Các phần hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại

Phần hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính, phục vụ cho các mục đích quản trị, ra quyết định và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Vậy Các phần hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại như thế nào? Hãy để bài viết này của Kế toán Kiểm toán Thuế ACC giúp bạn hiểu rõ hơn 

1. Phần hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại là gì ?

Phần hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại là một bộ phận của bộ máy kế toán doanh nghiệp, có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán thuộc một lĩnh vực cụ thể trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Các phần hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại thường bao gồm:

• Kế toán mua hàng: Phần hành kế toán mua hàng chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Kế toán bán hàng: Phần hành kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Kế toán kho: Phần hành kế toán kho chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp.
• Kế toán tiền mặt: Phần hành kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh tình hình thu chi tiền mặt của doanh nghiệp.
• Kế toán tiền gửi ngân hàng: Phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh tình hình tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
• Kế toán thanh toán: Phần hành kế toán thanh toán chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh các nghiệp vụ thanh toán của doanh nghiệp.
• Kế toán chi phí: Phần hành kế toán chi phí chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh các khoản chi phí của doanh nghiệp.
• Kế toán doanh thu: Phần hành kế toán doanh thu chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh các khoản doanh thu của doanh nghiệp.
• Kế toán kết quả kinh doanh: Phần hành kế toán kết quả kinh doanh chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phản ánh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Tùy theo quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp thương mại, các doanh nghiệp có thể tổ chức các phần hành kế toán khác nhau. Tuy nhiên, các phần hành kế toán cơ bản nêu trên là cần thiết đối với mọi doanh nghiệp thương mại.

Mỗi phần hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại có vai trò và nhiệm vụ riêng. Việc tổ chức thực hiện các phần hành kế toán một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp thương mại ghi chép, tổng hợp và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, từ đó cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý, điều hành và ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

> Xem thêm Vì sao kế toán thương mại điện tử lại quan trọng? tại đây.

2. Các phần hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, kế toán trong doanh nghiệp thương mại được chia thành các phần hành kế toán chính, bao gồm:

• Kế toán tiền
• Kế toán hàng tồn kho
• Kế toán mua hàng
• Kế toán bán hàng
• Kế toán chi phí
• Kế toán doanh thu, thu nhập khác

Mỗi phần hành kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong một lĩnh vực cụ thể của hoạt động kinh doanh thương mại.

2.1 Kế toán tiền

Kế toán tiền là phần hành chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh các giao dịch liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tương đương tiền.

Các nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh trong phần hành kế toán tiền bao gồm:

• Thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
• Chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
• Chiết khấu, thu hồi tiền chiết khấu
• Chuyển tiền nội bộ
• Rút tiền gửi ngân hàng

Ngoài ra, kế toán tiền còn có trách nhiệm kiểm soát dòng tiền, lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhằm đảm bảo tính thanh khoản của doanh nghiệp.

2.2 Kế toán hàng tồn kho

Kế toán hàng tồn kho ghi chép, theo dõi và phản ánh các giao dịch liên quan đến hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong quá trình kinh doanh.

Các nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh trong phần hành kế toán hàng tồn kho bao gồm:

• Nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
• Xuất kho hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
• Xác định giá vốn hàng bán
• Định giá hàng tồn kho theo phương pháp FIFO, LIFO hoặc bình quân gia quyền
• Kiểm kê hàng hóa định kỳ

2.3 Kế toán mua hàng

Kế toán mua hàng ghi nhận và theo dõi các giao dịch mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh trong phần hành kế toán mua hàng bao gồm:

• Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng trong nước và nhập khẩu
• Ghi nhận chi phí mua hàng, vận chuyển, bảo hiểm
• Hạch toán thuế giá trị gia tăng đầu vào
• Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp

2.4 Kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh các giao dịch liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh trong phần hành kế toán bán hàng bao gồm:

• Ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Hạch toán thuế giá trị gia tăng đầu ra
• Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng
• Hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán
• Xác định lợi nhuận gộp từ hoạt động kinh doanh

2.5 Kế toán chi phí

Kế toán chi phí thực hiện việc ghi nhận và theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả tài chính.

Các nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh trong phần hành kế toán chi phí bao gồm:

• Hạch toán chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
• Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp và chi phí nhân công gián tiếp
• Ghi nhận chi phí khấu hao tài sản cố định
• Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
• Hạch toán chi phí tài chính và chi phí khác

2.6 Kế toán doanh thu, thu nhập khác

Kế toán doanh thu, thu nhập khác theo dõi và ghi nhận các khoản thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như các khoản thu nhập không thường xuyên của doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh trong phần hành kế toán doanh thu, thu nhập khác bao gồm:

• Ghi nhận doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Ghi nhận doanh thu tài chính từ lãi tiền gửi, lãi đầu tư
• Hạch toán các khoản thu nhập khác từ hoạt động thanh lý tài sản, bồi thường, hoàn nhập dự phòng

Ngoài các phần hành kế toán chính trên, trong doanh nghiệp thương mại còn có một số phần hành kế toán khác như:

• Kế toán tài sản cố định: Ghi nhận, theo dõi và tính khấu hao tài sản cố định hữu hình, vô hình.
• Kế toán đầu tư tài chính: Theo dõi các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn vào chứng khoán, góp vốn.
• Kế toán vốn chủ sở hữu: Ghi nhận sự thay đổi về vốn góp của chủ sở hữu, lợi nhuận chưa phân phối.
• Kế toán thuế: Thực hiện kê khai, nộp thuế và kiểm soát nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
• Kế toán lao động, tiền lương: Ghi nhận, theo dõi và thanh toán tiền lương, bảo hiểm cho người lao động.

Việc tổ chức hệ thống kế toán hợp lý trong doanh nghiệp thương mại giúp đảm bảo minh bạch tài chính, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

3. Vai trò của kiểm toán trong doanh nghiệp thương mại

Kiểm toán đóng một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp trong các hoạt động tài chính. Dưới đây là một số vai trò cơ bản của kiểm toán trong doanh nghiệp thương mại:

• Đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của báo cáo tài chính: Kiểm toán giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các báo cáo tài chính phản ánh đúng và đầy đủ tình hình tài chính của công ty. Điều này giúp các nhà quản lý, cổ đông, đối tác và cơ quan chức năng có thể đưa ra quyết định chính xác dựa trên thông tin tài chính đáng tin cậy.
• Phát hiện và ngăn ngừa gian lận tài chính: Kiểm toán viên có trách nhiệm xác minh và phát hiện các hành vi gian lận hoặc sai phạm tài chính trong công ty. Qua quá trình kiểm tra, họ có thể phát hiện các khoản chi tiêu bất hợp lý, chuyển giao tài sản trái phép, hay các hành động lừa đảo có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp.
• Cải thiện quản trị tài chính: Kiểm toán giúp doanh nghiệp nhận diện các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị tài chính. Bằng cách đưa ra các khuyến nghị cụ thể, kiểm toán viên góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro và cải thiện khả năng ra quyết định của ban lãnh đạo.
• Tuân thủ các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán: Kiểm toán giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các hoạt động tài chính tuân thủ đúng các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán quốc tế hoặc nội địa. Việc kiểm toán giúp giảm thiểu nguy cơ doanh nghiệp bị xử phạt hoặc chịu các hậu quả pháp lý.
• Tăng cường niềm tin của nhà đầu tư và các cổ đông: Một báo cáo tài chính được kiểm toán độc lập sẽ giúp tăng cường niềm tin của các nhà đầu tư và cổ đông vào tính minh bạch và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng đối với việc huy động vốn, phát triển các mối quan hệ đối tác, và duy trì sự ổn định tài chính của công ty.
• Hỗ trợ quyết định kinh doanh: Thông qua việc đánh giá và phân tích các số liệu tài chính, kiểm toán viên có thể cung cấp thông tin hữu ích giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Họ có thể nhận diện các cơ hội và rủi ro tiềm ẩn từ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
• Kiểm soát chi phí và tối ưu hóa nguồn lực: Kiểm toán giúp doanh nghiệp phân tích và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Qua đó, kiểm toán viên có thể chỉ ra những khu vực không hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực tài chính, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận.
• Cung cấp bằng chứng để đảm bảo quy trình đầu tư và tài chính chắc chắn: Kiểm toán viên cung cấp các báo cáo và chứng cứ kiểm toán để chứng minh rằng quy trình đầu tư và các giao dịch tài chính diễn ra theo đúng quy trình và có căn cứ rõ ràng. Điều này rất quan trọng trong các giao dịch lớn, đàm phán hợp đồng hoặc khi tiến hành giao dịch với các đối tác và tổ chức tài chính.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động và quản lý rủi ro: Kiểm toán giúp đánh giá hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý rủi ro tài chính trong doanh nghiệp. Quá trình kiểm toán giúp nhận diện các yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của công ty và từ đó đưa ra các biện pháp quản lý rủi ro hiệu quả hơn.

>>> Tìm hiểu Kế toán doanh nghiệp thương mại làm những việc gì? để biết thêm thông tin.

4. Các chứng từ kế toán quan trọng trong doanh nghiệp thương mại

Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp thương mại. Việc lập và lưu trữ chứng từ đúng quy định giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong hạch toán kế toán và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là các loại chứng từ kế toán quan trọng:

• Chứng từ liên quan đến mua hàng bao gồm hóa đơn mua hàng do nhà cung cấp phát hành, hợp đồng mua bán hàng hóa quy định điều khoản giao dịch, phiếu nhập kho ghi nhận hàng hóa nhận về và chứng từ thanh toán như phiếu chi tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi qua ngân hàng. Những chứng từ này giúp kế toán theo dõi chính xác số lượng, giá trị hàng hóa và tình trạng thanh toán.
• Chứng từ liên quan đến bán hàng gồm hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) xác nhận giao dịch, phiếu xuất kho theo dõi số lượng hàng xuất bán, biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên bán và bên mua, cùng với chứng từ thu tiền như phiếu thu hoặc giấy báo có từ ngân hàng. Các chứng từ này là căn cứ để ghi nhận doanh thu và công nợ khách hàng.
• Chứng từ công nợ giúp kế toán theo dõi tình trạng thanh toán, bao gồm bảng kê công nợ phải thu, phải trả giữa doanh nghiệp và khách hàng hoặc nhà cung cấp, biên bản đối chiếu công nợ để xác nhận số tiền còn nợ, hợp đồng tín dụng và chứng từ vay vốn khi doanh nghiệp có giao dịch vay mượn với ngân hàng hoặc tổ chức tài chính.
• Chứng từ hàng tồn kho bao gồm phiếu nhập kho khi nhận hàng, phiếu xuất kho khi xuất hàng đi bán hoặc sử dụng, và biên bản kiểm kê hàng hóa nhằm đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách kế toán. Việc quản lý tốt chứng từ này giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả lượng hàng hóa lưu trữ và tránh thất thoát.
• Chứng từ tiền lương và nhân sự như bảng chấm công theo dõi ngày công làm việc, bảng lương xác định tiền lương phải trả, phiếu chi lương xác nhận thanh toán và hợp đồng lao động ràng buộc quyền lợi, nghĩa vụ giữa doanh nghiệp và nhân viên. Hệ thống chứng từ này giúp kế toán tính toán chi phí nhân công chính xác và tuân thủ quy định lao động.
• Chứng từ liên quan đến thuế bao gồm tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cùng biên lai nộp thuế xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế với nhà nước. Việc quản lý đầy đủ chứng từ thuế giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
• Chứng từ tài sản cố định như hợp đồng mua bán tài sản cố định xác nhận quyền sở hữu, biên bản bàn giao tài sản khi đưa vào sử dụng và chứng từ khấu hao tài sản giúp doanh nghiệp theo dõi giá trị hao mòn và chi phí sử dụng tài sản.
• Chứng từ hoạt động tài chính bao gồm giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng để theo dõi các giao dịch, sao kê tài khoản ngân hàng ghi nhận dòng tiền ra vào, và các chứng từ liên quan đến cổ tức, lãi vay giúp kế toán hạch toán chính xác các khoản thu nhập và chi phí tài chính.

Việc quản lý chặt chẽ và lưu trữ đầy đủ chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong tài chính, đáp ứng yêu cầu kiểm toán và tuân thủ quy định pháp luật.

5. Câu hỏi thường gặp

Kế toán trong doanh nghiệp thương mại có cần phải tuân thủ quy định pháp lý không?

Có, kế toán trong doanh nghiệp thương mại phải tuân thủ các quy định pháp lý về kế toán, thuế, và báo cáo tài chính.

Phần hành kế toán hàng hóa có phải cập nhật thường xuyên không?

Có, phần hành kế toán hàng hóa phải cập nhật thường xuyên về số lượng và giá trị của hàng hóa trong kho để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Phần hành kế toán tổng hợp có cần phải báo cáo kết quả hoạt động tài chính không?

Có, phần hành kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo tài chính từ các phần hành kế toán khác và lập báo cáo tài chính tổng hợp cho doanh nghiệp.

Trên đây là một số thông tin về Các phần hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn