Trong quản lý tài chính, việc đóng sổ sách kế toán chính xác đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm giúp duy trì tính hiệu quả trong các báo cáo tài chính và tránh khỏi những sai sót về vấn đề pháp lý nghiêm trọng. Trong bài viết này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn cách đóng sổ sách kế toán một cách đúng đắn giúp bạn giảm thiểu lỗi và nâng cao hiệu quả công việc kế toán của mình.
Hướng dẫn cách đóng sổ sách kế toán tránh sai sót
1. Sổ sách kế toán là gì?
Trong hoạt động kế toán, sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát toàn bộ các giao dịch tài chính phát sinh. Đây là công cụ không thể thiếu để phản ánh trung thực, đầy đủ tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh.
Sổ sách kế toán là hệ thống tài liệu được ghi chép một cách có hệ thống, liên tục và đầy đủ nhằm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc lập và lưu giữ sổ sách kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng quy định pháp luật.
Các loại sổ sách kế toán phổ biến gồm:
– Sổ cái: Là loại sổ ghi chép tổng hợp toàn bộ các giao dịch tài chính theo từng tài khoản kế toán. Sổ cái giúp doanh nghiệp kiểm soát và tổng hợp số liệu của từng tài khoản, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
– Sổ nhật ký: Là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp theo dõi diễn biến các giao dịch hàng ngày một cách chi tiết và liên tục.
– Sổ chi tiết: Được lập để phản ánh chi tiết các nội dung đã ghi trong sổ cái, giúp phân tích cụ thể từng khoản mục như công nợ phải thu, phải trả, hàng tồn kho, v.v. Sổ chi tiết giúp doanh nghiệp quản lý sâu sát các đối tượng kế toán quan trọng.
>>> Tham khảo thêm về Các hình thức ghi sổ kế toán theo thông tư 200
2. Hướng dẫn cách đóng sổ sách kế toán tránh sai sót
Dưới đây là 6 công việc quan trọng cần thực hiện khi tiến hành đóng sổ kế toán, giúp các doanh nghiệp tổng hợp và kiểm soát thông tin tài chính một cách hiệu quả. Những công việc này giúp hỗ trợ trong việc lập báo cáo định kỳ:
2.1. Kế toán công nợ phải thu
Kế toán doanh thu:
– Đối chiếu số tiền thu về trên Sổ quỹ tiền mặt (TK 111) và Sổ Tiền gửi ngân hàng (TK 112) với các bảng tổng hợp các khoản phải thu.
– Đối chiếu hóa đơn: In sổ chi tiết bán hàng (TK 131) và kiểm tra với hóa đơn đầu ra.
– Sau đó hãy xem xét toàn bộ hóa đơn đã được hạch toán hay chưa.
– Đối chiếu hàng tồn kho: Kiểm tra với TK 156 để đảm bảo rằng hàng tồn kho có đầy đủ hóa đơn.
Lưu ý: Hóa đơn phải được xuất đúng thời điểm (theo tháng phát sinh), không được nhảy cách, và phải sắp xếp theo thứ tự ngày tháng để đảm bảo tính chính xác.
Công nợ phải thu:
– Kiểm tra các TK 111, 112, 131, 141, 136, 138… để xác định xem tiền thu về đã hết hay chưa.
– Nếu TK phải thu còn số dư, vào cuối tháng cần gửi xác nhận công nợ cho các khách hàng, nhân viên, và đối tác của doanh nghiệp.
– Kiểm tra kỹ TK 131 so với các TK 511, 111, 112.
– In sổ chi tiết TK 131 cho từng khách hàng và kiểm tra lại lần cuối trước khi gửi thư xác nhận với khách hàng.
– Về tạm ứng: Cần có quy định thời gian hoàn ứng và quyết toán tạm ứng.
– In số dư tạm ứng của từng nhân viên và khách hàng để kiểm tra và xác nhận.
– Đối với các khoản phải thu nội bộ, cũng cần kiểm tra chéo nội bộ để xem có khớp hay không.
– Các khoản phải thu khác: Kiểm tra theo từng đối tượng.
– Đóng sổ kế toán công nợ phải thu.
2.2. Kế toán công nợ phải trả
Kế toán chi phí:
– Kiểm tra các bút toán định khoản chi phí để xác định xem đã hạch toán đúng chi phí hay chưa.
– Đối chiếu tiền đã chi trên Sổ quỹ tiền mặt (TK 111) và Sổ Tiền gửi ngân hàng (TK 112) với các bảng tổng hợp các khoản phải trả.
– Xác nhận xem hóa đơn nhận được đã được hạch toán vào TK 331 hay chưa (thường TK 331 sẽ đối ứng với TK đầu 6).
– Kiểm tra bảng lương: Đối chiếu phát sinh và số dư các TK 334, 3335, 642 để đảm bảo hạch toán đúng và đủ, đồng thời kiểm tra với TK tiền để xem doanh nghiệp đã chi đủ lương chưa.
– Kiểm tra các khoản BHYT, BHXH: Đối chiếu bảng lương với chứng từ bảo hiểm và xem đã nộp bảo hiểm đúng hạn hay chưa.
– Kiểm tra các khoản phải nộp nhà nước: Thuế TNCN, Thuế TNDN, Thuế GTGT. Đảm bảo đã hạch toán và nộp tiền đúng hạn, thực hiện in giấy nộp tiền và lưu chứng từ.
Phân bổ chi phí:
– Chạy bảng phân bổ và kiểm tra phát sinh, số dư để xem có đúng không.
– Kiểm tra lại toàn bộ các chi phí phát sinh trong kỳ: Chạy toàn bộ các chi phí phát sinh và so sánh với kỳ trước để kiểm soát sự tăng giảm, đồng thời kiểm tra xem có hạch toán sai không.
Công nợ phải trả:
– Kiểm tra kỹ tất cả các bút toán phải trả, kiểm tra phần mua hàng và kiểm tra chéo giữa các TK 156, 331, 111, 112. In sổ chi tiết TK 331 cho từng khách hàng và kiểm tra lại lần cuối.
– Đối chiếu các khoản công nợ với hợp đồng mua bán (nếu có).
– Đối với các khoản phải trả cho nhân viên và nội bộ chi nhánh, cũng cần phải chốt sổ.
– Đối chiếu sổ quỹ và sổ phụ Ngân hàng.
– Thực hiện in sổ chi tiết công nợ phải trả cho từng đối tượng, khách hàng.
– Thực hiện kiểm tra định kỳ công nợ phải thu và phải trả (nếu có số dư thì gửi xác nhận).
Lưu ý: Phải hạch toán doanh thu và chi phí đúng thời điểm.
– Đóng sổ kế toán công nợ phải trả.
2.3. Kế toán hàng tồn kho
– Kiểm tra xem hàng nhập kho đã đầy đủ chưa.
– Xác định xem giá xuất kho của hàng đã được tính toán chưa.
– Đảm bảo không xuất quá số lượng hàng tồn kho hiện có.
– Đối chiếu hàng hóa tồn kho với khách hàng.
– Đối với công ty có hoạt động xây lắp, số dư TK 154 chi tiết phải khớp với sổ chi tiết giá thành theo từng công trình cụ thể.
– Kiểm tra các tài khoản liên quan: TK 156, 154, 153, 151.
– Rà soát các lô hàng đã mua về và kiểm tra xem đã nhập kho chưa, bao gồm cả nhập kho nội bộ.
– Sau khi cập nhật tất cả các lô hàng và kiểm tra doanh số xuất trong tháng với bộ phận thu tiền, thực hiện chạy giá bình quân và chạy sổ chi tiết nhập xuất tồn, sau đó so sánh và đối chiếu với báo cáo kiểm kê hàng hóa.
– Đóng sổ kế toán hàng tồn kho.
2.4. Kế toán tổng hợp
– Kết chuyển doanh thu và chi phí.
– Chạy Bản Cân Đối Phát Sinh (BCĐPS) bản nháp và kiểm tra số dư của các tài khoản trên bảng xem số liệu có hợp lý không.
– Lưu ý quản lý cần kiểm tra ngay BCĐPS ở bước này; nếu có vấn đề, sẽ chỉnh sửa ngay.
– Dự thu chi phí (kèm bảng chi tiết).
– Dự thu doanh thu (kèm bảng chi tiết).
– Trong trường hợp đặc biệt, đối với doanh nghiệp có doanh thu ứng trước như dịch vụ viễn thông, các khoản doanh thu này sẽ được hạch toán vào TK 3387.
– Thực hiện bút toán tổng hợp: Dự thu doanh thu – chi phí.
– Chạy BCĐPS bản chính thức.
– Quản lý kiểm tra lần cuối BCĐPS (bản chính thức) và ghi rõ tên cùng ngày kiểm tra.
– Đóng sổ kế toán tổng hợp.
2.5. Tờ khai thuế GTGT
– Kiểm tra xem số dư ở chỉ tiêu 43 (Số thuế GTGT được khấu trừ sang kỳ sau) trên tờ khai thuế GTGT có khớp với số dư trên TK 1331 hay không.
– Đảm bảo rằng số liệu ở chỉ tiêu 40 (Số thuế GTGT phải nộp) trên tờ khai thuế GTGT phải khớp với số thuế GTGT đã nộp (Số phát sinh TK 3331).
– Kiểm tra từng hóa đơn với tờ khai để đảm bảo sự hợp lý và hợp lệ của hóa đơn, đồng thời sắp xếp theo đúng thứ tự như trong tờ khai.
– Đối chiếu tình hình hóa đơn với báo cáo sử dụng hóa đơn đã nộp.
2.6. Báo cáo
– Xuất file báo cáo tài chính (BCTC) trên phần mềm kế toán, đảm bảo đã được kiểm tra bởi quản lý.
– Báo cáo tài chính năm bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN.
– Thực hiện báo cáo quyết toán thuế TNCN.
– Thực hiện báo cáo quyết toán thuế TNDN.
– Nộp thuế TNDN năm nếu có lãi; nếu có lãi, phải làm thêm phụ lục 03-2A-TNDN để chuyển lỗ năm trước sang.
– Gửi báo cáo cho khách hàng.
3. Những quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lưu trữ chứng từ kế toán là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp nhằm đảm bảo công tác quản lý tài chính minh bạch, tuân thủ quy định của pháp luật. Dưới đây là các quy định quan trọng về lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành:
3.1. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán
Theo Điều 31 Luật Kế toán năm 2015, các chứng từ kế toán phải được lưu trữ ít nhất là 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Quy định này áp dụng cho tất cả các loại tài liệu liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán của doanh nghiệp, bao gồm:
- Chứng từ kế toán gốc.
- Sổ sách kế toán.
- Báo cáo tài chính.
- Hợp đồng kinh tế và các tài liệu liên quan khác.
3.2. Các loại chứng từ cần lưu trữ
Các chứng từ kế toán cần lưu giữ đầy đủ, chính xác bao gồm:
- Hóa đơn, biên lai: Các loại hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền…
- Phiếu thu, phiếu chi: Ghi nhận các khoản thu, chi phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
- Hợp đồng: Bao gồm hợp đồng mua bán, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng lao động…
Các loại sổ sách kế toán:
- Sổ cái: Phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Sổ nhật ký: Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian.
- Sổ chi tiết: Theo dõi chi tiết từng tài khoản kế toán.
Báo cáo tài chính hàng năm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
3.3. Mục đích và ý nghĩa của việc lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lưu trữ chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp:
- Là căn cứ pháp lý để chứng minh các giao dịch kinh tế phát sinh.
- Phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán của các cơ quan nhà nước.
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong trường hợp phát sinh tranh chấp, khiếu kiện.
- Đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính và kế toán.
3.4. Hình thức lưu trữ chứng từ
Chứng từ kế toán có thể được lưu trữ dưới dạng bản giấy hoặc dữ liệu điện tử, tuy nhiên phải đảm bảo các điều kiện về an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tuân thủ đúng các quy định về thời gian và hình thức lưu trữ chứng từ kế toán. Đây là nghĩa vụ pháp lý đồng thời cũng là công cụ quan trọng để doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động tài chính, giảm thiểu rủi ro về pháp lý và thuế.
>>> Xem thêm: Hệ thống mẫu sổ sách kế toán kho tại doanh nghiệp
4. Một số câu hỏi liên quan
Tại sao việc đóng sổ sách kế toán cần được thực hiện định kỳ?
Đóng sổ sách kế toán định kỳ giúp đảm bảo tính chính xác và cập nhật của các số liệu tài chính. Việc này hỗ trợ quản lý theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh và ra quyết định kịp thời. Đồng thời, nó cũng phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn.
Những sai sót nào thường gặp khi thực hiện đóng sổ sách kế toán?
Sai sót thường gặp bao gồm ghi chép sai số liệu, không cập nhật đầy đủ giao dịch, và nhầm lẫn trong phân loại tài khoản. Thiếu chứng từ hợp lệ cũng có thể xảy ra. Những sai sót này ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và có thể gây ra vấn đề với thuế.
Có những công cụ nào hỗ trợ việc đóng sổ sách kế toán hiệu quả hơn?
Nhiều phần mềm kế toán hiện đại giúp tự động hóa quá trình ghi chép và báo cáo. Các công cụ này giảm thiểu rủi ro sai sót và tích hợp tính năng kiểm tra số liệu. Việc sử dụng công nghệ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chính xác trong kế toán.
Việc đóng sổ sách kế toán chính xác là một phần thiết yếu trong việc duy trì tính minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính. Hy vọng qua bài viết hướng dẫn cách đóng sổ sách kế toán tránh sai sót của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc những vấn đề liên quan.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN