Mẫu quản lý công nợ bằng excel chính xác nhất

Việc quản lý công nợ khách hàng bằng file excel sẽ giúp các nhà bán hàng kiểm soát được các nguồn thu từ khách hàng từ đó đưa ra các phương án thu hồi phù hợp để đảm bảo tài chính lành mạnh cho công ty. Trong bài viết này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp cho bạn mẫu quản lý công nợ bằng excel một cách đơn giản và hiệu quả nhất.

1. Giới thiệu về mẫu file quản lý công nợ bằng excel 

Excel là một công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ, cho phép người dùng lưu trữ, sắp xếp và tính toán thông tin một cách trực quan thông qua bảng tính. Việc sử dụng Excel để quản lý công nợ giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản thu, chi một cách hiệu quả, từ đó kiểm soát dòng tiền và tình hình tài chính một cách chặt chẽ.

Phân loại công nợ trong doanh nghiệp

Công nợ trong doanh nghiệp thường được chia thành hai loại chính:

• Công nợ khách hàng (Công nợ phải thu): Đây là các khoản tiền doanh nghiệp cần thu từ khách hàng khi họ đã mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Việc theo dõi công nợ phải thu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bị nợ xấu hoặc mất cân đối dòng tiền.
• Công nợ nhà cung cấp (Công nợ phải trả): Là các khoản doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp khi nhập hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sử dụng dịch vụ. Quản lý công nợ phải trả giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh bị phạt hoặc mất uy tín với đối tác.

Lợi ích của việc quản lý công nợ bằng Excel

• Theo dõi chi tiết các khoản công nợ: Excel giúp doanh nghiệp ghi nhận từng khoản công nợ theo thời gian, số tiền, khách hàng hoặc nhà cung cấp, giúp việc kiểm soát trở nên minh bạch.
• Tính toán và tổng hợp tự động: Nhờ các công thức và hàm tính toán, Excel có thể tự động tổng hợp số liệu, giảm thiểu sai sót so với việc ghi chép thủ công.
• Dễ dàng cập nhật và điều chỉnh: Khi có thay đổi về số tiền thanh toán, Excel cho phép cập nhật dữ liệu một cách linh hoạt.
• Hỗ trợ phân tích tài chính: Các doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu công nợ trên Excel để phân tích tình hình tài chính, từ đó đưa ra quyết định phù hợp nhằm tối ưu dòng tiền.

Quản lý công nợ bằng Excel là một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính tốt hơn, tránh rủi ro do nợ xấu hoặc thanh toán chậm trễ.

>>>> Tham khảo Hướng dẫn cách lập mẫu báo cáo tài chính hợp nhất

2. Cách lập bảng công nợ phải thu khách hàng trên Excel

Dưới đây là một số gợi ý mẫu giúp doanh nghiệp tạo một file quản lý công nợ bằng Excel một cách nhanh chóng và trực quan, đáp ứng nhu cầu theo dõi và kiểm soát công nợ phải thu và phải chi một cách cơ bản trong doanh nghiệp.

2.1 Các cột thông tin cần thiết

Một file Excel thông thường cần bao gồm ba trường thông tin cơ bản sau:

• Thông tin khách hàng, nhà cung cấp: Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và mã số khách hàng/nhà cung cấp.
• Công nợ phải chi: Thông tin cần có là nội dung công nợ, số tiền phải trả đầu kỳ, số tiền phải trả tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện.
• Công nợ phải thu: Các thông tin tương tự như công nợ phải chi, bao gồm nội dung công nợ, số tiền phải thu đầu kỳ, số tiền phải thu tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện.

2.2 Mẫu File Excel quản lý công nợ

Có hai mẫu file quản lý công nợ mà doanh nghiệp nên chú ý:

– Mẫu theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn: 

• Mẫu này giúp quản lý các báo cáo chi tiết về tình hình bán hàng và thu tiền của nhân viên sales, cũng như tình hình mua bán hàng hóa với khách hàng và nhà cung cấp. 
• Nó cho phép theo dõi công nợ đối với từng khách hàng, nhà cung cấp, từng đơn hàng và trong từng thời điểm.

– Mẫu file quản lý công nợ phải thu và phải trả: 

• Mẫu này dùng để quản lý thông tin danh mục khách hàng và nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ, các số liệu khi bắt đầu sử dụng phần mềm, mã khách hàng/nhà cung cấp và số điện thoại.

Ngoài ra, mẫu này còn cung cấp các báo cáo tổng hợp về công nợ phải trả, bao gồm các thông tin như số thứ tự (STT), các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/nha cung cấp (tên gọi, mã hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp).

Đồng thời còn cung cấp các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả, như số tiền phải trả bắt đầu, số tiền phải trả đầu kỳ, số tiền phải trả tăng, giảm, và số tiền phải trả cuối kỳ.

>>> Tải xuống: Mẫu file quản lý công nợ bằng excel tại đây

3. Ưu và nhược điểm khi quản lý công nợ bằng excel

3.1 Ưu điểm của việc quản lý công nợ bằng Excel

Excel là một công cụ phổ biến trong việc quản lý công nợ nhờ vào giao diện đơn giản, dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh linh hoạt.

