Hướng dẫn hạch toán tài khoản 156 – Hàng hóa chi tiết

Hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, và việc quản lý và hạch toán nó đòi hỏi sự chính xác và hiểu biết về quy định kế toán và thuế. Mời bạn cùng Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC Chúng ta sẽ tìm hiểu cách hạch toán cho việc mua hàng hóa, sản xuất, tiêu dùng nội bộ, xuất bán, và nhiều tình huống phức tạp khác liên quan đến hàng hóa qua bài viết dưới đây.

1. Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

1.1. Hàng hóa mua ngoài nhập kho doanh nghiệp

Khi mua hàng hóa và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa (1561) (chi tiết hàng hóa mua vào và hàng hóa sử dụng như hàng thay thế đề phòng hư hỏng).
• Ghi Nợ TK 1534 – Thiết bị, phụ tùng thay thế (giá trị hợp lý).
• Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331).
• Ghi Có các TK 111, 112, 141, 331, … (tổng giá thanh toán).

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì trị giá hàng hóa mua vào bao gồm cả thuế GTGT.

Khi nhập khẩu hàng hóa:

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa.
• Ghi Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
• Ghi Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ).
• Ghi Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
• Ghi Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).
• Ghi Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.

Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ và Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

Khi mua hàng hóa có trả trước bằng ngoại tệ:

Trường hợp này, phần giá trị hàng mua bằng ngoại tệ chưa trả được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị hàng mua bằng ngoại tệ chưa trả được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm mua hàng.

Mua hàng dưới hình thức uỷ thác nhập khẩu thực hiện theo quy định ở tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.

1.2. Nhận được hóa đơn của người bán nhưng hàng hóa chưa về nhập kho

Trong trường hợp này, căn cứ vào hóa đơn, ghi:

• Ghi Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
• Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Ghi Có TK 111, 112, 331…

Sang kỳ kế toán sau, khi hàng mua đang đi đường về nhập kho, ghi:

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa (1561).
• Ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

1.3. Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được sau khi mua hàng

Trong trường hợp này, kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của hàng hóa để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số hàng còn tồn kho và số đã xuất bán trong kỳ:

• Ghi Nợ các TK 111, 112, 331, … (tổng giá thanh toán).
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa (nếu hàng còn tồn kho).
• Ghi Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu đã tiêu thụ trong kỳ).
• Ghi Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

1.4. Giá trị của hàng hóa mua ngoài không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán

Ghi Nợ các TK 111, 112, …

• Ghi Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa (1561).
• Ghi Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

1.5. Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa (1562).
• Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Ghi Có các TK 111, 112, 141, 331, …

1.6. Mua hàng hóa để bán

Lúc này, kế toán phản ánh giá mua và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa Bất động sản, ghi:

• Ghi Nợ TK 1567 – Hàng hoá bất động sản (giá mua chưa có thuế GTGT).
• Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332).
• Ghi Có các TK 111, 112, 331, …

1.7. Bất động sản đầu tư chuyển thành hàng tồn kho khi có quyết định sửa chữa, cải tạo, nâng cấp để bán

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa (TK 1567) (giá trị còn lại của BĐS đầu tư).
• Ghi Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2147 – Số hao mòn lũy kế).
• Ghi Có TK 217 – Bất động sản đầu tư (nguyên giá).

Khi phát sinh các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp triển khai cho mục đích bán, ghi:

• Ghi Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
• Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
• Ghi Có các TK 111, 112, 152, 334, 331, …

Khi kết thúc giai đoạn sửa chữa, cải tạo, nâng cấp triển khai cho mục đích bán, kết chuyển toàn bộ chi phí ghi tăng giá trị hàng hóa bất động sản, ghi:

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa (1567).
• Ghi Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

1.8. Trị giá hàng hóa xuất bán được xác định là tiêu thụ

• Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa (1561).

Đồng thời kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:

Nếu tách ngay được các loại thuế gián thu tại thời điểm ghi nhận doanh thu, ghi:

• Ghi Nợ các TK 111, 112, 131… (tổng giá thanh toán).
• Ghi Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Ghi Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

Nếu không tách ngay được thuế, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế. Định kỳ kế toán xác định số thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:

• Ghi Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (tổng giá thanh toán).
• Ghi Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

Xem thêm: Để biết thêm chi tiết về Dịch vụ, mời bạn đọc tham khảo bài viết Dịch vụ Kế toán tại Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC

1.9. Trường hợp thuê ngoài gia công, chế biến hàng hóa

Khi xuất kho hàng hóa đưa đi gia công, chế biến, ghi:

• Ghi Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa (1561).

Chi phí gia công, chế biến hàng hóa, ghi:

• Ghi Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
• Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Ghi Có các TK 111, 112, 331, …

Khi gia công xong nhập lại kho hàng hóa, ghi:

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa (1561).
• Ghi Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

1.1.10. Khi xuất kho hàng hóa gửi cho khách hàng hoặc xuất kho cho các đại lý, doanh nghiệp nhận hàng ký gửi

• Ghi Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa (1561).

1.1.11. Xuất kho hàng hóa cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong nội bộ doanh nghiệp để bán

Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc được phân cấp ghi nhận doanh thu, giá vốn, kế toán ghi nhận giá vốn hàng hóa xuất bán, ghi:

• Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa.

Đồng thời kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, ghi:

• Ghi Nợ các TK 111, 112, 131, … (tổng giá thanh toán).
• Ghi Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Ghi Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc không được phân cấp ghi nhận doanh thu, giá vốn, kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa luân chuyển giữa các khâu trong nội bộ doanh nghiệp là khoản phải thu nội bộ, ghi:

• Ghi Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa.
• Ghi Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

1.1.12. Khi xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ

• Ghi Nợ các TK 641, 642, 241, 211.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa.

1.1.13. Kế toán trả lương cho người lao động bằng hàng hóa

Kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:

• Ghi Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (tổng giá thanh toán).
• Ghi Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Ghi Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
• Ghi Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân.

Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị hàng hoá dùng để trả lương cho công nhân viên và người lao động:

• Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa.

1.1.14. Hàng hoá đưa đi góp vốn vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết

• Ghi Nợ các TK 221, 222 (theo giá đánh giá lại).
• Ghi Nợ TK 811 – Chi phí khác (chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá).
• Ghi Có TK 156 – Hàng hoá.
• Ghi Có TK 711 – Thu nhập khác (chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá).

1.1.15. Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa được xác định là bán trong kỳ

• Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa (1562).

1.1.16. Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hóa bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán

Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, quên ghi sổ, … thì điều chỉnh lại sổ kế toán.

Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khác, thì giá trị hàng hoá thừa doanh nghiệp chủ động theo dõi trong hệ thống quản trị và ghi chép thông tin trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi:

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa.
• Ghi Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).

Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hoá thừa, ghi:

• Ghi Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
• Ghi Có các tài khoản liên quan.

1.1.17. Trị giá hàng hóa bất động sản được xác định là bán trong kỳ, căn cứ Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao hàng hóa BĐS

• Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa (1567 – Hàng hóa BĐS).

Đồng thời kế toán phản ánh doanh thu bán hàng hóa BĐS:

• Ghi Nợ các TK 111, 112, 131, …
• Ghi Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5117).
• Ghi Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).

1.1.18. Phản ánh giá vốn hàng hóa ứ đọng không cần dùng khi nhượng bán, thanh lý

• Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa.

2. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

2.1. Đầu kỳ, kế toán căn cứ giá trị hàng hoá đã kết chuyển cuối kỳ trước kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ

• Ghi Nợ TK 611 – Mua hàng.
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa.

2.2. Cuối kỳ kế toán

Tiến hành kiểm kê xác định số lượng và giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Căn cứ vào tổng trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ, ghi:

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa.
• Ghi Có TK 611 – Mua hàng.

Căn cứ vào số lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ, ghi:

• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa.
• Ghi Có TK 611 – Mua hàng.

Để phản ánh chênh lệch giữa giá trị thực tế của hàng hóa tồn kho với giá trị đã ghi sổ, ghi:

• Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị chênh lệch).
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa.

2.3. Khi có sự thay đổi giá trị của hàng hoá tồn kho trong kỳ

Khi có sự thay đổi giá trị của hàng hoá tồn kho trong kỳ, kế toán phản ánh giá trị này theo đúng nguyên tắc trên. Giảm giá trị ghi vào TK 632 – Giá vốn hàng bán khi giá trị giảm và tăng giá trị vào TK 633 – Tăng giá trị tồn kho khi giá trị tăng. Cụ thể:

• Ghi Nợ TK 633 – Tăng giá trị tồn kho (giá trị tăng).
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa.
• Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị giảm).
• Ghi Có TK 633 – Tăng giá trị tồn kho (giá trị giảm).

2.4. Trong trường hợp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên trong tháng

Trong trường hợp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên trong tháng để phát hiện sự thay đổi giá trị hàng tồn kho theo thời gian, kế toán sẽ xử lý chênh lệch giữa số lượng hàng hóa kiểm kê và số lượng hàng hóa đã kết chuyển cuối kỳ trước:

• Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (số lượng tăng).
• Ghi Có TK 156 – Hàng hóa.
• Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa (số lượng giảm).
• Ghi Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (số lượng giảm).

3. Phân loại và tổng hợp số liệu trong tài khoản 156

Kế toán tài khoản 156 – Hàng hóa thường phân thành các khoản sau:

3.1. TK 1561 – Hàng hóa

• Sử dụng để ghi nhận giá trị hàng hóa mua, hàng hóa sử dụng như hàng thay thế đề phòng hư hỏng.
• Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi trị giá hàng hóa mua bao gồm cả thuế GTGT.
• Trong trường hợp nhập khẩu hàng hóa, ghi trị giá trị hàng hóa.
• Sử dụng để ghi nhận giá trị hàng hóa được sản xuất trong nội bộ doanh nghiệp.
• Ghi nhận giá trị hàng hóa hạch toán vào TK 1561 khi hàng mua đi đường về nhập kho hoặc hàng mua về đã bàn giao.

3.2. TK 1562 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

• Sử dụng để ghi nhận giá trị chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa, sản xuất, kinh doanh, bao gồm cả thuế GTGT được khấu trừ.
• Ghi nhận giá trị hàng hóa hạch toán vào TK 1562 khi phát sinh các chi phí thu mua hàng hóa.
• Sử dụng để ghi nhận giá trị hàng hóa hạch toán vào TK 1562 khi phát sinh các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp cho mục đích bán.
• Sử dụng để ghi nhận giá trị hàng hóa hạch toán vào TK 1562 khi xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ.

3.3. TK 1567 – Hàng hóa bất động sản

• Sử dụng để ghi nhận giá trị hàng hóa bất động sản mua để bán.
• Sử dụng để ghi nhận giá trị hàng hóa bất động sản đầu tư chuyển thành hàng tồn kho khi có quyết định sửa chữa, cải tạo, nâng cấp để bán.

3.4. TK 1568 – Giá trị hàng hóa xuất bán được xác định là tiêu thụ

Sử dụng để ghi nhận giá trị hàng hóa được xác định là tiêu thụ và không còn trong tồn kho.

3.5. TK 1569 – Các khoản hàng hóa khác

Sử dụng để ghi nhận giá trị các khoản hàng hóa khác mà doanh nghiệp cần hạch toán.

Ví dụ trên giúp bạn hiểu cách hạch toán các giao dịch phổ biến trong tài khoản 156. Tuy nhiên, lưu ý rằng kế toán có thể phức tạp và cần tuân thủ theo quy định của pháp luật kế toán và thuế hiện hành tại quốc gia của bạn. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ, nên tham khảo ý kiến ​​của một chuyên gia kế toán hoặc tư vấn thuế.