Hạch toán thu hộ chi hộ là một phần quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, giúp quản lý và theo dõi tài chính một cách chính xác. Quy trình này đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các giao dịch tài chính. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn cụ thể cách hạch toán thu hộ chi hộ, giúp các doanh nghiệp áp dụng hiệu quả trong thực tế.
1. Thu hộ, chi hộ là gì?
– Thu hộ là hành động mà doanh nghiệp hoặc cá nhân thu tiền từ bên thứ ba thay mặt cho một tổ chức hoặc cá nhân khác. Số tiền này không thuộc về doanh nghiệp thu hộ mà chỉ là khoản tiền tạm thời, thường liên quan đến các khoản thanh toán như tiền thuê nhà, tiền dịch vụ, hoặc các khoản phí khác.
– Chi hộ, ngược lại, là hành động chi tiền từ doanh nghiệp hoặc cá nhân cho một tổ chức hoặc cá nhân khác theo yêu cầu, thường là để thực hiện các nghĩa vụ tài chính hoặc cung cấp dịch vụ. Khoản tiền này cũng không phải là chi phí của doanh nghiệp mà chỉ là việc chuyển giao tiền giữa các bên.
2. Cách hạch toán thu hộ chi hộ
Các khoản thu hộ và chi hộ chủ yếu ảnh hưởng đến quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng mà không tác động đến doanh thu hay chi phí của bên thực hiện thu hộ và chi hộ.
Hạch toán các khoản chi hộ:
Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ cho khách hàng, sẽ được ghi nhận như sau:
- Nợ TK 1388
- Có TK 111, 112
Khi khách hàng thanh toán số tiền đã chi hộ, doanh nghiệp hạch toán:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 1388
Hạch toán các khoản thu hộ:
Khi doanh nghiệp thu hộ tiền từ khách hàng, ghi nhận:
- Nợ TK 3388
- Có TK 111, 112
Khi hoàn trả tiền thu hộ cho khách hàng, hạch toán:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 3388
Lưu ý:
+ Trong trường hợp doanh nghiệp chi hộ cho khách hàng và hóa đơn được xuất với tên của doanh nghiệp, các giao dịch này không còn được coi là thu hộ, chi hộ nữa mà sẽ được xem như một khoản chi phí của doanh nghiệp.
+ Khi thu hồi tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ ghi nhận khoản thu này là doanh thu từ hoạt động bán hàng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) tương ứng.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán công ty sản xuất phần mềm chi tiết
3. Một số ví dụ minh họa về hạch toán thu hộ chi hộ
Ví dụ 1: Công ty ABC hoạt động trong lĩnh vực thương mại và có một khách hàng là Công ty XYZ. Công ty ABC đã chi hộ một khoản tiền 10 triệu đồng để mua một thiết bị văn phòng cho Công ty XYZ. Sau đó, Công ty XYZ đã hoàn trả khoản chi hộ này cho Công ty ABC.
Khi Công ty ABC chi hộ 10 triệu đồng cho Công ty XYZ:
- Nợ TK 1388 (Các khoản phải thu khác): 10.000.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt): 10.000.000 VNĐ
Khi Công ty XYZ thanh toán lại 10 triệu đồng cho Công ty ABC:
- Nợ TK 111 (Tiền mặt): 10.000.000 VNĐ
- Có TK 1388 (Các khoản phải thu khác): 10.000.000 VNĐ
Ví dụ 2: Giả sử Công ty ABC thu hộ tiền dịch vụ cho một khách hàng khác với số tiền là 5 triệu đồng. Sau đó, Công ty ABC đã chuyển số tiền này cho khách hàng.
Khi Công ty ABC thu hộ 5 triệu đồng:
- Nợ TK 3388 (Các khoản phải trả khác): 5.000.000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt): 5.000.000 VNĐ
Khi Công ty ABC chuyển trả lại số tiền 5 triệu đồng cho khách hàng:
- Nợ TK 111 (Tiền mặt): 5.000.000 VNĐ
- Có TK 3388 (Các khoản phải trả khác): 5.000.000 VNĐ
>>> Xem thêm: Cách hạch toán nhân công thuê ngoài
4. Quy định về việc lập hóa đơn cho các khoản thu hộ, chi hộ từ khách hàng
Nhà nước yêu cầu ngân hàng và doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) khi thực hiện việc thu hộ. Để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối soát, ngân hàng sẽ phát hành các phiếu chi cho doanh nghiệp.
– Khi doanh nghiệp chi hộ cho đối tác:
Khoản chi hộ có hóa đơn đứng tên doanh nghiệp: Khi thu tiền từ đối tác hoặc khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và phiếu chi. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần kê khai và nộp thuế GTGT theo mức thuế suất tương ứng với hàng hóa hoặc dịch vụ.
Khoản chi hộ có hóa đơn đứng tên đối tác:
- Doanh nghiệp cần lập phiếu chi khi thực hiện chi hộ. Khi thu lại tiền từ đối tác, không cần lập hóa đơn GTGT mà chỉ cần lập phiếu thu.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ phiếu chi và hóa đơn GTGT để thực hiện việc hoàn tiền chi hộ cho đối tác một cách hợp lệ.
– Khi doanh nghiệp thu hộ cho đối tác:
- Nếu trong quá trình hoạt động bán hàng phát sinh khoản thu hộ, doanh nghiệp cần lập hóa đơn GTGT cho khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp không cần kê khai, tính thuế hay nộp thuế cho hóa đơn này vì đây không phải là doanh thu của doanh nghiệp.
- Khi thực hiện thanh toán lại tiền thu hộ cho đối tác, doanh nghiệp cần lập phiếu chi để ghi nhận giao dịch.
>>> Xem thêm: Tiền hoa hồng hạch toán như thế nào?
5. Một số câu hỏi liên quan
Doanh nghiệp có cần lập hóa đơn khi thu hộ cho đối tác không?
Khi doanh nghiệp thu hộ cho đối tác, nếu khoản thu đó không phát sinh doanh thu từ hoạt động của doanh nghiệp, thì không cần lập hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp chỉ cần lập phiếu thu để ghi nhận khoản thu này và đảm bảo không kê khai, tính nộp thuế cho khoản thu hộ này.
Khi nào doanh nghiệp cần lập phiếu chi cho khoản chi hộ?
Doanh nghiệp cần lập phiếu chi khi thực hiện khoản chi hộ cho đối tác hoặc khách hàng. Việc lập phiếu chi là cần thiết để ghi nhận các khoản tiền chi ra và tạo cơ sở cho việc hoàn tiền sau này, đặc biệt khi không có hóa đơn GTGT do đối tác xuất cho doanh nghiệp.
Có trường hợp nào doanh nghiệp không cần kê khai thuế GTGT khi chi hộ không?
Doanh nghiệp không cần kê khai thuế GTGT khi chi hộ có hóa đơn đứng tên đối tác. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần lập phiếu chi và khi thu lại tiền từ khách hàng, không cần lập hóa đơn GTGT mà chỉ cần lập phiếu thu để ghi nhận giao dịch.
Hy vọng với những thông tin về “Hướng dẫn cách hạch toán thu hộ chi hộ” ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
