Cách thức định khoản nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp

Khoản nghiệp vụ bán hàng là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp. Để hiểu rõ cách thức định khoản nghiệp vụ bán hàng và quản lý tài chính hiệu quả, chúng ta cần nắm bắt nguyên tắc và phương pháp áp dụng chính xác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin quan trọng về cách thức định khoản nghiệp vụ bán hàng, giúp bạn làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.

1. Nghiệp vụ kế toán bán hàng

Nghiệp vụ kế toán bán hàng là một kỹ năng mà mỗi nhân viên kế toán cần phải có để kiểm soát công nợ, các khoản chi phí của doanh nghiệp. Liên quan trực tiếp đến các nghiệp vụ của quá trình bán hàng.

Mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có nét đặc trưng riêng. Vậy nên, nghiệp vụ kế toán bán hàng cũng có sự khác nhau để phù hợp với lĩnh vực hàng hóa, dịch vụ. Và sau đây là một số nghiệp vụ mà kế toán bán hàng có thể tham khảo để phục vụ cho doanh nghiệp như sau:

• Lĩnh vực siêu thị: Kiểm tra cập nhật thường xuyên trình trạng hàng hóa. Lưu trữ hóa đơn đối chiếu doanh thu đã thu mua tổng kết định kỳ tránh sai sót. Thực hiện tính toán các chương trình khuyến mãi, ưu đãi.
• Đại lý: Doanh nghiệp thực hiện lập phiếu xuất kho hàng gửi cho đại lý. Hoặc ra các hóa đơn GTGT kèm với hàng hóa gửi bán cho đại lý. Lập và gửi bảng kê khai ghi nhận doanh thu và hoạch toán chi phí gửi đại lý.
• Lĩnh vực xuất nhập khẩu: Liên quan đến việc xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác.
• Nhà hàng khách sạn: Cập nhật và tính toán giá thành cụ thể.

2. NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN BÁN HÀNG CHI TIẾT CHUẨN NHẤT

Một vài nghiệp vụ kế toán bán hàng chi tiết chuẩn nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo

2.1 Kế toán bán hàng theo giá trên hợp đồng

Đối với các nghiệp vụ phát sinh theo giá trên hợp đồng bán hàng, thì sẽ có các hoạt động như sau:

1. Nhân viên bán hàng/kinh doanh ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng.
2. Đến thời gian giao hàng, nhân viên bán hàng/kinh doanh sẽ lập yêu cầu xuất hàng.
3. Kế toán thực hiện lập phiếu xuất kho và chuyển cho trưởng bộ phận ký duyệt.
4. Thủ kho xuất hàng và ghi sổ.
5. Nhân viên kinh doanh hoặc giao hàng tiến hành giao hàng cho khách.
6. Kế toán bán hàng thực hiện ghi nhận doanh số.
7. Tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng.
8. Tiến hành giao hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán.

Hướng dẫn hạch toán:

Ghi nhận cho doanh thu:

• Nghiệp vụ kế toán bán hàng ghi nhận Nợ TK 111, 131: Tổng giá thanh toán
• Ghi nhận Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng chưa bao gồm thuế
• Ghi nhận Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp nếu có, liên quan về thuế GTGT đầu ra.

Thông tin về giá vốn:

• Nợ TK 632: Giá vốn trong hàng bán
• Có TK: 152, 156…

Thu tiền bán hàng ghi nhận:

• Nợ TK: 111, 112
• Có 131: Tiền phải thu của khách hàng

2.2 Nghiệp vụ kế toán bán hàng có chiết khấu thương mại

Nghiệp vụ kế toán bán hàng

Trong khi giao kết thỏa thuận đôi bên nếu việc giao dịch mua bán với số lượng hàng hóa lớn thì sẽ có những khoảng chiết khấu thương mại thì quy trình bán hàng sẽ được thực hiện như sau:

1. Báo giá căn cứ vào nhu cầu thực tế của khách hàng.
2. Sau khi thống nhất và đồng ý giao hàng, nhân viên kinh doanh làm đề nghị xuất kho.
3. Kế toán thực hiện lập phiếu xuất kho và chuyển cho trưởng bộ phận ký duyệt.
4. Thủ kho xuất hàng và ghi sổ kho để theo dõi.
5. Nhân viên kinh doanh hoặc giao hàng tiến hành giao hàng cho khách. Và làm đề nghị hàng cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại nếu thỏa mãn điều kiện hưởng chiết khấu.
6. Kế toán bán hàng thực hiện ghi nhận doanh số, công nợ và theo dõi việc cho khách hàng hưởng chiết khấu.
7. Tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng.
8. Tiến hành giao hóa đơn và ký vào biên bản xác nhận đã nhận hóa đơn gốc.

Hướng dẫn định khoản:

Doanh thu:

• Nợ TK 111, 131: Tổng giá trị được thanh toán
• Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng
• Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng cần nộp (nếu có)

Khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng được ghi nhận:

• Nợ TK 5211 Chiết khấu thương mại
• Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng
• Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra được giảm
• Có TK 111, 112, 131: Tổng tiền được chiết khấu

2.3 Kế toán bán hàng có khuyến mãi

Bán hàng khuyến mãi sẽ có 2 trường hợp như sau:

Trường hợp bán hàng khuyến mãi không kèm điều kiện

1. Trước khi tiến hành chương trình:

• Đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương. Trước ngày chương trình khuyến mại ít nhất là 7 ngày. Sau khi được duyệt thì lập đề nghị xuất kho hàng hóa.
• Không đăng ký với sở Công thương. Căn cứ vào chương trình khuyến mại lập đề nghị xuất kho hàng hóa.

1. Lập phiếu xuất kho để kế toán trưởng ký duyệt.
2. Thủ kho xuất kho dựa trên thông tin của phiếu xuất kho.
3. Ghi sổ kho và ghi sổ kế toán kho.
4. Bộ phận phụ trách sẽ đem hàng hóa để thực hiện chương trình.
5. Kế toán xuất hóa đơn cho hàng khuyến mãi và ghi nhận các chi phí thực hiện.

Hướng dẫn định khoản:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 6421 (TT133)
• Có TK 155, 156

Trường hợp bán hàng khuyến mãi có kèm điều kiện

Có các hoạt động như:

1. Lập phiếu xuất kho để kế toán trưởng ký duyệt.
2. Thủ kho xuất kho dựa trên thông tin của phiếu xuất kho và ghi sổ kho.
3. Nhân viên kinh doanh phụ trách sẽ đem hàng hóa giao khách hàng.
4. Kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và doanh số của hàng khuyến mãi.
5. Kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng.
6. Sau chương trình khuyến mãi, nhân viên kinh doanh đối chiếu và xác định điều kiện để khách hàng hưởng chương trình khuyến mãi. Và tiến hành trả hàng cho khách hàng.
7. Lập báo cáo kết quả chương trình khuyến mãi gửi cho Sở Công thương

2.4. Nghiệp vụ kế toán bán hàng giảm giá

Nghiệp vụ kế toán bán hàng giảm giá thường sẽ có các hoạt động như sau:

1. Lập biên bản nếu hàng mua về không đúng quy cách của chương trình giảm giá theo hợp đồng đã ký với khách hàng.
2. Lập hóa đơn giảm giá cho khách hàng
3. Hạch toán và ghi sổ kế toán

Hướng dẫn định khoản:

• Nợ TK 5213 – Giảm giá hàng bán chưa có thuế GTGT
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp của hàng bán phải giảm giá
• Có các TK 111, 112, 131

2.5 Hạch toán hàng bán trả lại

Đối với trường hợp khách hàng nhận hàng không đúng và trả lại thì nhiệm vụ của kế toán là lập phiếu kho dựa trên số hàng bị trả ghi vào sổ kho.

1. Hai bên lập biên bản ghi nhận lại vấn đề và nguyên nhân trả hàng.
2. Bên trả hàng cần cung cấp đầy đủ phiếu xuất kho, biên bản ghi nhận việc giao nhận hàng.
3. Lập hóa đơn số lượng hàng trả với bên trả hàng
4. Lập phiếu nhập kho và đưa lại cho bên nhận hàng trả lại

Hướng dẫn định khoản:

Nhận lại hàng bị trả lại:

• Nợ TK 154, 155, 156
• Có TK 632 Giá vốn hàng bán

Khoản tiền thanh toán hàng trả lại:

• Nợ TK 531 Hàng bán bị trả lại.
• Nợ TK 3331 Thuế GTGT (nếu có).
• Có TK 111, 112, 131

Cách thức định khoản nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đạt được mục tiêu kinh doanh của một doanh nghiệp. Hy vọng rằng bài viết này đã mang lại cho bạn cái nhìn tổng quan về quá trình định khoản nghiệp vụ bán hàng. Hãy áp dụng và tối ưu hóa quản lý tài chính cho doanh nghiệp của bạn!