Trong môi trường kinh doanh hiện đại, quy trình luân chuyển chứng từ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự minh bạch của hoạt động kế toán tài chính. Vậy quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng mới nhất diễn ra như thế nào? Hãy để bài viết này của công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC giúp bạn hiểu rõ hơn nhé!
Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng
1. Quy định về chứng từ kế toán
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13, “Chứng từ kế toán” được hiểu là những tài liệu và thông tin được ghi lại nhằm phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn tất, dùng làm cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán.
Điều 16 của Luật Kế toán nêu rõ rằng chứng từ kế toán phải chứa đựng đầy đủ 7 nội dung bắt buộc như sau:
- Tên và mã số của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân lập chứng từ;
- Tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận chứng từ;
- Mô tả nội dung giao dịch kinh tế, tài chính đã phát sinh;
- Các thông tin về số lượng, đơn giá và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính dưới dạng số; tổng giá trị của chứng từ trong trường hợp thu, chi được ghi bằng cả số và chữ;
- Chữ ký và họ tên của người lập chứng từ, người phê duyệt cùng những người liên quan trực tiếp.
2. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng
Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, doanh nghiệp cần xem xét một số đặc điểm quan trọng như:
- Cơ cấu tổ chức quản lý và bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
- Cách thức tổ chức quản lý kho hàng.
- Các yêu cầu quản lý liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ.
Những yếu tố này giúp đảm bảo rằng chứng từ bán hàng được luân chuyển qua các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc quá trình luân chuyển bị rối rắm, dẫn đến lãng phí tài nguyên.
Dưới đây là quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền:
Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng
Giải thích:
(1) Tiếp cận khách hàng.
(2) Kiểm tra chính sách bán hàng và báo giá.
(3) Đàm phán và chốt đơn hàng.
(4.1) Kiểm tra công nợ
(4.2) Kiểm tra tồn kho.
(5) Xuất kho hàng.
(6) Vận chuyển và giao hàng.
(7) Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
(8) Gửi giấy báo nợ/thông báo nợ đến khách hàng.
(9) Thu tiền.
Lưu ý: Tùy theo đặc điểm quản lý hoặc chính sách bán hàng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc bỏ qua một số bước để phù hợp với thực tiễn hoạt động bán hàng – thu tiền của mình.
>>> Xem thêm: Các bộ chứng từ kế toán bán hàng sử dụng
3. Các chứng từ kế toán cần có trong quy trình bán hàng
Tùy vào đặc điểm mặt hàng và quy định nội bộ của từng doanh nghiệp, quy trình bán hàng có thể sử dụng các loại chứng từ khác nhau. Dưới đây là một số chứng từ phổ biến thường được áp dụng trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp:
- Hóa đơn: Bao gồm Hóa đơn GTGT và Hóa đơn bán hàng.
- Báo giá: Các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng và thông tin đơn hàng.
- Chứng từ kho: Gồm Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, và Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
- Chứng từ tiền: Bao gồm Phiếu thu tiền, giấy báo có, và bill in từ máy POS quẹt thẻ.
- Báo cáo bán hàng: Các báo cáo theo mặt hàng, khách hàng, nhân viên bán hàng, và báo cáo theo đơn hàng.
- Sổ kế toán: Như Sổ nhật ký bán hàng và Sổ chi tiết bán hàng.
Việc sử dụng các chứng từ này không chỉ giúp quản lý thông tin hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quy trình bán hàng.
>>> Xem thêm: Quy trình ghi sổ kế toán bán hàng theo thông tư hiện hành
4. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
Quy trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, bắt đầu từ khi tiếp xúc với khách hàng cho đến khi hoàn tất giao dịch tài chính.
Quy trình này không chỉ đơn thuần là bán hàng mà còn bao gồm việc quản lý mối quan hệ với khách hàng, xử lý đơn hàng, giao hàng, lập hóa đơn và thu tiền.
Trong lĩnh vực kế toán, quy trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ ghi nhận các sự kiện liên quan đến bán hàng và thu tiền từ khách hàng. Các công việc này diễn ra liên tục và lặp lại cho mỗi giao dịch bán hàng. Chu trình này chỉ kết thúc khi doanh nghiệp ngừng hoạt động bán hàng.
Để các kế toán viên có thể quản lý và kiểm soát hiệu quả các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình này với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý hiện đại như phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán.
Quy trình bán hàng thường có sự tham gia của hai bộ phận chính:
- Bộ phận bán hàng/kinh doanh
- Bộ phận kế toán
Để đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân trong từng bộ phận và giữa hai bộ phận này với nhau.
Quy trình bán hàng thường bao gồm 5 giai đoạn chính như sau:
- Tiếp nhận đơn hàng
- Xử lý đơn hàng và đóng gói
- Vận chuyển đơn hàng
- Cung cấp hóa đơn bán hàng
- Quản lý công nợ và thu tiền
5. Một số câu hỏi liên quan
Tại sao việc phân loại chứng từ bán hàng lại quan trọng trong quy trình luân chuyển?
Phân loại chứng từ giúp xác định rõ ràng từng loại chứng từ cần xử lý, từ đó tối ưu hóa quy trình luân chuyển. Nó cũng giúp các bộ phận liên quan dễ dàng tiếp cận thông tin và đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận doanh thu.
Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp như thế nào?
Quy trình luân chuyển chứng từ hiệu quả giúp rút ngắn thời gian từ khi bán hàng đến khi thu tiền, cải thiện dòng tiền. Ngược lại, quy trình không hợp lý có thể dẫn đến chậm trễ trong thu tiền, ảnh hưởng đến khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Những yếu tố nào có thể gây ra sự cố trong quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng?
Các yếu tố như thiếu thông tin, sai sót trong ghi nhận, hoặc sự chậm trễ trong việc xử lý chứng từ có thể gây ra sự cố. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.
Trên đây là một số thông tin về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán mới nhất. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
