Lưu đồ hệ thống thông tin là một đoạn văn ngắn giúp người đọc hiểu rõ mục đích và nội dung của lưu đồ
1. Lưu đồ hệ thống thông tin kế toán là gì?
Lưu đồ hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một biểu đồ mô tả quá trình xử lý thông tin tài chính trong một doanh nghiệp. Lưu đồ AIS sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn để thể hiện các hoạt động, dữ liệu và luồng thông tin trong hệ thống.
Lưu đồ AIS có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:
- Xác định quy trình xử lý thông tin tài chính
- Phân tích hiệu quả của hệ thống AIS
- Thiết kế hoặc cải thiện hệ thống AIS
Lưu đồ AIS thường bao gồm các thành phần sau:
- Hoạt động: Các hoạt động là các công việc được thực hiện trong hệ thống AIS. Các hoạt động thường được biểu diễn bằng các hình chữ nhật.
- Dữ liệu: Dữ liệu là thông tin được sử dụng trong hệ thống AIS. Dữ liệu thường được biểu diễn bằng các hình tròn.
- Luồng thông tin: Luồng thông tin là cách thức dữ liệu được truyền giữa các hoạt động. Luồng thông tin thường được biểu diễn bằng các mũi tên.
Lưu đồ AIS có thể được chia thành nhiều loại khác nhau, bao gồm:
- Lưu đồ phân cấp: Lưu đồ phân cấp thể hiện hệ thống AIS theo từng cấp độ, từ tổng quan đến chi tiết.
- Lưu đồ dòng dữ liệu: Lưu đồ dòng dữ liệu tập trung vào luồng dữ liệu trong hệ thống AIS.
- Lưu đồ chức năng: Lưu đồ chức năng tập trung vào các chức năng của hệ thống AIS.
Việc xây dựng lưu đồ AIS cần tuân theo các nguyên tắc sau:
- Sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn: Lưu đồ AIS cần sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn để đảm bảo tính dễ hiểu và dễ truyền đạt.
- Thể hiện đầy đủ thông tin: Lưu đồ AIS cần thể hiện đầy đủ thông tin về các hoạt động, dữ liệu và luồng thông tin trong hệ thống.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Lưu đồ AIS cần sử dụng ngôn ngữ đơn giản để dễ hiểu và dễ truyền đạt.
2. Cách vẽ lưu đồ hệ thống thông tin
Lưu đồ hệ thống thông tin (Flowchart) là một phương pháp trực quan hóa quy trình làm việc của hệ thống thông tin. Lưu đồ hệ thống thông tin giúp người dùng hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống, bao gồm các bước, dữ liệu và các nguồn lực cần thiết.
Để vẽ lưu đồ hệ thống thông tin, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Xác định các bước của quy trình: Bước đầu tiên là xác định các bước của quy trình làm việc của hệ thống thông tin. Các bước này có thể được xác định bằng cách phỏng vấn các chuyên gia hệ thống thông tin, hoặc phân tích tài liệu của hệ thống.
- Tạo biểu tượng cho các bước: Mỗi bước của quy trình sẽ được biểu diễn bằng một biểu tượng nhất định. Các biểu tượng thường được sử dụng trong lưu đồ hệ thống thông tin bao gồm:
- Biểu tượng hình chữ nhật: Biểu diễn một bước xử lý dữ liệu.
- Biểu tượng hình tròn: Biểu diễn một sự kiện bắt đầu hoặc kết thúc quy trình.
- Biểu tượng hình mũi tên: Biểu diễn mối quan hệ giữa các bước.
- Thêm dữ liệu và nguồn lực: Bạn cần thêm dữ liệu và nguồn lực cần thiết cho mỗi bước của quy trình. Dữ liệu có thể được biểu diễn bằng các biểu tượng hình chữ nhật nhỏ hơn, hoặc bằng cách viết tên dữ liệu bên cạnh biểu tượng bước xử lý. Nguồn lực có thể được biểu diễn bằng các biểu tượng khác nhau, tùy thuộc vào loại nguồn lực.
- Thêm chú thích: Bạn có thể thêm chú thích cho lưu đồ để giải thích thêm về các bước, dữ liệu và nguồn lực.
Dưới đây là một ví dụ về lưu đồ hệ thống thông tin:
Bắt đầu
|
|
|
* Nhập dữ liệu bán hàng
|
* Cập nhật dữ liệu hàng tồn kho
|
|
* Lập hóa đơn bán hàng
|
|
* Gửi hóa đơn bán hàng cho khách hàng
|
Kết thúc
Lưu đồ này mô tả quy trình bán hàng của một doanh nghiệp. Quy trình này bắt đầu bằng việc nhập dữ liệu bán hàng, sau đó cập nhật dữ liệu hàng tồn kho. Tiếp theo, lập hóa đơn bán hàng và gửi hóa đơn cho khách hàng.
Khi vẽ lưu đồ hệ thống thông tin, bạn cần lưu ý một số nguyên tắc sau:
- Lưu đồ phải rõ ràng và dễ hiểu.
- Lưu đồ phải đầy đủ và chính xác.
- Lưu đồ phải được cập nhật thường xuyên để phản ánh các thay đổi của hệ thống.
Lưu đồ hệ thống thông tin là một công cụ hữu ích để hiểu và cải thiện hệ thống thông tin. Lưu đồ có thể được sử dụng cho các mục đích sau:
- Tài liệu hóa quy trình làm việc của hệ thống thông tin.
- Kiểm tra và đánh giá hệ thống thông tin.
- Thiết kế và phát triển hệ thống thông tin mới.
- Trình bày hệ thống thông tin cho các bên liên quan.
3. Lưu đồ hệ thống thông tin được chia thành mấy phần?
Lưu đồ hệ thống thông tin kế toán thường được chia thành hai phần chính:
- Phần nhập liệu: Mô tả các luồng dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào hệ thống thông tin kế toán.
- Phần xử lý: Mô tả các luồng dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán.
Phần nhập liệu
Phần nhập liệu của lưu đồ hệ thống thông tin kế toán mô tả các luồng dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào hệ thống thông tin kế toán. Các nguồn bên ngoài này bao gồm:
- Các giao dịch kinh doanh: Các giao dịch kinh doanh xảy ra trong doanh nghiệp, chẳng hạn như mua hàng, bán hàng, trả lương, v.v.
- Các hệ thống thông tin khác: Các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp, chẳng hạn như hệ thống quản lý sản xuất, hệ thống quản lý kho, v.v.
- Các bên liên quan bên ngoài: Các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan thuế, v.v.
Các luồng dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào hệ thống thông tin kế toán có thể được mô tả bằng các mũi tên, với các ký hiệu ở đầu mũi tên để chỉ nguồn dữ liệu.
Ví dụ:
Nguồn dữ liệu:
* Giao dịch mua hàng
* Giao dịch bán hàng
* Giao dịch trả lương
Mũi tên:
* Mua hàng từ nhà cung cấp
* Bán hàng cho khách hàng
* Trả lương cho nhân viên
Phần xử lý
Phần xử lý của lưu đồ hệ thống thông tin kế toán mô tả các luồng dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán. Các luồng dữ liệu này bao gồm:
- Các luồng dữ liệu giữa các bảng dữ liệu: Các luồng dữ liệu này mô tả cách thức dữ liệu được lưu trữ và xử lý trong hệ thống thông tin kế toán.
- Các luồng dữ liệu giữa các hệ thống thông tin: Các luồng dữ liệu này mô tả cách thức dữ liệu được chia sẻ giữa các hệ thống thông tin khác nhau trong doanh nghiệp.
- Các luồng dữ liệu ra khỏi hệ thống thông tin kế toán: Các luồng dữ liệu này mô tả cách thức dữ liệu được cung cấp cho các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp.
- Các luồng dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán có thể được mô tả bằng các mũi tên, với các ký hiệu ở đầu mũi tên để chỉ các bảng dữ liệu hoặc các hệ thống thông tin liên quan.
Ví dụ:
Các bảng dữ liệu:
* Tài khoản phải trả
* Tài khoản phải thu
* Hàng tồn kho
Các hệ thống thông tin:
* Hệ thống quản lý sản xuất
* Hệ thống bán hàng
Mũi tên:
* Dữ liệu mua hàng được nhập vào bảng Tài khoản phải trả
* Dữ liệu bán hàng được nhập vào bảng Tài khoản phải thu
* Dữ liệu sản xuất được nhập vào bảng Hàng tồn kho
Trên đây là một số thông tin về lưu đồ hệ thống thông tin kế toán. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
