Trong lĩnh vực kế toán và tài chính, việc quản lý chi phí bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hiệu quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Trong bài viết này, ACC sẽ giới thiệu chi tiết về nguyên tắc kế toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, đồng thời cung cấp thông tin về cấu trúc và nội dung của tài khoản này.
1. Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng là gì?
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng là một tài khoản trong hệ thống kế toán, được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Đây là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa hoặc dịch vụ.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là các khoản chi phát sinh trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm.
Những khoản chi này bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển hàng hóa, hoa hồng cho nhân viên bán hàng, và chi phí lưu kho khi hàng hóa được vận chuyển để bán.
Theo quy định của Luật Thuế, các khoản chi phí bán hàng phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã được hạch toán đúng theo chế độ kế toán thì mới được tính vào chi phí hợp lệ.
Tuy nhiên, những chi phí này không được ghi giảm vào chi phí kế toán mà chỉ được điều chỉnh vào chỉ tiêu B4 trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Tài khoản 641 được phân chia chi tiết theo các loại chi phí cụ thể như chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài, và các khoản chi phí khác bằng tiền.
Tùy vào đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp, có thể mở rộng các nội dung chi phí trong tài khoản 641 để phù hợp với yêu cầu quản lý. Cuối kỳ kế toán, các chi phí bán hàng được kết chuyển vào bên nợ của tài khoản 641 để xác định kết quả kinh doanh.
3. Kết cấu và nội dung tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Theo khoản 2, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung tài khoản 641 – Chi phí bán hàng bao gồm:
Bên Nợ: Ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong kỳ.
Bên Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ.
- Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh) để tính toán kết quả kinh doanh trong kỳ.
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng bao gồm 7 tài khoản cấp 2 chi tiết như sau:
- Tài khoản 6411: Chi phí nhân viên bán hàng.
- Tài khoản 6412: Chi phí vật liệu, bao bì sử dụng trong quá trình bán hàng.
- Tài khoản 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng.
- Tài khoản 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định liên quan đến bán hàng.
- Tài khoản 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm.
- Tài khoản 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc bán hàng.
- Tài khoản 6418: Các chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt động bán hàng.
4. Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Việc hạch toán chi tiết giúp doanh nghiệp quản lý và xác định hiệu quả kinh doanh chính xác. Dưới đây là hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng theo quy định mới nhất:
– Tiền lương, tiền công, phụ cấp, trích bảo hiểm:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
- Có TK 334 – Tiền lương tiền công trả người lao động;
- Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội;
- Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế;
- Có TK 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp;
- Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn.
– Giá trị dụng cụ, vật liệu, hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
- Có các TK 152, 153, 242 (giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa sử dụng).
– Trích khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
- Có TK 214 – Khấu hao TSCĐ.
– Chi phí điện, nước phục vụ cho bộ phận bán hàng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT;
- Có TK 111, 112, 141, 331…: Tổng số tiền thanh toán.
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ bán hàng:
+ Trường hợp phát sinh 1 lần và phân bổ nhiều kỳ:
- Nợ TK 242 – Chi phí trả trước;
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT;
- Có TK 112, 331…: Tổng tiền thanh toán.
+ Trường hợp phân bổ hàng tháng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
- Có TK 242 – Chi phí trả trước.
– Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ:
+ Trích trước dự phòng chi phí:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
- Có TK 335 – Chi phí phải trả;
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
+ Khi phát sinh chi phí thực tế:
- Nợ TK 335, 352;
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT;
- Có TK 331, 112, 152: Tổng số tiền thanh toán.
– Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa:
+ Dự phòng chi phí bảo hành:
- Nợ TK 6415 – Chi phí bán hàng;
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
– Điều chỉnh dự phòng bảo hành cuối kỳ:
+ Nếu số dự phòng cần lập lớn hơn:
- Nợ TK 6415 – Chi phí bán hàng;
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
+ Nếu số dự phòng cần lập nhỏ hơn:
- Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả;
- Có TK 6415 – Chi phí bán hàng.
– Sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mãi, quảng cáo:
+ Doanh nghiệp sản xuất hoặc mua để khuyến mại:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
- Có TK 155, 156 – Giá vốn thành phẩm, hàng hóa.
+ Với điều kiện kèm theo (như mua 1 tặng 1): Giá trị sản phẩm khuyến mãi đưa vào giá vốn hàng bán.
– Doanh nghiệp nhận sản phẩm khuyến mãi từ nhà cung cấp:
+ Khi nhận: Không ghi nhận hàng hóa vào hệ thống sổ sách, chỉ theo dõi số lượng ngoài sổ kế toán.
+ Khi kết thúc chương trình khuyến mãi, nếu hàng không phải trả lại:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa còn lại;
- Có TK 711 – Thu nhập khác.
– Hoa hồng bán hàng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT;
- Có TK 331, 111, 112 – Tổng số tiền phải thanh toán.
– Giảm chi phí bán hàng:
- Nợ TK 112, 331 – Số tiền thanh toán;
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng;
- Có TK 133 – Thuế GTGT.
– Kết chuyển chi phí cuối kỳ:
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh;
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
5. Ví dụ về hoạch toán chi phí bán hàng
Giả sử công ty A có các chi phí bán hàng sau trong kỳ:
- Tiền lương nhân viên bán hàng: 15.000.000 VND
- Chi phí quảng cáo: 8.000.000 VND
- Hoa hồng bán hàng: 4.000.000 VND
- Chi phí vận chuyển: 3.500.000 VND
Khi đó, bút toán hạch toán có thể được kế toán viên thực hiện như sau:
Nợ: TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ: TK 6411 – Chi phí nhân viên: 15.000.000 VND
- Nợ: TK 6412 – Chi phí quảng cáo: 8.000.000 VND
- Nợ: TK 6413 – Hoa hồng bán hàng: 4.000.000 VND
- Nợ: TK 6418 – Chi phí vận chuyển: 3.500.000 VND
Có: TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng: 30.500.000 VND
Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 Xác định kết quả kinh doanh:
Nợ: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: 30.500.000 VND
Có: TK 641 – Chi phí bán hàng: 30.500.000 VND
Trên đây là một số thông tin về “Hướng dẫn tài khoản 641 – Chi phí bán hàng”. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về tài khoản 641. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
