Chi phí thuê nhân công ngoài là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác khoản chi này giúp đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Vậy, chi phí thuê nhân công ngoài hạch toán vào đâu? Hãy cùng công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. Chi phí thuê nhân công ngoài hạch toán vào đâu?
Chi phí thuê nhân công ngoài được hạch toán vào các tài khoản chi phí cụ thể trong hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp, thường là:
- TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Dùng để ghi nhận chi phí cho nhân công trực tiếp thực hiện công việc sản xuất, dịch vụ.
- TK 627 – Chi phí sản xuất chung: Dùng để ghi nhận chi phí thuê nhân công cho các hoạt động hỗ trợ sản xuất như bảo trì, sửa chữa, hay quản lý.
- TK 331 – Phải trả cho người bán: Dùng để ghi nhận các khoản phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ hoặc cá nhân đã thực hiện công việc thuê ngoài.
- TK 334 – Phải trả tiền lương: Dùng để ghi nhận các khoản phải trả cho nhân công thuê ngoài khi có hợp đồng lao động hoặc giao khoán.
Tùy vào hình thức thuê nhân công (giao khoán cho cá nhân, thuê công ty thầu, hoặc tự tìm nhân công), doanh nghiệp sẽ áp dụng các bút toán hạch toán phù hợp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
2. Hồ sơ và cách hạch toán chi phí thuê nhân công ngoài
Trường hợp 1: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh
Khi doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tỷ lệ 10% trước khi thực hiện chi trả. Không cần phân biệt nếu cá nhân đó là đại diện cho một nhóm cá nhân.
Về hóa đơn: Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn trong trường hợp này.
– Hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán mang tính chất dịch vụ.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành.
- Xác nhận về khối lượng công việc đã hoàn thành.
- Chứng minh nhân dân của người đại diện và từng lao động trong nhóm.
- Chứng từ thanh toán, có thể là tiền mặt hoặc qua ngân hàng.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
– Phương pháp hạch toán:
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
Trích thuế TNCN 10%:
- Nợ TK 331
- Có TK 3335
Khi thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111, 112
Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh
Trong trường hợp này, nếu tổng tiền công đạt từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ; nếu dưới 100 triệu đồng/năm thì không cần hóa đơn.
– Hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán nhân công.
- Biên bản nghiệm thu.
- Quyết toán khối lượng công việc giao khoán.
- Hóa đơn nhân công.
– Phương pháp hạch toán:
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
Khi thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111, 112
Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng
Khi lựa chọn công ty thầu xây dựng, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về tình trạng hoạt động và uy tín của đối tác để giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mua bán hóa đơn hoặc trốn thuế.
– Hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán nhân công.
- Biên bản nghiệm thu.
- Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành.
- Quyết toán khối lượng công việc.
- Hóa đơn VAT.
- Ủy nhiệm chi thanh toán ngay.
– Phương pháp hạch toán:
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
Khi thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111, 112
Trường hợp 4: Doanh nghiệp tự tìm nhân công
– Hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng khoán việc (có tính chất dịch vụ), chứng minh thư và hồ sơ của người lao động (nếu có).
- Bảng chấm công và tính lương.
- Bản cam kết 02/CK-TNCN để tạm không khấu trừ thuế TNCN 10%.
Điều kiện áp dụng bản cam kết 02/CK-TNCN: Người lao động phải có mã số thuế tại thời điểm cam kết và chỉ có thu nhập từ một nguồn, với ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế.
– Phương pháp hạch toán:
+ Trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân dưới 1 tháng:
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
Khi thanh toán:
- Nợ TK 334
- Có TK 111, 112
+ Trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân từ 1 tháng trở lên:
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
Trích bảo hiểm xã hội:
- Nợ TK 622, 334
- Có TK 338
Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
Khi thanh toán:
- Nợ TK 334
- Có TK 111, 112
>>> Tham khảo: Hạch toán kế toán công ty dịch vụ tư vấn
3. Cách tối ưu thuế và BHXH cho doanh nghiệp sử dụng lao động thuê ngoài
Trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí và tuân thủ quy định về thuế cũng như BHXH, việc lựa chọn phương án thuê nhân công ngoài trở nên quan trọng. Dưới đây là phân tích ưu và nhược điểm của từng phương án:
– Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân không kinh doanh:
- Ưu điểm: Không phải đóng BHXH, chi phí thuê thấp, được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.
- Nhược điểm: Không có hóa đơn VAT, doanh nghiệp phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra, chịu thuế TNCN 10% (thực tế, doanh nghiệp thường trả thay).
– Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân kinh doanh:
- Ưu điểm: Có hóa đơn để tính vào chi phí hợp lý, không phải trích 10% thuế TNCN nếu thu nhập dưới 100 triệu/năm.
- Nhược điểm: Chi phí thuê cao hơn, và doanh nghiệp phải nộp thuế khi mua hóa đơn.
– Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng:
- Ưu điểm: Có hóa đơn VAT, dễ dàng được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
- Nhược điểm: Chi phí thuê cao, và cần tìm hiểu kỹ về đối tác để tránh rủi ro mua bán hóa đơn.
– Doanh nghiệp tự tìm nhân công:
- Ưu điểm: Chi phí thuê thấp nhất, không cần đóng BHXH nếu hợp đồng dưới 1 tháng.
- Nhược điểm: Rủi ro về thuế TNCN và BHXH, thủ tục và hồ sơ phức tạp.
Mỗi phương án có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí và rủi ro khi lựa chọn phương án thuê nhân công phù hợp như sau:
- Phương án 1: Chi phí thấp và thủ tục đơn giản làm cho nó trở thành lựa chọn an toàn nhất.
- Phương án 2: Có thể mang lại nhiều lợi ích nhưng tốn kém hơn.
- Phương án 3: Đòi hỏi sự cẩn trọng với chi phí cao và nguy cơ liên quan đến hóa đơn.
- Phương án 4: Mặc dù tiết kiệm, nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế và yêu cầu nhiều thủ tục phức tạp.
Doanh nghiệp nên dựa vào khối lượng công việc, ngành nghề và các yếu tố khác để đưa ra quyết định tối ưu nhất.
>>> Xem thêm: Chi phí quảng cáo hạch toán vào tài khoản nào?
4. Một số thắc mắc liên quan
Có cách nào để giảm thiểu rủi ro khi hạch toán chi phí thuê nhân công ngoài không?
Doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro bằng cách lựa chọn đối tác uy tín và thực hiện việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký hợp đồng. Ngoài ra, việc ký hợp đồng rõ ràng với các điều khoản cụ thể cũng giúp bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.
Nếu doanh nghiệp không có hóa đơn VAT khi thuê nhân công, liệu có ảnh hưởng gì đến hạch toán chi phí không?
Thiếu hóa đơn VAT sẽ khiến doanh nghiệp không thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dẫn đến phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải chịu, làm tăng gánh nặng tài chính.
Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ thuê nhân công ngoài sang thuê công ty thầu xây dựng?
Doanh nghiệp nên xem xét chuyển sang thuê công ty thầu xây dựng khi khối lượng công việc lớn hoặc yêu cầu chuyên môn cao mà đội ngũ nhân viên hiện tại không đáp ứng được. Việc thuê công ty thầu sẽ giúp đảm bảo tính hợp lệ trong hạch toán chi phí.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về câu hỏi “Chi phí thuê nhân công ngoài hạch toán vào đâu?”. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
