Một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp là hạch toán lương trong công ty xây dựng. Việc hiểu rõ cách thức hạch toán sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí, tránh sai sót trong việc tính lương và đóng các khoản bảo hiểm. Trong bài viết này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán lương trong công ty xây dựng một cách chi tiết và dễ hiểu.
1. Nguyên tắc hạch toán tiền lương
Khi thực hiện hạch toán tiền lương, nguyên tắc cơ bản là lương của người lao động sẽ được tính vào chi phí của bộ phận mà họ làm việc. Điều này có nghĩa là chi phí tiền lương của mỗi bộ phận sẽ được phân bổ riêng biệt, dựa vào công việc mà nhân viên thực hiện.
Ví dụ cụ thể:
- Lương trả cho nhân viên bán hàng sẽ được tính vào chi phí bán hàng.
- Lương trả cho nhân viên quản lý sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sẽ được tính vào chi phí sản xuất dở dang.
Việc phân bổ chính xác tiền lương theo bộ phận không chỉ giúp quản lý tài chính hiệu quả mà còn là cơ sở để xác định chính xác các chi phí sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Chứng từ kế toán tiền lương
Để hạch toán tiền lương đúng quy trình và đảm bảo tính hợp lệ của các chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương. Dưới đây là một số chứng từ cần có:
- Hợp đồng lao động: Đây là chứng từ đầu tiên và quan trọng nhất để xác nhận mối quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và nhân viên, xác định các quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.
- Hồ sơ tham gia bảo hiểm: Chứng từ này bao gồm các giấy tờ xác nhận việc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên.
- Bảng chấm công hoặc phiếu xác nhận sản phẩm và khối lượng công việc hoàn thành (nếu có): Đây là chứng từ để xác nhận thời gian làm việc của nhân viên, giúp tính toán chính xác tiền lương dựa trên số ngày làm việc hoặc khối lượng công việc đã hoàn thành.
- Bảng tạm ứng lương (nếu có): Dùng để ghi nhận các khoản tạm ứng tiền lương cho nhân viên trong kỳ tính lương.
- Bảng tính thuế TNCN (nếu có): Bảng này dùng để xác định số tiền thuế thu nhập cá nhân mà nhân viên phải nộp.
- Bảng thanh toán tiền thưởng (nếu có): Ghi nhận các khoản tiền thưởng được trả cho nhân viên dựa trên hiệu quả công việc hoặc các chương trình thưởng khác.
- Bảng thanh toán lương và bảo hiểm: Đây là bảng tổng hợp các khoản thanh toán lương và bảo hiểm cho nhân viên trong kỳ tính lương.
Các chứng từ này cần phải được lưu trữ và quản lý cẩn thận để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quá trình hạch toán kế toán tiền lương.
>> Xem thêm bài viết do Kế toán, Kiểm toán Thuế ACC cung cấp để biết thêm thông tin: Chứng từ và sổ sách sử dụng trong kế toán tiền lương là gì?
3. Tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền lương
Để theo dõi các khoản chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp sử dụng một số tài khoản kế toán cụ thể:
Tài khoản hạch toán tiền lương:
- TK 334: Đây là tài khoản dùng để theo dõi các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản có tính chất tiền lương khác phải trả cho người lao động. Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho nhân viên trong kỳ.
Tài khoản hạch toán các khoản trích theo lương:
Các khoản trích theo lương như bảo hiểm, công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, v.v., được hạch toán vào các tài khoản sau:
- TK 3382: Theo dõi kinh phí công đoàn, dùng để ghi nhận các khoản đóng góp vào quỹ công đoàn theo quy định của pháp luật.
- TK 3383: Theo dõi bảo hiểm xã hội, dùng để ghi nhận các khoản trích bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp phải đóng cho nhân viên.
- TK 3384: Theo dõi bảo hiểm y tế, dùng để ghi nhận các khoản trích bảo hiểm y tế mà doanh nghiệp phải đóng cho nhân viên.
- TK 3389: Theo dõi bảo hiểm thất nghiệp, dùng để ghi nhận các khoản trích bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên. Lưu ý, theo Thông tư 200, doanh nghiệp có thể sử dụng TK 3386 thay vì 3389 để theo dõi bảo hiểm thất nghiệp.
Việc sử dụng chính xác các tài khoản này giúp doanh nghiệp quản lý các khoản chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương một cách rõ ràng, minh bạch, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và thuế.
4. Cách hạch toán lương trong công ty xây dựng
Để đảm bảo công tác hạch toán lương trong công ty xây dựng được thực hiện chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, việc phân bổ chi phí lương đúng cách là rất quan trọng. Trong ngành xây dựng, công tác hạch toán tiền lương có thể phức tạp hơn so với các ngành nghề khác do tính chất công việc đa dạng và đặc thù của các dự án thi công. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán lương trong công ty xây dựng, từ nguyên tắc cơ bản đến các tài khoản cần sử dụng, nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi chi phí lương hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp khi quyết toán thuế.
Bước 01: Kiểm tra bảng dự toán vật tư và tồn kho
Sau khi hợp đồng xây dựng được ký kết, bước đầu tiên là đối chiếu bảng DỰ TOÁN VẬT TƯ với bảng NHẬP XUẤT TỒN KHO để xác định loại vật tư cần thiết cho công trình. Căn cứ vào các hóa đơn chứng từ, công ty phải đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn được thu thập trước ngày NGHIỆM THU CÔNG TRÌNH. Giá vật tư mua vào cần phải thấp hơn hoặc bằng giá dự toán ghi trong bảng tổng hợp vật liệu. Nếu giá vật tư mua vào cao hơn, chênh lệch này phải được giải trình rõ ràng trong quá trình quyết toán thuế.
Hoạch toán kế toán:
- Vật liệu qua kho: Khi vật tư nhập kho, cần có phiếu nhập kho, hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc xuất kho của bên bán, hợp đồng, thanh lý hợp đồng (nếu có), cùng các chứng từ thanh toán (phiếu chi tiền mặt hoặc phiếu chuyển khoản). Sau đó ghi nhận vào sổ sách:
- Nợ TK 152,1331 / Có TK 111,112,331.
- Vật tư xuất thẳng xuống công trình: Nếu vật tư không qua kho, bạn cần lưu lại hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng (nếu có), và các chứng từ thanh toán liên quan. Ghi nhận:
- Nợ TK 621,1331 / Có TK 111,112,331.
Cuối kỳ kế toán, các chi phí vật liệu sẽ được kết chuyển:
- Nợ TK 154 / Có TK 621.
Bước 02: Xuất kho nguyên vật liệu cho công trình
Sau khi xuất kho, cần có phiếu xuất kho và phiếu yêu cầu vật tư. Để đảm bảo chi phí hợp lý và tránh bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN, công ty cần theo dõi chi tiết vật tư xuất kho cho từng công trình thi công.
- Hoạch toán kế toán:
- Nợ TK 621 / Có TK 152 (khi xuất kho cho công trình).
- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí vật tư vào tài khoản 154 để theo dõi chi phí cho từng công trình:
- Nợ TK 154 / Có TK 621.
Lưu ý rằng, vật tư xuất ra thực tế có thể có sự chênh lệch so với dự toán ban đầu, điều này là bình thường vì thực tế thi công không thể hoàn toàn khớp 100% với dự toán. Nếu có sự chênh lệch quá lớn, có thể sẽ bị thuế xuất toán phần chi phí này.
Bước 03: Chi phí nhân công công trình
Chi phí nhân công là một phần quan trọng trong công tác hạch toán kế toán công ty xây dựng. Để chi phí này được chấp nhận là hợp lý và hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN, công ty cần phải lưu đầy đủ các chứng từ như hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, và các phiếu chi thanh toán.
- Hoạch toán kế toán:
- Nợ TK 622,627 / Có TK 334.
- Khi chi trả lương, ghi nhận:
- Nợ TK 334 / Có TK 111,112.
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí nhân công vào tài khoản 154:
- Nợ TK 154 / Có TK 622.
Nếu chi phí nhân công thực tế vượt mức dự toán, phần chi phí này cần phải loại trừ khi quyết toán thuế TNDN. Cụ thể:
- Nợ TK 632 / Có TK 622 (phần chi phí vượt dự toán).
- Cuối kỳ, ghi nhận kết chuyển vào tài khoản 154:
- Nợ TK 154 / Có TK 632.
Bước 04: Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung bao gồm các chi phí gián tiếp liên quan đến việc thi công công trình, được phân bổ theo tỷ lệ vật tư sử dụng.
- Hoạch toán kế toán:
- Nợ TK 627,1331 / Có các tài khoản liên quan (111, 112, 331, 142, 242).
- Phân bổ chi phí này dựa trên tỷ lệ vật tư xuất dùng. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí vào tài khoản 154:
- Nợ TK 154 / Có TK 627.
Bước 05: Xử lý công trình chưa hoàn thành
Nếu công trình kéo dài nhiều tháng hoặc năm, tất cả chi phí liên quan vẫn được treo trên tài khoản 154 cho đến khi công trình hoàn thành. Khi công trình nghiệm thu, giá trị thực tế thi công và khối lượng thực tế sẽ được xác định, và hóa đơn sẽ được xuất theo giá trị thực tế.
- Hoạch toán doanh thu và giá vốn khi công trình hoàn thành:
- Doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131 / Có TK 511, 33311 (chi tiết theo từng mã công trình).
- Giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 154 (chi tiết theo từng mã công trình).
Cuối kỳ, các bút toán kết chuyển sẽ giống như những công ty khác để xác định kết quả kinh doanh.
>> Xem thêm bài viết sau để biết thêm thông tin khác: Sơ đồ quy trình kế toán tiền lương mới nhất
5. Dịch vụ tư vấn chi tiết Cách hạch toán lương trong công ty xây dựng do Kế toán, Kiểm toán Thuế ACC cung cấp
Kế toán, Kiểm toán Thuế ACC chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn chi tiết về cách hạch toán lương trong công ty xây dựng, giúp doanh nghiệp xây dựng tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý và tối ưu hóa chi phí. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và thuế, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp hạch toán chính xác và hiệu quả cho công ty xây dựng của bạn.
6. Các câu hỏi thường gặp:
Hạch toán lương trong công ty xây dựng có khác gì so với các ngành nghề khác không?
Hạch toán lương trong công ty xây dựng thường phức tạp hơn do có nhiều khoản phụ cấp và các yếu tố chi phí phát sinh theo từng công trình, địa điểm làm việc.
Nếu chi phí lương thực tế cao hơn dự toán thì phải làm gì?
Nếu chi phí lương thực tế cao hơn dự toán, công ty phải loại trừ phần chi phí vượt quá dự toán khi quyết toán thuế TNDN. Điều này sẽ giúp tránh tình trạng tăng doanh thu tính thuế không hợp lý, đồng thời giữ vững nguyên tắc tính toán hợp lý trong báo cáo tài chính.
Kế toán cần lưu ý gì khi hạch toán lương trong công ty xây dựng?
Kế toán cần đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định về thuế, bảo hiểm và các khoản chi phí liên quan, tránh sai sót trong báo cáo tài chính.
Việc hạch toán lương trong công ty xây dựng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo sự minh bạch cho doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cam kết sẽ cung cấp cho bạn những giải pháp tối ưu và chính xác trong quá trình hạch toán lương, giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý và tối đa hóa hiệu quả công việc.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN