Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác

Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng, đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác và trung thực của nhân viên. Vậy quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác như thế nào ? bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn 

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì ?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác định số lượng và chất lượng của hàng tồn kho của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá trị của hàng tồn kho và phát hiện kịp thời các sai sót, thất thoát.

Có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến:

• Kiểm kê thường xuyên: Doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, thường là theo tuần, tháng, quý, năm.
• Kiểm kê định kỳ: Doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho theo yêu cầu của pháp luật hoặc khi có sự thay đổi về tình hình hàng tồn kho.

Kiểm kê hàng tồn kho bao gồm các bước sau:

1. Lập kế hoạch kiểm kê: Doanh nghiệp cần xác định thời gian, địa điểm, phạm vi kiểm kê và phương pháp kiểm kê.
2. Thông báo cho nhân viên: Doanh nghiệp cần thông báo cho nhân viên về kế hoạch kiểm kê để họ chuẩn bị.
3. Thực hiện kiểm kê: Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê số lượng và chất lượng của hàng tồn kho.
4. Đánh giá kết quả kiểm kê: Doanh nghiệp đánh giá kết quả kiểm kê và điều chỉnh số liệu hàng tồn kho trên sổ sách kế toán.

Kiểm kê hàng tồn kho thường được thực hiện bởi nhân viên kế toán hoặc các công ty dịch vụ kiểm kê. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp và đảm bảo tính chính xác, khách quan.

2. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho 

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là một trong những phương pháp quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng, giá trị hàng tồn kho hiện có, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho chính, bao gồm:

• Phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo chu kỳ nhất định, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý, hàng năm,…

• Phương pháp kiểm kê thường xuyên: Phương pháp kiểm kê thường xuyên là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, không theo một chu kỳ nhất định.

Ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp kiểm kê

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Ưu điểm:

• Giảm chi phí kiểm kê.
• Ít ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Không phản ánh chính xác tình hình biến động của hàng tồn kho trong thời gian giữa hai kỳ kiểm kê.

Phương pháp kiểm kê thường xuyên

Ưu điểm:

• Phản ánh chính xác tình hình biến động của hàng tồn kho trong thời gian thực.
• Giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót trong quản lý hàng tồn kho.

Nhược điểm:

• Tăng chi phí kiểm kê.
• Ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, bao gồm:

• Loại hình hàng tồn kho: Một số loại hàng tồn kho có tính chất dễ hư hỏng, mất mát thì cần được kiểm kê thường xuyên.
• Khối lượng hàng tồn kho: Doanh nghiệp có khối lượng hàng tồn kho lớn thì cần được kiểm kê thường xuyên hơn.
• Tình hình biến động của thị trường: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có thị trường biến động mạnh thì cần được kiểm kê thường xuyên hơn.

Các bước tiến hành kiểm kê hàng tồn kho

Các bước tiến hành kiểm kê hàng tồn kho bao gồm:

• Chuẩn bị: Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương tiện, dụng cụ cần thiết cho việc kiểm kê, đồng thời lập kế hoạch kiểm kê, phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham gia kiểm kê.
• Thực hiện kiểm kê: Các thành viên tham gia kiểm kê tiến hành kiểm kê số lượng, chất lượng hàng tồn kho theo đúng kế hoạch đã được lập.
• Lập biên bản kiểm kê: Sau khi kiểm kê xong, các thành viên tham gia kiểm kê lập biên bản kiểm kê, ghi chép đầy đủ các thông tin về số lượng, chất lượng hàng tồn kho, giá trị hàng tồn kho,…
• Xác định giá trị hàng tồn kho: Sau khi lập biên bản kiểm kê, doanh nghiệp tiến hành xác định giá trị hàng tồn kho theo quy định của pháp luật.
• Hồ sơ, chứng từ liên quan đến kiểm kê hàng tồn kho

Các hồ sơ, chứng từ liên quan đến kiểm kê hàng tồn kho bao gồm:

• Kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho
• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng, bán hàng
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa

Lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho

• Kiểm kê phải được thực hiện một cách chính xác, trung thực, khách quan.
• Kết quả kiểm kê phải được ghi chép đầy đủ, rõ ràng, có chữ ký của các thành viên tham gia kiểm kê.
• Các hồ sơ, chứng từ liên quan đến kiểm kê phải được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định.

