Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp. Kế toán mua hàng là một vị trí quan trọng trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Kế toán mua hàng cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn vững vàng, nhằm đảm bảo cho quá trình mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả. Vậy công việc của một kế toán viên gồm những gì ?
1. Kế toán mua hàng là ai ?
Kế toán mua hàng là một bộ phận trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ mua hàng, nhằm đảm bảo cho quá trình mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và hiệu quả.
Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng có nhiệm vụ thực hiện các công việc sau:
- Lập kế hoạch mua hàng
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
- Làm thủ tục mua hàng
- Theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng
- Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng
- Lập báo cáo mua hàng
Lập kế hoạch mua hàng
Kế toán mua hàng cần lập kế hoạch mua hàng cho từng kỳ kế toán, nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kế hoạch mua hàng cần được lập dựa trên các yếu tố sau:
- Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp
- Tình hình cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa của thị trường
- Ngân sách mua hàng của doanh nghiệp
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Kế toán mua hàng cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có khả năng cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa chất lượng với giá cả hợp lý. Khi lựa chọn nhà cung cấp, kế toán mua hàng cần căn cứ vào các yếu tố sau:
- Uy tín của nhà cung cấp
- Chất lượng nguyên vật liệu, hàng hóa của nhà cung cấp
- Giá cả nguyên vật liệu, hàng hóa của nhà cung cấp
- Điều kiện thanh toán của nhà cung cấp
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
Làm thủ tục mua hàng
Kế toán mua hàng cần làm thủ tục mua hàng theo quy định của doanh nghiệp, bao gồm các công việc sau:
- Lập phiếu đề nghị mua hàng
- Lập hợp đồng mua bán
- Lập phiếu nhập kho
- Lập hóa đơn mua hàng
- Thanh toán tiền hàng
Theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng
Kế toán mua hàng cần theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng, nhằm đảm bảo cho quá trình mua hàng được thực hiện một cách chặt chẽ, đúng quy định. Kế toán mua hàng cần lưu ý các vấn đề sau:
- Sự phù hợp giữa kế hoạch mua hàng và thực tế mua hàng
- Chất lượng của nguyên vật liệu, hàng hóa mua về
- Giá cả của nguyên vật liệu, hàng hóa mua về
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng
Kế toán mua hàng cần hạch toán các nghiệp vụ mua hàng theo đúng quy định của kế toán, nhằm đảm bảo cho các thông tin về mua hàng được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.
Lập báo cáo mua hàng
Kế toán mua hàng cần lập báo cáo mua hàng định kỳ, nhằm cung cấp thông tin về mua hàng cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Báo cáo mua hàng cần bao gồm các nội dung sau:
- Tổng hợp về số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua về
- Tổng hợp về nhà cung cấp
- Tổng hợp về chi phí mua hàng
Kỹ năng cần thiết của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng cần có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng phân tích
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng tin học văn phòng
2. Mô tả công việc của kế toán mua hàng
2.1. Tiếp nhận và kiểm tra : hóa đơn, chứng từ
Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn, chứng từ là một trong những công việc quan trọng của kế toán mua hàng. Công việc này có vai trò đảm bảo tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, từ đó giúp kế toán hạch toán mua hàng chính xác, kịp thời và đầy đủ.
Công việc tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn, chứng từ của kế toán mua hàng bao gồm các bước sau:
Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ: Kế toán mua hàng cần tiếp nhận đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng từ các bộ phận liên quan, bao gồm:
- Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp
- Phiếu nhập kho
- Giấy đề nghị thanh toán
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ
- Các chứng từ khác
Kiểm tra hóa đơn, chứng từ: Kế toán mua hàng cần kiểm tra các chứng từ này đảm bảo đầy đủ, hợp lệ, chính xác, bao gồm:
Kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ, bao gồm các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ của bên mua, bên bán
- Số lượng, chủng loại hàng hóa, dịch vụ
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ
- Thuế suất, số tiền thuế
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, bao gồm:
- Trình tự lập chứng từ
- Chữ ký, dấu của các bên liên quan
- Kiểm tra tính chính xác của các thông tin trên chứng từ
- Lập báo cáo về kết quả kiểm tra hóa đơn, chứng từ: Kế toán mua hàng cần lập báo cáo về kết quả kiểm tra hóa đơn, chứng từ, gửi cho các bộ phận liên quan để nắm bắt thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh.
Một số lưu ý khi tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn, chứng từ:
- Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ.
- Kế toán cần lập báo cáo về kết quả kiểm tra hóa đơn, chứng từ kịp thời để các bộ phận liên quan có thể nắm bắt thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh.
2.2. Làm thủ tục cho hàng hóa nhập kho
Làm thủ tục cho hàng hóa nhập kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán mua hàng. Nhiệm vụ này bao gồm các công việc sau:
- Kiểm tra hóa đơn, chứng từ mua hàng: Kế toán cần kiểm tra hóa đơn, chứng từ mua hàng để đảm bảo các thông tin trên chứng từ đầy đủ, chính xác và hợp lệ theo quy định của pháp luật.
- Lập phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho là chứng từ ghi nhận việc nhập hàng hóa vào kho. Kế toán cần lập phiếu nhập kho theo đúng mẫu quy định của doanh nghiệp, đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm: số phiếu nhập kho, ngày lập phiếu, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền,…
- Kiểm tra hàng hóa thực tế: Kế toán cần kiểm tra hàng hóa thực tế nhập kho để đảm bảo hàng hóa đúng chủng loại, số lượng, chất lượng theo hợp đồng mua bán.
- Đánh giá chất lượng hàng hóa: Kế toán cần đánh giá chất lượng hàng hóa để xác định giá trị hàng hóa nhập kho.
- Hạch toán nhập kho: Kế toán cần hạch toán nhập kho theo đúng nguyên tắc, phương pháp kế toán và các quy định của pháp luật.
- Chi tiết các công việc
Kiểm tra hóa đơn, chứng từ mua hàng
Khi nhận được hóa đơn, chứng từ mua hàng từ bộ phận mua hàng, kế toán cần kiểm tra các thông tin trên chứng từ, bao gồm:
- Tên, địa chỉ của bên bán và bên mua
- Số lượng, giá cả, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ mua
- Ngày, tháng, năm mua hàng
- Chữ ký của người mua và người bán
- Nếu các thông tin trên chứng từ đầy đủ, chính xác và hợp lệ, kế toán sẽ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo. Trường hợp các thông tin trên chứng từ không đầy đủ, chính xác hoặc không hợp lệ, kế toán cần liên hệ với bộ phận mua hàng để làm rõ và xử lý.
Lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho là chứng từ ghi nhận việc nhập hàng hóa vào kho. Phiếu nhập kho cần được lập theo đúng mẫu quy định của doanh nghiệp, đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm:
- Số phiếu nhập kho
- Ngày lập phiếu
- Tên hàng hóa
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
Kế toán cần lập phiếu nhập kho theo đúng quy trình, đảm bảo các thông tin trên phiếu nhập kho chính xác và đầy đủ.
Kiểm tra hàng hóa thực tế
Kế toán cần kiểm tra hàng hóa thực tế nhập kho để đảm bảo hàng hóa đúng chủng loại, số lượng, chất lượng theo hợp đồng mua bán. Nếu hàng hóa không đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kế toán cần liên hệ với bộ phận mua hàng để xử lý.
Đánh giá chất lượng hàng hóa
Kế toán cần đánh giá chất lượng hàng hóa để xác định giá trị hàng hóa nhập kho. Nếu hàng hóa có chất lượng tốt thì giá trị hàng hóa nhập kho được xác định theo giá mua. Nếu hàng hóa có chất lượng kém thì giá trị hàng hóa nhập kho được xác định theo giá trị thực tế của hàng hóa.
Hạch toán nhập kho
Kế toán cần hạch toán nhập kho theo đúng nguyên tắc, phương pháp kế toán và các quy định của pháp luật. Khi hạch toán nhập kho, kế toán cần lưu ý các vấn đề sau:
- Đối tượng kế toán: Đối tượng kế toán trong nghiệp vụ nhập kho là hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Nội dung kinh tế của nghiệp vụ: Nội dung kinh tế của nghiệp vụ nhập kho là mua vào hàng hóa, dịch vụ.
