Trong lĩnh vực kế toán, việc hạch toán tài khoản 335 – Chi phí phải trả là một phần quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp. Tài khoản này liên quan đến việc ghi nhận các khoản phải trả cho các bên thứ ba hoặc các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thanh toán trong tương lai. Trong bài viết này của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể về cách hạch toán tài khoản 335 và tại sao nó quan trọng đối với việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá!
1. Tài Khoản 335 – Chi Phí Phải Trả là gì?
Tài Khoản 335 – Chi Phí Phải Trả là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp. Được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ và các chi phí mà doanh nghiệp cần thanh toán trong tương lai, tài khoản này thường là điểm tập trung của các giao dịch liên quan đến các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính.
Tài Khoản 335 thường bao gồm các chi phí và nghĩa vụ mà doanh nghiệp đã chấp nhận, nhưng chưa thanh toán. Điều này có thể bao gồm các khoản nợ về hàng hóa, dịch vụ, chi phí nhân sự, chi phí vay nợ, và các nghĩa vụ khác đối với bên ngoại doanh nghiệp.
Khi một doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ mà chưa thanh toán ngay, chi phí đó sẽ được ghi vào tài khoản 335. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý mức độ nghĩa vụ tài chính của mình.
Việc theo dõi và kiểm soát tài khoản 335 là quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị quá tải về nghĩa vụ tài chính và có khả năng thanh toán các khoản nợ đúng hạn. Nó cũng cung cấp thông tin quan trọng cho quá trình quản lý tài chính và ra quyết định chiến lược về nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
Tóm lại, Tài Khoản 335 – Chi Phí Phải Trả là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán, giúp doanh nghiệp ghi nhận và quản lý các nghĩa vụ tài chính mà họ sẽ phải thanh toán trong tương lai.
Cụ thể, tài khoản 335 sẽ bao gồm các khoản chi phí như:
- Hóa đơn mua hàng: Những hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã nhận và sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ, nhưng chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần.
- Các khoản vay ngắn hạn: Nếu doanh nghiệp có các khoản vay ngắn hạn hoặc khoản nợ khác đến hạn mà cần phải trả trong thời gian ngắn, chúng cũng được ghi nhận trong tài khoản 335.
- Các chi phí phát sinh khác: Bất kỳ khoản chi phí nào mà doanh nghiệp đã cam kết hoặc đã nhận dịch vụ nhưng chưa thanh toán, ví dụ như tiền lương chưa trả cho nhân viên hoặc các khoản chi phí khác.
Tài khoản 335 là một phần quan trọng của quy trình kế toán để theo dõi và quản lý các khoản nợ và chi phí của doanh nghiệp. Khi các khoản này được thanh toán, chúng sẽ được chuyển sang các tài khoản khác, thường là tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản ngắn hạn khác, để phản ánh trong báo cáo tài chính.
2. Cách hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến Tài Khoản 335 – Chi Phí Phải Trả
2.1. Trích Trước Vào Chi Phí Lương Nghỉ Phép Của Công Nhân Sản Xuất
Khi bạn là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, việc quản lý chi phí lương nghỉ phép của công nhân là một phần quan trọng để đảm bảo rằng bạn đang thực hiện việc này một cách chính xác. Dưới đây là cách bạn hạch toán giao dịch này:
Khi Trích Trước Lớn Hơn Số Phải Trả
Nếu số tiền bạn đã trích trước cho chi phí lương nghỉ phép lớn hơn số tiền thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, bạn sẽ hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
- Nợ tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Nợ tài khoản 335 – Chi phí phải trả.
- Có tài khoản 334 – Tổng tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả.
Khi Số Phải Trả Lớn Hơn Số Trích Trước
Nếu số tiền bạn phải trả cho công nhân sản xuất lớn hơn số tiền bạn đã trích trước, bạn sẽ hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 335 – Số tiền đã trích trước.
- Có tài khoản 334 – Tổng tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả.
- Có tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
- Có tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
2.2. Trích Trước Vào Chi Phí Sửa Chữa TSCĐ
Khi bạn tiến hành sửa chữa Tài sản cố định (TSCĐ) và dự tính sẽ phát sinh chi phí, bạn cũng cần hạch toán một cách chính xác. Dưới đây là cách bạn thực hiện điều này:
- Nợ các tài khoản 241, 154, 642 (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
- Nợ các tài khoản 241, 623, 627, 641, 642 (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Có tài khoản 335 – Chi phí phải trả.
2.3. Hoàn Thành Sửa Chữa TSCĐ
Khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành và bạn bàn giao nó để sử dụng, việc hạch toán sẽ thay đổi tùy theo số tiền trích trước và chi phí thực tế phát sinh. Dưới đây là cách bạn thực hiện điều này:
- Nợ tài khoản 335 – Chi phí phải trả (nếu số tiền đã trích trước lớn hơn chi phí phát sinh).
- Có các tài khoản 241, 154, 642 (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
- Có các tài khoản 241, 623, 627, 641, 642 (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
2.4. Trích Trước Vào Chi Phí Khi Ngừng Việc Theo Thời Vụ Hoặc Kế Hoạch
Khi bạn dự tính các chi phí cần thanh toán trong thời gian ngừng việc theo thời vụ hoặc theo kế hoạch, bạn cũng cần hạch toán giao dịch này một cách chính xác:
- Nợ tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
- Nợ các tài khoản 623, 627 (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Có tài khoản 335 – Chi phí phải trả.
2.5. Chi Phí Thực Tế Phát Sinh Liên Quan
Khi chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí trích trước, bạn cũng cần hạch toán một cách đúng quy định:
Khi Số Phát Sinh Lớn Hơn Số Trích Trước
- Nợ tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
- Nợ các tài khoản 623, 627 (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Nợ tài khoản 335 – Số tiền đã trích trước.
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có các tài khoản 111, 112, 152, 153, 331, 334.
Khi Số Phát Sinh Nhỏ Hơn Số Trích Trước
- Nợ tài khoản 335 – Số tiền đã trích trước.
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có các tài khoản 111, 112, 152, 153, 331, 334.
- Có các tài khoản 623, 627 (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Có tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
2.6. Lãi Vay Phải Trả
Trường hợp doanh nghiệp phải trả lãi vay sau, việc hạch toán cũng cần được thực hiện một cách đúng quy định:
- Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính (lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh).
- Nợ tài khoản 154, 241 (lãi vay tính vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
- Nợ tài khoản 627, 241 (lãi vay được vốn hóa) (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Có tài khoản 335 – Chi phí phải trả.
2.7. Trả Lãi Trái Phiếu Theo Mệnh Giá
Trong trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá và trả lãi sau, bạn cũng cần hạch toán như sau:
Tính Lãi Vay Phải Trả Trong Kỳ
Nợ tài khoản 154, 241 (lãi vay tính vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
- Nợ tài khoản 627, 241 (lãi vay được vốn hóa) (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính (nếu lãi vay tính vào chi phí tài chính).
- Có tài khoản 335 – Chi phí phải trả (phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ).
Cuối Thời Hạn, Thanh Toán Gốc Và Lãi Trái Phiếu
- Nợ tài khoản 335 – Tổng tiền lãi trái phiếu.
- Nợ tài khoản 34311 – Mệnh giá.
- Có các tài khoản 111, 112…
2.8. Trả Lãi Trái Phiếu Với Chiết Khấu
Nếu doanh nghiệp phát hành trái phiếu có chiết khấu và trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), bạn cũng cần hạch toán giao dịch này một cách chính xác:
Nợ tài khoản 154, 241 (lãi vay tính vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT).
- Nợ các tài khoản 627, 241 (lãi vay được vốn hóa) (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính (nếu lãi vay tính vào chi phí tài chính).
- Có tài khoản 335 – Chi phí phải trả (phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ).
- Có tài khoản 34312 – Chiết khấu trái phiếu (số PB trong kỳ).
3. Kết cấu và nội dung phản ánh Tài khoản 335 – Tài khoản Chi phí phải trả
Kết cấu của Tài khoản 335:
- Mã số: 335
- Tên đầy đủ: Tài khoản Chi phí phải trả
- Loại tài khoản: Tài khoản Nợ
Tài khoản 335 thường nằm trong nhóm các tài khoản nợ, vì nó phản ánh một khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong tương lai. Kết cấu này giúp doanh nghiệp dễ dàng phân biệt và theo dõi các khoản chi phí chưa thanh toán.
Nội dung của Tài khoản 335:
- Chi phí phải trả:
- Bao gồm các chi phí mà doanh nghiệp đã tiêu thụ hoặc sử dụng, nhưng chưa thanh toán hoặc chưa chi trả.
- Các loại chi phí này có thể bao gồm chi phí hàng hóa, dịch vụ, chi phí vận chuyển, chi phí sử dụng dụng cụ, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Nguyên tắc ghi sổ:
- Khi có một hóa đơn hoặc cam kết thanh toán trong tương lai, doanh nghiệp ghi nợ vào tài khoản 335 để phản ánh một khoản nợ mà nó phải chi trả.
- Khi chi phí được thanh toán, tài khoản 335 sẽ được giảm bằng cách ghi có từ tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng tương ứng.
- Liên kết với các tài khoản khác:
- Tài khoản 335 thường liên quan chặt chẽ với các tài khoản chi phí khác như Tài khoản 611 (Chi phí hàng hóa), Tài khoản 622 (Chi phí dịch vụ), và Tài khoản 627 (Chi phí vận chuyển).
- Theo dõi và kiểm soát:
- Doanh nghiệp cần theo dõi định kỳ tài khoản 335 để đảm bảo rằng mọi chi phí phải trả được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
- Việc kiểm soát tài khoản này giúp doanh nghiệp duy trì quyết toán tài chính hiệu quả và tránh tình trạng nợ quá hạn.
Tóm lại, tài khoản 335 – Tài khoản Chi phí phải trả có kết cấu là một tài khoản nợ, và nó phản ánh các chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán trong tương lai. Quản lý và theo dõi chặt chẽ tài khoản này là quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Bên Nợ
- Các Khoản Chi Trả Thực Tế
Ở phần này, chúng ta sẽ ghi nhận các khoản chi trả thực tế đã được tính vào chi phí phải trả. Điều này bao gồm tất cả các khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã phải trả trong quá trình hoạt động kinh doanh của họ.
- Số Chênh Lệch Về Chi Phí Phải Trả
Đây là phần quan trọng trong tài khoản 335. Nó phản ánh sự chênh lệch giữa số chi phí phải trả và số chi phí thực tế đã được ghi giảm chi phí. Sự chênh lệch này có thể xuất hiện khi doanh nghiệp ghi nhận một số khoản chi phí phải trả mà họ chưa thực sự chi trả. Điều này có thể là một điểm quan trọng cho việc quản lý tài chính.
Bên Có – Chi Phí Phải Trả Dự Tính Trước
Phần này của tài khoản 335 liên quan đến việc ghi nhận chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận chúng vào chi phí sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã dự đoán trước một số khoản chi phí phải trả và đã tính vào các hoạt động sản xuất và kinh doanh của họ.
Số Dư Bên Có: Chi Phí Phải Trả Chưa Phát Sinh
Cuối cùng, chúng ta có phần số dư bên Có. Điều này liên quan đến việc ghi nhận các khoản chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất và kinh doanh, nhưng thực tế chưa phát sinh. Điều này có thể xảy ra khi doanh nghiệp đã dự tính trước một số khoản chi phí, nhưng chưa đến thời điểm phải chi trả.
Xem thêm: Để biết thêm chi tiết về Dịch vụ, mời bạn đọc tham khảo bài viết Dịch vụ Kế toán tại Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC
4. Ví dụ về Hạch toán Tài Khoản 335 – Chi Phí Phải Trả
Để hiểu rõ hơn về cách hạch toán tài khoản 335 – Chi phí phải trả, chúng ta hãy xem một ví dụ cụ thể về việc tính tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất trong một công ty đặt tên là “Công ty A.”
Bước 1: Xác định Tiền Lương Nghỉ Phép
Trong tháng 9, công nhân A của Công ty A đã nghỉ phép 5 ngày. Lương cơ bản của công nhân A là 10.000.000 VNĐ một tháng. Vậy, tiền lương nghỉ phép của công nhân A trong tháng 9 là:
5 ngày x 10.000.000 VNĐ/ngày = 50.000.000 VNĐ
Bước 2: Hạch toán khi Số trích trước Lớn hơn Chi phí Thực Tế
Giả sử Công ty A đã trích trước 60.000.000 VNĐ vào tài khoản 335 – Chi phí phải trả để chuẩn bị trả lương nghỉ phép.
- Hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT):
50.000.000 VNĐ (Tiền lương nghỉ phép thực tế)
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC):
50.000.000 VNĐ (Tiền lương nghỉ phép thực tế)
Nợ TK 335 – Số đã trích trước:
60.000.000 VNĐ (Số tiền đã trích trước)
Giải thích:
Tài khoản 154 và 622 được nợ bởi số tiền lương nghỉ phép thực tế của công nhân A. Đây là số tiền mà công ty thực sự phải trả cho công nhân A khi anh ấy nghỉ phép.
Tài khoản 335 được nợ bởi số tiền đã trích trước, tức là số tiền đã được công ty dự đoán và đã trích từ tài khoản của công ty để chuẩn bị trả lương nghỉ phép. Trong ví dụ này, công ty đã trích trước 60.000.000 VNĐ.
Bước 3: Hạch toán khi Số trích trước Nhỏ hơn Chi phí Thực Tế
Nếu số tiền trích trước ít hơn so với số tiền lương nghỉ phép thực tế, chúng ta sẽ có một hạch toán khác.
Giả sử Công ty B đã trích trước chỉ 40.000.000 VNĐ vào tài khoản 335 – Chi phí phải trả để chuẩn bị trả lương nghỉ phép.
- Hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT):
50.000.000 VNĐ (Tiền lương nghỉ phép thực tế)
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC):
50.000.000 VNĐ (Tiền lương nghỉ phép thực tế)
Có TK 335 – Số đã trích trước:
40.000.000 VNĐ (Số tiền đã trích trước)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133/2016/TT-BCT):
10.000.000 VNĐ (Chênh lệch giữa số tiền lương nghỉ phép thực tế và số tiền đã trích trước)
Có TK 622 – CP NCTT (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC):
10.000.000 VNĐ (Chênh lệch giữa số tiền lương nghỉ phép thực tế và số tiền đã trích trước)
Giải thích:
Trong trường hợp này, tài khoản 335 bị tín dụng (Có) bởi số tiền đã trích trước, nhưng tài khoản 154 và 622 vẫn phải nợ bởi số tiền lương nghỉ phép thực tế. Số tiền chênh lệch 10.000.000 VNĐ được chuyển vào các tài khoản 154 và 622 để báo cáo sự chênh lệch giữa chi phí thực tế và số tiền đã trích trước.
