Việc quản lý công nợ khách hàng bằng file excel sẽ giúp các nhà bán hàng kiểm soát được các nguồn thu từ khách hàng từ đó đưa ra các phương án thu hồi phù hợp để đảm bảo tài chính lành mạnh cho công ty. Trong bài viết này, ACC sẽ cung cấp cho bạn mẫu file quản lý công nợ bằng excel một cách đơn giản và hiệu quả nhất.
1. Giới thiệu về mẫu file quản lý công nợ bằng excel
Excel là một công cụ mạnh mẽ được thiết kế dưới dạng bảng tính, cho phép lưu trữ và tổ chức thông tin dưới dạng bảng biểu, đồng thời thực hiện các phép tính toán trực tiếp trên file.
Quản lý công nợ bằng Excel là việc sử dụng bảng tính để theo dõi, kiểm soát và tính toán các khoản công nợ liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp.
Công nợ được phân thành hai loại chính, tùy thuộc vào bản chất của chúng:
- Công nợ khách hàng (hay công nợ phải thu): Đây là các khoản phải thu phát sinh khi khách hàng mua hàng hóa nhưng chưa thanh toán.
- Công nợ nhà cung cấp (hay công nợ phải chi): Là các khoản công nợ khi doanh nghiệp nhập hàng từ nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán, hoặc đã thanh toán một phần.
Việc kiểm soát chặt chẽ từng khoản công nợ giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt rõ ràng tình hình tài chính và dòng tiền của doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu tối đa các tranh chấp phát sinh do sự chênh lệch dữ liệu công nợ giữa các bên.
2. Cách lập bảng công nợ phải thu khách hàng trên Excel
Dưới đây là một số gợi ý mẫu giúp doanh nghiệp tạo một file quản lý công nợ bằng Excel một cách nhanh chóng và trực quan, đáp ứng nhu cầu theo dõi và kiểm soát công nợ phải thu và phải chi một cách cơ bản trong doanh nghiệp.
Các cột thông tin cần thiết
Một file Excel thông thường cần bao gồm ba trường thông tin cơ bản sau:
- Thông tin khách hàng, nhà cung cấp: Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và mã số khách hàng/nhà cung cấp.
- Công nợ phải chi: Thông tin cần có là nội dung công nợ, số tiền phải trả đầu kỳ, số tiền phải trả tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện.
- Công nợ phải thu: Các thông tin tương tự như công nợ phải chi, bao gồm nội dung công nợ, số tiền phải thu đầu kỳ, số tiền phải thu tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện.
Mẫu File Excel quản lý công nợ
Có hai mẫu file quản lý công nợ mà doanh nghiệp nên chú ý:
– Mẫu theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn:
- Mẫu này giúp quản lý các báo cáo chi tiết về tình hình bán hàng và thu tiền của nhân viên sales, cũng như tình hình mua bán hàng hóa với khách hàng và nhà cung cấp.
- Nó cho phép theo dõi công nợ đối với từng khách hàng, nhà cung cấp, từng đơn hàng và trong từng thời điểm.
– Mẫu file quản lý công nợ phải thu và phải trả:
- Mẫu này dùng để quản lý thông tin danh mục khách hàng và nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ, các số liệu khi bắt đầu sử dụng phần mềm, mã khách hàng/nhà cung cấp và số điện thoại.
Ngoài ra, mẫu này còn cung cấp các báo cáo tổng hợp về công nợ phải trả, bao gồm các thông tin như số thứ tự (STT), các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/nha cung cấp (tên gọi, mã hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp).
Đồng thời còn cung cấp các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả, như số tiền phải trả bắt đầu, số tiền phải trả đầu kỳ, số tiền phải trả tăng, giảm, và số tiền phải trả cuối kỳ.
>>> Tải xuống: Mẫu file quản lý công nợ bằng excel tại đây
3. Ưu và nhược điểm khi quản lý công nợ bằng excel
3.1 Ưu điểm của việc quản lý công nợ bằng Excel
Excel được ưa chuộng nhờ giao diện thân thiện và miễn phí, cho phép người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng hiệu quả.
– Miễn phí vĩnh viễn: Excel thường được cài sẵn trên các thiết bị laptop và PC, giúp người dùng tiện lợi trong việc cập nhật, theo dõi và quản lý dữ liệu và phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và startup có ngân sách hạn chế, chưa sẵn sàng đầu tư vào phần mềm công nghệ cao.
– Thống kê và phân loại dữ liệu chi tiết: Người dùng có thể tùy chỉnh số lượng hàng và cột theo ý muốn, cũng như thiết lập các trường thông tin cần thiết để đáp ứng nhu cầu theo dõi và quản lý công nợ một cách chính xác.
– Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Khác với phương thức quản lý sổ sách truyền thống, Excel hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng thông qua bộ lọc, giúp dễ dàng tra cứu theo các tiêu chí như ngày tháng, họ tên khách hàng hay nhà cung cấp.
3.2 Nhược điểm của việc quản lý công nợ bằng Excel
Mặc dù Excel có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng:
– Giới hạn trong quản lý thông tin: Excel chỉ phù hợp với việc quản lý khối lượng thông tin nhỏ và đơn giản. Khi quy mô dữ liệu lớn, công cụ này dễ gặp phải các vấn đề như sai sót trong thống kê và xử lý dữ liệu chậm.
– Bảo mật thông tin kém: Tình trạng thất thoát thông tin có thể xảy ra do virus hoặc các cuộc tấn công mạng. Excel cũng không hỗ trợ sao lưu dữ liệu trên đám mây, làm cho việc khôi phục dữ liệu bị mất trở nên khó khăn, thậm chí không thể thực hiện.
– Khó khăn trong việc sử dụng hàm tính: Để khai thác tốt các hàm tính trong Excel cho việc tính toán công nợ, doanh nghiệp cần có nhân sự có kỹ năng thành thạo về tin học văn phòng.
>>> Xem thêm: Mẫu file excel sổ sách kế toán theo thông tư 88
4. Một số câu hỏi thắc mắc
Có cách nào tự động hóa việc cập nhật dữ liệu trong file Excel không?
Có thể sử dụng công thức và hàm Excel như VLOOKUP hoặc INDEX-MATCH để tự động hóa việc cập nhật thông tin từ các bảng dữ liệu khác nhau. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.
Làm thế nào để tạo báo cáo công nợ tổng hợp từ file Excel?
Để tạo báo cáo công nợ tổng hợp, bạn có thể sử dụng chức năng PivotTable trong Excel, cho phép nhóm và tổng hợp dữ liệu một cách linh hoạt. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng xem tổng phát sinh và số dư của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp chỉ trong vài bước.
Có cách nào để bảo mật thông tin trong file Excel không?
Bạn có thể bảo mật thông tin trong file Excel bằng cách sử dụng chức năng bảo vệ file bằng mật khẩu, hạn chế quyền truy cập chỉ cho những người cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng nên thường xuyên sao lưu file dữ liệu để tránh mất mát thông tin quan trọng.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về mẫu file quản lý công nợ bằng excel. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