- Giá trị của nghiệp vụ: Giá trị của nghiệp vụ nhập kho bao gồm giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và thuế GTGT.
2.3. Làm thủ tục thanh toán
Làm thủ tục thanh toán là một trong những công việc quan trọng của kế toán mua hàng. Công việc này bao gồm các bước sau:
Kiểm tra hóa đơn mua hàng
Khi nhận hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra hóa đơn xem có đầy đủ các thông tin cần thiết hay không. Các thông tin cần kiểm tra bao gồm:
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ
- Số lượng
- Giá cả
- Thuế
- Điều kiện thanh toán
Nếu hóa đơn đầy đủ thông tin, kế toán sẽ tiến hành các bước tiếp theo.
Lập chứng từ thanh toán
Trên cơ sở hóa đơn mua hàng, kế toán sẽ lập các chứng từ thanh toán cần thiết. Các chứng từ thanh toán thường được lập trong thủ tục thanh toán bao gồm:
- Giấy đề nghị thanh toán
- Giấy ủy nhiệm chi
- Giấy báo có
Xác nhận công nợ
Kế toán cần đối chiếu số tiền ghi trên hóa đơn mua hàng với số tiền ghi trên chứng từ thanh toán. Nếu hai số tiền này khớp nhau, kế toán sẽ tiến hành các bước tiếp theo.
Gửi chứng từ thanh toán cho bộ phận liên quan
Kế toán sẽ gửi chứng từ thanh toán cho bộ phận liên quan để thực hiện việc thanh toán. Bộ phận liên quan có thể là phòng kế toán, phòng tài chính, phòng ngân quỹ,…
Theo dõi quá trình thanh toán
Kế toán cần theo dõi quá trình thanh toán để đảm bảo rằng tiền đã được thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp.
Một số lưu ý khi làm thủ tục thanh toán
- Kiểm tra hóa đơn mua hàng kỹ lưỡng trước khi lập chứng từ thanh toán.
- Lập chứng từ thanh toán đầy đủ và chính xác.
- Đối chiếu số tiền trên hóa đơn mua hàng với số tiền ghi trên chứng từ thanh toán.
- Gửi chứng từ thanh toán cho bộ phận liên quan kịp thời.
- Theo dõi quá trình thanh toán chặt chẽ.
2.4. Ghi sổ kế toán và hoàn thiện chứng từ
Ghi sổ kế toán
Kế toán mua hàng có nhiệm vụ ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, bao gồm:
- Ghi nhận các khoản mua hàng, chi phí mua hàng vào sổ sách kế toán.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán với chứng từ gốc.
- Lập báo cáo kế toán liên quan đến mua hàng.
Hoàn thiện chứng từ
Kế toán mua hàng có nhiệm vụ hoàn thiện các chứng từ liên quan đến mua hàng, bao gồm:
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chứng từ với thực tế mua hàng.
- Lập các chứng từ cần thiết cho các nghiệp vụ mua hàng.
- Lưu trữ các chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng.
Cụ thể, các công việc kế toán mua hàng cần thực hiện khi ghi sổ kế toán và hoàn thiện chứng từ
Ghi sổ kế toán
- Công việc cần thực hiện
- Thu thập các chứng từ gốc liên quan đến mua hàng.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chứng từ với thực tế mua hàng.
- Lập các bút toán ghi sổ kế toán liên quan đến mua hàng.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán với chứng từ gốc.
- Lập báo cáo kế toán liên quan đến mua hàng.
- Cách thức thực hiện
Thu thập các chứng từ gốc liên quan đến mua hàng từ các bộ phận liên quan, bao gồm:
- Phiếu yêu cầu mua hàng.
- Hợp đồng mua hàng.
- Phiếu nhập kho.
- Hóa đơn mua hàng.
- Bảng kê chi phí mua hàng.
Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chứng từ với thực tế mua hàng, bao gồm:
- Kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa.
- Kiểm tra đơn giá, tổng giá trị hàng hóa.
- Kiểm tra thời gian giao hàng.
Lập các bút toán ghi sổ kế toán liên quan đến mua hàng, bao gồm:
- Bút toán ghi nhận mua hàng.
- Bút toán ghi nhận chi phí mua hàng.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán với chứng từ gốc, bao gồm:
- Kiểm tra số liệu trên các sổ kế toán tổng hợp với số liệu trên các sổ kế toán chi tiết.
- Kiểm tra số liệu trên các sổ kế toán với số liệu trên chứng từ gốc.
Lập báo cáo kế toán liên quan đến mua hàng, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Hoàn thiện chứng từ
- Công việc cần thực hiện
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chứng từ với thực tế mua hàng.
- Lập các chứng từ cần thiết cho các nghiệp vụ mua hàng.
- Lưu trữ các chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng.
- Cách thức thực hiện
Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chứng từ với thực tế mua hàng, bao gồm:
- Kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa.
- Kiểm tra đơn giá, tổng giá trị hàng hóa.
- Kiểm tra thời gian giao hàng.
Lập các chứng từ cần thiết cho các nghiệp vụ mua hàng, bao gồm:
- Phiếu yêu cầu mua hàng.
- Hợp đồng mua hàng.
- Phiếu nhập kho.
- Hóa đơn mua hàng.
- Bảng kê chi phí mua hàng.
Lưu trữ các chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng, bao gồm:
- Lưu trữ chứng từ gốc theo quy định của pháp luật.
- Lưu trữ chứng từ kế toán trên hệ thống máy tính.
Để thực hiện tốt các công việc ghi sổ kế toán và hoàn thiện chứng từ, kế toán mua hàng cần có kiến thức chuyên môn về kế toán, kinh tế và các kỹ năng cần thiết như:
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán.
- Kỹ năng xử lý tình huống.
- Kỹ năng sử dụng máy tính.
3. Quyền lợi khi làm kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý các nghiệp vụ mua hàng, đảm bảo tính chính xác, hợp lý của chi phí mua hàng, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nghề kế toán mua hàng có nhiều quyền lợi, bao gồm:
- Thu nhập ổn định: Kế toán mua hàng thường có thu nhập ổn định, tùy thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp. Mức lương trung bình của kế toán mua hàng hiện nay là từ 8 triệu đồng đến 15 triệu đồng/tháng, chưa kể các khoản phụ cấp khác.
- Cơ hội thăng tiến: Kế toán mua hàng là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, do đó có nhiều cơ hội thăng tiến cho các kế toán mua hàng có năng lực. Họ có thể thăng tiến lên các vị trí như kế toán trưởng, trưởng phòng mua hàng,…
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Kế toán mua hàng thường làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, có cơ hội học hỏi, trau dồi kiến thức và kỹ năng.
Ngoài ra, kế toán mua hàng còn có một số quyền lợi khác như: Được hưởng các chế độ phúc lợi của doanh nghiệp, bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,..
- Được tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
- Được tham gia các hoạt động ngoại khóa của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để có được những quyền lợi này, kế toán mua hàng cần đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm:
- Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng.
- Có kỹ năng mềm tốt.
- Có tinh thần trách nhiệm cao
4. Yêu cầu cần có của một kế toán mua hàng
Đầu tiên kế toán mua hàng cần có những hiểu biết cơ bản, nền tảng về kế toán – tài chính làm tiền đề cho việc tìm hiểu chuyên sâu.
Nghề này đòi hỏi có tinh thần trách nhiệm, cẩn thận, nhanh nhẹn, nhiệt tình.
Thật thà trung thực là đức tính không thể thiếu của kế toán mua hàng
Từ các kiến thức nền tảng cần rèn luyện để có những kiến thức chuyên sâu về mảng mua hàng
Kế toán mua hàng phải là người biết tổng hợp và phân tích các báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp. Thi hành nhiệm vụ chính xác và đúng theo quy định của pháp luật và công ty.
Trên đây là một số thông tin về Mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
