Cách thức định khoản bán hàng trong doanh nghiệp

Khoản bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Việc xác định đúng khoản bán hàng không chỉ ảnh hưởng đến việc quản lý tài chính một cách hiệu quả mà còn giúp tối ưu hóa lợi nhuận. Trong bài viết này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cùng bạn tìm hiểu về cách thức xác định khoản bán hàng trong doanh nghiệp một cách khoa học và hiệu quả.

1. Định khoản bán hàng là gì?

Bán hàng là một trong những hoạt động cốt lõi và quan trọng nhất của hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ từ doanh nghiệp đến khách hàng để thu lại lợi nhuận.

1.1. Khái niệm về định khoản bán hàng

Định khoản bán hàng là việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng trên sổ sách kế toán theo đúng các nguyên tắc, chuẩn mực và quy định pháp luật về kế toán.

Cụ thể, định khoản bán hàng bao gồm:

• Ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Xác định và ghi nhận giá vốn hàng bán (chi phí mua hàng hóa hoặc chi phí sản xuất sản phẩm đã bán).
• Ghi nhận các khoản thuế phải nộp liên quan đến hoạt động bán hàng (như thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt, nếu có).
• Xác định lợi nhuận hoặc lỗ từ hoạt động bán hàng để phục vụ việc lập báo cáo tài chính và phân tích kết quả kinh doanh.

1.2. Vai trò của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là người thực hiện các công việc sau:

• Ghi nhận chính xác, đầy đủ và kịp thời các giao dịch bán hàng.
• Theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng.
• Tập hợp các chứng từ, hóa đơn liên quan đến bán hàng để làm căn cứ ghi sổ kế toán và kê khai thuế.
• Phối hợp với các bộ phận khác như kho, bán hàng, công nợ để kiểm soát số lượng hàng hóa xuất bán và dòng tiền thu về.
• Hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, chi phí định kỳ cho lãnh đạo doanh nghiệp.

Như vậy, định khoản bán hàng là một công việc quan trọng trong kế toán, nhằm ghi nhận và phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Thực hiện đúng và đủ nghiệp vụ định khoản bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý tốt tài chính, đánh giá hiệu quả kinh doanh và tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán.

2. Các tài khoản sử dụng để định khoản bán hàng

Khi doanh nghiệp thực hiện bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ, kế toán cần sử dụng các tài khoản kế toán phù hợp để phản ánh đầy đủ, chính xác doanh thu, giá vốn, thuế, công nợ, tiền thu. Dưới đây là các tài khoản thường xuyên sử dụng khi định khoản bán hàng:

• TK 111- Tiền mặt
• TK 112- Tiền gửi NH
• TK 131- Phải thu KH
• TK 156- Hàng hóa
• TK 157- Hàng gửi đi bán
• TK 331- Phải trả KH
• TK 333- Thuế và các khoản phải nộp NN.
• TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối.
• TK 521- Chiết khấu thương mại.
• TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính.
• TK 531- Hàng bán bị trả lại.
• TK 532- Giảm giá hàng bán.
• TK 632- Giá vốn hàng bán.
• TK 641- Chi phí bán hàng.
• TK 642- Chi phí quản lý DN.
• TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.

Ngoài ra còn 1 số TK 141, 242, 214, 334, 338…

>>>> Tham khảo Cách định khoản mua hàng trả góp, trả chậm theo TT 200

3. Cách thức định khoản bán hàng phát sinh trong kế toán bán hàng

Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, ghi sổ:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 111, 112, 331,142, 335, …

Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, ghi sổ:

• Nợ TK 642- chi phí quản lý DN.
• Có TK 111, 112, 142, 334, 338, 331….

Khi xuất kho hàng hóa đem đi gửi bán theo phương pháp gửi bán, ghi sổ:

• Nợ TK 157- Hàng gửi đi bán
• Có TK 156- Hàng hóa.

Khi hàng gửi đi bán đã được bạn, thực hiện 2 bút toán:

• Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 511- Doanh thu bán hàng.

•  Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán.

Có TK 157- Hàng gửi đi bán.

Khi xuất hàng hóa theo phương pháp bán hàng trực tiếp, ghi:

• Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 511- doanh thu bán hàng hóa.

Có TK 333- thuế và các khoản phải nộp NN.

• Nợ TK 632- Giá vốn hàng hóa.

Có TK 156- hàng hóa.

Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho KH khi KH thanh toán tiền hàng đúng hạn, ghi:

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 131- phải thu KH.

Với trường hợp bắt buộc phải giảm giá hàng bán cho KH do KH kiểm tra hàng sai quy cách, kém phẩm chất hoặc lỗi gì đó, ghi sổ:

• Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán
• Có TK 131- phải thu KH.

Trường hợp, hàng đã bán trước đây nhưng bị trả lại vì 1 số lý do, khi nhập kho, ghi sổ:

• Nợ TK 531- hàng bán bị trả lại

Có TK 131- Phải thu KH

• Nợ TK 156- hàng hóa

Có TK 632- giá vốn hàng bán.

Cuối kỳ, phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho phần hàng hóa đã bán trong kỳ, ghi sổ:

• Nợ TK 632- giá vốn hàng bán.
• Có TK 156- hàng hóa (phần chi phí thu mua hàng hóa)

Kết chuyển chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán đã phát sinh trong kỳ, hạch toán:

• Nợ TK 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 521, 532, 531

Kết chuyển doanh thu thuần, ghi:

• Nợ TK 511- doanh thu bán hàng.
• Có TK 911- xác đinh kết quả kinh doanh.

Kết chuyển giá vốn hàng bán,

• Nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh.
• Có TK 632- giá vốn hàng bán.

Kết chuyển chi phí phát sinh trong kỳ:

• Nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh.
• Có TK 641, 642

Nếu Doanh thu thuần > các chi phí được trừ thì kết chuyển lãi, ghi sổ:

• Nợ TK 911- xác định kết quả hoạt động
• Có TK 421- lợi nhuận chưa phân phối.

Nếu DT thuần < chi phí được trừ, kết chuyển lỗ, ghi sổ:

• Nợ TK 421- lợi nhuận chưa phân phối.
• Có TK 911- xác định kết quả kinh doanh.

4. Quy trình hạch toán định khoản bán hàng

Trong doanh nghiệp, quy trình hạch toán định khoản bán hàng đóng vai trò quan trọng giúp ghi nhận chính xác doanh thu, giá vốn và các khoản liên quan đến hoạt động bán hàng. Để đảm bảo minh bạch và đúng quy định, kế toán cần thực hiện theo các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định nghiệp vụ phát sinh và thu thập chứng từ

Trước khi hạch toán, cần xác định rõ nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh.

Thu thập đầy đủ các chứng từ liên quan như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa và các chứng từ thanh toán (phiếu thu, ủy nhiệm chi, phiếu chi…).

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.

Bước 2: Ghi nhận doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra

Khi phát sinh doanh thu bán hàng, kế toán tiến hành ghi nhận vào sổ sách:

• Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) hoặc Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) nếu thu ngay.
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ): phản ánh doanh thu chưa có thuế.
• Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): phản ánh thuế GTGT đầu ra.

Bước 3: Ghi nhận giá vốn hàng bán

Khi giao hàng hóa, thành phẩm cho khách, kế toán ghi nhận giá vốn:

• Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): ghi nhận chi phí giá vốn của hàng hóa, thành phẩm đã bán.
• Có TK 156 (Hàng hóa) hoặc Có TK 155 (Thành phẩm): ghi giảm lượng hàng hóa, thành phẩm xuất bán.

Bước 4: Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có)

Trường hợp phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại, kế toán ghi nhận giảm doanh thu:

• Nợ TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu): ghi nhận số tiền giảm trừ.
• Nợ TK 3331 (Thuế GTGT phải điều chỉnh giảm)
• Có TK 131 (Giảm công nợ phải thu của khách hàng)

Bước 5: Ghi nhận chi phí bán hàng (nếu phát sinh)

Nếu có phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến việc bán hàng (chi phí vận chuyển, đóng gói, hoa hồng, quảng cáo…), kế toán ghi nhận:

• Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng)
• Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán)

Bước 6: Theo dõi và thu hồi công nợ khách hàng

Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán phản ánh việc thu hồi công nợ:

• Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
• Có TK 131 (Công nợ phải thu của khách hàng)

Việc tuân thủ đúng quy trình hạch toán bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh, kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ và phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính chính xác, kịp thời.

>>>> Xem thêm Định khoản trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ

5. Câu hỏi thường gặp

Có phải tất cả các khoản bán hàng đều ghi nhận doanh thu không?

Có. Mọi hoạt động bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đều phải ghi nhận vào doanh thu theo quy định kế toán, khi thỏa mãn điều kiện ghi nhận.

Có phải ghi nhận thuế GTGT đầu ra khi bán hàng không?

Có. Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi nhận thuế GTGT đầu ra khi xuất hóa đơn.

Có sử dụng TK 511 để hạch toán doanh thu bán hàng không?

Có. TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) được sử dụng để ghi nhận doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng.

Qua bài viết trên của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, xác định khoản bán hàng đúng cách là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp duy trì và phát triển kinh doanh một cách bền vững. Quy trình xác định khoản bán hàng cần được thực hiện một cách hệ thống và khoa học. Bằng cách thực hiện đúng quy trình và có kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn về tài chính và lợi nhuận từ khoản bán hàng.