Bạn đang tìm kiếm giải pháp xuất hóa đơn trả lại hàng nhanh chóng, chính xác và hiệu quả? Cách viết và xuất hóa đơn tra lại lại hàng là một vấn đề vô cùng quan trọng và cần thiết mà mỗi kế toán viên cần nắm rõ và thực hiện đúng theo quy định. Với bài viết này, bạn sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin về cách xuất hóa đơn trả lại hàng và các thông tin thêm về nó.
1. Căn cứ pháp lý cho việc xuất hóa đơn trả lại hàng:
Luật Quản lý thuế số 58/2019/QH14 ngày 13/11/2019:Quy định về nghĩa vụ lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán.Quy định về các trường hợp được hoàn thuế GTGT.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn:Quy định về mẫu, nội dung của hóa đơn.Quy định về trình tự, thủ tục lập, sử dụng hóa đơn.
Thông tư số 39/2021/TT-BTC ngày 22/4/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn điện tử:Quy định về cách thức lập, sử dụng hóa đơn điện tử.Quy định về quản lý hóa đơn điện tử.
Các văn bản hướng dẫn khác của Bộ Tài chính:
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 16/9/2021 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2021/TT-BTC.
- Công văn số 9206/BTC-TCT ngày 29/8/2023 lấy ý kiến về dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
2. Trường hợp phổ biến cần xuất hóa đơn trả lại hàng:
Hàng hóa, dịch vụ không đúng chất lượng, quy cách, mẫu mã theo cam kết:
- Hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, hư hỏng.
- Hàng hóa không đúng với mô tả, hình ảnh quảng cáo.
- Hàng hóa thiếu phụ kiện, linh kiện đi kèm.
- Dịch vụ không đạt tiêu chuẩn chất lượng cam kết.
Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển:
- Hàng hóa bị bể vỡ, móp méo, rách nát.
- Hàng hóa bị mất mát, thất thoát.
- Hàng hóa bị hư hỏng do lỗi của nhà vận chuyển.
Khách hàng không ưng ý với sản phẩm và muốn trả lại:
- Khách hàng thay đổi ý định mua hàng.
- Khách hàng không thích sản phẩm sau khi nhận hàng.
- Khách hàng muốn đổi sản phẩm khác.
Doanh nghiệp thực hiện chương trình khuyến mãi đổi trả hàng:
- Doanh nghiệp có chương trình đổi trả hàng trong vòng 7 ngày.
- Doanh nghiệp có chương trình “đổi cũ lấy mới”.
- Doanh nghiệp có chương trình “hoàn tiền 100% nếu không hài lòng”.
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn trả lại hàng
Bước 1: Chuẩn bị thông tin:
Thông tin về người bán:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại.
- Tài khoản ngân hàng (nếu có).
Thông tin về người mua:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), số điện thoại.
- Tài khoản ngân hàng (nếu có).
Thông tin về hàng hóa, dịch vụ trả lại:
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế GTGT.
- Mã số hàng hóa, dịch vụ.
- Lý do trả lại hàng.
- Số hóa đơn bán hàng ban đầu.
Bước 2: Lập hóa đơn trả lại hàng:
- Hóa đơn bán hàng:
Sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng theo quy định của pháp luật.
Ghi rõ “Hóa đơn trả lại hàng” trên hóa đơn.
Điền đầy đủ thông tin đã chuẩn bị vào hóa đơn.
Ký tên, đóng dấu (nếu có).
- Hóa đơn điện tử:
Truy cập vào trang web của cơ quan thuế hoặc phần mềm khai thuế điện tử.
Đăng nhập vào tài khoản của bạn.
Chọn mục “Hóa đơn điện tử”.
Chọn “Lập hóa đơn”.
Chọn “Hóa đơn trả lại hàng”.
Điền đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu bắt buộc.
Kiểm tra lại thông tin trước khi gửi.
Nhấn nút “Gửi”.
4. Các quy định liên quan đến hóa đơn trả lại hàng
Để có thể viết hóa đơn trả lại hàng đúng, các kế toán và doanh nghiệp cần phải nắm vững các Thông tư hướng dẫn hàng bán bị trả lại hàng hóa cho bên mua và bên bán của các cơ quan có thẩm quyền.
Tại Điểm 2.8, Phụ lục 4 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khi mua hàng hóa, bên bán đã xuất hóa đơn và bên mua đã nhận hàng, nhưng nếu phát hiện hàng hóa có sai sót, không đúng quy cách hay chất lượng thì được phép trả lại một phần hay toàn bộ số hàng hóa đã mua.
Theo đó, khi xuất hóa đơn trả lại hàng cho bên bán, bên mua phải lập hóa đơn và ghi rõ nội dung: Hàng hóa trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).
Tại Công văn số 4943/TCT-KK có nội dung về hướng dẫn một số vướng mắc về khai thuế và khai bổ sung hồ sơ khai thuế, Tổng cục Thuế đã quy định việc xuất hóa đơn để trả hàng hóa như sau:
– Trường hợp bên mua trả lại toàn bộ hàng cho bên bán: Bên bán sẽ xuất hóa đơn trả hàng cho bên mua, kê khai rõ tổng giá trị hàng hóa, thuế GTGT (nếu có). Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng, bên bán sẽ điều chỉnh giảm doanh số và thuế GTGT đầu ra. Bên mua cũng phải điều chỉnh giảm doanh số mua và thuế GTGT đầu vào tại kỳ tính thuế đó.
– Trường hợp hai bên bán mua thống nhất chuyển sang điều chỉnh giảm giá cho số hàng lỗi và không phải trả lại thì bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng đã bán về thuế
GTGT theo thỏa thuận. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm, bên bán phải điều chỉnh lại doanh số bán và thuế GTGT đầu ra; bên mua sẽ điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT đầu vào tại kỳ tính thuế.
Tại Công văn số 5839/CT-TTHT, Cục thuế TP Hà Nội đã quy định với trường hợp hàng hóa đã bán, đã xuất hóa đơn, đã giao nhưng bị bên mua trả lại thì bên bán và bên mua phải thực hiện điều chỉnh tờ khai thuế GTGT theo mẫu 01/GTGT trong kỳ thuế phát sinh hóa đơn trả lại đó. Cụ thể:
– Bên bán phải kê khai giảm vào các chỉ tiêu (32) và (33) tại mục “II. Hàng hóa, dịch vụ bán ra” trên tờ khai 01/GTGT.
– Bên mua kê khai giảm vào chỉ tiêu (23), (24), (25) tại tờ khai 01/GTGT.
Lưu ý rằng, với trường hợp hàng bán bị trả lại không có hóa đơn, thì khi trả lại cả hai bên bán và mua phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại, thuế GTGT (nếu có) cùng với lý do trả hàng. Bên bán phải thu hồi hóa đơn đã lập.
5. Các lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn trả lại hàng:
Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn:
- Hóa đơn phải được lập theo quy định của pháp luật về hóa đơn.
- Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin theo quy định.
- Hóa đơn phải có chữ ký, đóng dấu của người bán (nếu có).
Cung cấp thông tin chính xác:
- Thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ phải chính xác.
- Lý do trả lại hàng phải được ghi rõ ràng.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT phải chính xác.
Lưu trữ hóa đơn theo quy định:
- Hóa đơn trả lại hàng phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về thuế.
- Thời gian lưu trữ hóa đơn tối thiểu là 05 năm.
Hóa đơn trả lại hàng phải được lập thành hai liên, một liên cho người bán và một liên cho người mua.
Nếu hóa đơn bị rách, nát, mờ chữ ký, đóng dấu thì phải lập lại hóa đơn mới.
Nếu hóa đơn bị mất thì phải lập biên bản xác nhận việc mất hóa đơn.
6. Câu hỏi thường gặp
Ai là người chịu trách nhiệm xuất hóa đơn trả lại hàng?
Người bán hàng có trách nhiệm xuất hóa đơn trả lại hàng cho người mua.
Có thể sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn trả lại hàng hay không?
Có thể sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn trả lại hàng.
Khi người mua xuất hd trả lại cho người bán có bắt buộc phải có biên bản trả hàng không?
Về việc xuất hóa đơn trả lại cho người bán, không có quy định bắt buộc phải có biên bản trả hàng. Tuy nhiên, việc lập biên bản trả hàng mang lại nhiều lợi ích và được khuyến khích trong các trường hợp sau:
- Tăng cường tính hợp pháp cho giao dịch:
Biên bản trả hàng là tài liệu chứng minh cho việc hàng hóa được trả lại.
Biên bản giúp giải quyết tranh chấp nếu có phát sinh sau này.
- Rõ ràng và minh bạch trong thông tin:
Biên bản ghi rõ lý do trả hàng, tình trạng hàng hóa, số lượng, giá trị.
Giúp cả hai bên thống nhất thông tin, tránh nhầm lẫn.
- Thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu:
Biên bản giúp kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn trả lại.
Đảm bảo tính chính xác trong việc hoàn tiền hoặc đổi trả hàng.
Mặc dù không bắt buộc, nhưng việc lập biên bản trả hàng mang lại nhiều lợi ích cho cả người bán và người mua.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN