Hạch toán hoa hồng đại lý bán hàng là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Quy trình này giúp xác định chi phí và doanh thu một cách chính xác, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Trong bài viết này, ACC sẽ hướng dẫn chi tiết các bước hạch toán hoa hồng đại lý bán hàng, từ việc ghi nhận cho đến báo cáo.
1. Hoa hồng đại lý là gì?
Theo các quy định của Luật Thương mại năm 1997 và Luật Thương mại năm 2005, có những điều khoản quan trọng liên quan đến hoa hồng đại lý.
Cụ thể, Khoản 1, Điều 116 nêu rõ rằng bên đại lý có trách nhiệm mua hoặc bán hàng hóa theo mức giá do bên giao đại lý quy định và sẽ nhận hoa hồng dựa trên tỷ lệ phần trăm từ giá mua hoặc giá bán.
Bên cạnh đó, Điều 113 xác định rằng thù lao cho bên đại lý sẽ được thanh toán dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá.
Đồng thời, Khoản 1 và Khoản 2, Điều 171 quy định rằng, trừ khi có thỏa thuận khác, thù lao của đại lý sẽ được trả dưới dạng hoa hồng hoặc chênh lệch giá so với giá thị trường. Nếu bên giao đại lý chỉ định giá mua, giá bán hàng hóa hoặc giá dịch vụ, bên đại lý sẽ nhận hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm dựa trên những mức giá này.
2. Cách hạch toán hoa hồng đại lý bán hàng
2.1. Hạch toán hoa hồng đại lý bên nhận hàng hóa gửi bán đúng giá
Khi nhận hàng để bán theo hình thức đại lý với mức giá cố định và hưởng hoa hồng, doanh nghiệp cần ghi chép chi tiết giá trị hàng hóa trong phần thuyết minh của Báo cáo tài chính.
Sau khi hàng hóa được bán, kế toán sử dụng Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng cùng các chứng từ liên quan để ghi nhận khoản tiền phải trả cho bên giao hàng. Các bước hạch toán sẽ bao gồm:
– Nhận hàng hóa:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 131, …
- Có tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Ghi nhận doanh thu hoa hồng đại lý:
- Nợ tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.
- Có tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Có tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng:
- Nợ tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.
- Có các tài khoản 111, 112.
Ví dụ: Doanh nghiệp nhận 100 sản phẩm từ bên giao hàng với giá ký gửi 1 triệu đồng. Sau khi bán 50 sản phẩm với giá bán 2 triệu đồng (chưa bao gồm thuế GTGT), hoa hồng đại lý là 10% trên doanh thu bán hàng.
– Nhận hàng hóa:
- Nợ TK 003: 1.000.000 đồng
- Có TK 331: 1.000.000 đồng
– Bán hàng và ghi nhận doanh thu hoa hồng:
- Doanh thu bán hàng (50 sản phẩm): 2.000.000 đồng; thuế GTGT: 200.000 đồng.
- Hoa hồng đại lý: 10% của 2.000.000 đồng = 200.000 đồng.
Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 111: 2.200.000 đồng (số tiền thu từ khách hàng)
- Có TK 511: 2.000.000 đồng (doanh thu bán hàng)
- Có TK 3331: 200.000 đồng (thuế GTGT)
Ghi nhận hoa hồng đại lý:
- Nợ TK 331: 200.000 đồng (phải trả cho bên giao hàng)
- Có TK 511: 200.000 đồng (doanh thu hoa hồng đại lý)
– Thanh toán tiền cho bên giao hàng:
- Nợ TK 331: 1.000.000 đồng (số tiền phải trả cho bên giao hàng sau khi trừ hoa hồng)
- Có TK 111: 1.000.000 đồng (thanh toán tiền mặt)
Các bút toán này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các khoản chi phí và doanh thu liên quan đến hoạt động bán hàng qua đại lý một cách chính xác.
2.2. Hạch toán hoa hồng đại lý bên giao hàng bán cho đại lý
Khi xuất kho hàng hóa để giao cho các đại lý, cần lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Dựa trên phiếu này, các bút toán sẽ được ghi như sau:
– Xuất kho hàng hóa:
- Nợ tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán.
- Có tài khoản 155, 156.
