Hướng dẫn tài khoản 331 – Phải trả cho người bán

Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán là một công cụ quan trọng trong quản lý các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp. Tài khoản này giúp theo dõi và quản lý các khoản phải trả từ việc mua hàng hóa và dịch vụ. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng và ghi nhận tài khoản 331 theo đúng quy định.

Hướng dẫn tài khoản 331 – Phải trả cho người bán

1. Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán là gì?

Tài khoản 331, còn được gọi là “Phải trả người bán” là tài khoản phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán. Đây có thể là người cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp vật tư, tài sản cố định (TSCĐ), bất động sản (BĐSĐT), hoặc các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán theo thông tư 133

Theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Thông tư 133/2016/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 331 (phải trả người bán) trong doanh nghiệp nhỏ và vừa được quy định như sau:

– Tài khoản này dùng để ghi nhận tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp đối với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký. 

– Ngoài ra, nó cũng theo dõi các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính và phụ. Những nghiệp vụ mua trả tiền ngay không được phản ánh trên tài khoản này.

– Các khoản phải trả cho người bán, người cung cấp, và người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả. Tài khoản này cũng ghi nhận số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc người cung cấp khi chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành.

– Đối với hàng nhập khẩu ủy thác, số tiền phải trả cho người bán qua bên nhận nhập khẩu ủy thác sẽ được ghi nhận trên tài khoản này như khoản phải trả thông thường.

– Nếu vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhưng chưa có hóa đơn, kế toán phải sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh theo giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.

– Khi hạch toán chi tiết, kế toán cần rõ ràng phân biệt các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán từ người bán nếu chúng chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 – Phải trả cho người bán

Theo khoản 2 Điều 40 Thông tư 133/2016/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 (phải trả người bán) được quy định như sau:

Bên Nợ:

• Số tiền đã thanh toán cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc người nhận thầu xây lắp.
• Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, hoặc người nhận thầu xây lắp khi chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ, hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành.
• Số tiền giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã được người bán chấp thuận theo hợp đồng.
• Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán đồng ý giảm trừ vào khoản nợ phải trả.
• Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, hoặc kém phẩm chất khi kiểm nhận và đã trả lại cho người bán.
• Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức
• Đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán.

Bên Có:

• Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, và người nhận thầu xây lắp.
• Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
• Đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán.

Số dư bên Có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ, hoặc người nhận thầu xây lắp.

Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả vượt quá số phải trả cho người bán theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, số dư chi tiết của từng đối tượng sẽ được ghi vào các chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

4. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán. Hiểu rõ cách ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ liên quan giúp quản lý tài chính hiệu quả và minh bạch. Hãy cùng khám phá các bước cụ thể trong quy trình hạch toán này:

 

Khi mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định chưa thanh toán:

– Trong nội địa:

 + Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (giá mua chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 133 (thuế GTGT)
• Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT)

+ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

• Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT)
• Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT)

– Khi nhập khẩu:

+ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611
• Có TK 331 (giá mua không bao gồm thuế)
• Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có)
• Có TK 3333 (thuế NK, nếu có)
• Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có)
• Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu)
• Có TK 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu)

+ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

• Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611
• Có TK 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu)
• Có TK 331 (giá mua không bao gồm thuế)
• Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có)
• Có TK 3333 (thuế NK, nếu có)
• Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có)

Khi đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu:

– Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Nợ TK 241 (giá chưa có thuế)
• Nợ TK 133 (thuế GTGT)
• Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT)

– Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

• Nợ TK 241 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT)
• Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT)

Khi ứng trước hoặc thanh toán tiền:

– Ứng trước hoặc thanh toán bằng Việt Nam đồng:

• Nợ TK 331 (khoản ứng trước/thanh toán)
• Có TK 1111, 1121, 341…

– Ứng trước hoặc thanh toán bằng ngoại tệ:

+ Ứng trước:

• Nợ TK 331 (tỷ giá giao dịch thực tế)
• Nợ TK 635 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)
• Có TK 1112, 1122 tỷ giá ghi sổ
• Có TK 515 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)

+ Khi thanh toán:

• Nợ TK 331 (phần còn lại theo tỷ giá giao dịch thực tế)

Khi nhận lại tiền hoàn đã ứng trước:

– Nhận lại bằng tiền VND:

• Nợ TK 111, 112… (tiền ứng trước)
• Có TK 331 (tiền ứng trước)

– Nhận lại bằng ngoại tệ:

• Nợ TK 111, 112… (tỷ giá giao dịch thực tế)
• Nợ TK 635 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán)
• Có TK 331 (tỷ giá ghi sổ)
• Có TK 515 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán)

Khi mua dịch vụ:

– Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Nợ TK 1562, 241, 242, 623, 627, 641, 642, 635, 811 (giá mua chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 133 (thuế GTGT)
• Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT)

– Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

• Nợ TK 1562, 241, 242, 623, 627, 641, 642, 635, 811 (tổng giá trị thanh toán)
• Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT)

Khi hưởng chiết khấu thanh toán:

• Nợ TK 331 (tiền chiết khấu thanh toán được hưởng)
• Có TK 515

Khi hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá và trả lại hàng mua:

• Nợ TK 331 (tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua)
• Có TK 133 (nếu có)
• Có TK 152, 153, 156, 611…

Khi chủ nợ không đòi hoặc không tìm được chủ nợ:

• Nợ TK 331 (khoản nợ không đòi được)
• Có TK 711

Khi nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng:

– Khi nhận hàng bán đại lý: Ghi nhận thông tin trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

– Khi bán hàng nhận đại lý:

• Nợ TK 111, 112, 131… (tổng giá trị thanh toán)
• Có TK 331 (giá giao bán đại lý và thuế)

– Khi xác định hoa hồng được hưởng:

• Nợ TK 331 (tổng giá trị bao gồm thuế)
• Có TK 511 (hoa hồng đại lý)
• Có TK 3331

– Thanh toán cho bên giao đại lý:

• Nợ TK 331 (giá giao bán đại lý – hoa hồng đại lý)
• Có TK 111, 112…

Khi giao ủy thác nhập khẩu:

– Thanh toán bằng Việt Nam đồng:

• Nợ TK 331 (số tiền trả cho đơn vị nhận ủy thác)
• Có TK 1111, 1121…

– Thanh toán bằng ngoại tệ:

• Nợ TK 331 (tỷ giá thực tế)
• Nợ TK 635 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)
• Có TK 1112, 1122 tỷ giá ghi sổ
• Có TK 515 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)

– Nhận ủy thác nhập khẩu do bên bán nhận ủy thác giao trả:

• Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611
• Có TK 331 (giá mua chưa có thuế)
• Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có)
• Có TK 3333 (thuế NK, nếu có)
• Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có)
• Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu)
• Có TK 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu)

– Thanh toán cho đơn vị nhận ủy thác:

• Nợ TK 331 (số tiền trả cho đơn vị nhận ủy thác)
• Có TK 111, 112…

– Phí ủy thác nhập khẩu:

• Nợ TK 151, 152, 156, 211…
• Nợ TK 133
• Có TK 331 (phí ủy thác nhập khẩu phải trả)

Khi đánh giá lại số dư nợ phải trả là ngoại tệ:

– Tỷ giá ngoại tệ giảm:

• Nợ TK 331 (tỷ giá ghi sổ cao hơn tỷ giá giao dịch thực tế)
• Có TK 413

– Tỷ giá ngoại tệ tăng:

• Nợ TK 413
• Có TK 331 (tỷ giá ghi sổ thấp hơn tỷ giá giao dịch thực tế)

Khi thanh toán nợ cho nhà cung cấp trong trường hợp không đủ giấy tờ chứng từ:

• Nợ TK 331 (khoản nợ không đủ chứng từ)
• Có TK 111, 112…

Khi thanh toán nợ cho nhà cung cấp trong trường hợp bị lỗ tỷ giá:

• Nợ TK 635 (lỗ tỷ giá)
• Có TK 111, 112…

Khi thanh toán nợ cho nhà cung cấp trong trường hợp bị lãi tỷ giá:

• Nợ TK 111, 112…
• Có TK 515 (lãi tỷ giá)

5. Khi ứng trước tiền cho người bán hoặc thầu, kế toán ghi nhận tài khoản 331 ra sao?

Khi doanh nghiệp ứng trước tiền cho người bán vật tư hoặc nhà thầu xây lắp, kế toán phải ghi nhận số tiền ứng trước theo các bước sau:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
• Có các TK 111, 112, 341,…

Trong trường hợp thanh toán cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi số tiền ứng trước ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch). 

Đối với giá trị đầu tư xây dựng cơ bản, sẽ được ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị còn lại phải thanh toán, sau khi trừ đi số tiền ứng trước, sẽ được ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.

Trên đây là một số thông tin về “Hướng dẫn tài khoản 331 – Phải trả cho người bán”. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về tài khoản 331. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.