• Miễn phí vĩnh viễn: Excel thường được cài sẵn trên các thiết bị như laptop và PC, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup chưa có đủ ngân sách để đầu tư vào phần mềm chuyên dụng.
• Thống kê và phân loại dữ liệu chi tiết: Excel cho phép người dùng tùy chỉnh số lượng hàng, cột và các trường thông tin theo nhu cầu, giúp việc theo dõi và quản lý công nợ trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
• Tìm kiếm và lọc dữ liệu nhanh chóng: So với các phương thức quản lý thủ công hoặc sổ sách, Excel hỗ trợ tìm kiếm và lọc thông tin nhanh chóng qua các bộ lọc, giúp người dùng dễ dàng tra cứu thông tin theo ngày tháng, tên khách hàng, nhà cung cấp, v.v.

3.2 Nhược điểm của việc quản lý công nợ bằng Excel

Mặc dù Excel có nhiều ưu điểm, nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm cần lưu ý khi sử dụng:

• Giới hạn khi quản lý thông tin lớn: Excel chỉ phù hợp với khối lượng dữ liệu nhỏ và đơn giản. Khi doanh nghiệp có quy mô lớn và khối lượng công nợ tăng lên, việc sử dụng Excel có thể dẫn đến sai sót trong thống kê và xử lý dữ liệu, cũng như hiệu suất bị giảm sút.
• Bảo mật thông tin yếu: Excel không hỗ trợ bảo mật mạnh mẽ, dễ bị mất dữ liệu do các sự cố như virus hay tấn công mạng. Hơn nữa, Excel cũng không tích hợp sao lưu dữ liệu trên đám mây, khiến việc khôi phục dữ liệu bị mất trở nên khó khăn và có thể không khả thi.
• Khó khăn khi sử dụng hàm tính toán phức tạp: Việc khai thác hiệu quả các hàm tính trong Excel đòi hỏi nhân sự phải có kỹ năng sử dụng thành thạo công cụ này. Nếu không có nhân viên có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thiết lập và duy trì các công thức tính toán chính xác.

>>> Xem thêm: Mẫu file excel sổ sách kế toán theo thông tư 88

4. Các lưu ý khi quản lý công nợ bằng excel 

Quản lý công nợ bằng Excel là một phương pháp phổ biến và tiết kiệm chi phí, nhưng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

1. Xây dựng file Excel khoa học, dễ sử dụng

• Cấu trúc bảng tính phải rõ ràng, có các cột quan trọng như: mã khách hàng/nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày giao dịch, số tiền phải thu/phải trả, số tiền đã thanh toán và số dư còn lại.
• Nên sử dụng màu sắc hoặc định dạng có điều kiện để phân biệt các khoản công nợ đến hạn, quá hạn và đã thanh toán.

2. Sử dụng các công thức Excel để tính toán tự động

• Dùng các hàm như SUM(), IF(), VLOOKUP(), MATCH() để tính tổng công nợ, xác định công nợ quá hạn hoặc tra cứu thông tin dễ dàng.
• Hạn chế nhập liệu thủ công để tránh sai sót, thay vào đó sử dụng công thức để tự động cập nhật số liệu.

3. Cập nhật dữ liệu thường xuyên và chính xác

• Kiểm tra và cập nhật dữ liệu công nợ hàng ngày hoặc theo chu kỳ phù hợp để đảm bảo không bỏ sót thông tin.
• Đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp để đảm bảo số liệu khớp với thực tế.

4. Bảo vệ và sao lưu dữ liệu

• Đặt mật khẩu cho file Excel hoặc các sheet quan trọng để tránh chỉnh sửa nhầm hoặc truy cập trái phép.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ trên các nền tảng như Google Drive, OneDrive hoặc ổ cứng để tránh mất dữ liệu khi gặp sự cố.

5. Lập báo cáo và theo dõi công nợ quá hạn

• Sử dụng biểu đồ hoặc bảng thống kê để theo dõi tình trạng công nợ, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định kịp thời.
• Thiết lập cảnh báo cho các khoản công nợ sắp đến hạn hoặc đã quá hạn để có biện pháp xử lý phù hợp.

6. Kết hợp với phần mềm kế toán nếu cần

Excel phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, nhưng nếu quy mô công ty lớn hoặc dữ liệu phức tạp, có thể cân nhắc kết hợp với phần mềm kế toán để tự động hóa quy trình quản lý công nợ.

Thực hiện tốt các lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ hiệu quả, hạn chế rủi ro tài chính và duy trì quan hệ tốt với khách hàng, đối tác.

5. Một số câu hỏi thắc mắc

Có cách nào tự động hóa việc cập nhật dữ liệu trong file Excel không?

Có thể sử dụng công thức và hàm Excel như VLOOKUP hoặc INDEX-MATCH để tự động hóa việc cập nhật thông tin từ các bảng dữ liệu khác nhau. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.

Làm thế nào để tạo báo cáo công nợ tổng hợp từ file Excel?

Để tạo báo cáo công nợ tổng hợp, bạn có thể sử dụng chức năng PivotTable trong Excel, cho phép nhóm và tổng hợp dữ liệu một cách linh hoạt. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng xem tổng phát sinh và số dư của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp chỉ trong vài bước.

Có cách nào để bảo mật thông tin trong file Excel không?

Bạn có thể bảo mật thông tin trong file Excel bằng cách sử dụng chức năng bảo vệ file bằng mật khẩu, hạn chế quyền truy cập chỉ cho những người cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng nên thường xuyên sao lưu file dữ liệu để tránh mất mát thông tin quan trọng.

Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về mẫu quản lý công nợ bằng excel. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với  Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.