3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho 

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là một quy trình quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của hàng tồn kho tại một thời điểm nhất định. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho bao gồm các bước sau:

1. Lập kế hoạch kiểm kê

Bước đầu tiên là lập kế hoạch kiểm kê, bao gồm các nội dung sau:

• Mục đích kiểm kê: Kiểm kê hàng tồn kho để phục vụ cho mục đích gì?
• Thời gian kiểm kê: Kiểm kê hàng tồn kho vào thời gian nào?
• Phạm vi kiểm kê: Kiểm kê tất cả các loại hàng tồn kho hay chỉ kiểm kê một số loại hàng tồn kho nhất định?
• Phương pháp kiểm kê: Kiểm kê theo phương pháp thủ công hay phương pháp máy tính?
• Nhân sự tham gia kiểm kê: Ai sẽ tham gia kiểm kê hàng tồn kho?

2. Chuẩn bị cho kiểm kê

Sau khi lập kế hoạch kiểm kê, doanh nghiệp cần chuẩn bị cho kiểm kê, bao gồm các công việc sau:

• Thông báo cho các bộ phận liên quan: Thông báo cho các bộ phận liên quan về kế hoạch kiểm kê, thời gian, địa điểm, phương pháp kiểm kê.
• Sắp xếp, phân loại hàng hóa: Sắp xếp, phân loại hàng hóa theo loại, chủng loại, kích thước,… để thuận tiện cho việc kiểm kê.
• Chuẩn bị các chứng từ, sổ sách cần thiết: Chuẩn bị các chứng từ, sổ sách cần thiết cho việc kiểm kê, như biên bản kiểm kê, phiếu kiểm kê,…

3. Tiến hành kiểm kê

Bước quan trọng nhất trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho là tiến hành kiểm kê. Việc kiểm kê hàng tồn kho cần được thực hiện cẩn thận, chính xác, đảm bảo số liệu kiểm kê được phản ánh đúng thực tế.

Cách thức kiểm kê hàng tồn kho có thể được thực hiện theo phương pháp thủ công hoặc phương pháp máy tính.

Phương pháp thủ công:

• Cách thức kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp thủ công là tiến hành kiểm kê trực tiếp từng loại hàng tồn kho, đếm số lượng, ghi chép lại số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại hàng tồn kho.

Phương pháp máy tính:

• Cách thức kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp máy tính là sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để kiểm kê. Phần mềm sẽ tự động đếm số lượng, ghi chép lại số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại hàng tồn kho.

4. Lập báo cáo kiểm kê

Sau khi hoàn thành việc kiểm kê, doanh nghiệp cần lập báo cáo kiểm kê. Báo cáo kiểm kê cần nêu rõ các nội dung sau:

• Số lượng, chất lượng, giá trị của hàng tồn kho được kiểm kê
• Chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu kế toán
• Nguyên nhân chênh lệch

5. Xử lý kết quả kiểm kê

Kết quả kiểm kê hàng tồn kho cần được xử lý kịp thời, chính xác. Các trường hợp chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu kế toán cần được xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định của doanh nghiệp.

Lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho

Để đảm bảo việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện chính xác, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Tham gia kiểm kê phải là những người có trình độ, kinh nghiệm, có trách nhiệm
• Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan
• Cần lập biên bản kiểm kê và lưu giữ cẩn thận

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là một quy trình quan trọng, cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ để đảm bảo tính trung thực, khách quan của báo cáo tài chính.

Trên đây là một số thông tin về Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn