Các bộ chứng từ kế toán bán hàng sử dụng

Chứng từ kế toán bán hàng là các giấy tờ, tài liệu được lập ra để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Vậy Các bộ chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng như thế nào ? Hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn 

1. Bộ chứng từ kế toán trong nước

• Bộ chứng từ kế toán trong nước

Bộ chứng từ kế toán là tập hợp các chứng từ kế toán được lập ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng.

Theo quy định của Luật Kế toán 2015, bộ chứng từ kế toán bao gồm các loại chứng từ sau:

• Chứng từ kế toán bắt buộc

Chứng từ kế toán bắt buộc là chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định thống nhất về hình thức và nội dung, được sử dụng trong các hoạt động nghiệp vụ kinh tế, tài chính, ngân sách, bảo hiểm xã hội, thống kê.

• Chứng từ kế toán do doanh nghiệp tự thiết kế

Chứng từ kế toán do doanh nghiệp tự thiết kế là chứng từ kế toán do doanh nghiệp tự thiết kế theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Các loại chứng từ kế toán thường gặp

• Hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận quan hệ mua bán, cung ứng dịch vụ giữa bên bán và bên mua.

• Phiếu thu

Phiếu thu là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận các khoản tiền thu vào.

• Phiếu chi

Phiếu chi là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận các khoản tiền chi ra.

• Giấy báo nợ

Giấy báo nợ là chứng từ kế toán dùng để thông báo cho người mua về số tiền mà họ còn nợ.

• Giấy báo có

Giấy báo có là chứng từ kế toán dùng để thông báo cho người bán về số tiền mà họ còn được nhận.

• Biên bản giao nhận

Biên bản giao nhận là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ.

• Biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc thanh lý hợp đồng kinh tế

• Biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ là chứng từ kế toán dùng để đối chiếu số liệu công nợ giữa hai bên.

• Bảng kê

Bảng kê là chứng từ kế toán dùng để tổng hợp các khoản mục chi tiết.

• Sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán là phương tiện ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

• Bảo quản chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, việc bảo quản chứng từ kế toán cần được thực hiện một cách cẩn thận, đúng quy định để đảm bảo tính an toàn, trung thực và đầy đủ của thông tin trên chứng từ.

Chứng từ kế toán phải được bảo quản nguyên vẹn, không bị hư hỏng, mất mát, tẩy xóa, sửa chữa. Chứng từ kế toán phải được bảo quản theo quy định của pháp luật về kế toán.

Chứng từ kế toán phải được lập và lưu giữ đúng thời hạn quy định. Chứng từ kế toán đã hết thời hạn lưu giữ phải được tiêu hủy theo quy định của pháp luật.

2. Bộ chứng từ kế toán hàng xuất khẩu

Bộ chứng từ kế toán hàng xuất khẩu bao gồm các chứng từ sau:

Chứng từ nội bộ:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa
• Phiếu xuất kho
• Hóa đơn GTGT
• Bảng kê hàng hóa xuất khẩu
• Giấy báo vận chuyển hàng hóa xuất khẩu
• Hóa đơn thu tiền hàng xuất khẩu

Chứng từ ngoại thương:

 

• Vận đơn (Bill of lading)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Giấy chứng nhận kiểm dịch (C/Q)
• Giấy chứng nhận chất lượng (C/A)
• Giấy phép xuất khẩu (nếu có)
• Tờ khai hải quan

Cụ thể:

Chứng từ nội bộ

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Hợp đồng mua bán hàng hóa là một văn bản pháp lý ràng buộc giữa hai bên mua và bán, trong đó quy định rõ các điều khoản về hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn giao hàng,…
• Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán dùng để xác nhận số lượng, giá trị hàng hóa đã xuất kho.
• Hóa đơn GTGT: Hóa đơn GTGT là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
• Bảng kê hàng hóa xuất khẩu: Bảng kê hàng hóa xuất khẩu là chứng từ kế toán dùng để kê khai số lượng, giá trị hàng hóa xuất khẩu.
• Giấy báo vận chuyển hàng hóa xuất khẩu: Giấy báo vận chuyển hàng hóa xuất khẩu là chứng từ kế toán dùng để xác nhận việc vận chuyển hàng hóa xuất khẩu.
• Hóa đơn thu tiền hàng xuất khẩu: Hóa đơn thu tiền hàng xuất khẩu là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số tiền thu được từ khách hàng.

Chứng từ ngoại thương

• Vận đơn (Bill of lading): Vận đơn là chứng từ vận tải đường biển do người vận tải cấp cho người gửi hàng, dùng để xác nhận việc nhận hàng hóa và vận chuyển hàng hóa đến nơi quy định.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch (C/Q): Giấy chứng nhận kiểm dịch là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận hàng hóa đã được kiểm dịch và đủ điều kiện xuất khẩu.
• Giấy chứng nhận chất lượng (C/A): Giấy chứng nhận chất lượng là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận chất lượng của hàng hóa.
• Giấy phép xuất khẩu (nếu có): Giấy phép xuất khẩu là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, cho phép xuất khẩu hàng hóa.
• Tờ khai hải quan: Tờ khai hải quan là chứng từ do chủ hàng lập, dùng để khai báo thông tin về hàng hóa xuất khẩu với cơ quan hải quan.

3. Trình tự luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng

Trình tự luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng là một quy trình được thiết lập nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. Trình tự luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ

Bước này được thực hiện bởi bộ phận bán hàng. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra tính hợp lệ của đơn đặt hàng, bao gồm:

• Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của khách hàng.
• Loại hàng hóa, dịch vụ đặt mua.
• Số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ đặt mua.
• Phương thức thanh toán.

Bước 2: Lập hóa đơn

Sau khi kiểm tra đơn đặt hàng, nếu đơn đặt hàng hợp lệ, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn là chứng từ quan trọng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp.

Bước 3: Chuyển hóa đơn cho kế toán

Sau khi lập hóa đơn, bộ phận bán hàng sẽ chuyển hóa đơn cho kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 4: Ghi nhận doanh thu

Kế toán bán hàng sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng vào sổ sách kế toán theo từng loại hàng hóa, dịch vụ, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc.

Bước 5: Tính thuế GTGT

Kế toán bán hàng sẽ tính thuế GTGT phải nộp theo từng loại hàng hóa, dịch vụ, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc.

Bước 6: Chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp

Sau khi hoàn thành các bước trên, kế toán bán hàng sẽ chuyển hóa đơn, chứng từ bán hàng cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu doanh thu, thuế GTGT từ kế toán bán hàng và thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình lập báo cáo tài chính.

Trình tự luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng có thể thay đổi tùy theo quy mô và yêu cầu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, trình tự luân chuyển chứng từ cần được thiết lập rõ ràng, cụ thể để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

Trên đây là một số thông tin về Các bộ chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn