu mua hàng (bao gồm 2 liên). Một liên sẽ được gửi tới bộ phận mua hàng để bắt đầu quy trình.
Bước 2: Xây dựng và phê duyệt kế hoạch nhập hàng
Dựa trên Phiếu Yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ lập Kế hoạch nhập hàng và trình Ban Giám đốc để phê duyệt.
Bước 3: Xử lý kế hoạch nhập hàng
– Trường hợp 1: Kế hoạch được duyệt
- Bộ phận mua hàng gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp.
- Nhà cung cấp gửi báo giá về cho bộ phận mua hàng.
- Bộ phận mua hàng đánh giá báo giá, lựa chọn nhà cung cấp và soạn Đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sau đó được gửi đến Ban Giám đốc để phê duyệt.
- Sau khi được duyệt, Đơn đặt hàng được gửi cho nhà cung cấp.
– Trường hợp 2: Kế hoạch không được duyệt: Nếu kế hoạch không được phê duyệt, bộ phận mua hàng không tiếp tục quy trình mua hàng và việc mua hàng sẽ không thực hiện.
Bước 4: Nhận hàng và chứng từ
Nhà cung cấp chuẩn bị hàng hóa cùng với các chứng từ cần thiết như Phiếu giao hàng và Hóa đơn GTGT và gửi đến bộ phận kho của công ty.
Bước 5: Nhập kho và xác nhận thanh toán
Bộ phận kho nhận hàng và lập Phiếu nhập kho. Nhà cung cấp gửi Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng đến bộ phận mua hàng để thanh toán. Nếu thanh toán ngay, bộ phận mua hàng sẽ lập giấy đề nghị thanh toán.
Bước 6: Gửi chứng từ đến kế toán
Bộ phận mua hàng gửi toàn bộ chứng từ bao gồm: yêu cầu mua hàng, báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) và đề nghị thanh toán tới bộ phận kế toán. Bộ phận kho cũng gửi phiếu nhập kho đến phòng kế toán.
Bước 7: Kiểm tra và ghi nhận nợ
Phòng kế toán tiến hành kiểm tra các chứng từ và ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp vào hệ thống kế toán.
Bước 8: Lập phiếu cho hoặc ủy nhiệm chi
Kế toán sẽ lập Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng) và chuyển cho Thủ quỹ.
Bước 9: Thanh toán và hoàn tất quy trình
Thủ quỹ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng hoặc tiền mặt, hoàn tất quy trình mua hàng.
Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng
4. Những lưu ý khi thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng
Cần xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận tham gia vào quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, bao gồm bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận kiểm tra nội bộ…
Doanh nghiệp cần sử dụng đồng bộ các mẫu chứng từ bán hàng theo quy định của pháp luật và phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Việc sử dụng đồng bộ các mẫu chứng từ sẽ giúp cho việc lập, kiểm tra, hạch toán chứng từ được dễ dàng và chính xác hơn.
Trưởng bộ phận kinh doanh hoặc người được ủy quyền cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ bán hàng trước khi phê duyệt, đảm bảo:
- Chứng từ hợp lệ về mặt hình thức và nội dung
- Hàng hóa xuất kho đúng theo số lượng, chất lượng đã ký hợp đồng
- Số tiền thanh toán được ghi nhận đúng theo quy định
Kế toán cần hạch toán chứng từ bán hàng kịp thời sau khi nhận được chứng từ đã được phê duyệt. Việc hạch toán kịp thời sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính chính xác và phản ánh đúng kết quả hoạt động kinh doanh.
5. Một số câu hỏi liên quan
Tại sao bước lập Phiếu Yêu cầu mua hàng lại quan trọng trong quy trình luân chuyển chứng từ?
Phiếu Yêu cầu mua hàng đóng vai trò quan trọng vì nó xác định nhu cầu mua hàng chính thức từ bộ phận cần thiết. Đây là bước đầu tiên trong quy trình và là cơ sở để các bước tiếp theo được thực hiện chính xác và minh bạch.
Vai trò của bộ phận kế toán trong quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng là gì?
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra và xác nhận tất cả các chứng từ liên quan đến giao dịch mua hàng. Sau khi kiểm tra, kế toán ghi nhận nợ phải trả và lập các chứng từ thanh toán, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trong quy trình thanh toán.
Điều gì xảy ra nếu kế hoạch nhập hàng không được Ban Giám đốc phê duyệt trong quy trình?
Nếu kế hoạch nhập hàng không được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ không tiếp tục các bước tiếp theo. Điều này có nghĩa là quá trình mua hàng sẽ kết thúc mà hàng hóa không được đặt mua, đảm bảo rằng chỉ những nhu cầu thực sự cần thiết mới được tiến hành.
Trên đây là một số thông tin về quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng hiện nay. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.