0764704929

Quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán mua hàng

Quy trình luân trình kế toán mua hàng là một chuỗi các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy quy trình luân trình kế toán mua hàng như thế nào ? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn dễ hiểu hơn

1. Quy trình luân trình kế toán mua hàng là gì ?

Quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán mua hàng
Quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán mua hàng

Quy trình luân trình kế toán mua hàng là một tập hợp các bước được thực hiện để ghi nhận, theo dõi và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các bước sau:

Lập kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng là căn cứ để xác định nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ các nội dung sau:

  • Số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa, dịch vụ cần mua
  • Thời gian mua hàng
  • Nhà cung cấp
  • Giá cả
  • Tìm kiếm nhà cung cấp

Sau khi lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Khi tìm kiếm nhà cung cấp, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố sau:

  • Uy tín của nhà cung cấp
  • Chất lượng hàng hóa, dịch vụ
  • Giá cả
  • Phương thức thanh toán
  • Đàm phán, ký kết hợp đồng

Sau khi tìm kiếm được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán là căn cứ pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch mua bán.

Lập phiếu mua hàng

Phiếu mua hàng là chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập ra để ghi nhận việc mua hàng hóa, dịch vụ. Phiếu mua hàng cần ghi đầy đủ, chính xác các thông tin sau:

  • Ngày lập phiếu
  • Số phiếu
  • Người lập phiếu
  • Nhà cung cấp
  • Số lượng, chủng loại, giá cả hàng hóa, dịch vụ mua
  • Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua

Lập hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ kế toán do người bán lập ra để ghi nhận việc bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua. Hóa đơn giá trị gia tăng cần ghi đầy đủ, chính xác các thông tin sau:

  • Ngày lập hóa đơn
  • Số hóa đơn
  • Người bán hàng
  • Người mua hàng
  • Số lượng, chủng loại, giá cả hàng hóa, dịch vụ bán
  • Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ bán
  • Thuế giá trị gia tăng

Kiểm tra hàng hóa, dịch vụ

Khi hàng hóa, dịch vụ được giao đến doanh nghiệp, kế toán cần tiến hành kiểm tra, tiếp nhận và nhập kho. Phiếu nhập kho là căn cứ để ghi chép hàng hóa, dịch vụ vào kho.

Hạch toán kế toán

Kế toán cần hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng. Các nghiệp vụ kế toán mua hàng thường được hạch toán theo trình tự sau:

Mua hàng nhập kho:

  • Kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào vào tài khoản hàng tồn kho, đồng thời ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp vào tài khoản phải trả ngắn hạn.
  • Thanh toán tiền mua hàng:
  • Kế toán ghi nhận số tiền đã thanh toán vào tài khoản phải trả ngắn hạn, đồng thời ghi nhận số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào tài khoản thuế GTGT đầu vào.
  • Theo dõi, kiểm soát
  • Kế toán cần theo dõi, kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng để đảm bảo tính chính xác, hợp lý của các nghiệp vụ này.

2. Sơ đồ luân trình chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng

Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

  • Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
  • Kiểm tra thông tin trên đơn đặt hàng.
  • Gửi đơn đặt hàng cho bộ phận kế toán.

Bước 2: Lập hóa đơn bán hàng

  • Căn cứ vào đơn đặt hàng, bộ phận kế toán lập hóa đơn bán hàng.
  • Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng để ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp cho khách hàng.

Bước 3: Xuất kho hàng hóa

  • Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, bộ phận kho xuất kho hàng hóa.
  • Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng để ghi nhận việc xuất kho hàng hóa.

Bước 4: Thanh toán tiền hàng

  • Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc các hình thức thanh toán khác.
  • Bộ phận kế toán ghi nhận việc thanh toán tiền hàng vào sổ sách kế toán.

Bước 5: Lưu trữ chứng từ

Tất cả các chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng đều phải được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.

Trong sơ đồ trên, các chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng bao gồm:

  • Đơn đặt hàng: Là chứng từ thể hiện ý định mua hàng của khách hàng.
  • Hợp đồng kinh tế: Là chứng từ xác định quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch mua bán hàng hóa.
  • Biên bản giao hàng: Là chứng từ xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa doanh nghiệp và khách hàng.
  • Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ thể hiện việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ và giá trị thanh toán.
  • Phiếu xuất kho: Là chứng từ thể hiện việc xuất kho hàng hóa.
  • Phiếu thu tiền: Là chứng từ thể hiện việc thu tiền từ khách hàng.

3. Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiền

Chứng từ kế toán là một trong những yếu tố quan trọng trong hệ thống kế toán. Chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Đối với nghiệp vụ thu tiền, chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền thu được từ khách hàng, các khoản thu khác,…

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiền được quy định như sau:

  1. Người thu tiền lập phiếu thu

Phiếu thu là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận các khoản tiền thu được từ khách hàng, các khoản thu khác. Phiếu thu được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại bộ phận kế toán.

  1. Bộ phận kế toán kiểm tra phiếu thu

Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, bao gồm:

  • Thông tin trên phiếu thu có đầy đủ, chính xác hay không?
  • Chữ ký của người thu tiền và người nộp tiền có hợp lệ hay không?
  1. Kế toán trưởng duyệt phiếu thu

Kế toán trưởng duyệt phiếu thu, xác nhận số tiền thu được.

  1. Bộ phận kế toán ghi sổ

Bộ phận kế toán ghi sổ kế toán theo nghiệp vụ thu tiền.

  1. Lưu trữ chứng từ

Bộ phận kế toán lưu trữ phiếu thu theo quy định của pháp luật.

Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiền

  • Người thu tiền
  • Phiếu thu
  • Bộ phận kế toán
  • Kiểm tra phiếu thu
  • Kế toán trưởng duyệt phiếu thu
  • Bộ phận kế toán
  • Ghi sổ
  • Lưu trữ chứng từ

Lưu ý

  • Đối với các khoản tiền thu được bằng tiền mặt, kế toán cần lập phiếu thu. Đối với các khoản tiền thu được bằng chuyển khoản, kế toán cần lập chứng từ giao dịch ngân hàng.
  • Các chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiền phải được lưu trữ cẩn thận, đầy đủ, đúng quy định của pháp luật để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra.

Trên đây là một số thông tin về Quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán mua hàng. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn

 

    HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN


    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

    0764704929