Họp Hội đồng thành viên là một cuộc họp của tất cả các thành viên của một công ty trách nhiệm hữu hạn. Cuộc họp này có thể được triệu tập bởi Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của một số thành viên nhất định. Vậy Quy định về Biên bản họp Hội đồng thành viên như thế nào ? Hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn
1. Biên bản họp Hội đồng thành viên gồm những nội dung gì ?
Biên bản họp Hội đồng thành viên là văn bản ghi lại toàn bộ diễn biến của cuộc họp Hội đồng thành viên. Biên bản họp Hội đồng thành viên có thể được lập thành văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.
Biên bản họp Hội đồng thành viên bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính
- Thời gian, địa điểm họp
- Mục đích, chương trình và nội dung họp
- Họ, tên chủ tọa, thành viên dự họp
- Ý kiến của thành viên dự họp
- Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng
- Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp (nếu có)
- Cuối cùng, biên bản họp phải được thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của chủ tọa, người ghi biên bản và các thành viên dự họp.
Biên bản họp Hội đồng thành viên có vai trò quan trọng trong việc ghi lại các quyết định của Hội đồng thành viên. Biên bản họp Hội đồng thành viên là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
2. Khi nào thì cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành ?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành trong các trường hợp sau:
- Hội đồng thành viên họp thường kỳ mỗi năm một lần. Thời gian họp thường kỳ do Hội đồng thành viên quyết định, nhưng không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Hội đồng thành viên họp bất thường trong các trường hợp sau đây:
- Để giải quyết công việc cấp bách của công ty.
- Theo yêu cầu của thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
- Theo yêu cầu của ít nhất 1/3 tổng số thành viên Hội đồng thành viên.
- Cuộc họp Hội đồng thành viên được triệu tập và tiến hành theo quy định của Điều lệ công ty.
Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định, thành viên Hội đồng thành viên có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên.
Hội đồng thành viên có thể họp trực tiếp hoặc họp trực tuyến. Trường hợp họp trực tuyến, phải có ít nhất 2/3 tổng số thành viên Hội đồng thành viên tham dự thì mới được coi là có đủ số người dự họp.
Quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Hội đồng thành viên biểu quyết tán thành. Trường hợp số phiếu biểu quyết tán thành và không tán thành bằng nhau thì quyết định được thông qua theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
3. Quy định về Biên bản họp Hội đồng thành viên như thế nào ?
Biên bản họp Hội đồng thành viên là văn bản ghi lại toàn bộ nội dung của một cuộc họp Hội đồng thành viên, bao gồm:
- Thời gian, địa điểm họp
- Thành phần tham dự
- Nội dung họp
- Kết quả biểu quyết
- Các ý kiến khác
Biên bản họp Hội đồng thành viên phải được lập thành văn bản và có chữ ký của người ghi biên bản và các thành viên dự họp. Biên bản họp Hội đồng thành viên có giá trị pháp lý như một quyết định của Hội đồng thành viên.
Quy định về Biên bản họp Hội đồng thành viên được quy định tại Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020:
- Biên bản họp Hội đồng thành viên phải được lập thành văn bản và có chữ ký của người ghi biên bản và các thành viên dự họp.
- Biên bản họp Hội đồng thành viên phải ghi rõ:
- a) Thời gian, địa điểm họp;
- b) Thành phần tham dự;
- c) Nội dung họp;
- d) Kết quả biểu quyết;
đ) Các ý kiến khác.
- Biên bản họp Hội đồng thành viên phải được gửi đến tất cả các thành viên trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày họp.
Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định cụ thể về việc lập Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với các trường hợp đặc biệt sau:
Hội đồng thành viên không có người dự họp đủ số thành viên theo quy định thì phải tiến hành họp lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày dự kiến họp lần thứ nhất. Biên bản họp lần thứ hai phải được gửi đến tất cả các thành viên trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày họp.
Hội đồng thành viên họp bất thường thì biên bản họp phải ghi rõ lý do họp bất thường.
Biên bản họp Hội đồng thành viên có thể được lập bằng phương thức điện tử, trong đó phải bảo đảm có chữ ký điện tử của người ghi biên bản và các thành viên dự họp.
Căn cứ vào quy định của pháp luật, Biên bản họp Hội đồng thành viên cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Đầy đủ nội dung: Biên bản phải ghi rõ tất cả các nội dung đã được thảo luận và quyết định tại cuộc họp, bao gồm:
- Thời gian, địa điểm họp
- Thành phần tham dự
- Nội dung họp
- Kết quả biểu quyết
- Các ý kiến khác
Chính xác: Biên bản phải ghi chép trung thực, chính xác nội dung của cuộc họp, không được tẩy xóa, sửa chữa.
Sang trọng: Biên bản phải được trình bày rõ ràng, gọn gàng, sạch sẽ, thể hiện được tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Trên đây là một số thông tin về Quy định về Biên bản họp Hội đồng thành viên như thế nào ? . Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
