Hệ thống thông tin kế toán quản trị (AIS) là một hệ thống cung cấp thông tin tài chính-kế toán được sử dụng để hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra quyết định.
1. Hệ thống thông tin kế toán quản trị là gì?
Hệ thống thông tin kế toán quản trị (AIS) là một hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin tài chính-kế toán được sử dụng để hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra quyết định. AIS khác với hệ thống thông tin kế toán tài chính (FAIS) ở chỗ AIS tập trung vào việc cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý, trong khi FAIS tập trung vào việc cung cấp thông tin đáp ứng các yêu cầu của các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như các cơ quan quản lý.
Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán quản trị
Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán quản trị là cung cấp thông tin tài chính-kế toán hữu ích cho các nhà quản lý để hỗ trợ họ trong việc ra quyết định. Thông tin tài chính-kế toán hữu ích cho mục đích quản trị là thông tin:
- Đúng đắn: Thông tin phản ánh đúng tình hình tài chính-kế toán của doanh nghiệp.
- Kịp thời: Thông tin được cung cấp kịp thời để các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Đủ tin cậy: Thông tin được cung cấp từ nguồn đáng tin cậy và được kiểm soát chặt chẽ.
- Được trình bày một cách dễ hiểu: Thông tin được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu để các nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt.
Các loại thông tin được cung cấp bởi hệ thống thông tin kế toán quản trị
Hệ thống thông tin kế toán quản trị cung cấp nhiều loại thông tin khác nhau cho các nhà quản lý, bao gồm:
- Thông tin về tình hình tài chính-kế toán hiện tại: Thông tin này bao gồm các chỉ tiêu tài chính-kế toán cơ bản, chẳng hạn như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, và vốn chủ sở hữu.
- Thông tin về xu hướng tài chính-kế toán: Thông tin này bao gồm các chỉ tiêu tài chính-kế toán được so sánh giữa các kỳ khác nhau, chẳng hạn như so sánh doanh thu năm nay với doanh thu năm ngoái.
- Thông tin về các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến tình hình tài chính-kế toán: Thông tin này bao gồm các yếu tố kinh tế, xã hội, và chính trị có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thông tin về các hoạt động kinh doanh cụ thể: Thông tin này bao gồm các thông tin về các hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp, chẳng hạn như hoạt động bán hàng, hoạt động sản xuất, và hoạt động tài chính.
- Cách thức hoạt động của hệ thống thông tin kế toán quản trị
Hệ thống thông tin kế toán quản trị hoạt động theo một quy trình chung, bao gồm các bước sau:
1.Thu thập dữ liệu: Dữ liệu được thu thập từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như hệ thống kế toán tài chính, hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM), và hệ thống quản lý sản xuất (MES).
2.Lọc dữ liệu: Dữ liệu được lọc để loại bỏ các dữ liệu không cần thiết hoặc không chính xác.
3.Xử lý dữ liệu: Dữ liệu được xử lý để tạo ra các thông tin hữu ích cho các nhà quản lý.
4.Trình bày thông tin: Thông tin được trình bày theo một cách dễ hiểu và dễ sử dụng cho các nhà quản lý.
Các lợi ích của hệ thống thông tin kế toán quản trị
Hệ thống thông tin kế toán quản trị mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Hỗ trợ ra quyết định: AIS giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt và đúng đắn dựa trên thông tin tài chính-kế toán hữu ích.
- Tăng cường hiệu quả hoạt động: AIS giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả.
- Tăng cường cạnh tranh: AIS giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh bằng cách cung cấp thông tin về tình hình tài chính-kế toán của doanh nghiệp và của các đối thủ cạnh tranh.
2. Thành phần của hệ thống thông tin kế toán quản trị
Các thành phần của AIS bao gồm:
- Quy trình là các bước được thực hiện để thu thập, lưu trữ, xử lý và báo cáo thông tin tài chính. Quy trình AIS bao gồm các quy trình kế toán truyền thống, chẳng hạn như ghi chép kế toán, hạch toán và lập báo cáo tài chính, cũng như các quy trình kế toán quản trị bổ sung, chẳng hạn như phân tích chi phí, lập ngân sách và phân tích hiệu suất.
- Dữ liệu là thông tin tài chính được thu thập và lưu trữ bởi AIS. Dữ liệu AIS bao gồm các thông tin về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và thu nhập.
- Công nghệ là các phần mềm, phần cứng và cơ sở hạ tầng cần thiết để hỗ trợ hoạt động của AIS. Công nghệ AIS cần được lựa chọn phù hợp với nhu cầu của tổ chức, để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và bảo mật.
- Con người là những người thực hiện các quy trình AIS. Các nhà quản lý, kế toán viên và các chuyên gia khác thường tham gia vào các hoạt động của AIS.
Các thành phần của AIS có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành phần này là điều kiện cần thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.
Dưới đây là một số lưu ý khi xây dựng và triển khai AIS:
- Xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của AIS là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Mục tiêu và yêu cầu của AIS sẽ là cơ sở để xác định các thành phần và hoạt động của hệ thống.
- Thiết kế AIS phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của tổ chức. Một hệ thống AIS được thiết kế phù hợp sẽ giúp tổ chức tiết kiệm chi phí và thời gian.
- Thường xuyên cập nhật hệ thống AIS để đảm bảo hệ thống luôn đáp ứng các yêu cầu mới của tổ chức.
Xây dựng và triển khai AIS là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận và cá nhân. Tuy nhiên, việc xây dựng và triển khai AIS hiệu quả sẽ giúp tổ chức thu thập, lưu trữ, xử lý và báo cáo thông tin tài chính một cách chính xác, kịp thời và hiệu quả, hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
Dưới đây là một số ví dụ về các thông tin tài chính được cung cấp bởi AIS:
- Thông tin về chi phí, chẳng hạn như chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý.
- Thông tin về hiệu suất, chẳng hạn như doanh thu trên mỗi đơn vị sản phẩm, chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm và lợi nhuận ròng.
- Thông tin về ngân sách, chẳng hạn như ngân sách doanh thu, ngân sách chi phí và ngân sách đầu tư.
- Thông tin về phân tích cạnh tranh, chẳng hạn như so sánh giá cả với các đối thủ cạnh tranh và so sánh hiệu suất với các đối thủ cạnh tranh.
Các thông tin tài chính này được sử dụng bởi các nhà quản lý trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm:
- Lập kế hoạch, chẳng hạn như lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch marketing và kế hoạch tài chính.
- Kiểm soát, chẳng hạn như kiểm soát chi phí và kiểm soát hiệu suất.
- Ra quyết định, chẳng hạn như quyết định giá cả, quyết định đầu tư và quyết định sản xuất.
3. Các yêu cầu đối với hệ thống thông tin kế toán quản trị
Các yêu cầu đối với AIS quản trị bao gồm:
- Tính kịp thời: Thông tin tài chính cần được cung cấp kịp thời để các nhà quản lý có thể sử dụng để ra quyết định.
- Tính chính xác: Thông tin tài chính cần được cung cấp một cách chính xác để đảm bảo rằng các nhà quản lý có thể dựa vào thông tin đó để đưa ra quyết định.
- Tính hữu ích: Thông tin tài chính cần được cung cấp ở dạng hữu ích cho các nhà quản lý để đưa ra quyết định.
- Tính linh hoạt: AIS cần linh hoạt để đáp ứng nhu cầu thay đổi của các nhà quản lý.
Các yêu cầu này cần được xem xét kỹ lưỡng trong quá trình thiết kế và triển khai AIS quản trị. Việc đáp ứng các yêu cầu này sẽ giúp đảm bảo rằng AIS quản trị cung cấp thông tin tài chính chất lượng cao cho các nhà quản lý.
Dưới đây là một số chi tiết cụ thể hơn về các yêu cầu đối với AIS quản trị:
Tính kịp thời
Tính kịp thời của thông tin tài chính phụ thuộc vào nhu cầu của các nhà quản lý. Ví dụ, các nhà quản lý sản xuất có thể cần thông tin tài chính hàng ngày hoặc hàng tuần để theo dõi hiệu suất sản xuất, trong khi các nhà quản lý tài chính có thể cần thông tin tài chính hàng quý hoặc hàng năm để lập ngân sách và báo cáo tài chính.
Để đảm bảo tính kịp thời của thông tin tài chính, AIS quản trị cần được thiết kế để thu thập và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả. AIS quản trị cũng cần được sử dụng một cách hiệu quả để cung cấp thông tin tài chính cho các nhà quản lý.
Tính chính xác
Tính chính xác của thông tin tài chính phụ thuộc vào việc AIS quản trị được thiết kế và triển khai một cách phù hợp. AIS quản trị cần được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán và tài chính. AIS quản trị cũng cần được triển khai và vận hành bởi các nhân viên có trình độ và kinh nghiệm.
Để đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính, AIS quản trị cần được kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả. Các kiểm soát nội bộ có thể giúp ngăn ngừa sai sót và gian lận trong việc thu thập, xử lý, và trình bày thông tin tài chính.
Tính hữu ích
Tính hữu ích của thông tin tài chính phụ thuộc vào việc AIS quản trị được thiết kế và triển khai một cách phù hợp với nhu cầu của các nhà quản lý. AIS quản trị cần được thiết kế để cung cấp thông tin tài chính ở dạng hữu ích cho các nhà quản lý để đưa ra quyết định.
Để đảm bảo tính hữu ích của thông tin tài chính, AIS quản trị cần được thiết kế theo các nguyên tắc sau:
Tính phù hợp: Thông tin tài chính cần phù hợp với nhu cầu của các nhà quản lý.
Tính đầy đủ: Thông tin tài chính cần đầy đủ để hỗ trợ ra quyết định.
Tính đáng tin cậy: Thông tin tài chính cần đáng tin cậy để các nhà quản lý có thể dựa vào thông tin đó để đưa ra quyết định.
Tính linh hoạt
Tính linh hoạt của AIS quản trị phụ thuộc vào việc AIS quản trị được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thay đổi của các nhà quản lý. AIS quản trị cần được thiết kế để có thể dễ dàng điều chỉnh khi nhu cầu của các nhà quản lý thay đổi.
Để đảm bảo tính linh hoạt của AIS quản trị, AIS quản trị cần được thiết kế theo các nguyên tắc sau:
Tính mở rộng: AIS quản trị cần có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu tăng thêm của các nhà quản lý.
Tính thích ứng: AIS quản trị cần có
4. Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin kế toán quản trị
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, hệ thống thông tin kế toán quản trị (AIS) đang có những xu hướng phát triển mới, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp.
Một trong những xu hướng nổi bật nhất là sự phát triển của trí tuệ nhân tạo (AI). AI có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ kế toán quản trị, chẳng hạn như phân tích dữ liệu, lập báo cáo và lập kế hoạch. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động.
Một xu hướng khác là sự phát triển của dữ liệu lớn (big data). Dữ liệu lớn có thể được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết hơn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Ngoài ra, AIS cũng đang được tích hợp với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp, chẳng hạn như hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP), hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) và hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM). Điều này giúp doanh nghiệp có được một bức tranh tổng thể về hoạt động của mình, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số xu hướng cụ thể của hệ thống thông tin kế toán quản trị trong thời gian tới:
- Chuyển đổi sang hệ thống thông tin kế toán quản trị thông minh: AIS sẽ được chuyển đổi sang hệ thống thông minh, sử dụng trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn để cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh.
- Tích hợp với các hệ thống thông tin khác: AIS sẽ được tích hợp với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin toàn diện cho các quyết định kinh doanh.
- Tập trung vào dữ liệu: AIS sẽ tập trung vào việc thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu để cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh.
- Thích ứng với sự thay đổi: AIS sẽ được thiết kế linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
Để đáp ứng các xu hướng phát triển mới, các doanh nghiệp cần có sự thay đổi trong cách thức thiết lập và triển khai hệ thống thông tin kế toán quản trị của mình. Cụ thể, các doanh nghiệp cần:
- Tập trung vào việc phát triển các hệ thống thông tin kế toán quản trị dựa trên trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn.
- Tích hợp hệ thống thông tin kế toán quản trị với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp.
- Tập trung vào việc thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu để cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh.
- Thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản trị linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
Việc thay đổi trong cách thức thiết lập và triển khai hệ thống thông tin kế toán quản trị sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về các xu hướng phát triển của hệ thống thông tin kế toán quản trị:
- Thay vì chỉ tập trung vào việc cung cấp thông tin tài chính, hệ thống thông tin kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin chi tiết hơn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như thông tin về khách hàng, nhà cung cấp và chuỗi cung ứng.
- Thay vì chỉ tập trung vào việc lập báo cáo tài chính, hệ thống thông tin kế toán quản trị sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định kinh doanh, chẳng hạn như phân tích các xu hướng thị trường và xác định các cơ hội kinh doanh.
- Thay vì chỉ được sử dụng bởi các nhà quản lý, hệ thống thông tin kế toán quản trị sẽ được sử dụng bởi tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp, nhằm giúp họ đưa ra các quyết định tốt hơn trong công việc của mình.
5. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán quản trị
HTTTKTQT có các chức năng chính sau:
- Cung cấp thông tin kế toán: HTTTKTQT cung cấp thông tin kế toán cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp để sử dụng cho các mục đích khác nhau, bao gồm:
Lập kế hoạch và kiểm soát: Thông tin kế toán được sử dụng để lập kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch.
Ra quyết định: Thông tin kế toán được sử dụng để ra quyết định kinh doanh, bao gồm các quyết định về đầu tư, tài chính, sản xuất, marketing,…
Đánh giá hiệu quả hoạt động: Thông tin kế toán được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tuân thủ các quy định: HTTTKTQT cần tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính. Các quy định này yêu cầu doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính theo đúng mẫu, thời hạn và nội dung quy định. HTTTKTQT cần được thiết kế và triển khai sao cho tuân thủ các quy định của pháp luật.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: HTTTKTQT giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua các cách sau:
Giảm thiểu sai sót: HTTTKTQT giúp tự động hóa các quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: HTTTKTQT giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán.
Nâng cao khả năng kiểm soát: HTTTKTQT giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng kiểm soát các hoạt động tài chính, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và nội bộ doanh nghiệp.
HTTTKTQT là một công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý trong doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh hiệu quả. HTTTKTQT cần được thiết kế và triển khai một cách hiệu quả để đáp ứng được nhu cầu của các nhà quản lý và giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động.
Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng HTTTKTQT để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh:
- Lập kế hoạch và kiểm soát: HTTTKTQT có thể được sử dụng để lập kế hoạch ngân sách, dự báo doanh thu, chi phí và lợi nhuận. HTTTKTQT cũng có thể được sử dụng để theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
- Ra quyết định đầu tư: HTTTKTQT có thể được sử dụng để phân tích hiệu quả của các dự án đầu tư, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định đầu tư hiệu quả.
- Ra quyết định tài chính: HTTTKTQT có thể được sử dụng để phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tài chính hiệu quả.
- Ra quyết định sản xuất: HTTTKTQT có thể được sử dụng để theo dõi tình hình sản xuất, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sản xuất hiệu quả.
- Ra quyết định marketing: HTTTKTQT có thể được sử dụng để phân tích hiệu quả của các chiến lược marketing, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định marketing hiệu quả.
Trên đây là một số thông tin về hệ thống thông tin kế toán quản trị . Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
