Mỗi doanh nghiệp, dù ở loại hình nào, quy mô nào cũng cần có định hướng làm quy trình kế toán chuẩn để giúp ích cho hoạt động kế toán tài chính nói riêng và hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung. Kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình kế toán để đảm bảo hoàn thành tốt và hiệu quả mọi công việc.
1. Quy trình kế toán là gì?
Quy trình kế toán là một hệ thống các bước, các công việc của kế toán tại doanh nghiệp đã được sắp xếp theo trình tự phù hợp và đảm bảo cả mối liên hệ giữa các phòng ban. Hệ thống này sẽ được quy đổi dựa theo mức độ quan trọng cũng như quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân.
Bất cứ nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh tại doanh nghiệp đều nảy sinh quy trình kế toán kèm theo. Kế toán tại mọi vị trí công việc đều phải nắm bắt, tiếp cận và thực tế thực hiện các quy trình kế toán để hoàn thành công việc.
2. Vì sao cần quy trình kế toán
Do quy trình kế toán gắn liền với tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên việc xây dựng quy trình kế toán là điều cần thiết để các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp sẽ được xử lý theo một quy trình chung.
Bên cạnh đó, quy trình kế toán đảm bảo mối liên hệ giữa các phòng ban nên sẽ giúp ích cho hoạt động của phòng kế toán. Bởi lẽ, thông tin kế toán có thể phát sinh từ nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau như nhân sự, bán hàng,…
Đặc biệt, quy trình kế toán sẽ gắn liền và phân định theo quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân nên xây dựng quy trình để cá nhân có thể nắm được đầy đủ những nhiệm vụ bản thân cần hoàn thành cũng như những quyền hạn mà bản thân có được. Điều này sẽ giúp ích nhiều cho quá trình xử lý nghiệp vụ trong công việc hàng ngày.
3. Các bước trong quy trình kế toán
Quy trình kế toán doanh nghiệp là một hệ thống gồm nhiều giai đoạn. Cụ thể như sau:
Bước 1: Tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Kế toán sẽ tổng hợp lại toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ mua bán, quan hệ kinh tế hay các công việc phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp từ các phòng ban khác nhau và lập chứng từ gốc.
Ví dụ: chi tiền gửi ngân hàng để thanh toán tiền lương cho người lao động, chi tiền ứng trước để mua công cụ dụng cụ sử dụng tại bộ phận quản lý doanh nghiệp,…
Bước 2: Căn cứ vào thông tin các nghiệp vụ đã tổng hợp được để lập chứng từ gốc
Chứng từ gốc hay chứng từ kế toán là giấy tờ quan trọng của bộ phận kế toán. Chứng từ gốc chính là căn cứ pháp lý đồng thời là bằng chứng để kế toán doanh nghiệp ghi nhận lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng cách thức phù hợp.
Ví dụ: Lập phiếu chi tiền cho nghiệp vụ chi tiền trả lương cho người lao động, lập phiếu mua hàng hóa và phiếu nhập kho hàng hóa khi mua hàng và nhập kho,…
Bước 3: Xử lý kiểm tra chứng từ gốc
Các căn cứ pháp lý của bộ phận kế toán cần được đảm bảo về tính chính xác nên trước khi trình lên kế toán trưởng thì phòng kế toán sẽ có một bộ phận kiểm tra chứng từ gốc để phát hiện sai phạm. Công tác xử lý kiểm tra chứng từ gốc vừa đảm bảo hạn chế sai sót vừa giúp quy trình kế toán diễn ra một cách có hiệu quả.
Bước 4: Căn cứ vào các thông tin để ghi sổ sách
Dựa trên hệ thống chứng từ đã được kiểm tra và lập hoàn chỉnh, kế toán tiến hành nhập liệu chứng từ để hình thành sổ sách kế toán. Hiện nay, tại các doanh nghiệp, bộ phận kế toán phải lập nhiều loại sổ sách khác nhau như sổ cái, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung,… Xử lý lập và lưu trữ sổ sách kế toán là một công việc tương đối phức tạp và gặp nhiều khó khăn. Ngoài việc có nhiều loại sổ sách giấy tờ thì nhiều nghiệp vụ và hoạt động nhập liệu thủ công có thể là thách thức lớn đối với kế toán doanh nghiệp. Hiện nay, các phần mềm kế toán tiêu biểu như phần mềm kế toán online MISA AMIS với tính năng tự động nhập liệu có thể giúp ích cho kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc.
Bước 5: Sắp xếp và phân loại chứng từ kế toán, sổ sách kế toán
Chứng từ, sổ sách kế toán cần được lưu trữ để phục vụ cho các mục đích nhất định trong thời gian cụ thể. Vì vậy, để giúp ích cho việc khai thác sử dụng về sau, kế toán doanh nghiệp cần sắp xếp, phân loại chứng từ, sổ sách kế toán một cách khoa học.
Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Cuối kỳ, kế toán doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán kết chuyển để khóa sổ kế toán. Việc làm này là để hoàn thiện tổng hợp dữ liệu kế toán sau 1 tháng với mục đích để xác định số dư của tài sản, nguồn vốn doanh nghiệp cũng như lãi lỗ trong kỳ của doanh nghiệp.
Bước 7: Khóa sổ, xác định số dư
Sau khi hoàn thiện các bút toán kết chuyển và thực hiện kiểm tra chứng từ, tổng hợp thông tin thì kế toán thực hiện xác định số dư và tiến tới khóa sổ. Khóa sổ là hành động nhằm đảm bảo các dữ liệu kế toán sẽ không thể sửa đổi được nữa để chắc chắn rằng hệ thống sổ sách giấy tờ đảm bảo đủ điều kiện làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
Bước 8: Lập bảng cân đối số phát sinh
Căn cứ vào thông tin ghi nhận ở sổ cái và sổ chi tiết tài khoản, kế toán doanh nghiệp lập bảng cân đối số phát sinh. Bảng cân đối số phát sinh là yếu tố giúp đánh giá về tính chính xác của các thông tin được ghi nhận tại sổ cái cũng như cho một cái nhìn tổng quan về về các giao dịch phát sinh với từng tài khoản.
Bước 9: Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế
Lập báo cáo tài chính cũng như quyết toán thuế doanh nghiệp là các bút toán phức tạp trong suốt quy trình kế toán tại các doanh nghiệp. Không chỉ bao gồm nhiều nghiệp vụ mà lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế còn yêu cầu người làm kế toán phải có những kỹ năng khác như xử lý tình huống, phát hiện lỗi sai,… Có 4 mẫu biểu chính cần lập bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán,
- Báo cáo kết quả kinh doanh,
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Trên đây là một số thông tin về quy trình kế toán. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
