Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, việc xây dựng một quy trình kế toán tiền lương hiệu quả trở thành yếu tố then chốt đối với sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Bài viết này của ACC sẽ giới thiệu sơ đồ quy trình kế toán tiền lương mới nhất, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về cách thức quản lý khoản tiền một cách chính xác và hiệu quả.
Sơ đồ quy trình kế toán tiền lương mới nhất
1. Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là một lĩnh vực quan trọng trong hoạt động quản trị tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các công việc liên quan đến việc tính toán, hạch toán, thanh toán và quản lý quỹ lương cho người lao động.
2. Sơ đồ quy trình kế toán tiền lương
Quy trình kế toán tiền lương được thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Nhận thông tin từ bộ phận nhân sự
- Bộ phận nhân sự thông báo thông tin đến kế toán thông qua các phương tiện như email, văn bản, hoặc các hình thức truyền đạt khác.
Bước 2: Tính lương, các khoản trích theo lương, thuế TNCN
- Bộ phận nhân sự thường tính toán một số chỉ tiêu trên bảng lương, như các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
- Kế toán tiền lương sau đó kiểm tra và điều chỉnh thông tin để đảm bảo tính chính xác.
Bước 3: Trình kế toán trưởng ký duyệt
- Sau khi tính lương, kế toán tiền lương cần trình kế toán trưởng để được ký duyệt. Điều này đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định nội bộ của công ty.
- Kế toán trưởng sẽ xem xét và ký duyệt bảng lương hoặc yêu cầu điều chỉnh nếu cần.
Bước 4: Trình giám đốc ký duyệt
- Sau khi kế toán trưởng đã ký duyệt, bảng lương cần được trình giám đốc để nhận được sự chấp thuận cuối cùng.
Lưu ý: Trong trường hợp giám đốc không đồng ý, quay lại bước 3 để điều chỉnh theo ý kiến của giám đốc.
Bước 5: Thanh toán lương cho người lao động, hạch toán chi phí
- Nếu kế toán là người duy nhất thực hiện thanh toán lương, họ sẽ thực hiện quy trình thanh toán cho người lao động.
- Hạch toán chi phí được thực hiện để phản ánh số tiền đã thanh toán và quản lý nguồn lực tài chính của công ty.
3. Các chứng từ kế toán tiền lương
Ghi sổ kế toán tiền lương bao gồm các chứng từ như bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi lương bằng tiền mặt
Tùy thuộc vào phương thức trả lương, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách tính số tiền trả lao động khác nhau. Các hình thức chủ yếu bao gồm:
Nếu doanh nghiệp trả lương theo thời gian:
- Bảng chấm công (01a – LĐTL)
- Bảng chấm công làm thêm giờ (01b- LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền lương (02 – LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06 – LĐTL)
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (10 – LĐTL)
- Chứng từ hướng dẫn theo quy định pháp luật và quy chế nội bộ của doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm:
Kế toán tiền lương cần quan tâm đến các chứng từ như:
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu 05 – LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền lương, tiền công theo mẫu như trên
Nếu doanh nghiệp trả lương theo hình thức khoán:
Khi trả lương người lao động bằng hình thức khoán, kế toán tiền lương quan tâm đến các chứng từ như:
- Hợp đồng giao khoán (08 – LĐTL)
- Biên bản thanh lý, nghiệm thu hợp đồng giao khoán (09 – LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (07 – LĐTL)
Đối với các khoản thưởng thì các khoản thưởng cần được căn cứ dựa trên Bảng thanh toán tiền thưởng (03 – LĐTL).
Mỗi tháng, sau khi bảng lương đã được ký duyệt, bộ phận nhân sự gửi cho kế toán để tiến hành thanh toán. Trong trường hợp doanh nghiệp chi trả lương bằng tiền mặt, cần lập các chứng từ sau:
- Phiếu thu (Mẫu số 01 -TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02 -TT)
- Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 -TT)
- Bảng kê vàng tiền tệ (Mẫu số 07 -TT)
- Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a -TT và Mẫu 08b -TT)
- Bảng kê chi tiền (Mẫu 09 -TT)
Các chứng từ sau khi kiểm tra và đảm bảo về tính hợp lệ được ghi chép và phản ánh vào các sổ liên quan.
4. Các lưu ý trong quá trình ghi sổ kế toán tiền lương
Trong quá trình lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ tiền lương, kế toán cần tuân theo các bước sau:
- Lập đầy đủ các chứng từ kế toán tiền lương như bảng chấm công, bảng tính lương và các chứng từ liên quan khác. Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin trên các chứng từ.
- Thực hiện đối chiếu thông tin chấm công, tính lương và các khoản trích theo lương với dữ liệu của người lao động.
- Kiểm tra lại thông tin tính lương trước khi luân chuyển chứng từ để được ký duyệt.
Đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ để tránh trường hợp không được duyệt và cần đối soát lại. - Đối chiếu thông tin tiền lương trên bảng lương đã được ký duyệt với phiếu chi/ủy nhiệm chi để đảm bảo sự chính xác.Trong trường hợp trả tiền lương bằng tiền mặt, lưu ý để người lao động ký xác nhận đã nhận lương.
- Ghi nhận đầy đủ các chứng từ tiền lương và kiểm tra đối soát các số liệu khi định khoản. Lưu trữ bản gốc của các chứng từ và tổ chức chúng một cách khoa học để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương áp dụng cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
