Mua sắm hàng hóa nội địa là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định kế toán, doanh nghiệp cần biết cách hạch toán mua hàng hóa nội địa và nhập kho theo đúng hóa đơn, tuân theo thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC. Bài viết này Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn cách định khoản mua hàng nhập kho một cách chi tiết, cùng xem để biết thêm thông tin nhé!
1. Mua hàng nhập kho là gì?
Mua hàng về nhập kho là quá trình mà một công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức mua sắm và nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc nguồn cung ứng khác để đưa vào kho lưu trữ hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Quá trình này thường điều chỉnh bởi các quy trình kế toán và quản lý hàng hóa, bao gồm việc kiểm tra và ghi chép giao dịch liên quan đến việc mua hàng và nhập chúng vào hệ thống lưu trữ hoặc quản lý tồn kho của tổ chức.
Các bước quan trọng trong quá trình mua hàng về nhập kho bao gồm:
- Lập đơn đặt hàng: Tổ chức tạo một đơn đặt hàng (purchase order) chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá, và điều kiện mua hàng để gửi cho nhà cung cấp.
- Xác nhận đơn đặt hàng: Nhà cung cấp xác nhận đơn đặt hàng và tiến hành việc giao hàng theo yêu cầu.
- Kiểm tra hàng hóa: Tổ chức kiểm tra hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đúng với đơn đặt hàng và không bị hỏng hóc.
- Nhập kho: Sau khi kiểm tra và chấp nhận hàng hóa, tổ chức nhập chúng vào kho lưu trữ của họ.
- Ghi chép kế toán: Quá trình này bao gồm việc tạo bản ghi kế toán để ghi nhận việc mua hàng và nhập kho vào hệ thống kế toán. Bản ghi này thường bao gồm thông tin về giá trị hàng hóa, ngày mua, nhà cung cấp, và các thông tin liên quan khác.
Mua hàng về nhập kho quan trọng trong việc quản lý tồn kho và đảm bảo rằng tổ chức có đủ nguồn cung ứng để duy trì hoạt động kinh doanh của họ. Nó cũng liên quan đến việc kiểm soát chi phí và đảm bảo rằng tổ chức chỉ mua hàng khi cần thiết.
2. Định khoản mua hàng nhập kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC
Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về kế toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên. Việc hạch toán mua hàng nhập kho cần dựa trên chứng từ hợp lệ như hóa đơn, phiếu nhập kho và hợp đồng mua bán.
2.1. Hạch Toán Giá Mua Hàng Hóa
Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 1561 – Hàng hóa (giá mua chưa có thuế GTGT)
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán)
Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ TK 1561 – Hàng hóa (giá mua đã bao gồm thuế GTGT)
- Có TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán)
2.2. Hạch Toán Chi Phí Thu Mua Hàng Hóa
Các chi phí liên quan như vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm hàng hóa, lưu kho,… được hạch toán vào chi phí thu mua hàng hóa:
Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa (chưa có thuế GTGT)
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111, 112, 141, 331,…
Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa (đã bao gồm thuế GTGT)
- Có TK 111, 112, 141, 331,…
2.3. Hạch Toán Hàng Hóa Bất Động Sản
Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 1567 – Hàng hóa bất động sản (giá mua chưa có thuế GTGT)
- Nợ TK 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111, 112, 331,…
Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ TK 1567 – Hàng hóa bất động sản (giá mua đã bao gồm thuế GTGT)
- Có TK 111, 112, 331,…
Việc hạch toán đúng theo quy định giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác giá trị hàng hóa nhập kho, đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ quy định pháp luật.
>>> Tham khảo qua Cách hạch toán trả lại tiền cho khách hàng nhé!
3. Định khoản mua hàng nhập kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, có một số khác biệt so với Thông tư 200/2014/TT-BTC trong việc hạch toán mua hàng hóa.
3.1. Hạch Toán Giá Mua Hàng Hóa
Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá mua chưa có thuế GTGT)
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán)
Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá mua đã bao gồm thuế GTGT)
- Có TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán)
3.2. Hạch Toán Chi Phí Thu Mua Hàng Hóa
Chi phí thu mua hàng hóa như vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm,… được hạch toán tương tự như Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (chưa có thuế GTGT)
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111, 112, 141, 331,…
Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (đã có thuế GTGT)
- Có TK 111, 112, 141, 331,…
3.3. Hạch Toán Hàng Hóa Bất Động Sản
Việc hạch toán hàng hóa bất động sản cũng tương tự như theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, nhưng sử dụng tài khoản phù hợp với hệ thống kế toán của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Việc áp dụng đúng phương pháp hạch toán giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác chi phí và giá trị hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch tài chính và tuân thủ quy định pháp luật.
4. Lưu ý khi định khoản mua hàng nhập kho
Định khoản mua hàng nhập kho là một bước quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp phản ánh chính xác giá trị hàng hóa, kiểm soát chi phí và công nợ với nhà cung cấp. Để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong ghi nhận kế toán, cần lưu ý các điểm sau:
– Kiểm tra chứng từ kế toán: Đảm bảo đầy đủ hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán để tránh sai sót.
– Ghi nhận đúng loại hàng hóa: Phân loại chính xác hàng hóa (hàng mua để bán, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định) để hạch toán đúng.
– Xác định chính xác giá trị nhập kho: Ghi nhận giá mua kèm các chi phí liên quan (vận chuyển, bảo hiểm, bốc dỡ) nếu doanh nghiệp chịu.
– Kiểm soát công nợ với nhà cung cấp: Theo dõi công nợ (TK 331), đối chiếu hợp đồng, thanh toán đúng hạn để tránh nợ quá hạn.
– Lập báo cáo nhập – xuất – tồn: Theo dõi lượng hàng tồn kho, tránh thất thoát và lên kế hoạch mua hàng hợp lý.
Việc định khoản chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ đúng quy định kế toán.
>>> Xem thêm Nghiệp vụ Xuất kho bán hàng và các bút toán định khoản
5. Câu hỏi thường gặp
Khi mua hàng nhập kho nhưng chưa có hóa đơn, có cần ghi nhận công nợ không?
Có. Nếu hàng đã nhận nhưng chưa có hóa đơn, kế toán vẫn ghi nhận công nợ theo chứng từ giao hàng và điều chỉnh sau khi nhận hóa đơn.
Khi hàng nhập kho có phát sinh chi phí vận chuyển, có cần cộng vào giá trị hàng tồn kho không?
Có. Chi phí vận chuyển được tính vào giá trị hàng nhập kho theo nguyên tắc “giá gốc bao gồm chi phí liên quan trực tiếp”.
Khi mua hàng nhập kho và thanh toán ngay bằng tiền mặt, có cần ghi nhận vào tài khoản 111 không?
Có. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận vào tài khoản 111 (Tiền mặt) cùng với giá trị hàng nhập kho.
Định khoản mua hàng nhập kho theo đúng hóa đơn là một phần quan trọng của quy trình kế toán doanh nghiệp. Để tránh sai sót và tuân theo quy định, doanh nghiệp cần chú ý theo dõi và thực hiện đúng quy trình hạch toán tương ứng với thông tư áp dụng. Trên đây là thông tin từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp đến bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về kế toán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và đáng tin cậy.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN