Bài viết này Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC khám phá một khía cạnh quan trọng của lĩnh vực kế toán – tài khoản 331, cụ thể là tài khoản phải trả cho người bán. Đây là một trong những tài khoản quan trọng trong hạch toán kế toán doanh nghiệp, ảnh hưởng đến cách chúng ta ghi nhận và quản lý các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp, người bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc thậm chí cả việc thanh toán thuế. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về tài khoản này và cách nó hoạt động trong thực tế kế toán.
1. Tài khoản 331 – Khái niệm cơ bản
Tài khoản 331 là gì? Đơn giản, đây là tài khoản được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán. Điều này có thể bao gồm các khoản nợ đối với các nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp vật tư, tài sản cố định (TSCĐ), bất động sản (BĐSĐT), hoặc các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 – Tài khoản Phải trả cho người bán
2.1. Bên Nợ
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
- Khi người bán chấp thuận giảm giá cho hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao, số tiền giảm này được phản ánh ở đây.
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.
- Chiết khấu thanh toán và thương mại có thể được áp dụng khi doanh nghiệp thanh toán nhanh hoặc theo điều khoản thỏa thuận.
- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
- Khi tỷ giá ngoại tệ giảm, số tiền phải trả cần được điều chỉnh để phản ánh thực tế.
- Số tiền BH đã chi trả cho người gửi tiền.
- Số tiền bảo hiểm đã chi trả cho người gửi tiền được ghi ở đây.
- Xử lý số tiền BH không có người nhận theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
- Trường hợp không có người nhận số tiền bảo hiểm, số tiền này sẽ được xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
2.1. Bên Có
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Khi giá tạm tính khác với giá thực tế, sự chênh lệch này được điều chỉnh tại đây.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
- Khi tỷ giá ngoại tệ tăng, số tiền phải trả cần được điều chỉnh để phản ánh thực tế.
- Số tiền chi trả BH phải trả cho người gửi tiền khi tổ chức tham gia BHTG lâm vào tình trạng phá sản hoặc mất khả năng chi trả tiền gửi cho người gửi tiền.
- Trường hợp tổ chức tham gia BHTG gặp khó khăn tài chính, số tiền phải trả cho người gửi tiền được ghi ở đây.
Số dư bên Có: Đây là số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Số tiền BH còn phải trả cho người gửi tiền.
Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán còn có hai tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 3311 – Phải trả về chi trả tiền BH: Phản ánh số tiền chi trả BH phải trả cho người gửi tiền tại các tổ chức tham gia BHTG lâm vào tình trạng phá sản hoặc mất khả năng chi trả tiền gửi cho người gửi tiền.
– Tài khoản 3318 – Phải trả khác cho người bán: Phản ánh các khoản phải trả khác cho người bán ngoài nội dung các khoản phải trả về chi trả tiền BH.
Xem thêm: Để biết thêm chi tiết về Dịch vụ, mời bạn đọc tham khảo bài viết Dịch vụ Kế toán tại Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC
3. Cách hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
3.1. Hạch Toán Phải Trả Cho Người Bán Khi Mua Hàng Hóa Trong Nội Địa
Trước hết, chúng ta sẽ tìm hiểu về trường hợp mua hàng hóa trong nội địa.
3.1.1. Thuế GTGT Đầu Vào Được Khấu Trừ
Khi bạn mua hàng hóa trong nội địa và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, bạn sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (giá mua chưa có thuế GTGT).
- Nợ tài khoản 133 (thuế GTGT).
- Có tài khoản 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).
3.1.2. Thuế GTGT Đầu Vào Không Được Khấu Trừ
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, quy trình hạch toán sẽ như sau:
- Nợ tài khoản 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).
- Có tài khoản 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).
3.2. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Khi Mua Hàng Hóa Khi Nhập Khẩu
Nếu bạn đang nhập khẩu hàng hóa, quá trình hạch toán sẽ có một số khác biệt.
3.2.1. Thuế GTGT Đầu Vào Được Khấu Trừ
Khi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, bạn sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 152, 153, 156, 157, 211, 213/611.
- Có tài khoản 331 (giá mua không bao gồm thuế).
- Có tài khoản 3332 (thuế TTĐB, nếu có).
- Có tài khoản 3333 (thuế NK, nếu có).
- Có tài khoản 33381 (thuế BVMT, nếu có).
- Nợ tài khoản 133 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu).
- Có tài khoản 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu).
3.2.2. Thuế GTGT Đầu Vào Không Được Khấu Trừ
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, bạn sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 152, 153, 156, 157, 211, 213/611.
- Có tài khoản 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu).
- Có tài khoản 331 (giá mua không bao gồm thuế).
- Có tài khoản 3332 (thuế TTĐB, nếu có).
- Có tài khoản 3333 (thuế NK, nếu có).
- Có tài khoản 33381 (thuế BVMT, nếu có).
3.3. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Khi Đầu Tư Xây Dựng Cơ Bản Theo Phương Thức Giao Thầu
Khi bạn đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, quá trình hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 241 (giá chưa có thuế).
- Nợ tài khoản 133 (thuế GTGT).
- Có tài khoản 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, bạn sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 241 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).
- Có tài khoản 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).
3.4. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Khi Ứng Trước Hoặc Thanh Toán Tiền
Khi bạn thực hiện ứng trước hoặc thanh toán bằng Việt Nam đồng, bạn sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 331 (khoản ứng trước/ thanh toán).
- Có tài khoản 1111, 1121, 341…
Khi ứng trước và thanh toán bằng ngoại tệ, hạch toán sẽ như sau:
Thanh toán tiền khi có khoản ứng trước:
Ứng trước:
- Nợ tài khoản 331 (tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch tại thời điểm ứng trước).
- Nợ tài khoản 635 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản tiền).
- Có tài khoản 1112, 1122 theo tỷ giá ghi sổ.
- Có tài khoản 515 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản tiền).
Khi thanh toán:
Tài khoản 331 phần còn lại sẽ được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Thanh toán tiền khi không có khoản ứng trước:
- Nợ tài khoản 331 tỷ giá ghi sổ.
- Nợ tài khoản 635 (tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản 331 thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản tiền).
- Có tài khoản 1112, 1122 theo tỷ giá ghi sổ.
- Có tài khoản 515 (tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản 331 lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản tiền).
3.5. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Khi Mua Dịch Vụ
Khi bạn mua dịch vụ và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, quá trình hạch toán sẽ như sau:
- Nợ tài khoản 1562 (giá mua chưa có thuế GTGT).
- Nợ tài khoản 241 (giá mua chưa thuế GTGT).
- Nợ tài khoản 242 (giá mua chưa có thuế GTGT).
- Nợ tài khoản 623, 627, 641, 642, 635, 811 (giá mua chưa có thuế GTGT).
- Nợ tài khoản 133 (tiền thuế GTGT).
- Có tài khoản 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, bạn sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 1562 (tổng giá trị thanh toán).
- Nợ tài khoản 241 (tổng giá trị thanh toán).
- Nợ tài khoản 242 (tổng giá trị thanh toán).
- Nợ tài khoản 623, 627, 641, 642, 635, 811 (tổng giá trị thanh toán).
- Có tài khoản 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).
3.6. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Khi Hưởng Chiết Khấu Thanh Toán
Khi bạn nhận chiết khấu thanh toán, hạch toán sẽ như sau:
- Nợ tài khoản 331 (tiền chiết khấu thanh toán được hưởng và tính trừ vào công nợ).
- Có tài khoản 515.
3.7. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Khi Hưởng Chiết Khấu Thương Mại, Giảm Giá Và Trả Lại Hàng Mua
Khi bạn hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá và trả lại hàng mua, hạch toán sẽ như sau:
- Nợ tài khoản 331 (tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua).
- Có tài khoản 133 (nếu có).
- Có tài khoản 152, 153, 156, 611…
3.8. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Khi Chủ Nợ Không Đòi Hoặc Không Tìm Được Chủ Nợ
Khi chủ nợ không đòi hoặc không tìm được chủ nợ, bạn sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ tài khoản 331 (khoản nợ không đòi hoặc không tìm được chủ nợ).
- Có tài khoản 711.
3.9. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Khi Nhận Bán Hàng Đại Lý, Bán Đúng Giá, Hưởng Hoa Hồng
Khi bạn nhận và bán hàng đại lý, bán đúng giá và hưởng hoa hồng, quá trình hạch toán sẽ như sau:
Khi nhận hàng bán đại lý: bạn cần theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
Khi bán hàng nhận đại lý:
- Nợ tài khoản 111, 112, 131… (tổng giá trị thanh toán).
- Có tài khoản 331 (giá giao bán đại lý và thuế).
Đồng thời, bạn cũng cần theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
Khi xác định hoa hồng được hưởng:
- Nợ tài khoản 331 (tổng giá trị bao gồm thuế).
- Có tài khoản 511 (hoa hồng đại lý).
- Có tài khoản 3331.
3.10. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Tại Đơn Vị Giao Ủy Thác Nhập Khẩu
Khi thanh toán tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu, quá trình hạch toán sẽ như sau:
Thanh toán bằng Việt Nam đồng:
- Nợ tài khoản 331 (số tiền trả cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu).
- Có tài khoản 1111, 1121…
Thanh toán bằng ngoại tệ:
- Nợ tài khoản 331 (tỷ giá thực tế).
- Nợ tài khoản 635 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản tiền).
- Có tài khoản 1112, 1122 theo tỷ giá ghi sổ.
- Có tài khoản 515 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản tiền).
Nếu bạn nhận ủy thác nhập khẩu do bên bán nhận ủy thác giao trả, quá trình hạch toán sẽ như sau:
- Nợ tài khoản 152, 153, 156, 157, 211, 213/611.
- Có tài khoản 331 (giá mua chưa có thuế).
- Có tài khoản 3332 (thuế TTĐB, nếu có).
- Có tài khoản 3333 (thuế NK, nếu có).
- Có tài khoản 33381 (thuế BVMT, nếu có).
- Nợ tài khoản 133 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu).
- Có tài khoản 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu).
Cuối cùng, khi bạn thanh toán cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu, quá trình hạch toán sẽ như sau:
- Nợ tài khoản 331 (số tiền trả cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu).
- Có tài khoản 111, 112…
3.11. Hạch Toán Phải Trả Người Bán Khi Đánh Giá Lại Số Dư Nợ Phải Trả Là Ngoại Tệ
Khi bạn đánh giá lại số dư nợ phải trả là ngoại tệ và tỷ giá ngoại tệ giảm, quá trình hạch toán sẽ như sau:
Tỷ giá ngoại tệ giảm:
- Nợ tài khoản 331 (tỷ giá ghi sổ kế toán tại thời điểm đánh giá lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm đánh giá).
- Có tài khoản 413.
Tỷ giá ngoại tệ tăng:
- Nợ tài khoản 413.
- Có tài khoản 331 (tỷ giá ghi sổ kế toán tại thời điểm đánh giá thấp hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm đánh giá).