– Khi hàng hóa được bán bởi đại lý:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 131, … (theo tổng giá thanh toán).
- Có tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Có tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Phản ánh giá vốn hàng bán:
- Nợ tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
- Có tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán.
– Đối với số tiền hoa hồng phải trả cho đại lý:
- Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý trước thuế GTGT).
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331).
- Có các tài khoản 111, 112, 131, …
Ví dụ: Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa trị giá 100 triệu đồng (chưa bao gồm thuế GTGT) để giao cho các đại lý. Đại lý bán được hàng với tổng giá bán 120 triệu đồng (chưa bao gồm thuế GTGT). Hoa hồng đại lý được hưởng là 10% trên doanh thu bán hàng trước thuế.
– Khi xuất kho hàng hóa:
- Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán: 100.000.000 đồng
- Có TK 155 – Hàng hóa (hoặc TK 156 – Nguyên liệu, vật liệu): 100.000.000 đồng
– Khi đại lý bán hàng và nhận tiền từ khách hàng:
Ghi nhận doanh thu bán hàng:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng): 120.000.000 đồng (tổng giá thanh toán)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 120.000.000 đồng
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 12.000.000 đồng (10% x 120 triệu đồng)
– Phản ánh giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 100.000.000 đồng
- Có TK 157 – Hàng gửi đi bán: 100.000.000 đồng
– Ghi nhận chi phí hoa hồng đại lý và thuế GTGT được khấu trừ:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý trước thuế): 12.000.000 đồng
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT trên hoa hồng đại lý): 1.200.000 đồng
- Có TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng): 13.200.000 đồng (số tiền còn phải trả cho đại lý sau khi trừ hoa hồng)
2.3. Hạch toán bán hàng đại lý không đúng giá
Khi hạch toán bán hàng qua đại lý không đúng giá, các bước cần thực hiện như sau:
– Khi xuất kho hàng hóa để giao cho đại lý:
Lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Ghi sổ:
- Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán.
- Có TK 155 hoặc 156 – Hàng tồn kho.
– Khi hàng hóa được bán bởi đại lý:
Lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
Ghi sổ:
- Nợ TK 111, 112, 131 (hoặc các tài khoản liên quan) – Tổng giá thanh toán.
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Phản ánh giá vốn hàng bán:
Ghi sổ:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
- Có TK 157 – Hàng gửi đi bán.
– Khi xác định và thanh toán hoa hồng cho đại lý:
Ghi sổ:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý trước thuế GTGT).
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có).
- Có TK 111, 112, 131 (hoặc các tài khoản liên quan) – Số tiền hoa hồng phải trả.
-Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng:
Ghi sổ:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
- Có TK 111, 112 – Tiền thanh toán.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán trả tiền thừa cho nhà cung cấp
3. Hướng dẫn tính hoa hồng đại lý
– Tỷ lệ phần trăm cố định:
Phương pháp này tính hoa hồng dựa trên giá bán sản phẩm. Công thức là:
Hoa hồng = Giá bán × Tỷ lệ hoa hồng.
Ví dụ, nếu giá bán sản phẩm là 3 triệu VNĐ và tỷ lệ hoa hồng là 5%, thì hoa hồng sẽ là 150.000 VNĐ (3.000.000 × 0,05).
– Tỷ lệ hoa hồng theo nấc thang:
Cách này cho phép hoa hồng được tính theo từng mức doanh thu. Công thức là:
Hoa hồng = Tổng (Doanh thu ở từng mức × Tỷ lệ hoa hồng tương ứng).
Ví dụ: Với doanh thu 6 triệu VNĐ, tỷ lệ hoa hồng được chia thành các mức như sau:
- 0-2 triệu VNĐ: 3%
- 2-5 triệu VNĐ: 6%
- Trên 5 triệu VNĐ: 10%
Với doanh thu 6 triệu VNĐ, hoa hồng sẽ được tính như sau:
- Mức 1: 2.000.000 × 0,03 = 60.000 VNĐ
- Mức 2: 3.000.000 × 0,06 = 180.000 VNĐ
- Mức 3: 1.000.000 × 0,10 = 100.000 VNĐ
Tổng cộng hoa hồng là: 60.000 + 180.000 + 100.000 = 340.000 VNĐ.
– Tỷ lệ hoa hồng theo dự án:
Ở phương pháp này, hoa hồng được tính dựa trên giá trị hợp đồng. Công thức là:
Hoa hồng = Giá trị hợp đồng × Tỷ lệ hoa hồng.
Ví dụ: Nếu giá trị hợp đồng là 1 tỷ VNĐ và tỷ lệ hoa hồng là 15%, hoa hồng sẽ là 150 triệu VNĐ (1.000.000.000 × 0,15).
– Tỷ lệ hoa hồng theo điều kiện cụ thể:
Cách tính này dựa trên doanh thu đạt yêu cầu. Công thức là:
Hoa hồng = Doanh thu đạt yêu cầu × Tỷ lệ hoa hồng.
Ví dụ: Nếu doanh thu là 45 triệu VNĐ và tỷ lệ hoa hồng là 5%, hoa hồng sẽ là 2.250.000 VNĐ (45.000.000 × 0,05).
– Tỷ lệ hoa hồng theo thâm niên công tác:
Phương pháp này thưởng hoa hồng dựa trên thời gian làm việc. Công thức là:
Hoa hồng = Giá trị đơn hàng × Tỷ lệ hoa hồng theo thâm niên.
Ví dụ: Nếu nhân viên có thâm niên trên 3 năm và tỷ lệ hoa hồng là 8% trên đơn hàng trị giá 10 triệu VNĐ, hoa hồng sẽ là 800.000 VNĐ (10.000.000 × 0,08).
>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí hoa hồng môi giới chi tiết
4. Kê khai với doanh thu bán hàng hưởng hoa hồng
Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung điểm a Khoản 8 Điều 11 Thông tư 156/2013/TT-BTC), có những quy định sau về việc kê khai thuế GTGT đối với hàng hóa và dịch vụ bán theo hình thức “bán đúng giá hưởng hoa hồng”.
Đối với các trường hợp này, đại lý không cần thực hiện việc kê khai thuế GTGT. Thay vào đó, trách nhiệm kê khai thuế GTGT sẽ thuộc về bên cung cấp hàng hóa cho đại lý. Tuy nhiên, đại lý vẫn phải kê khai thuế GTGT cho doanh thu hoa hồng mà họ nhận được.
Khi đó, đại lý phải xuất hóa đơn cho doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, ghi rõ nội dung là “Hoa hồng đại lý bán đúng giá theo quy định của chủ hàng gửi bán” và áp dụng thuế suất 10%.
Đồng thời, đối với các hình thức đại lý khác, người nộp thuế có trách nhiệm kê khai thuế GTGT không chỉ cho hàng hóa và dịch vụ bán qua đại lý mà còn cho cả hoa hồng mà đại lý nhận được.
>>> Xem thêm: Tiền hoa hồng hạch toán như thế nào?
5. Một số vấn đề liên quan
Phương pháp tính thuế TNCN từ hoa hồng đại lý là gì?
Thuế TNCN từ hoa hồng đại lý được tính dựa trên hai trường hợp. Nếu đại lý không ký hợp đồng hoặc có hợp đồng dưới 3 tháng và nhận hoa hồng từ 2 triệu đồng trở lên, sẽ khấu trừ 10% thuế. Nếu có hợp đồng từ 3 tháng trở lên, thuế sẽ được khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
Các hình thức hoạt động đại lý phổ biến hiện nay là gì?
Các hình thức đại lý phổ biến bao gồm đại lý bao tiêu, đại lý độc quyền và tổng đại lý. Đại lý bao tiêu thực hiện mua bán toàn bộ hàng hóa và tự quyết định giá bán, trong khi đại lý độc quyền chỉ hợp tác với một bên giao đại lý duy nhất tại một khu vực cụ thể.
Thù lao đại lý được xác định như thế nào?
Thù lao đại lý là khoản tiền mà đại lý nhận được sau khi hoàn thành dịch vụ theo thỏa thuận. Có hai hình thức thù lao chính: chênh lệch giá và hoa hồng đại lý. Hoa hồng đại lý được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà đại lý cung cấp.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán hoa hồng đại lý bán hàng. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
